Как составить штатное расписание (О.Н. Русакова, "Зарплата", N 3, март 2007 г.)

Как составить штатное расписание

Унифицированная форма штатного расписания используется уже не один год. Однако все еще возникает много вопросов по ее применению. Рассмотрим самые важные из них.

Можно ли обойтись без штатного расписания

Штатное расписание - локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень подразделений, наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. Для его подготовки применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Напомним, что указанным документом установлены формы первичных документов, то есть документов, на основе которых компании ведут бухучет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Однако штатное расписание для этих целей не используется. Поэтому оно не является первичным документом, наличие которого обязательно для любой организации. А значит, форма N Т-3 носит только рекомендательный характер. Именно к такому выводу приходит большинство компаний, которые решают для себя отложить на потом или отказаться от составления штатного расписания. Разберемся, правы ли они.

Ни один законодательный акт не устанавливает обязанности работодателя вести штатное расписание. В Трудовом кодексе оно только упоминается. В статьях 15 и 57 трудовая функция сотрудника определена как работа "по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы...". Однако это не означает, что организации такой документ не нужен.

На практике штатное расписание - один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отказ от составления штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, в случае, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд на своего работодателя. В такой ситуации без штатного расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.

Напомним, что при сокращении штата работодатель обязан предложить сотрудникам другие рабочие места (ст. 179 ТК РФ). Работников можно уволить только в том случае, если в организации нет вакансий или сотрудники отказались переходить на другую работу. Однако доказать, что в организации не было свободных мест, без штатного расписания невозможно. Вероятнее всего суд примет решение в пользу работников и восстановит их на работе. А работодателя обяжет возместить им моральный ущерб и выплатить заработную плату за время вынужденного прогула. Кроме того, с работодателя может быть взыскан штраф.

Таким образом, чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное расписание. А вот по какой форме его составлять - рекомендательной или адаптированной под нужды организации - работодатель решает самостоятельно. На наш взгляд, более оправданно применение формы N Т-3, поскольку в ней уже присутствуют все необходимые реквизиты.

Составляем штатное расписание

Заполним форму N Т-3. В ней 10 граф, к которым можно добавлять новые. А вот исключать какие-либо из них запрещено (постановление Госкомстата России от 24.03.99 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.

Зачастую возникает путаница с тем, какие даты указать в строке на период ____ с "____" ______________ 200__" и в графе "Дата составления". В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором - число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке "Утверждено приказом организации от "____" ______________ 200__ N __".

Рассмотрим заполнение табличной части формы N Т-3.

Приложение 1

                                                                                   Унифицированная форма N Т-3

                                                                                   Утверждена постановлением Госкомстата РФ

                                                                                   от 5 января 2004 г. N 1                 

                                                                                                              /-----------\

                                                                                                              |    Код    |

                                                                                                              |-----------|

                                                                                                 Форма по ОКУД|  0301017  |

                                                                                                              |-----------|

                         Общество с ограниченной ответственностью "Рассвет"                            по ОКПО| 327569342 |

-----------------------------------------------------------------------------------------------------         \-----------/

                                    наименование организации

        Штатное расписание        /-------------------------\

                                  |   Номер    |    Дата    |

                                  | документа  |составления |

                                  |------------+------------|

                                  |    1/шр    | 25.12.2006 |       Утверждено

                                  \-------------------------/

                                                                    Приказом организации от "27 "  12    2006  г. N 15/шр

                                                                                            ----  ------   ---      -----

         на период  2007 г.  с "01"  января    2007 г.              Штат в количестве              85              единиц

                  ----------   ---- ---------    ---                                  ----------------------------

/-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------\

|        Структурное       |      Должность      |Коли-  |Тарифная |        Надбавки, руб.       | Всего, руб. |Примечание|

|       подразделение      |   (специальность,   |чество | ставка  |-----------------------------|   (гр. 5 +  |          |

|--------------------------|     профессия),     |штатных|(оклад) и|за ненор-|за интен-|за знание|гр. 6 + гр. 7|          |

|  наименование   |   код  |    разряд, класс    |единиц |пр., руб.|мирован- |сивность |иностран-|  + гр. 8) х |          |

|                 |        |     (категория)     |       |         |ный рабо-|работы   |ного язы-|гр. 4)       |          |

|                 |        |    квалификации     |       |         |чий день |         |ка       |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|        1        |   2    |          3          |   4   |    5    |    6    |    7    |    8    |      9      |    10    |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Администрация    |   01   |Генеральный директор |   1   |  24 000 |   20%   |   15%   |         |   32 400    |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|                 |        |Заместитель генераль-|   2   |  20 000 |   20%   |   15%   |         |   54 000    |          |

|                 |        |ного директора       |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Секретариат      |  01.01 |Офис-менеджер        |   1   |  12 000 |         |   10%   |  1 500  |   14 700    |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|                 |        |Секретарь            |   2   |   9 000 |         |   10%   |  1 500  |   22 800    |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|...              |        |                     |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Финансовый депар-|   03   |Финансовый директор  |   1   |  20 000 |   20%   |   15%   |         |   27 000    |          |

|тамент           |        |                     |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Финансовый отдел |  03.01 |Заместитель  финансо-|   1   |  17 500 |         |   10%   |         |   19 250    |          |

|                 |        |вого директора       |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|                 |        |Финансовый менеджер  |  1.5  |  15 000 |         |   10%   |         |   24 750    |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Бухгалтерия      |  03.02 |Главный бухгалтер    |   1   |  18 500 |         |   15%   |         |   21 275    |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|                 |        |Заместитель  главного|   1   |  16 000 |         |   15%   |         |   18 400    |          |

|                 |        |бухгалтера           |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Группа  по  учету|03.02.01|Бухгалтер            |   1   |  14 000 |         |         |         |   14 000    |          |

|основных средств |        |                     |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|...              |        |                     |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Коммерческий  де-|   0.5  |Коммерческий директор|   1   |  20 000 |   20%   |   15%   |   15%   |   30 000    |          |

|партамент        |        |                     |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Отдел продаж     |  05.01 |Заместитель   коммер-|   1   |  18 000 |         |   20%   |   15%   |   24 300    |          |

|                 |        |ческого директора    |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|                 |        |Менеджер             |   4   |    -    |         |         |         |             |Сдельная  |

|                 |        |                     |       |         |         |         |         |             |оплата    |

|                 |        |                     |       |         |         |         |         |             |труда "По-|

|                 |        |                     |       |         |         |         |         |             |ложение об|

|                 |        |                     |       |         |         |         |         |             |оплате    |

|                 |        |                     |       |         |         |         |         |             |труда"    |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|Отдел рекламы    |        |Начальник отдела рек-|   1   |  17 000 |         |         |   15%   |   19 550    |          |

|                 |        |ламы                 |       |         |         |         |         |             |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|                 |        |Менеджер             |   2   |  12 000 |         |         |   15%   |   27 600    |          |

|-----------------+--------+---------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------|

|...              |        |                     |       |         |         |         |         |             |          |

\------------------------------------------------+-------+---------+---------+---------+---------+-------------+----------/

                                       Итого     |   85  |         |         |         |         |  915 750    |

                                                 \-------------------------------------------------------------/

Руководитель кадровой службы  начальник отдела кадров       Мещерякова          В.Ю. Мещерякова

                             --------------------------   ---------------    ---------------------

                                    (должность)          (личная подпись)    (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер          Давыдов                      О.Т. Давыдов

                    ---------------------       ---------------------------

                       (личная подпись)             (расшифровка подписи)

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Общество с ограниченной ответственностью
"Рассвет"

Приказ N 15/шр
об утверждении штатного расписания

27 декабря 2006 года

Приказываю утвердить штатное расписание на 2007 год с 1 января 2007 года.

Приложение N 1: штатное расписание N 1/шр от 25.12.2006.

 Генеральный директор ООО "Рассвет"     Сорокин      С.Н. Сорокин

                                     -------------   ------------

                          27.12.2006

Структурное подразделение

Графа 1 "Наименование" заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии - от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 "Код" должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела - финансовый и бухгалтерия. Если код департамента - 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т.д.

Обратите внимание: по статье 57 ТК РФ в том случае, если "с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений", наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

- Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 N 367);

- Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 N 37).

Количество штатных единиц

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа - 1 (для работников на полной ставке), так и неполные - 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Указания Госкомстата России).

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

Правила составления штатного расписания для филиалов

Когда организация открывает филиалы, вопрос о том, какие должности необходимы, возникает одним из первых. Это могут быть и новые штатные единицы. Начнем с того, что филиалы не обязаны утверждать собственное штатное расписание, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В этом случае штатное расписание утверждается в целом по организации. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию штатного расписания или выписку из него.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 "Количество штатных единиц" будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один - на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили "вилку" в окладах - то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан "обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности".

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

Наш совет: если в вашей организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулируйте их заработную плату с помощью надбавок.

Надбавки

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки - стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

- на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать ("северные" надбавки, надбавки за ученую степень);

- утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например 10% для "северной" надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение). Образец приказа смотрите на с. 118.

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник. Например, в ООО "Рассвет" заместителю генерального директора кроме оклада в размере 20 000 руб. положена надбавка 20% за ненормированный рабочий день, то есть 4000 руб. (20 000 руб. х 20%), и 15% за интенсивность работы - 3000 руб.

В организации в этой должности трудятся два сотрудника. Одному руководитель компании предоставляет все надбавки и работник получает сумму вознаграждения в размере 27 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб. + 4000 руб.). А другому - только одну надбавку за интенсивность работы - 3000 руб., поэтому выплата в этом случае составит 23 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб.).

Всего в месяц

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. Рассмотрим заполнение графы 9 на примере штатного расписания ООО "Рассвет" (образец в приложении 1).

Так, должностной оклад секретаря (две единицы) составляет 9000 руб., по этой должности установлена надбавка за интенсивность работы в размере 10% должностного оклада (900 руб.) и надбавка за знание иностранного языка - 1500 руб. Просуммировав эти значения и умножив результат на количество штатных единиц, получаем:

(9000 руб. + 900 руб. + 1500 руб.) х 2 = 22 800 руб.

Эту сумму и нужно указать в графе 9.

Примечания

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Есть всего несколько ситуаций, когда ее нужно заполнить.

Первая - если сотрудникам полагаются "северные" надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе "Примечания" нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.93 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" или на Федеральный закон от 22.08.96 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании". Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.

И вторая ситуация - когда в компании есть работники-сдельщики. Что в этом случае нужно отражать по графе 10, рассмотрим в разделе "Особенности составления штатного расписания для сдельщиков".

Образец приказа об установлении надбавок к должностным окладам

Общество с ограниченной ответственностью "Рассвет"

Приказ N 7
об установлении надбавок к должностным окладам

24 января 2007 года

Приказываю с 1 февраля 2007 года установить следующие надбавки к должностным окладам сотрудников:

1. Заместителю генерального директора Новикову Ю.А. надбавку за интенсивность работы в размере 15% должностного оклада.

2. Секретарю Масловой М.И. надбавку за знание иностранного языка в размере 1500 рублей.

 Генеральный директор ООО "Рассвет"     Сорокин      С.Н. Сорокин

                                     ------------   --------------

                             24.01.2007

Итог

Итак, графы 1-10 заполнены. В самом конце таблицы есть строка "Итого". Подводить итог нужно по графе 4 "Количество штатных единиц" и графе 9 "Всего в месяц, руб.". Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке "Штат в количестве". Итог по графе 9 - фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую - в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую - когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.

После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер.

Особенности составления штатного расписания для сдельщиков

Сдельщики - особая категория работников. Фиксированного размера зарплаты как такового у них нет, а ее размеры звисят от итогов выполненной работы. Учесть выплаты таким работникам в штатном расписании достаточно сложно.

В Указаниях Госкомстата России по составлению штатного расписания говорится о том, что "при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)".

Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В данной ситуации можно поступить так. Поставить в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." прочерк, а в графе 10 "Примечания" указать "Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда" в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник, и дать ссылку на внутренний документ, который регулирует размер оплаты труда. Например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании.

Вносим изменения в штатное расписание

Штатное расписание - плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого существует два способа.

Первый - издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец смотрите ниже). Такой вариант удобен, если они незначительны.

Второй - более масштабный. Если в организации происходят значительные перемены, лучше издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Обратите внимание: при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Образец приказа об внесении изменений в штатное расписание

Общество с ограниченной ответственностью "Рассвет"

Приказ N 17
о внесении изменений в штатное расписание

1 февраля 2007 года

В связи с производственной необходимостью приказываю внести следующие изменения в штатное расписание с 12 февраля 2007 года:

1. Ввести в структурное подразделение "Отдел рекламы" одну штатную

единицу должности "ведущий менеджер" с должностным окладом 14 000 рублей.

2. Вывести из структурного подразделения "Секретариат" одну штатную единицу должности "секретарь".

     Генеральный директор ООО "Рассвет"      Сорокин      С.Н. Сорокин

                                          ------------  ---------------

                             01.02.2007

Штатный список (расстановка)

В настоящее время дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список. Его также называют штатной расстановкой. Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.

На наш взгляд, за основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание и добавить графу "ФИО сотрудника". Таким образом, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

О.Н. Русакова,

начальник отдела по работе с персоналом ООО "Статус-Кво 97"

"Зарплата", N 3, март 2007 г.