Подаем сведения о численности, зарплате и движении работников (А.В. Стегно, "Зарплата", N 1, январь 2007 г.)

Подаем сведения о численности, зарплате и движении работников

Не позднее 15 января 2007 года организации*(1) должны представить в территориальные органы Росстата одну из основных форм "зарплатного" статистического наблюдения - форму N П-4. О том, как правильно ее заполнить, читайте в статье.

Отчитаться по итогам 2006 года организации должны по форме N П-4, утвержденной постановлением Росстата от 01.08.2005 N 52*(2). Порядок ее заполнения и представления содержится в постановлении Росстата от 03.11.2004 N 50 (далее - постановление N 50).

Общие правила заполнения и представления

Согласно пункту 82 постановления N 50 фирмы со средней численностью работников (включая работающих по гражданско-правовым договорам и совместительству) свыше 15 человек сдают форму N П-4 ежемесячно. А организации, у которых средняя численность сотрудников не превышает 15 человек, - ежеквартально.

Численность работников компании влияет не только на порядок представления формы N П-4, но и на правила заполнения этой формы.

Организации, численность работников которых превышает 15 человек (условно назовем их крупные), заполняют форму за отчетный месяц. Но отдельные показатели в разделе 1 "Численность, начисленная заработная плата работников и отработанное время" отражаются раз в квартал нарастающим итогом с начала года. Речь идет о количестве отработанных человеко-часов и выплатах социального характера. Разделы 2 "Использование рабочего времени" и 3 "Движение работников" также заполняются только по итогам I квартала, 1-го полугодия, 9 месяцев и года.

Что касается некрупных организаций (со средней численностью до 15 человек), они все разделы заполняют по итогам I квартала, 1-го полугодия, 9 месяцев и года.

В целом порядок представления формы N П-4 и заполнения в ней раздела 1 схож с порядком представления и заполнения формы N 1-Т "Сведения о численности и зарплате сотрудников"*(3). Например, организации, имеющие обособленные подразделения, а также организации, зарегистрированные в одном субъекте РФ, но осуществляющие деятельность в другом, подают форму N П-4 в порядке, аналогичном порядку представления формы N 1-Т.

Для заполнения формы N П-4 действуют те же правила и ограничения, что и для формы N 1-Т. Речь идет о следующем:

- порядок заполнения адресной части (титульных листов) обеих форм идентичен;

- в формах в строке "Наименование видов экономической деятельности" нельзя указывать укрупненные группировки, которые не имеют кода по ОКВЭД, и выделять вспомогательные виды деятельности;

- для организаций, если их работники в течение отчетного периода занимались разными видами деятельности, а также для организаций торговли и организаций, сотрудники которых осуществляли строительные работы хозспособом и капитальный ремонт, действуют особые правила;

- в среднесписочной численности учитываются те же категории работников, а в фонде заработной платы и в выплатах социального характера - те же выплаты и в том же порядке.

Но у формы N П-4 есть и свои особенности. Так, если фирма в отчетном периоде не начисляла зарплату и другие выплаты, она обязана представить отчетность. Но соответствующие строки нужно оставить пустыми. Если же в течение отчетного периода организация временно не работала, но тем не менее в ней имели место производство товаров и услуг или инвестиционная деятельность, она должна представить форму N П-4 на общих основаниях. Такая организация должна указать время, с которого она работает.

Численность, начисленная зарплата и отработанное время (Раздел 1)

По свободным строкам 02-11 раздела 1 приводят данные по видам деятельности, которые осуществляет организация. А в строке 01 этого раздела отражают итоговые показатели. Другими словами, показатели строки 01 по соответствующим графам должны быть равны суммам заполненных строк (с 02-й по 11-ю) по этим же графам.

В графе А указывают вид деятельности, в графе В - код этого вида деятельности по ОКВЭД.

В строках 01-11 графы 1 указывают среднюю численность работников компании*(4). Она равна сумме среднесписочной численности работников (графа 2), средней численности внешних совместителей (графа 3) и сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам (графа 4).

В строках 01-11 граф 5 и 6 указывают количество отработанных человеко-часов с начала года. В это количество включаются часы, фактически отработанные сотрудниками, в том числе сверхурочные, часы, отработанные в праздничные нерабочие и выходные дни, а также часы работы в командировках. При этом по графе 5 указываются данные как по основной работе, так и по внутреннему совместительству.

В составе отработанных человеко-часов нельзя учитывать:

- время нахождения работников в отпусках;

- время болезни;

- время внутрисменного простоя;

- другие случаи отсутствия работников на работе независимо от сохранения за ними зарплаты.

В графы 7-10 вносят данные о фонде начисленной заработной платы. В частности, в графе 8 приводят фонд заработной платы работников списочного состава, в графе 9 - внешних совместителей, а в графе 10 - работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера, и других лиц несписочного состава. При этом если сотрудник списочного состава работает еще и по гражданско-правовому договору, выплаты по такому договору нужно отражать в графе 8, то есть в числе выплат в пользу работников списочного состава.

Как уже было сказано, в фонде начисленной зарплаты учитываются те же выплаты, что и при составлении отчетности по форме N 1-Т. Это оплата за отработанное и неотработанное время, единовременные поощрительные и другие выплаты, а также оплата питания и проживания, имеющая систематический характер. Полный перечень указанных выплат приведен в пунктах 92.1-92.4 постановления N 50.

В строках 01-11 графы 11 отражают выплаты социального характера. В них включают суммы, которые связаны с предоставлением работникам социальных льгот, в частности, на лечение, отдых, проезд, трудоустройство. Однако пособия, выплачиваемые за счет ФСС России, здесь не учитывают.

Выплаты социального характера указывают по перечню, приведенному в пункте 95 постановления N 50. А выплаты, которые не учитываются в фонде зарплаты и в составе социальных расходов, поименованы в пункте 96 указанного постановления.

Многопрофильным организациям, деятельность которых носит нерегулярный характер, нужно иметь в виду следующее. Если в течение отчетного периода некоторые виды деятельности не осуществлялись, в отчете эти виды деятельности нужно отразить отдельно и указать по ним только данные об отработанных работниками человеко-часах и о выплатах социального характера. Иначе говоря, заполнить графы 5 и (или) 6 и графу 11. А вот численность работников и фонд зарплаты (графы 1-4 и 7-10) по направлениям, работа по которым была приостановлена, не отражаются. Это следует из пункта 97.12 постановления N 50.

Напомним, что графы 5, 6 и 11 любыми организациями заполняются один раз в квартал нарастающим итогом с начала года.

Как использовано рабочее время (Раздел 2)

В этом разделе отражают сведения только по работникам списочного состава. Эти сведения заполняются ежеквартально нарастающим итогом с начала года на основании данных учета об использовании рабочего времени. Обратите внимание: в разделе 2 данные не выделяются по видам экономической деятельности.

По строке 12 отражают число сотрудников списочного состава, которые работали неполный рабочий день по инициативе администрации. А по строке 13 указывают количество человеко-часов, которые сотрудники не смогли отработать в связи с тем, что работодатель перевел их на неполное рабочее время. Это число определяется так. Нужно просуммировать часы, не отработанные каждым таким работником.

Заметим, что учет неотработанного времени нужно вести только по дням возможной фактической работы. То есть без учета ежегодных, учебных и других отпусков, дней неявок по болезни, выходных и праздничных нерабочих дней.

В строку 14 записывают численность работников, которых компания по своей инициативе отправила в отпуск без сохранения или с частичным сохранением зарплаты. А по строке 15 отдельно указывается численность работников, ушедших в отпуск без сохранения зарплаты.

По строкам 16 и 17 указывают число человеко-дней отпусков, предоставленных по инициативе работодателя. Это число определяют как сумму дней отпусков каждого работника, находившегося в таком отпуске (без выходных и праздничных дней).

По строке 18 показывают численность сотрудников списочного состава, которым в отчетном году компания предоставляла неоплачиваемые отпуска по причинам, указанным в законодательстве, или по желанию самих работников.

Обратите внимание: для строк 12, 13, 14, 15 и 18 действует общее правило. Если работника в отчетном периоде несколько раз переводили на неполное рабочее время или у него было более одного отпуска (причем как отпуска по инициативе администрации, так и дополнительного отпуска в соответствии с законодательством или по собственному желанию), в соответствующей строке такого сотрудника учитывают в численности работников один раз до конца года как целую единицу.

В строке 19 записывают число человеко-дней отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных работникам списочного состава в соответствии с законодательством или по их желанию.

По строке 20 отражают число человеко-дней болезни (рабочие дни по календарю) по больничным листам сотрудников списочного состава. При этом нужно учесть, что, если у работника нет листка временной нетрудоспособности, подтверждающего факт болезни, по данной строке число дней его невыходов на работу не учитывают.

Отчитываемся о движении работников (Раздел 3)

В этом разделе указывают сведения о движении сотрудников списочного состава компании. Данные отражаются ежеквартально нарастающим итогом с начала года и по видам экономической деятельности не выделяются.

По строке 21 указывают общее количество принятых работников. Это лица, которых зачислили в компанию приказом (распоряжением) о приеме на работу. А по строке 22 выделяется количество работников, которых приняли на новые рабочие места, возникшие в результате расширения, реорганизации производства, увеличения сменности работы и т.п.

По строке 23 записывают общую численность выбывших работников. Речь идет обо всех работниках, оставивших работу в организации независимо от оснований, если их уход или перевод оформлен приказом или распоряжением. Такими основаниями могут быть расторжение трудового договора по инициативе работника, администрации, соглашению сторон, призыв или поступление на военную службу, перевод работника с его согласия в другую компанию или переход на выборную должность и др. Кроме того, в строке 23 указываются умершие работники.

Из общего числа выбывших работников (указанного в строке 23) выделяют:

- по строке 24 - численность работников, выбывших в связи с сокращением численности. При этом по строке 25 уточняют число выбывших в связи с массовым увольнением;

- по строке 26 - число сотрудников, которые уволились по собственному желанию. В этой же строке указываются сотрудники, уволившиеся в связи с избранием на должность, замещаемую по конкурсу, с переездом в другую местность, переводом супруга в другую местность или за границу, зачислением в образовательное учреждение, выходом на пенсию, необходимостью ухода за больными членами семьи или инвалидами I группы, а также беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет, уволившиеся по собственному желанию, и лица, уволившиеся по соглашению сторон.

Иногда строки 21, 22, 23 и 24 заполнять не нужно. Это касается случаев, когда работников увольняют и тут же опять берут на работу в результате реорганизации компании. Поскольку фирму, образованную из ликвидированной организации или подразделения, нельзя отнести к вновь возникшей компании. Кстати, вновь созданные организации строки 21 и 22 заполняют на всех работников.

Заметим, что в численность принятых и выбывших работников не включают работников, привлеченных на работу по спецдоговорам с государственными учреждениями (военнослужащих и лиц, отбывающих наказание в виде лишения свободы), внешних совместителей и сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам.

В строке 27 отражают точную численность работников по списку на последнее число последнего месяца отчетного периода (при заполнении формы за 2006 год - на 31 декабря).

По строке 28 записывают численность вакансий. Она выражается в числе сотрудников, требующихся компании, для работы на условиях полной занятости. Вакантные места на полставки отражают как 0,5.

Обратите внимание: когда на одно рабочее место принимают сразу двух сотрудников, в списочной численности отражают двух работников. При этом рабочее место этих лиц будут считать вакантным только при увольнении обоих сотрудников.

И, наконец, в строке 29 нужно отразить численность работников, намеченных к высвобождению.

Пример. ОАО "Орех" (код по ОКПО 71245678), которое производит мебель и предметы интерьера из дерева, было основано в январе 2006 года. У фирмы 12 подразделений. Все они находятся в Москве.

Адрес головного офиса: 117 355, г. Москва, ул. Вавилова, д. 90, стр. 5.

Организация работает по графику 40-часовой пятидневной рабочей недели. В течение 2006 года фирма работала регулярно по всем направлениям деятельности.

За декабрь 2006 года средняя численность работников компании (по всем видам деятельности) составляла 591 чел., в том числе:

- среднесписочная численность - 538 чел.;

- средняя численность внешних совместителей - 21 чел.;

- средняя численность лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, - 32 чел.

Суммарный фонд заработной платы за декабрь 2006 года - 19 827 800 руб., в том числе:

- по всем работникам списочного состава - 18 232 800 руб.;

- по внешним совместителям - 315 000 руб.;

- по сотрудникам, работающим на основе гражданско-правовых договоров, - 1 280 000 руб.

За 2006 год в ОАО "Орех":

- количество отработанных человеко-часов работниками списочного состава с начала года составило 1 411 200 человеко-часов, а внешними совместителями - 34 000 человеко-часов;

- выплаты социального характера с начала года составили 19 368,6 руб.;

- численность сотрудников списочного состава, трудящихся неполное рабочее время по инициативе администрации, - 32 человека (2 сотрудника переводились на работу с неполным рабочим временем несколько раз в году), а число не отработанных ими человеко-часов - 5760;

- численность работников списочного состава, которым администрация по своей инициативе предоставила отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, - 60, из них без сохранения зарплаты - 8. Число человеко-дней таких отпусков - 1200, из них без сохранения зарплаты - 56;

- численность работников списочного состава, которым организация предоставила отпуска без сохранения заработной платы в соответствии с законодательством - 200 человек. Количество человеко-дней таких отпусков - 2800;

- число человеко-дней болезни работников списочного состава по больничным листам составило 1260.

С начала года в организацию принято на работу 112 человек (в том числе 24 человека на дополнительно введенные рабочие места), а выбыло 88 сотрудников. На конец года численность работников списочного состава - 538 человек, а число требующихся сотрудников - 12 человек.

К увольнению на ближайший квартал представлено 4 работника, в том числе 2 сотрудника, которые были приняты на одно рабочее место на полставки.

Заполним форму N П-4 за декабрь 2006 года которую должен подать головной офис ОАО "Орех".

Решение. Образец заполнения формы N П-4 см. на с. 69-73. Обратите внимание на следующие особенности.

В разделе 1 указаны суммарные данные по организации в целом. Это связано с тем, что все подразделения находятся в одном субъекте РФ.

В строке 12 раздела 2 несмотря на то, что двух работников в компании в отчетном году переводили на режим неполного рабочего времени несколько раз, этих работников покажут только один раз.

В строке 29 раздела 3 учтены три человека. Это связано с тем, что к увольнению представлены два человека, принятые на полставки.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ СТАТИСТИЧЕСКОЕ НАБЛЮДЕНИЕ

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ГАРАНТИРУЕТСЯ ПОЛУЧАТЕЛЕМ ИНФОРМАЦИИ

Нарушение порядка представления статистической информации, а равно представление недостоверной статистической информации влечет ответственность, установленную статьей 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ, а также статьей 3 Закона Российской Федерации от 13.05.92 N 2761-1 "Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности"

СВЕДЕНИЯ О ЧИСЛЕННОСТИ, ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ И ДВИЖЕНИИ РАБОТНИКОВ за декабрь 20 06 г. ----------- ---- (месяц)

/-------------------------------------------------------------------------\ /----------------------\

|                   Представляют:                   | Сроки представления | |      Форма N П-4     |

|---------------------------------------------------+---------------------| \----------------------/

|юридические лица (кроме субъектов малого предприни-| не позднее 15 числа |

|мательства), средняя численность работников которых|   после отчетного   |

|превышает 15 человек, включая работающих по совмес-|       периода       |

|тительству  и договорам гражданско-правового харак-|                     |

|тера, их обособленные подразделения;               |                     |

|юридические лица (кроме субъектов малого предприни-|                     |       Утверждена

|мательства), средняя численность работников которых|  ежеквартально не   |     постановлением

|не  превышает  15 человек,  включая  работающих  по|  позднее 15 числа   |        Росстата

|совместительству  и  договорам гражданско-правового|   после отчетного   |    от 01.08.05 N 52

|характера:                                         |       периода       |

|-  территориальному  органу  Росстата  в   субъекте|                     |

|Российской Федерации по установленному им адресу;  |                     |

|- органу осуществляющему государственное  регулиро-|                     |

|вание в соответствующей сфере деятельности;        |                     |

|- органу  регулирования  естественных   монополий в|                     | /----------------------\

|соответствующей сфере деятельности                 |                     | |       Месячная       |

\-------------------------------------------------------------------------/ \----------------------/

Наименование отчитывающейся организации Открытое акционерное общество "Орех" --------------------------------------------------
Почтовый адрес 117335. г. Москва, ул. Вавилова, д. 90, стр. 5 ---------------------------------------------------------------------------
Код формы по ОКУД	Код
	по ОКПО
1	2	3
0606010	71245678

Раздел 1
Численность, начисленная заработная плата работников и отработанное время

                                Код по ОКЕИ: человек - 792, человеко-час - 539, тысяча рублей - 384

Наименование видов экономической деятельности	N строки	Код по ОКВЭД*(1)	Средняя численность работников за отчетный месяц (при числе работников до 15 человек - за период с начала года), человек				Количество отрабо- танных человеко-ча- часов с начала года (за I квартал, I по- лугодие, 9 месяцев, год), человеко-часов
			всего (сумма граф 2, 3, 4)	в том числе			работника- ми списоч- ного сос- тава	внешними совмести- телями
				работников списочного состава (без внеш- них сов- местите- лей)*(2)	внешних совмести- телей*(3)	работников, выполнявших работы по договорам гражданско- правового характе- ра*(4)
А	Б	В	1	2	3	4	5	6
Всего (сумма строк с 02 по 11)	01	-	591	538	21	32	1 411 200	34 000
в том числе по видам деятельности: Производство мебели для офисов и пред- приятий торговли	02	36.12	151	140	5	6	352 800	10 800
Производство клее- ной фанеры, древес- ных плит и панелей	03	20.20.1	66	60	2	4	151 200	1440
Производство шпона и листов для клее- ной фанеры	04	20.20.21	50	45	3	2	113 400	4320
Производство стуль- ев и другой мебели для сидения	05	36.11	58	54	1	3	155 520	2160
Производство кухон- ной мебели	06	36.13	46	39	2	5	98 280	3600
Производство прочей мебели	07	36.14	52	47	3	2	118 440	3840
Производство дере- вянных и столовых принадлежностей	08	20.51.2	58	53	1	4	133 560	1440
Производство дере- вянных статуэток и украшений из дере- ва, мозаики и ин- крустированного де- рева	09	20.51.3	38	35	1	2	100 800	1400
Производство дере- вянных рам для кар- тин, фотографий, зеркал или анало- гичных предметов и прочих изделий	10	20.51.4	44	41	1	2	118 080	1800
Производство изде- лий из пробки, со- ломки и материалов для плетения	11	20.52	28	24	5	2	69 120	3200

                                                                              Продолжение раздела 1

	N строки	Фонд начисленной заработной платы работников за отчетный месяц (при числе работников до 15 человек - за период с начала года), тыс руб с одним десятичным знаком				Выплаты социального характера работников - всего, с начала года (за I квартал, I полу- годие, 9 месяцев, год), тыс руб с одним деся- тичным знаком
		всего (сумма граф 8, 9, 10)	в том числе
			работников списочного состава (без внешних совместителей)	внешних совмести- телей	работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера, и других лиц несписочного состава
	Б	7	8	9	10	11
	01	19 827,8	18 232,8	315,0	1280,0	19 368,6
	02	5451,9	5136,9	75,0	240,0	5040,6
	03	2218,0	2028,0	30,0	160,0	2160,0
	04	1655,0	1530,0	45,0	80,0	1620,0
	05	1930,8	1795,8	15,0	120,0	1944,0
	06	1399,0	1170,0	30,0	199,0	1404,0
	07	1822,0	1692,0	45,0	85,0	1692,0
	08	1707,0	1537,0	15,0	155,0	1908,0
	09	1274,3	1175,3	15,0	84,0	1260,0
	10	1394,8	1303,8	15,0	76,0	1476,0
	11	975,0	864,0	30,0	81,0	864,0

-----------------------------

*(1) Заполняется в соответствии с приложением к Порядку заполнения формы.

*(2) Показывается среднесписочная численность работников.

*(3) Средняя численность внешних совместителей исчисляется пропорционально фактически отработанному времени.

*(4) Средняя численность исчисляется, исходя из учета этих работников за каждый календарный день как целых единиц в течение всего срока действия договора.

Раздел 2
Использование рабочего времени
(заполняется за I квартал, I полугодие, 9 месяцев, год)

                                                   Коды по ОКЕИ: человек - 792; человеко-день - 540

Наименование показателей	N строки	С начала года
А	Б	1
Численность работников списочного состава, работавших неполное рабочее время по инициативе администрации человек*(1)	12
Число неотработанных человеко-часов работниками, работавшими неполное рабочее время по инициативе администрации, человеко-часов	13
Численность работников списочного состава, которым были предоставлены отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы по инициативе администрации, человек*(5)	14
в том числе без сохранения заработной платы*(5)	15
Число человеко-дней отпусков по инициативе администрации, человеко-дней	16
в том числе без сохранения заработной платы	17
Численность работников списочного состава (учтенных в графе 2 раздела 1), которым были предоставлены отпуска без сохранения заработной платы в соответствии с законодательством и по собственному желанию, человек*(5)	18
Число человеко-дней отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных работникам списочного состава (учтенным в графе 2 раздела 1) в соответствии с законодательством и по собственному желанию, человеко-дней	19
Число человеко-дней болезни (приходящихся на рабочие дни по календарю) работников списочного состава (учтенных в графе 2 раздела 1) в соответствии с листками временной нетрудоспособности, человеко-дней	20

------------------------------

*(1) Если работник в течение отчетного периода несколько раз переводился на работу на неполное рабочее время или имел более одного отпуска, то он показывается один раз до конца года как один человек (целая единица).

Раздел 3
Движение работников
(заполняется за I квартал, I полугодие, 9 месяцев, год)

                                                                         Код по ОКЕИ: человек - 792

Наименование показателей	N строки	Человек (списочного состава без внешних совместителей)
А	Б	1
А. С начала года Принято работников - всего	21	112
в том числе на дополнительно введенные рабочие места	22	24
Выбыло работников - всего	23	88
из них: в связи с сокращением численности работников	24	10
в том числе в связи с массовым увольнением	25	0
по собственному желанию	26	78
Б. На конец отчетного периода Численность работников списочного состава	27	538
Число вакантных рабочих мест (требуемых работников)	28	12
В. На ближайший квартал Численность работников, намеченных к высвобождению	29	3

Примечание: организации, не являющееся субъектами малого предпринимательства, средняя численность работников которых не превышает 15 человек (включая внешних совместителей и работающих по договорам гражданско-правового характера), разделы 2, 3 заполняют за год.

Руководитель

организации                Елисеев А.Н.                  Елисеев

                   --------------------------   -------------------------

                             (Ф.И.О.)                   (подпись)

Должностное лицо,

ответственное за

составление формы      бухгалтер        Степанова Л.И.       Степанова

                   -----------------   ----------------   ---------------

                      (должность)           (Ф.И.О.)        (подпись)

                      (495) 780-32-44       " 10 "   января   20 07  год

                   ----------------------    ----  ----------   ----

                     (номер контактного          (дата составления

                          телефона)                   документа)

А.В. Стегно,

эксперт журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 1, январь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Форму N П-4 не сдают субъекты малого предпринимательства и те организации, которые по решению территориальных органов Росстата представляют форму N 1-Т.

*(2) Начиная с отчета за январь 2007 года организации должны использовать новую форму N П-4, утвержденную постановлением Росстата от 28.06.2006 N 28.

*(3) О том, как заполнить форму N 1-Т и представить ее в территориальные органы Росстата, читайте на с. 49. - Примеч. ред.

*(4) О том, как рассчитать среднюю численность работников, читайте на с. 117. - Примеч. ред.