Учет бланков строгой отчетности (С. Гулиева, "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2007 г.)

Учет бланков строгой отчетности

Учреждения образования в своей деятельности используют бланки строгой отчетности. Одни применяются для оплаты обучения, другие - в оформлении трудовых отношений с работниками, а третьи - в рамках образовательной деятельности. О том, как организовать их учет и порядок работы с ними, пойдет разговор в данной статье.

Изготовление бланков строгой отчетности

Основные бланки строгой отчетности, которые непосредственно участвуют в образовательном процессе, - свидетельства, дипломы, аттестаты - являются защищенной полиграфической продукцией, что предусмотрено нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти РФ и ее субъектов. Такая защита направлена на предотвращение полной или частичной их подделки.

Продажу защищенной полиграфической продукции вправе осуществлять организации, имеющие лицензию на ее изготовление (пп. 13 п. 1 ст. 17 Федерального закона N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности"). Учреждения образования вправе приобрести бланки строгой отчетности у любого изготовителя, имеющего лицензию. При этом следует учитывать положения Закона N 94-ФЗ*(1). Документы об основном, общем и среднем, начальном, среднем и высшем профессиональном образовании печатаются централизованно по представлению Министерства образования и науки в Гознаке. Ежегодно образовательные учреждения представляют заявки на необходимое количество дипломов в соответствии с заключенными договорами в министерства и ведомства. Бланки квитанций строгой отчетности на получение платы за образовательные услуги от населения, трудовые книжки учреждение может заказать в любой типографии, которая занимается их производством и реализацией.

Представитель учебного заведения по доверенности принимает изготовленные в типографии бланки по накладной и счету. К каждой партии бланков, поступающих из типографии, прилагается накладная (или другой сопроводительный документ). В ней указывают их наименование, серию, номера и стоимость. При приемке изготовленных бланков строгой отчетности проверяют их фактическое количество, сличают серии, номера бланков с данными, указанными в накладных. После оприходования бланков составляют акт приемки документов строгой отчетности.

Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности

Руководство образовательного учреждения должно обеспечить контроль над сохранностью и правильным ведением бухгалтерского учета всех бланков строгой отчетности. Они должны храниться либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком. В соответствии с действующим законодательством ответственность за организацию хранения бланков строгой отчетности несет руководитель учреждения или другие работники по его письменному указанию.

Проверка бланков строгой отчетности, хранящихся у должностных лиц, проводится одновременно с ревизией денежных средств в кассе в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Кроме обязательных инвентаризаций бланков строгой отчетности необходимо проводить внеплановые контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования в сроки, установленные руководством учреждения. О выявленных расхождениях или недостачах документов строгой отчетности главный бухгалтер должен доложить руководителю учреждения для принятия мер. Сделать это нужно в письменном виде.

Копии квитанций, корешки бланков строгой отчетности, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в учреждении в упакованном виде в архиве или на складе в течение пяти лет, после чего они подлежат уничтожению на основании составленного комиссией акта, утвержденного руководителем учреждения.

Некомплектные или испорченные документы строгой отчетности, а также изъятые из обращения подлежат списанию и уничтожению. В ходе данной операции составляется Акт о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816, утвержденной Приказом Минфина РФ N 123н*(2). В акте указывается количество и перечисляются номера испорченных и некомплектных документов. Их номера вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к акту о списании и уничтожении документов строгой отчетности и хранится в архиве образовательного учреждения.

Документы об образовании

Министерством образования установлены специальные требования по вопросам получения, учета, хранения, заполнения и выдачи документов об образовании:

- Инструкция о порядке введения, заполнения и выдачи государственных документов о среднем профессиональном образовании, утвержденная Постановлением Государственного комитета РФ по высшему образованию от 10.04.1996 N 6 (далее - Инструкция N 6);

- Инструкция о порядке получения, учета, хранения, заполнения бланков дипломов, свидетельств, выписок итоговых оценок успеваемости к ним и выдачи документов государственного образца об уровне образования и квалификации выпускникам образовательных учреждений начального профессионального образования, утвержденная Приказом Минобразования РФ от 25.12.2000 N 3832 (далее - Инструкция N 3832);

- Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная Приказом Минобразования РФ от 10.03.2005 N 65;

- Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, утвержденное Приказом Минобразования от 02.04.1996 N 96.

Требования, содержащиеся в этих документах, предъявляются органам управления образованием и учебным заведениям.

Высшее профессиональное образование

Документы государственного образца о высшем профессиональном образовании (диплом бакалавра, диплом специалиста с высшим профессиональным образованием, диплом магистра и приложения к ним, диплом о неполном высшем профессиональном образовании с приложением к нему и академическая справка), образцы которых утверждены Постановлением Госкомвуза России от 30.11.1994 N 9 "О требованиях к образцам государственных документов о высшем профессиональном образовании", выдаются начиная с выпуска 2003 года по специальностям и направлениям подготовки, по которым высшее учебное заведение (далее - вуз) имеет государственную аккредитацию.

В соответствии с Приказом N 65 диплом о высшем профессиональном образовании (далее - диплом) выдается выпускнику вуза, прошедшему в установленном порядке итоговую государственную аттестацию. Основанием для его выдачи является решение государственной аттестационной комиссии.

Студентам (слушателям), прервавшим обучение и успешно освоившим часть основной профессиональной образовательной программы в объеме не менее первых двух лет в соответствии с учебным планом вуза по очной форме обучения, выдается диплом о неполном высшем профессиональном образовании.

В обязательном порядке выдается академическая справка лицам, отчисленным с первого или второго курса. По письменному заявлению она также выдается студентам (слушателям).

Для регистрации выдаваемых дипломов, приложений к ним и академических справок в каждом вузе ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся следующие данные:

- порядковый регистрационный номер;

- ФИО лица, получившего диплом (академическую справку);

- номер бланка диплома (академической справки);

- дата выдачи диплома (академической справки);

- наименование направления подготовки (специальности);

- наименование присвоенной степени или квалификации;

- дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии;

- номер приказа об отчислении студента (слушателя);

- подпись руководителя подразделения (службы) вуза, выдающего дипломы;

- подпись лица, получившего диплом (академическую справку).

Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью вуза и хранятся как документы строгой отчетности.

Передача полученных вузом бланков в другие вузы не допускается.

Копии выданных документов о высшем профессиональном образовании в одном экземпляре подлежат хранению в установленном порядке в архиве вуза в личном деле выпускника учебного заведения.

Среднее профессиональное образование

Дипломы о среднем профессиональном образовании государственного образца, утвержденные Приказом Минобрнауки от 21.12.2006 N 333 "Об утверждении форм документов государственного образца о среднем профессиональном образовании"*(3), приложения к ним и академические справки также являются документами строгой отчетности. Их выдают выпускникам образовательных учреждений среднего профессионального образования, прошедшим итоговую государственную аттестацию в аккредитованном по соответствующим специальностям образовательном учреждении в соответствии с порядком, установленным Инструкцией N 6. Учет документов о среднем профессиональном образовании ведут по аналогии с документами о высшем профессиональном образовании в специальных книгах. Для регистрации выданных дипломов заводят такую книгу, которая прошнуровывается, пронумеровывается и хранится у руководителя образовательного учреждения.

Начальное профессиональное образование

Бланки дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок успеваемости к ним являются документами строгой отчетности.

В органах управления образованием и образовательных учреждениях назначают лиц, ответственных за получение, учет и хранение бланков. Учет бланков дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок успеваемости к ним ведут в специальных журналах.

Испорченные при заполнении бланки дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок успеваемости к ним списывают по актам. Их уничтожают в том же порядке, что и бланки дипломов в средних и высших профессиональных учебных заведениях.

О пропаже бланков дипломов или свидетельств необходимо уведомлять органы внутренних дел.

Общеобразовательные учреждения

Бланки аттестатов об основном общем и среднем (полном) образовании, образцы которых утверждены Приказом Минобразования и науки РФ от 04.12.2006 N 297 "Об утверждении формы документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем образовании и документов об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы VIII вида, специального (коррекционного) класса общеобразовательного учреждения"*(4), также регистрируют и учитывают в специальных книгах - Книге учета и записи аттестатов об основном общем образовании, похвальных листов и Книге учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей. В них отмечаются номера аттестатов, полученных и выданных в течение календарного года, с указанием даты и ФИО их получивших. Ежегодно в конце списка всех выпускников, занесенных в книгу, расписываются лица, за подписью которых выданы аттестаты.

В книгах не должно быть помарок и подчисток. Необходимые исправления, а также все последующие записи о выдаче документов об образовании в связи с несвоевременным их получением скрепляются подписями лиц, выдавших аттестаты, и гербовой печатью. Неправильную запись зачеркивают одной чертой, сверху вносят правильную и ставят роспись лица, внесшего исправление. Книги также пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью образовательного учреждения и хранятся как документы строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности, применяемые при оплате
образовательных услуг

Учреждения, оказывающие платные услуги, должны вести расчеты с населением в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ*(5) с использованием ККТ. Однако согласно п. 2 вышеуказанного закона организации вместо ККТ могут применять бланки строгой отчетности в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ. В данный момент такой порядок установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171. Согласно п. 5 этого положения бланк строгой отчетности должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- сведения об утверждении формы бланка;

- наименование, шестизначный номер и серию;

- код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

- наименование и код организации, выдавшей бланк;

- ИНН;

- вид услуг;

- единицу измерения оказания услуг;

- стоимость услуги в денежном выражении;

- дату осуществления расчета;

- наименование должности, ФИО лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации.

Серия и номер на бланке проставляются его изготовителем. Их дублирование на бланке строгой отчетности, имеющем отрывные части, не допускается. Исключение составляют бланки, которые заполняются в двух экземплярах с использованием копировальной или самокопировальной бумаги.

Бланки строгой отчетности являются первичными учетными документами. При их оформлении следует руководствоваться п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ*(6), то есть бланки должны заполняться четко и разборчиво. Подчистки и исправления на них не допускаются.

Учет бланков строгой отчетности, выдаваемых взамен кассовых чеков, ведется по их наименованиям, сериям и номерам в Книге учета бланков строгой отчетности по форме 0504045, утвержденной Приказом N 123н. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером учреждения, скреплены печатью (штампом).

Бухгалтерский учет документов строгой отчетности

Порядок ведения бюджетного учета документов строгой отчетности регулируется Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н). Согласно ее требованиям документы, находящиеся в учреждении на хранении и выдаваемые под отчет, учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке 1 руб. за один бланк. Аналитический учет по счету 03 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду бланков и местам их хранения. Ежемесячно формируется журнал по прочим операциям по счету 03 "Бланки строгой отчетности", который подшивается вместе с первичными документами, подтверждающими их движение. Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности целесообразно прописать в учетной политике учреждения, которая утверждается приказом его руководителя. В этом же документе следует указать перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков. С каждым из них заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда РФ N 85*(7).

Однако бланки строгой отчетности приобретаются по фактической стоимости по подстатье 226 "Прочие услуги" ЭКР в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 06.12.2006 N 168н.

При приобретении и изготовлении бланков строгой отчетности по договорам делаются следующие бухгалтерские записи:

- за счет бюджетных средств:

Дебет счета 1 401 01 226 "Расходы на прочие услуги"

Кредит счета 1 302 09 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

- за счет приносящей доход деятельности:

Дебет счета 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 2 302 09 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

При оплате полученных бланков строгой отчетности бухгалтер сделает такие записи:

- за счет бюджетных средств:

Дебет счета 1 302 09 730 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

Кредит счета 1 304 05 226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по оплате прочих услуг"

- за счет приносящей доход деятельности:

Дебет счета 2 302 09 730 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

Кредит счета 2 201 01 610 "Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов"

С. Гулиева,

зам. главного редактора журнала "Учреждения культуры и

искусства: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

*(2) Приказ Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

*(3) Новые формы документов вводятся с 01.05.2007.

*(4) Новые формы документов вводятся с 01.05.2007.

*(5) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(6) Федеральный закон от 21.11.1996 "О бухгалтерском учете".

*(7) Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".