Серьезный перепляс (К. Чешева, Е. Елагина, "Кадровый менеджмент", N 5, июль-август 2007 г.)

Серьезный перепляс

Если думать, что переезд сродни двум пожарам, то вряд ли позавидуешь тем, на чьи плечи ляжет восстановление офиса из пепелища. Занятие неблагодарное и ужасно затратное. Лучше рассматривать переезд офиса как бизнес-проект со всеми вытекающим и отсюда расчетами и рисками.

АНКОР - организация, в которой работает около тысячи человек и которая имеет 30 офисов в России, на Украине и в Белоруссии. Поэтому опыт переездов у компании очень большой. Руководству АНКОРа и его сотрудникам приходилось сталкиваться с различными ситуациями и задачами в связи с переездами, но обычно неизменным оставалось одно: к назначенному сроку новый офис начинал функционировать в обязательном порядке, хотя добиться этого бывало непросто.

Реальные сроки

Ситуация переезда всегда критическая, потому что у вас "на руках" руководство компании и полный штат сотрудников, которых нельзя оставить без места для работы. Главное - не затянуть процесс, но и не торопиться, а тем более не обнадежить руководство чересчур оптимистичными перспективами.

Однажды в критических условиях нам довелось развернуть стационарный офис на 40 рабочих мест за пять дней с момента подписания договора об аренде. При этом уже на пятый день в помещении были проложены и проверены коммуникации, была закуплена, привезена и подключена оргтехника и установлена мебель. "Запуск" офиса фактически осуществили три человека при активной поддержке центрального офиса, который занимался необходимыми закупками.

Но это исключительный случай. Компания арендовала отремонтированное помещение с частично проложенными коммуникациями, с установленными кондиционерами и кое-какой мебелью. В других случаях, когда обустраивать офис приходится с нуля, сроки переезда зависят от количества квадратных метров и числа сотрудников, которым необходимо организовать рабочие места. Например, офис в 500 квадратных метров мы открыли за 1,5 месяца. За это время подрядчики сделали по нашему техническому заданию ремонт, провели коммуникации, кондиционирование, мы закупили и установили оргтехнику и мебель.

Поэтому переезд компании нужно начинать с составления списка работ, которые предстоит осуществить в каждом конкретном случае, и на первом месте в этом списке - поиск подходящего помещения.

Как искать

Прежде всего нужно сформулировать требования к помещению. В качестве примера приведу те критерии, которыми мы руководствовались, открывая офис на 40 человек. Мы искали помещение, которое вместило бы 40 человек, с обязательным наличием просторной приемной и мест для ведения переговоров, расположенное в 5-10 минутах ходьбы от метро, с возможностью пообедать недалеко от места работы.

Если офис нужно открыть в сжатые сроки, к приведенному перечню требований необходимо добавить наличие ремонта, проводки и т.п. В любом случае следует обязательно учесть количество уже проведенных телефонных линий, наличие необходимого энергоснабжения, особенности планировки помещения.

Определившись с требованиями, можно смело обращаться к риелторам. В описанном выше случае речь шла о переезде офиса в Санкт-Петербурге, поэтому я обратилась к компании Knight Frank, которая является давним проверенным партнером АНКОРа и у которой есть представительство в Северной столице. Помещение нам подобрали в первые два дня. Если же в городе, где нужно открыть офис, нет дружественной фирмы, которая могла бы порекомендовать и помочь снять подходящее помещение, следует обращаться в ведущие риелторские агентства.

Непредвиденные трудности

Того, кто переезжает впервые, ждут разнообразные неожиданности, далеко не всегда приятные. Именно поэтому план переезда должен быть максимально детальным. Но, к сожалению, в ходе подписания договоров с собственниками, а также подготовки офиса к работе могут возникать различные непреодолимые проблемы. Так, в описанном случае офисное помещение устраивало АНКОР всем: планировка соответствовала всем нашим пожеланиям, проводку нужно было только слегка откорректировать и т.д. И когда мы уже договорились со всеми поставщиками о том, что офис будет полностью оборудован в течение двух недель, собственник помещения взял несколько дней на размышление и объявил невыгодные для АНКОРа условия оплаты. Пришлось начинать все сначала.

Подобные форс-мажорные обстоятельства могут значительно отодвинуть сроки въезда в новый офис. Чтобы этого избежать, нужно на всякий случай предусмотреть несколько вариантов и проверять их актуальность на протяжении всего процесса подготовки переезда.

Критические ошибки при организации переезда

На этапе выбора помещения можно легко просчитаться с количеством метров, которые необходимы организации. Это серьезная ошибка. Чтобы ее избежать, нужно точно знать, на какой срок снимается помещение и какая площадь офиса будет заполняться постепенно, по мере развития организации. Например, учитывая, что количество сотрудников АНКОРа ежегодно увеличивается почти на 50%, мы всегда выбираем помещение, которое позволит разместить столько людей, сколько предположительно будет работать в компании через два года. Так нам удается избегать беспрерывных переездов.

Если для организации важно работать с конкретным телекоммуникационным провайдером, прежде чем снимать помещение, необходимо выяснить, с какой телекоммуникационной компанией у арендодателя заключен договор и сможет ли ваш партнер-провайдер оказывать фирме услуги именно на этой территории. Этот вопрос нужно обсудить с собственником и партнером-провайдером. В противном случае можно снять и оборудовать помещение и уже после этого обнаружить, что арендодатель отказывается работать с тем телекоммуникационным провайдером, который является партнером компании-арендатора, и нормальную телефонию обеспечить не удастся.

Немаловажным условием успешного переезда является и правильно составленный бюджет.

Как правильно составить бюджет переезда

Для начала необходимо будет выяснить, в какую сумму обойдется ремонт одного квадратного метра площади. Во многом это зависит от категории ремонта (эконом-, люкс-класс и т.д.). Затем к полученной сумме прибавить 10%, так как при любом ремонте всегда возникают дополнительные расходы.

Далее в бюджет нужно включить затраты на мебель, оргтехнику, оснащение кухни, гардеробов, приемной, переговорных, а также на услуги компании-перевозчика. Ну и последнее, что необходимо при переезде, - это вовлечь в процесс все необходимые подразделения компании.

Какими силами осуществляется переезд

На разных этапах переезда в нем участвуют несколько служб. Во-первых, это, конечно, административная и ИТ-службы компании. Первыми в новое помещение должны выезжать IT-менеджеры и другие технические работники: они проверяют техническую начинку помещения и здания в целом. Важно все работы по прокладке кабелей для компьютеров и электропитания провести заранее, поскольку в присутствии сотрудников сделать это будет намного труднее.

Во-вторых, немаловажную роль в переезде играют финансовый и юридический департаменты. За тем, насколько оперативно они реагируют на ваши запросы, нужно следить, чтобы избежать несвоевременного подписания договоров или остановки ремонтных работ в связи с неоплатой счетов.

В процессе офисного переезда важно не повредить технику и офисную мебель. Поэтому упаковку оргтехники и мебели лучше доверить профессионалам - компаниям, которые занимаются перевозкой офисного оборудования. Как правило, у них есть необходимые упаковочные материалы и специально оборудованные транспортные средства. Но план расстановки мебели и размещения оборудования нужно взять на себя: это позволит рабочим разместить все так, как будет удобно для сотрудников. Свои личные вещи сотрудники должны укладывать самостоятельно. Упаковать документы нужно так, чтобы достать и разложить их по местам не составило никакого труда. Рано или поздно, но любой компании придется столкнуться с переездом. От того, как вы отнесетесь к этому мероприятию, будет зависеть и конечный результат. Если успешные компании, открывающие свои офисы по всему миру, готовят бизнес-план, подбирают специалистов, ответственность за эти мероприятия часто берет на себя HR-департамент. Важно помнить, что переезд не должен повлиять на бизнес, приостановить деятельность компании хотя бы на один день.

К. Чешева,

PR-менеджер кадровой компании АНКОР

Е. Елагина,

директор сервисного центра кадровой компании АНКОР

И. Суматохина,

управляющий партнер компании MarksMan

Переезд центрального офиса компании из столицы в регион экономически оправдан, но сопряжен с трудностями, которые связаны с мотивацией ключевых сотрудников. Обычно переезжает не весь офис, поэтому важно объяснить, зачем нужен переезд, и убедительно продемонстрировать, что переезжают лучшие.

HR-директор и компания обязаны обеспечить поддержание стандартов жизни как переезжающих сотрудников, так и их семей. Заработная плата должна остаться на московском уровне или увеличиться, возможно введение системы премий по результатам работы. Если сотрудник переезжает без семьи, необходимо предусмотреть оплату его поездок к семье и телефонных переговоров. Несмотря на эти меры, как показывает опыт, часть людей предпочтет увольнение переезду, поэтому HR-менеджеру важно оценить риски и заранее найти и подготовить замену тем, кто захочет покинуть компанию.

Г. Писков,

председатель совета директоров КБ "Юниаструм Банк"

Когда компания переезжает на другое место, нужно всегда исходить из гипотезы, что события будут развиваться по катастрофическому сценарию. Например, прежде чем перевозить старый сервер, нужно установить новый, протестировать его, убедиться, что он хорошо работает и только тогда переключить на него операции. Необходимо продублировать стационарную телефонную связь мобильной или проводить звонки через call-центр, где это возможно. Банк "Юнистрим" ("Юниаструм Банк" является мажоритарным акционером банка "Юнистрим") благополучно переехал в конце прошлого года именно потому, что мы исходили из "катастрофического" сценария при планировании переезда.

Если исключить строительные и отделочные работы, то переезд при наличии всего дублирующего оборудования занимает пару недель. Однако подготовительная работа начинается задолго до этого, и в любом случае компания должна быть готова к переезду всегда.

Пик переездов приходится на конец года. Во многих фирмах деловая жизнь в это время замирает, поэтому переезд не наносит ущерба работе с клиентами. Кроме того, компании подводят итоги работы, намечают перспективные планы и в соответствии с ними часто планируют расширение или сокращение штатов, а следовательно, и смену офиса или наем дополнительных помещений.

Но время переезда компании не всегда определяется произвольно. Иногда переехать вынуждает окончание действия текущего договора аренды или, например, покупка здания новым владельцем, который не желает сдавать помещения арендаторам. Нечего говорить о форс-мажорных обстоятельствах, таких, например, как обрушение крыши или пожар. На Западе после событий 11 сентября в США было введено законодательное требование, согласно которому каждая средняя или крупная компания должна иметь план переезда на случай катастрофы или аварии. Прежде всего это правило касается компаний, которые работают в области финансовых услуг: такие фирмы обязаны продемонстрировать, насколько они всегда готовы к катастрофическим ситуациям и смогут ли продолжить работу немедленно в случае их возникновения. Все системы должны быть продублированы и разнесены территориально, а сотрудники обязаны точно знать, где они будут находиться и что делать, случись землетрясение или террористический акт.

Иногда потребность в резервном офисе возникает и в "мирных" обстоятельствах. Например, в том случае, если в новом помещении незакончен ремонт, приходится в течение некоторого времени арендовать два офиса. Это связано с дополнительными финансовыми издержками, но тем не менее предпочтительнее, чем приостановка работы.

"Кадровый менеджмент", N 5, июль-август 2007 г.