Считаем среднесписочную численность работников (А.В. Стегно, "Зарплата", N 1, январь 2007 г.)

Считаем среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность работников - очень важный показатель. Рассчитывать его нужно достаточно часто. Не ошибиться в расчетах поможет наша статья.

Среднесписочная численность работников - величина, которая определяется и для целей статистического учета, и для целей налогообложения. Все случаи, когда бухгалтеру необходимо исчислить среднесписочную численность, приведены в табл. 1.

Правила исчисления среднесписочной численности работников для целей статистического учета приведены в пунктах 84-87 постановления Росстата от 03.11.2004 N 50 (далее - постановление N 50). Эти же правила применяются и для целей налогообложения. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 06.07.2005 N 03-03-02/16, опираясь на положения статьи 11 НК РФ.

Рассмотрим алгоритм расчета среднесписочной численности.

Источники информации

Среднесписочная численность рассчитывается на основании ежедневного учета списочной численности работников. Источником информации о последней являются основные унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников (формы N Т-12 и Т-13), на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Таблица 1. Когда нужно считать среднесписочную численность работников

Случаи	Комментарий
1	2
Чтобы определить, имеет ли организация, использующая труд инвалидов, право на освобождение от уплаты НДС	Воспользоваться льготой могут организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов. Среднесписочная численность инвалидов среди работников должна составлять не менее 50%, а их доля в фонде оплаты труда - не менее 25% (подп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ)
Чтобы определить, имеет ли организация право на освобождение от уплаты ЕСН	Воспользоваться льготой могут организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов. Кроме того, среднесписочная численность инвалидов среди работников должна составлять не менее 50%, а их доля в фонде оплаты труда - не менее 25%. При этом сумма выплат и иных вознаграждений не может превышать 100 000 руб. в течение налогового периода на каждое физическое лицо (подп. 2 п. 1 ст. 239 НК РФ)
Чтобы определить, имеет ли организация, осуществляющая деятельность в области информационных технологий, право применять пониженные ставки ЕСН и пользоваться специальной регрессивной шкалой	С 1 января 2007 года организации, осуществляющие деятельность в области информационных технологий, могут применять специальные ставки, установленные в пункте 6 статьи 241 НК РФ, если среднесписочная численность ее работников за девять месяцев года, предшествующего году перехода на уплату ЕСН по пониженным ставкам, превышает 50 человек. Для вновь созданных организаций среднесписочная численность работников должна составлять более 50 человек за отчетный (налоговый) период (п. 8 ст. 241 НК РФ)
Чтобы определить, имеет ли организация право включить в расходы по налогу на прибыль средства, направленные на цели социальной защиты инвалидов	Включить такие средства в расходы, связанные с производством и (или) реализацией, могут те организации, у которых среднесписочная численность инвалидов среди работников составляет не менее 50%, а их доля в фонде оплаты труда - не менее 25% (подп. 38 п. 1 ст. 264 НК РФ)
Чтобы определить долю прибыли, которая приходится на обособленное подразделе- ние организации	Доля прибыли, приходящаяся на обособленные подразделения организации, определяется как средняя арифметическая величина удельного веса среднесписочной численности работников и удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества этого обособленного подразделения соответственно в среднесписочной численности работников и остаточной стоимости амортизируемого имущества в целом по налогоплательщику (п. 2 ст. 288 НК РФ)
Чтобы определить долю прибыли по деятельности каждого отделения иностранной организации, являющегося постоянным представительством, в рамках единого технологического процесса	Иностранная организация распределяет сумму налога на прибыль, подлежащую уплате в бюджет, между отделениями в общем порядке, предусмотренном статьей 288 НК РФ. Но при этом она не учитывает стоимость основных средств и нематериальных активов, а также среднесписочную численность работников (фонд оплаты труда работников), не относящихся к деятельности иностранной организации в России через постоянное представительство (п. 4 ст. 307 НК РФ)
Чтобы определить, имеет ли организация, уставный капитал которой полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, право на использование "упрощенки"	Чтобы использовать упрощенную систему налогообложения, доля непосредственного участия в организации других организаций не должна превышать 25%. Данное ограничение не распространяется на организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, если среднесписочная численность инвалидов среди работников составляет не менее 50%, а их доля в фонде оплаты труда - не менее 25% (подп. 14 п. 3 ст. 346.12 НК РФ)
Чтобы определить, имеет ли организация, использующая труд инвалидов, право не уплачивать налог в отношении имущества, используемого для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг)	Воспользоваться льготой могут организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общероссийских общественных организаций инвалидов. Кроме того, среднесписочная численность инвалидов среди их работников должна составлять не менее 50%, а их доля в фонде оплаты труда - не менее 25% (п. 3 ст. 381 НК РФ)
Чтобы определить, имеет ли организация, использующая труд инвалидов, право не уплачивать налог в отношении земельных участков, используемых для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг)	Воспользоваться льготой могут организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общероссийских общественных организаций инвалидов. Кроме того, среднесписочная численность инвалидов среди их работников должна составлять не менее 50%, а их доля в фонде оплаты труда - не менее 25% (п. 5 ст. 395 НК РФ)
Чтобы заполнить расчетную ведомость по средствам ФСС России по форме N 4-ФСС РФ	В таблице 1 раздела I и в таблице 4 раздела II расчетной ведомости нужно указывать среднесписочную численность работников, в том числе женщин (постановление ФСС России от 22.12.2004 N 111)
Чтобы заполнить отчет по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в ФСС России (форма N 4а-ФСС РФ)	В таблице 1 раздела I отчета указывается среднесписочная численность работающих с начала года (постановление ФСС России от 25.04.2003 N 46)
Чтобы определить квоту на прием на работу инвалидов	Организациям, численность работников которых составляет более 100 человек, законодательством субъекта РФ устанавливается квота для приема на работу инвалидов в процентах к среднесписочной численности работников, но не менее 2% и не более 4% (ст. 21 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации")

Списочная численность уточняется на основании приказов о приеме на работу (форма N Т-1), переводе работников на другую работу (форма N Т-5), предоставлении отпуска (форма N Т-6), расторжении трудового договора (форма N Т-8). Кроме того, сведения о списочной численности работников можно почерпнуть из личной карточки (форма N Т-2), расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и других документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Кого учесть?

В списочной численности учитываются все работники, с которыми заключен трудовой договор. То есть наемные сотрудники, выполняющие постоянную, временную или сезонную работу, за исключением внешних совместителей.

Перечень категорий работников, которые учитываются в списочной численности, содержит пункт 85 постановления N 50. В частности, в списочную численность целыми единицами включаются работники, принятые на работу с испытательным сроком или для замещения отсутствующих работников, надомники. Всего таких категорий 24.

В списочной численности учитываются не только фактически работающие сотрудники, но и отсутствующие на работе по каким-либо причинам (командированные, заболевшие, направленные на обучение с отрывом от работы, находящиеся в отпуске, совершившие прогул и др.).

Категории работников, которые в списочную численность не включаются, перечислены в пункте 86 постановления N 50. Так, в списочную численность не входят внешние совместители, лица, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения администрации, адвокаты.

Учтите: некоторые категории работников списочной численности не учитываются при расчете среднесписочной численности. А именно:

- женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;

- лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Считаем среднесписочную численность за месяц, квартал, год

Чтобы найти среднесписочную численность работников за месяц, необходимо сложить списочную численность работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (в феврале - по 28-е или 29-е число), включая нерабочие праздничные и выходные дни, и разделить полученную сумму на число календарных дней в этом месяце.

Списочная численность работников в выходные и праздники равна этому показателю за предыдущий рабочий день. Аналогично определяется численность работников списочного состава за каждый выходной и праздничный день в случае, когда эти дни следуют подряд. Она равна списочной численности за последний рабочий день перед днями отдыха.

Помните: при расчете среднесписочной численности работников округляется только окончательный результат расчета. То есть при расчете среднесписочной численности, например, за месяц численность отражается в целых единицах, однако при расчете этого показателя за год среднесписочная численность за месяц не округляется.

Пример 1. Списочная численность работников ООО "Березка" на 29 декабря 2006 года составила 340 человек. Организация работает по графику 5-дневной рабочей недели. Следовательно, 30 (суббота) и 31 (воскресенье) декабря списочная численность была такой же.

В соответствии со статьей 112 ТК РФ нерабочими праздничными днями являются: 1, 2, 3, 4 и 5 января - Новогодние каникулы, а также 7 января - Рождество Христово.

С 9 января организация приняла на работу 5 новых сотрудников. С 11 по 25 января 4 работника-студента оформили дополнительный отпуск без сохранения заработной платы. С 15 января одна работница ушла в декретный отпуск. С 17 января одного работника уволили.

Численность сотрудников организации приведена в табл. 2. В январе 31 календарный день. Рассчитаем среднесписочную численность работников организации за январь.

Решение. Суммарная численность работников списочного состава, подлежащих включению в среднесписочную численность, за все календарные дни января составляет 10 563 человеко-дня.

Среднесписочная численность работников за январь составляет:

10 563 чел.-дн. : 31 дн. = 340,74 чел.

В целых единицах - 341 чел.

Методика расчета среднесписочной численности за любой другой период - квартал, полугодие, год или период с начала года по отчетный месяц - проста. Нужно сложить среднесписочную численность работников в каждом из месяцев, участвующих в расчете, и разделить полученную сумму на количество месяцев периода. Например, если рассчитывается среднесписочная численность за квартал, делить нужно на 3, если за полугодие - на 6, если за год - на 12. А если, допустим, определяется среднесписочная численность за период с января по май включительно, делить нужно на 5.

Таблица 2. Списочная численность сотрудников ООО "Березка" за январь
2007 года

Дата	Списочная численность сотрудников, чел.	Из них не включаются в среднесписочную числен- ность, чел.	Включаются в среднес- писочную численность (гр. 2 - гр. 3), чел.
1	2	3	4
1 января (нерабочий праз- дничный день)	340	0	340
2 января (нерабочий праз- дничный день)	340	0	340
3 января (нерабочий праз- дничный день)	340	0	340
4 января (нерабочий праз- дничный день)	340	0	340
5 января (нерабочий праз- дничный день)	340	0	340
6 января (суббота)	340	0	340
7 января (нерабочий праз- дничный день)	340	0	340
8 января (выходной день)	340	0	340
9 января	345	0	345
10 января	345	0	345
11 января	345	4	341
12 января	345	4	341
13 января (суббота)	345	4	341
14 января (воскресенье)	345	4	341
15 января	345	5	340
16 января	345	5	340
17 января	344	5	339
18 января	344	5	339
19 января	344	5	339
20 января (суббота)	344	5	339
21 января (воскресенье)	344	5	339
22 января	344	5	339
23 января	344	5	339
24 января	344	5	339
25 января	344	5	339
26 января	344	1	343
27 января (суббота)	344	1	343
28 января (воскресенье)	344	1	343
29 января	344	1	343
30 января	344	1	343
31 января	344	1	343
Итого			10 563

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1 и рассчитаем среднесписочную численность ООО "Березка" за период с января по апрель 2006 года. Предположим, что среднесписочная численность в месяцах, участвующих в расчете, составляла:

- в феврале - 339,52 чел.;

- в марте - 338,64 чел.;

- в апреле - 340,92 чел.

Решение. В январе среднесписочная численность сотрудников ООО "Березка" составляла 340,74 чел.

Среднесписочная численность за период с января по апрель 2006 года равна:

(340,74 чел. + 339,52 чел. + 338,64 чел. + 340,92 чел.) : 4 мес. = 339,96 чел.

В целых единицах среднесписочная численность работников составляет 340 чел.

Если фирма работает не с начала года или с перерывами

Часто бывают ситуации, когда организация работает неполный месяц или неполный отчетный период. Например, вновь созданная фирма или организация, имеющая сезонный характер производства. Казалось бы, для них расчет среднесписочной численности должен быть иным, исходя из продолжительности работы.

Однако это не так. Организации, имеющие такую специфику, определяют среднесписочную численность работников в общем порядке. За месяц этот показатель они рассчитывают путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации на общее число календарных дней.

Пример 3. Вновь созданная фирма ООО "Элегия" начала работать с 19 февраля 2007 года. Работники организации трудятся по графику 5-дневной рабочей недели.

В феврале 2007 года 28 календарных дней. Данные о списочной численности таковы:

- 19 февраля - 73 чел.;

- 20 февраля - 74 чел.;

- 21 февраля - 76 чел.;

- 22 февраля - 77 чел.;

- 23 февраля (нерабочий праздничный день) - 77 чел.;

- 24 февраля (суббота) - 77 чел.;

- 25 февраля (воскресенье) - 77 чел.;

- 26 февраля - 80 чел.;

- 27 февраля - 82 чел.;

- 28 февраля - 85 чел.

Определим среднесписочную численность работников ООО "Элегия" в феврале 2007 года.

Решение. Все работники организации, состоящие в штате, включаются в среднесписочную численность.

Численность работников равна:

73 чел. + 74 чел. + 76 чел. + 77 чел. + 77 чел. + 77 чел. + 77 чел. + 80 чел. + 82 чел. + 85 чел. = 778 чел.-дн.

Таким образом, среднесписочная численность работников организации в феврале составляет:

778 чел.-дн. : 28 дн. = 27,79 чел.

В целых единицах - 28 чел.

Порядок расчета среднесписочной численности за период, превышающий месяц, для организаций, которые работают неполный отчетный период, также не меняется. Они суммируют среднесписочную численность работников за каждый месяц (если в каком-то месяце организация не работала, среднесписочная численность равна нулю) и делят на количество месяцев в отчетном периоде. Это относится и к тем компаниям, которые временно приостанавливают работу по причинам производственно-экономического характера.

Пример 4. Продолжим пример 3. Допустим, ООО "Элегия" пришлось приостановить деятельность из-за недостатка финансирования. В марте фирма не работала ни одного дня. А в апреле начала работать с 25-го числа. Данные о списочной численности за апрель следующие:

- 25 апреля - 85 чел.;

- 26 апреля - 85 чел.;

- 27 апреля - 86 чел.;

- 28 апреля - 87 чел.;

- 29 апреля (воскресенье) - 87 чел.;

- 30 апреля - 87 чел.*(1)

В дальнейшем организация работала без перерывов. Предположим, что среднесписочная численность работников за май составила 88,3 чел., а за июнь - 90,6 чел.

Рассчитаем среднесписочную численность работников ООО "Элегия" за 1-е полугодие 2007 года.

Решение. Сначала определим среднесписочную численность работников за апрель (в апреле 30 календарных дней). Она равна:

(85 чел. + 85 чел. + 86 чел. + 87 чел. + 87 чел. + 87 чел.) : 30 дн. = 17,23 чел.

Среднесписочная численность работников ООО "Элегия" за 1-е полугодие составляет:

(27,79 чел. + 17,23 чел. + 88,3 чел. + 90,6 чел.) : 6 мес. = 37,32 чел.

В целых единицах - 37 чел.

Обратите внимание: если организация создана на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц или обособленных подразделений, она не относится к вновь созданным. А значит, при расчете среднесписочной численности она должна учитывать данные о среднесписочной численности своей предшественницы.

Если сотрудники работают неполное рабочее время

В организации, где есть работники, которые работают неполное рабочее время в соответствии с условиями трудового договора (за исключением совместителей), бухгалтер, определяя среднесписочную численность, должен быть особенно внимательным. Дело в том, что лица, принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором, в списочной и среднесписочной численности учитываются по-разному.

В списочную численность они включаются как целые единицы за каждый календарный день месяца (даже за те дни, когда не работают согласно условиям трудового договора, и за выходные). А в среднесписочной численности такие работники учитываются пропорционально отработанному времени.

На практике это означает следующее. Рассчитывая среднесписочную численность (которая, напомним, исчисляется на основании списочной численности), нужно отдельно считать среднесписочную численность полностью занятых работников, а затем прибавлять к ней среднюю численность не полностью занятых работников. Для этого в учете списочной численности нужно обеспечить выделение списочной численности не полностью занятых сотрудников.

Обратите внимание: несовершеннолетние работники, инвалиды I и II групп, лица, занятые на работах с вредными условиями труда, и другие категории работников, которым сокращенная продолжительность рабочего времени установлена в соответствии с законодательством, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы. Кроме того, как целые единицы учитываются работники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (то есть без письменного согласия).

Для определения средней численности не полностью занятых работников можно использовать два способа - статистический и упрощенный.

При применении статистического способа необходимо выполнить следующие действия. Во-первых, нужно исчислить общее количество человеко-дней, отработанных такими лицами, по формуле:

/-------------------\     /--------------------\   /--------------------\

|Общее    количество|     |Общее количество от-|   |Продолжительность   |

|отработанных  чело-|  =  |работанных человеко-| : |рабочего дня        |

|веко-дней          |     |-часов              |   |                    |

\-------------------/     \--------------------/   \--------------------/

Продолжительность рабочего дня определяется в зависимости от продолжительности рабочей недели (конкретные значения приведены в табл. 3).

Во-вторых, необходимо определить среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость по следующей формуле:

/-------------------\     /--------------------\   /--------------------\

|Средняя численность|     |Общее количество от-|   |Число  рабочих  дней|

|не полностью  заня-|  =  |работанных человеко-| : |по календарю        |

|тых работников     |     |-дней               |   |                    |

\-------------------/     \--------------------/   \--------------------/

При этом учтите, что за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Упрощенный метод расчета средней численности не полностью занятых работников таков. Неполное рабочее время за день делится на продолжительность рабочего дня. Результат умножается на количество отработанных каждым из таких работников дней за месяц. В итоге эти данные суммируются по всем работникам, занятым на работе неполное рабочее время, а полученное значение делится на число рабочих дней в месяце по календарю.

Пример 5. В ООО "Импульс" согласно трудовому договору работают на условиях неполного рабочего времени четыре работника. Сведения о том, сколько часов каждый из них работает ежедневно, и о количестве отработанных дней в марте 2007 года приведены в табл. 4 на следующей странице.

Нормальная продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. В марте 21 рабочий день.

Рассчитаем среднюю численность работников ООО "Импульс", занятых неполный рабочий день, статистическим и упрощенным способами.

Таблица 3. Продолжительность рабочего дня

Количество рабочих часов в неделе	При пятидневке, ч	При шестидневке, ч
40	8	6,67
36	7,2	6
24	4,8	4

Решение. Начнем с расчета средней численности работников статистическим способом. Рассчитаем общее количество отработанных человеко-дней. Оно равно:

(21 дн. х 2 чел.-ч + 20 дн. х 3,2 чел-ч. + 16 дн. х 4 чел.-ч + 18 дн. х 6 чел.-ч.) : 8 ч = 34,75 чел.-дн.

Затем определим среднюю численность не полностью занятых работников в пересчете на полную занятость:

34,75 чел.-дн. : 21 дн. = 1,65 чел.

Теперь рассчитаем среднюю численность работников упрощенным способом. Сначала найдем, как учитываются эти работники за каждый рабочий день:

- О.В. Максимова - 0,25 чел. (2 чел.-ч : 8 ч);

- Д.Ю. Семенов - 0,4 чел. (3,2 чел.-ч : 8 ч);

- Н.П. Ларин - 0,5 чел. (4 чел.-ч : 8 ч);

- Е.И. Кузнецова - 0,75 чел. (6 чел.-ч : 8 ч).

Определим общее количество отработанных человеко-дней:

(21 дн. х 0,25 чел. + 20 дн. х 0,4 чел. + 16 дн. х 0,5 чел. + 18 дн. х 0,75 чел.) = 34,75 чел.-дн.

Таким образом, средняя численность не полностью занятых работников составит:

34,75 чел.-дн. : 21 дн. = 1,65 чел.

Средняя численность сотрудников ООО "Импульс", работающих неполное рабочее время, в марте 2007 года равна 1,65 человек. Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Как видно из примера, оба способа расчета средней численности не полностью занятых сотрудников - и статистический, и упрощенный - дают одинаковый результат. Поэтому организации могут использовать тот способ, который им удобен.

Таблица 4. Рабочее время за день и количество дней, отработанных не
полностью занятыми работниками ООО "Импульс" в марте 2007 года

ФИО	Неполное рабочее время за день, чел.-ч	Отработано дней в месяце
Максимова О.В.	2	21
Семенов Д.Ю.	3,2	20
Ларин Н.П.	4	16
Кузнецова Е.И.	6	18

А.В. Стегно,

эксперт журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 1, январь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.11.2006 N 661 выходной день с субботы 28 апреля перенесен на понедельник 30 апреля.