Непростые отпускные (А.Н. Баскаков, "Нормативные акты для бухгалтера", N 12, июнь 2007 г.)

Непростые отпускные

Лето - пора отпусков. Для бухгалтера это не самый простой период. Ведь нужно рассчитать отпускные многим сотрудникам. Посильную помощь в этом бухгалтерам оказывает Роструд. Рассмотрим самые интересные и актуальные разъяснения этого ведомства, которые касаются отпусков. Также разберемся с порядком начисления отпускных. Естественно, с учетом всех последних изменений.

Кому положен отпуск?

По статье 114 Трудового кодекса всем работникам компании положен ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем "отпускной" стаж, который дает право на отдых, определяют в календарных днях и отсчитывают с момента приема на работу. Об этом напомнил Роструд в письме от 01.03.2007 N 473-6-0. То есть каждые 12 месяцев с момента трудоустройства сотруднику необходимо предоставлять 28 календарных дней отдыха. Причем в первый раз право на отпуск у него появится уже после шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ). На практике такая "непрерывность" случается нечасто. За время работы сотрудники могут взять дни отдыха за свой счет, уехать в командировку или заболеть. Как в таком случае определить "отпускной" стаж? Остановимся на этом подробней.

Итак, в шестимесячный стаж кроме фактически отработанного времени включают:

- дни, когда сотрудник не трудился, но за ним сохранялось место работы. Например, время ежегодного отпуска, отпуска по беременности и родам, нерабочие праздничные дни, выходные;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине.

При этом прогулы, в том числе при законном отстранении от работы, и время отпусков по уходу за ребенком из "отпускного" стажа исключают. С днями отдыха за свой счет дело обстоит так. При расчете "отпускного" стажа бухгалтер должен суммировать все отпуска без сохранения зарплаты, которые работник получал в течение рабочего года. Если за год их общая продолжительность превысит 14 календарных дней, то такие дни в "отпускной" стаж не включают. Напомним, что в прошлом году отпуска за свой счет не суммировались. А из стажа исключались только те периоды, продолжительность которых превышает семь календарных дней.

Тонкости расчета

Общий порядок расчета отпускных следующий. Сначала определите средний дневной заработок. Для этого сумму выплат за 12 месяцев, предшествующих отпуску, делят на 12, а затем на 29,4. Полученный результат умножают на количество календарных дней отпуска. Этого алгоритма расчета отпускных не всегда бывает достаточно. Так, например, нередки случаи, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны сотрудником не полностью. Например, если перед уходом в отпуск он заболел или взял дни за свой счет. Тогда рассчитывать отпускные нужно так. Сначала определяют количество полностью отработанных месяцев и умножают его на 29,4. К полученному результату прибавляют количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Для его расчета количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, которые приходятся на отработанное время, нужно умножить на коэффициент 1,4. Фактически начисленную за расчетный период зарплату делят на полученное число. Это и будет средний дневной заработок. Чтобы получить сумму отпускных, его умножают на количество календарных дней отпуска. Такой порядок расчета приведен в письме Роструда от 01.03.2007 N 475-6-0.

Пример 1

Сотрудник работает в компании с октября 2006 года. В феврале 2007 года он брал 3 дня отпуска за свой счет, а с 12 по 15 марта включительно находился на больничном. В итоге в феврале сотрудник фактически отработал 16, а в марте - 17 дней (без учета выходных и праздников). С 4 по 17 июня он берет отпуск на 14 календарных дней. За расчетный период его заработок составил 120 000 руб.

Средний дневной заработок сотрудника будет равен:

120 000 руб. : (6 мес. х 29,4 + 16 дн. х 1,4 + 17 дн. х 1,4) = 539,08 руб.

Отпускные за март будут начислены в размере:

539,08 руб. х 14 дн. = 7547,12 руб.

Неиспользованный отпуск

По разным причинам работник может не использовать отпуск за предыдущие рабочие периоды. Естественно, что в таком случае он имеет право сходить в отпуск в текущем году. Причем, как отмечается в уже упомянутом письме Роструда, неиспользованные отпуска могут предоставляться либо в рамках графика отпусков, либо по соглашению сторон. Соблюдать при этом хронологическую последовательность необязательно. То есть, к примеру, сначала сотруднику может быть предоставлен отпуск по итогам текущего года, а затем уже он отдохнет за предыдущий период. Часть "неотгулянного" отпуска, которая превышает 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть компенсирована деньгами. Данное положение применимо и к прошлогодним отпускам. Также в указанном письме подчеркивается, что замена части отпуска деньгами является правом, а не обязанностью фирмы.

Такие разные премии

Многие компании выплачивают своим сотрудникам премии. Как они влияют на сумму начисленных отпускных? Давайте разберемся.

Премия за предыдущий год

В письме от 03.05.2007 N 1263-6-1 Роструд разъяснил, как учесть в сумме среднего заработка премию, начисленную по итогам прошлого года. В документе приводится выдержка из Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213. В статье 14 Положения сказано, что все вознаграждения, начисленные за предшествующий календарный год, надо учитывать в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода. Причем независимо от того, в какое время было начислено данное вознаграждение, и при условии, что расчетный период отработан полностью. Таким образом, по мнению Роструда, учитывать прошлогоднюю премию можно только в той части, которая относится к расчетному периоду. Но тогда работники, которые пойдут в отпуск в начале года, получат отпускные в большем размере, чем их коллеги, решившие отдохнуть в конце года. Рассмотрим эту ситуацию на примере.

Пример 2

В ООО "Маяк" по итогам 2006 года всем сотрудникам выплачена премия в размере 50 000 руб. В январе 2007 года один из работников компании уходит в отпуск на 14 календарных дней. Зарплата сотрудника за расчетный период составила 240 000 руб. Расчетный период (январь-декабрь 2006 года) отработан полностью.

Средний дневной заработок сотрудника будет равен:

(240 000 руб. + 50 000 руб. х 12/12) : 12 мес. / 29,4 = 822 руб.

Сумма начисленных отпускных составит:

822 руб. х 14 дн. = 11 508 руб.

Теперь рассчитаем, какие отпускные получил этот же сотрудник, если бы пошел в отпуск в июне 2007 года. Его средний дневной заработок составил бы уже:

(240 000 руб. + 50 000 руб. х 7/12) : 12 мес. / 29,4 = 762,94 руб.

Сумма начисленных отпускных будет равна:

762,94 руб. х 14 дн. = 10 681,16 руб.

Как мы видим, такой вариант нельзя считать справедливым по отношению к работнику. Ведь сумма его отпускных не должна зависеть от того, в каком месяце он берет отпуск. Стоит сказать, что с данным разъяснением Роструда не согласно и Минздравсоцразвития. В своем письме от 30.08.2006 N 5139-17 министерство указало, что премию необходимо учитывать полностью. Кто прав в этой ситуации, пока не понятно. Но, как нам сообщили в трудовом ведомстве, в настоящее время по данному вопросу ведутся переговоры с Минздравсоцразвития. Итогом этих переговоров станет новое официальное разъяснение, которое устранит данное противоречие. Ну а пока этот вопрос не урегулирован, компании придется решить, чьего мнения ей придерживаться, самостоятельно.

Премия и расчетный период

В некоторых случаях из-за премий необходимо пересчитать отпускные. Например, если в средний заработок не было включено вознаграждение по итогам работы за год. Так, при расчете отпускных в 2007 году прошлогодняя премия учитывается независимо от времени ее начисления (письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1). Поэтому, если после расчета отпускных фирма выплатит сотруднику годовую премию, ее нужно включить в средний заработок. Соответственно сумма отпускных должна быть пересчитана в сторону увеличения.

А вот квартальные премии включают в средний заработок только при условии, что они начислены в расчетном периоде. Так поясняется в письме Роструда от 03.05.2007 N 1233-6-1. Значит, если сотрудник получит вознаграждение по итогам квартала после начисления отпускных, то пересчитывать их не нужно.

А.Н. Баскаков,

эксперт компании "Гарант"

"Нормативные акты для бухгалтера", N 12, июнь 2007 г.