Перечисляем зарплату на пластиковые карты (Н.В. Зубкова, "Зарплата", N 4, апрель 2007 г.)

Перечисляем зарплату на пластиковые карты

Использование банковских карт для выплаты сотрудникам зарплаты становится все более популярным. Рассмотрим, как перейти на "пластиковую" зарплату, а также как учесть расходы, которые возникнут у компании, использующей такой способ расчетов с персоналом.

Преимуществ у "пластиковой" зарплаты множество. Фирме, выплачивающей работникам зарплату на карты, не нужно получать, доставлять и хранить значительные суммы наличных. Существенно сокращается объем кассовых операций. Процедура выплаты зарплаты упрощается и пропадает необходимость депонирования невыплаченных денежных средств. Кроме того, облегчается задача соблюдения лимитов кассы, а информация об уровне оплаты труда работников становится более конфиденциальной.

Работники в большинстве случаев тоже находятся в выигрыше. Они могут снять необходимую сумму в любые удобные им день и время, а также расплачиваться за товары и услуги с помощью карты. Многие банки предоставляют кредиты на льготных условиях для держателей карт. Что касается недостатков, то к ним прежде всего нужно отнести расходы, которые возникнут у компании и на которые не всегда можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (об этом смотрите ниже).

Внендряем "пластиковую" зарплату

Переход на безналичную зарплату состоит из двух этапов.

Спросите сотрудников

Первое, что должна сделать организация, решив выплачивать зарплату на карты, это заручиться согласием сотрудников. Дело в том, что порядок выплаты заработной платы работникам в каждой организации должен быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Это следует из части 6 статьи 136 ТК РФ. Следовательно, любые изменения этого порядка с сотрудниками нужно согласовать.

Как это сделать? Если порядок выплаты зарплаты зафиксирован в трудовом договоре, с работником нужно заключить соглашение об изменении условий этого договора. Указанное соглашение заключается в письменной форме. Таково требование статьи 72 ТК РФ.

Если же порядок выплаты зарплаты урегулирован коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, которые "как правило, являются приложением к коллективному договору" (ч. 2 ст. 190 ТК РФ), то применяются общие правила их изменения.

Напомним, что согласно статье 44 ТК РФ коллективный договор изменяется и дополняется в том же порядке, который установлен для его заключения, или в порядке, предусмотренном самим договором. Обычно это происходит путем проведения коллективных переговоров.

Чтобы изменить правила внутреннего трудового распорядка, работодатель обязан учесть мнение представительного органа работников. Это следует из статьи 190 ТК РФ. Процедура учета этого мнения прописана в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание: если один или несколько сотрудников по каким-либо причинам (например, отсутствие удобно расположенных банкоматов) не захотят получать зарплату на карту, организация не может на этом настаивать и обязана обеспечить выдачу денег из кассы.

В части 3 статьи 136 ТК РФ содержится еще одна важная норма. Из нее следует, что условия выплаты зарплаты на банковские счета определяются коллективным или трудовым договором. Поэтому в этих документах нужно прописать порядок перечисления сумм оплаты труда, в том числе указать, кто несет расходы, связанные с использованием зарплатных карт. Речь идет о таких расходах, как плата банку за выпуск карты и годовое обслуживание карточного счета. Учитывая нормы Трудового кодекса, сотрудник не обязан брать на себя затраты на карту. Поэтому чаще всего такие расходы банку возмещает организация.

Многие фирмы, руководствуясь положениями части 3 статьи 136 ТК РФ, где сказано, что "заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке", требуют от работников соответствующие заявления. Написание такого заявления целесообразно, когда, у работника, пришедшего на работу, уже есть счет в банке и он отказывается оформлять зарплатную карту в том банке, который выбрала организация.

В случае же массового перехода на "пластиковую" зарплату или в ситуации, когда вновь пришедший работник присоединяется к той карточной системе, которая принята на фирме, смысла в таком заявлении нет. Ведь сотрудник не может знать номер еще неоткрытого счета. А свое согласие на выплату зарплаты в безналичной форме он выразит, подписав трудовой договор и оформив необходимые банковские документы.

Учтите, что организация, выплачивающая сотрудникам зарплату на карты, не освобождается от обязанностей, возложенных на нее статьей 136 ТК РФ. Во-первых, каждого работника нужно извещать о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме выплаты (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Во-вторых, зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца в установленные для этого дни (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если день выплаты зарплаты совпадает с выходным или праздником, рассчитаться с сотрудниками нужно накануне этого дня (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).

Образец заявления о перечислении заработной платы

В бухгалтерию ООО "Альфа"

от менеджера по продажам

Иванова Ивана Ивановича

Заявление

Прошу перечислять заработную плату, а также все причитающиеся мне за время моей работы в ООО "Альфа" денежные средства на специальный карточный счет (СКС) по следующим реквизитам:

СКС N 40817810200210009654 в АКБ "Сбербанк России" (ОАО)

БИК 044525225

к/с 30101810400000000225 в ОПЕРУ Московского ГТУ Банка России.

                  Иванов                                   /И.И. Иванов/

            ------------------

                             02.04.2007

Открываем счета в банке

Второй этап - открыть зарплатные счета в банке.

Порядок выдачи кредитными организациями банковских карт и особенности осуществления операций с ними определены в Положении об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, которое утверждено ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение N 266-П).

У компании есть выбор: она может открыть карточные счета работникам как в банке, в котором она уже обслуживается, так и в любом другом. В обоих случаях нужно заключить договор с банком - эмитентом карт, а также договоры между каждым работником и банком - эмитентом карт.

Договор предусматривает, что организация обязуется переводить в банк на специальный счет денежные средства для зачисления на счета работников. Банк в свою очередь обязуется открыть каждому работнику организации специальный карточный счет, на который будет зачисляться зарплата. Помимо этого банк должен изготовить и выдать банковскую карту каждому работнику.

Перечень необходимых документов можно выяснить в банке. Обычно в него входят:

- договор о расчетно-кассовом обслуживании по выплате зарплаты с использованием пластиковых карт;

- список сотрудников;

- заявление от каждого сотрудника на открытие счета или договор о предоставлении в пользование и обслуживании банковской карты;

- ксерокопии документов, удостоверяющих личность работников (паспорта или иного документа, его заменяющего).

Если организация не имеет расчетного счета в банке, который будет обслуживать операции с карточными счетами работников, то, как правило, требуются дополнительные документы (учредительные документы, карточка с образцами подписей и т.д.).

Сама процедура перечисления зарплаты проста. Компания оформляет и направляет в банк лишь одно платежное поручение, в котором указывает общую сумму вознаграждений. К платежному документу необходимо приложить два экземпляра реестра зачислений на карточные счета (форма этого реестра нередко содержится в приложении к договору о расчетно-кассовом обслуживании). В реестре по каждому работнику приводятся следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество;

- сумма, подлежащая зачислению на счет;

- реквизиты карточного счета.

Один экземпляр реестра поступает в банк, а другой с отметкой банка о принятии остается в организации.

Считаем затраты

Внедряя карточные проекты, компании должны быть готовы к расходам. Банки взимают плату за оформление (изготовление) карт, годовое обслуживание карточных счетов и перечисление средств на эти счета.

Можно ли учесть перечисленные расходы для целей налогообложения прибыли и нужно ли с этих выплат начислять ЕСН, пенсионные взносы и взносы на травматизм, а также удерживать НДФЛ?

Комиссия банку за перечисление зарплаты

Оплата банковской комиссии является непременным условием для того, чтобы деньги были зачислены на карточные счета. Как правило, если организация выплачивает зарплату через тот же банк, в котором у нее открыт расчетный счет, эта комиссия списывается со счета в безакцептном порядке. А банки, где обслуживаются только зарплатные счета фирмы, обычно требуют подтверждения, что комиссия уплачена.

Таким образом, уплата банковской комиссии является для организации необходимым и обоснованным расходом. А значит, ее можно учесть для целей налогообложения прибыли.

Что касается классификации этого вида расходов, то Минфин России указал следующее. Согласно подпункту 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ к внереализационным расходам относятся затраты на услуги банков, в том числе связанные с установкой и эксплуатацией электронных систем документооборота между банком и клиентами (см. письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-03-04/1/167).

Заметим, что раньше Минфин России также разрешал учитывать для целей налогообложения прибыли банковскую комиссию за перечисление зарплаты на карточные счета работников. Однако относил эту комиссию к прочим расходам в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Напомним, что в этом подпункте перечислены расходы в том числе на оплату услуг банков (см. письма Минфина России от 22.03.2005 N 03-03-01-04/1/131 и от 13.07.2005 N 03-03-04/1/74).

Комиссия взимается по договору между банком и организацией, и ее нельзя считать вознаграждением за труд. Поэтому она не является объектом обложения ЕСН, пенсионными взносами и взносами на травматизм (п. 1 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ и п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, далее - Правила начисления взносов).

Кроме того, банковская комиссия не является объектом налогообложения НДФЛ. Ведь ее нельзя рассматривать как доход, полученный в натуральной форме. Также она не включается в расчет среднего заработка сотрудников, так как не является составной частью системы оплаты труда (п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213, далее - Положение о среднем заработке).

В бухучете начиная с отчетности за 2006 год комиссия за перечисление средств включается в состав прочих расходов. Напомним, что после того, как вступил в силу приказ Минфина России от 18.09.2006 N 116н, пункт 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации" действует в новой редакции. Теперь не предусмотрено разделение прочих расходов на операционные и внереализационные. Раньше банковскую комиссию нужно было включать в состав операционных доходов.

В бухучете уплата банковской комиссии отражается так:

Дебет 91-2 Кредит 51.

Плата за изготовление карт и их годовое обслуживание

Указанные платежи по общему правилу взимаются с держателей карт. Однако в случае с зарплатными картами эти платежи за держателей, то есть за работников, вносит организация-работодатель. Даже несмотря на то, что договор на обслуживание карты заключается не с фирмой, а с самим работником.

Согласно пункту 29 статьи 270 НК РФ расходы, которые организация произвела в пользу работников, не учитываются для целей налогообложения прибыли. Аналогичную позицию высказал Минфин России в письмах от 22.03.2005 N 03-03-01-04/1/131 и от 13.07.2005 N 03-03-04/1/74.

Раньше сотрудники финансового ведомства разрешали включать в состав внереализационных расходов, уменьшающих налог на прибыль, плату за годовое обслуживание карт (письмо Минфина России от 02.04.2003 N 04-02-05/3/14). При этом они ссылались на подпункт 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ, согласно которому к внереализационным расходам организаций причисляются затраты на услуги банков.

Работодатель обязан выплачивать работникам заработную плату в полном размере (ст. 22 ТК РФ). А значит, организация должна обеспечить своевременное получение работниками зарплаты через кассу или любым иным образом (в частности, путем перечисления зарплаты на карточные счета работников).

Следовательно, оплата организацией услуг банка по изготовлению и обслуживанию зарплатных карт не является доходом работника, облагаемым НДФЛ. К такому же выводу пришли и специалисты Минфина России (письмо от 30.01.2006 N 03-05-01-04/13).

В связи с тем что плата за изготовление карт и их годовое обслуживание не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации-работодателя, на эти суммы не нужно начислять ЕСН и пенсионные взносы. Это следует из пункта 3 статьи 236 НК РФ и пункта 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ. Сотрудники Минфина России пришли к такому же выводу в отношении платы за годовое обслуживание карточных счетов в письме от 07.02.2005 N 03-05-01-04/19.

Ни плата за изготовление карт, ни плата за их годовое обслуживание не указана в перечне выплат, на которые не начисляются взносы на травматизм (этот перечень утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765). Тем не менее начислять указанные взносы на эти суммы не нужно. Ведь согласно пункту 3 Правил начисления взносов взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний начисляются только на суммы, полученные в оплату труда.

В расчет среднего заработка сотрудников суммы, уплаченные за изготовление и обслуживание карт, также не включаются. Ведь эти выплаты не могут быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения о среднем заработке).

В бухгалтерском учете "карточные" платежи отражаются в составе прочих расходов. И поскольку затраты на оплату услуг банка по изготовлению и обслуживанию карт работников в целях налогообложения прибыли не учитываются, в бухгалтерском учете возникают постоянные разницы. Эти разницы образуют постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль").

Пример. ООО "Альфа" решило перейти на безналичную форму выплаты зарплаты. Согласовав это решение с работниками, фирма заключила договор с банком о расчетно-кассовом обслуживании по выплате зарплаты с использованием пластиковых карт.

В ООО "Альфа" 150 сотрудников, которым нужно открыть зарплатные счета. Согласно тарифам банка за изготовление пластиковой карты взимается плата в размере 200 руб. За ежегодное обслуживание карточного счета банк взимает комиссию в размере 300 руб. Согласно договору о расчетно-кассовом обслуживании эта плата списывается со счета организации равномерно в течение года одновременно с зачислением денег на карточные счета. За перечисление средств на карточные счета сотрудников организация уплачивает банку комиссию в размере 0,5% от общей суммы перевода.

В марте 2007 года были оформлены все необходимые документы и банк выдал сотрудникам пластиковые карты. 5 марта организация перечислила банку плату за изготовление карт - 30 000 руб. (200 руб. х 150 карт).

15 марта 2007 года согласно правилам внутреннего трудового распорядка в ООО "Альфа" должна быть выплачена зарплата за первую половину марта. Общая сумма вознаграждений составила 500 000 руб.

Отразим эти операции в учете.

Решение. 5 марта бухгалтер ООО "Альфа" должен отразить перечисление банку платы за изготовление карт:

Дебет 91-2 Кредит 51

- 30 000 руб. - перечислена плата банку за изготовление карт.

15 марта в бухучете должны быть сделаны следующие записи (для упрощения примера мы не рассматриваем начисление "зарплатных" налогов):

Дебет 20 Кредит 70

- 500 000 руб. - начислена зарплата за первую половину марта;

Дебет 70 Кредит 51

- 500 000 руб. - выплачена зарплата за первую половину марта;

Дебет 91-2 Кредит 51

- 2500 руб. (500 000 руб. х 0,5%) - уплачена банковская комиссия за перечисление денег на карточные счета сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 51

- 1875 руб. (300 руб. х 150 карт : 12 мес. : 2) - уплачена комиссия за обслуживание 150 карточных счетов сотрудников в первой половине марта.

Н.В. Зубкова,

налоговый консультант

"Зарплата", N 4, апрель 2007 г.