Унифицированная форма штатного расписания используется уже не один год. Однако все еще возникает много вопросов по ее применению. Рассмотрим самые важные из них.
Можно ли обойтись без штатного расписания
Штатное расписание - локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень подразделений, наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. Для его подготовки применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Напомним, что указанным документом установлены формы первичных документов, то есть документов, на основе которых компании ведут бухучет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Однако штатное расписание для этих целей не используется. Поэтому оно не является первичным документом, наличие которого обязательно для любой организации. А значит, форма N Т-3 носит только рекомендательный характер. Именно к такому выводу приходит большинство компаний, которые решают для себя отложить на потом или отказаться от составления штатного расписания. Разберемся, правы ли они.
Ни один законодательный акт не устанавливает обязанности работодателя вести штатное расписание. В Трудовом кодексе оно только упоминается. В статьях 15 и 57 трудовая функция сотрудника определена как работа "по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы...". Однако это не означает, что организации такой документ не нужен.
На практике штатное расписание - один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Отказ от составления штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, в случае, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд на своего работодателя. В такой ситуации без штатного расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.
Напомним, что при сокращении штата работодатель обязан предложить сотрудникам другие рабочие места (ст. 179 ТК РФ). Работников можно уволить только в том случае, если в организации нет вакансий или сотрудники отказались переходить на другую работу. Однако доказать, что в организации не было свободных мест, без штатного расписания невозможно. Вероятнее всего суд примет решение в пользу работников и восстановит их на работе. А работодателя обяжет возместить им моральный ущерб и выплатить заработную плату за время вынужденного прогула. Кроме того, с работодателя может быть взыскан штраф.
Таким образом, чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное расписание. А вот по какой форме его составлять - рекомендательной или адаптированной под нужды организации - работодатель решает самостоятельно. На наш взгляд, более оправданно применение формы N Т-3, поскольку в ней уже присутствуют все необходимые реквизиты.
Составляем штатное расписание
Заполним форму N Т-3. В ней 10 граф, к которым можно добавлять новые. А вот исключать какие-либо из них запрещено (постановление Госкомстата России от 24.03.99 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.
Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.
Зачастую возникает путаница с тем, какие даты указать в строке на период ____ с "____" ______________ 200__" и в графе "Дата составления". В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором - число, когда фактически составлено штатное расписание.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке "Утверждено приказом организации от "____" ______________ 200__ N __".
Рассмотрим заполнение табличной части формы N Т-3.
Приложение 1
Унифицированная форма N Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301017 |
|-----------|
Общество с ограниченной ответственностью "Рассвет" по ОКПО| 327569342 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------- \-----------/
наименование организации
Штатное расписание /-------------------------\
| Номер | Дата |
| документа |составления |
|------------+------------|
| 1/шр | 25.12.2006 | Утверждено
\-------------------------/
Приказом организации от "27 " 12 2006 г. N 15/шр
---- ------ --- -----
на период 2007 г. с "01" января 2007 г. Штат в количестве 85 единиц
---------- ---- --------- --- ----------------------------
/-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------\
| Структурное | Должность |Коли- |Тарифная | Надбавки, руб. | Всего, руб. |Примечание|
| подразделение | (специальность, |чество | ставка |-----------------------------| (гр. 5 + | |
|--------------------------| профессия), |штатных|(оклад) и|за ненор-|за интен-|за знание|гр. 6 + гр. 7| |
| наименование | код | разряд, класс |единиц |пр., руб.|мирован- |сивность |иностран-| + гр. 8) х | |
| | | (категория) | | |ный рабо-|работы |ного язы-|гр. 4) | |
| | | квалификации | | |чий день | |ка | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Администрация | 01 |Генеральный директор | 1 | 24 000 | 20% | 15% | | 32 400 | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
| | |Заместитель генераль-| 2 | 20 000 | 20% | 15% | | 54 000 | |
| | |ного директора | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Секретариат | 01.01 |Офис-менеджер | 1 | 12 000 | | 10% | 1 500 | 14 700 | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
| | |Секретарь | 2 | 9 000 | | 10% | 1 500 | 22 800 | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|... | | | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Финансовый депар-| 03 |Финансовый директор | 1 | 20 000 | 20% | 15% | | 27 000 | |
|тамент | | | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Финансовый отдел | 03.01 |Заместитель финансо-| 1 | 17 500 | | 10% | | 19 250 | |
| | |вого директора | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
| | |Финансовый менеджер | 1.5 | 15 000 | | 10% | | 24 750 | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Бухгалтерия | 03.02 |Главный бухгалтер | 1 | 18 500 | | 15% | | 21 275 | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
| | |Заместитель главного| 1 | 16 000 | | 15% | | 18 400 | |
| | |бухгалтера | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Группа по учету|03.02.01|Бухгалтер | 1 | 14 000 | | | | 14 000 | |
|основных средств | | | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|... | | | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Коммерческий де-| 0.5 |Коммерческий директор| 1 | 20 000 | 20% | 15% | 15% | 30 000 | |
|партамент | | | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Отдел продаж | 05.01 |Заместитель коммер-| 1 | 18 000 | | 20% | 15% | 24 300 | |
| | |ческого директора | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
| | |Менеджер | 4 | - | | | | |Сдельная |
| | | | | | | | | |оплата |
| | | | | | | | | |труда "По-|
| | | | | | | | | |ложение об|
| | | | | | | | | |оплате |
| | | | | | | | | |труда" |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|Отдел рекламы | |Начальник отдела рек-| 1 | 17 000 | | | 15% | 19 550 | |
| | |ламы | | | | | | | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
| | |Менеджер | 2 | 12 000 | | | 15% | 27 600 | |
|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|
|... | | | | | | | | | |
\------------------------------------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------/
Итого | 85 | | | | | 915 750 |
\-------------------------------------------------------------/
Руководитель кадровой службы начальник отдела кадров Мещерякова В.Ю. Мещерякова
-------------------------- --------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер Давыдов О.Т. Давыдов
--------------------- ---------------------------
(личная подпись) (расшифровка подписи)
Образец приказа об утверждении штатного расписания
Общество с ограниченной ответственностью
"Рассвет"
Приказ N 15/шр
об утверждении штатного расписания
27 декабря 2006 года
Приказываю утвердить штатное расписание на 2007 год с 1 января 2007 года.
Приложение N 1: штатное расписание N 1/шр от 25.12.2006.
Генеральный директор ООО "Рассвет" Сорокин С.Н. Сорокин
------------- ------------
27.12.2006
Структурное подразделение
Графа 1 "Наименование" заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии - от администрации до обслуживающих подразделений.
В графе 2 "Код" должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела - финансовый и бухгалтерия. Если код департамента - 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации
В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т.д.
Обратите внимание: по статье 57 ТК РФ в том случае, если "с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений", наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:
- Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 N 367);
- Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 N 37).
Количество штатных единиц
В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа - 1 (для работников на полной ставке), так и неполные - 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Указания Госкомстата России).
Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.
При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.
Правила составления штатного расписания для филиалов
Когда организация открывает филиалы, вопрос о том, какие должности необходимы, возникает одним из первых. Это могут быть и новые штатные единицы. Начнем с того, что филиалы не обязаны утверждать собственное штатное расписание, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В этом случае штатное расписание утверждается в целом по организации. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию штатного расписания или выписку из него.
Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 "Количество штатных единиц" будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один - на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.
Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.
В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).
При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили "вилку" в окладах - то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан "обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности".
В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.
Наш совет: если в вашей организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулируйте их заработную плату с помощью надбавок.
Надбавки
В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки - стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:
- на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать ("северные" надбавки, надбавки за ученую степень);
- утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).
Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленн
