Зачем нужна автоматизация учета? (В.В. Буреш, "Зарплата", N 2, февраль 2007 г.)

Зачем нужна автоматизация учета?

Зарплата - один из самых интересных, сложных и ответственных участков бухгалтерского учета. Несмотря на некоторую обособленность и специфичность, он тесно связан не только с другими участками бухгалтерского учета, но и с деятельностью всех структурных подразделений компании. Наиболее отчетливо эта связь прослеживается между бухгалтерией и кадровой службой. В некоторых случаях граница ответственности между этими важнейшими структурными подразделениями проходит прямо "по документу". Например, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма N Т-61). В этих документах лицевая сторона заполняется и подписывается работником кадровой службы, а оборотная - бухгалтером.

Чтобы обеспечить учет кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, работники бухгалтерий и кадровых служб обрабатывают довольно большое количество документов. Предусмотрено более 20 наименований только унифицированных форм.

Кроме того, бухгалтеры и работники кадровых служб заполняют свыше 30 форм налоговых деклараций и расчетов, сведений, представляемых в налоговые органы, ФСС России и ПФР, включая документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, а также более десяти форм федерального государственного статистического наблюдения. При этом ряд отчетных документов представляется в электронном виде.

И это далеко не полный список. В повседневной работе бухгалтерам и кадровикам приходится оформлять различные оборотные ведомости, расчетные листки, своды по начислениям и удержаниям, отчеты по статьям и счетам затрат, документы, связанные с воинским учетом, обрабатывать заявления работников (на предоставление льгот, материальной помощи и т.д.), листки нетрудоспособности, исполнительные листы и другие документы.

Справиться с большим объемом документов без четко составленного графика невозможно. Этот график должен устанавливать порядок создания первичных учетных документов и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете. Таково требование пункта 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н. В этом же пункте определено, что своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Как видим, существует немало внутренних причин, по которым автоматизация необходима в каждой компании. Но существуют и внешние причины. Речь идет о новациях, заложенных в проекте закона "Об официальном бухгалтерском учете", обсуждение которого в настоящее время завершается.

"Главное отличие проекта закона от действующего в настоящее время - снятие ограничений, которые мешают правильной, рациональной и грамотной постановке бухгалтерского учета в организации", - подчеркнул в интервью журналу "Российский налоговый курьер" директор Департамента регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности Минфина России Л.З. Шнейдман. Кроме того он отметил, что организация учетного процесса должна быть прерогативой самого хозяйствующего субъекта.

Именно поэтому нормы действующего закона в отношении унифицированных форм первичной учетной документации, типовых форм учетных регистров, обязательного применения бумажных технологий, порядка подписания документов и отчетности, порядка проведения инвентаризации и ряд других норм признаны нецелесообразными.

Итак, автоматизация на участке учета "зарплата-кадры" - это не только внутренняя необходимость, но и требование времени. В следующем номере журнала рассмотрим технические решения, которые предлагает кадровику, а также бухгалтеру, рассчитывающему зарплату, программа "Инфо-Бухгалтер 10.0".

В.В. Буреш,

начальник научно-методического отдела компании "Инфо-Бухгалтер"

"Зарплата", N 2, февраль 2007 г.