Как оформить и проверить отчет агента? (И.А. Киселева, "Налоговый учет для бухгалтера", N 7, июль 2007 г.)

Как оформить и проверить отчет агента?

Далеко не все формы документов утверждены в нормативных актах. Некоторые участникам сделок необходимо разрабатывать самостоятельно. Законодатель дает лишь общие рекомендации, а в некоторых случаях и условия по формированию документов, например, о том, какие реквизиты обязательно должны быть указаны в документе. Рассмотрим акт на оказание услуг (акт по приемке-передаче работ).

Акт (от лат. actus - действие) - это:

1) официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

2) протокол, фиксирующий определенный факт. Например, актревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей.

Законодательством установлена унифицированная форма акта о приемке выполненных работ N КС-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 г. N 100). Но эта форма применяется только для учета строительных работ.

Форма акта приема-передачи прочих работ, а также услуг может быть установлена сторонами договора.

Составляем отчет

Для примера рассмотрим документальное оформление работ по посредническим договорам. Именно эти договоры вызывают особо пристальное внимание и наибольшее количество претензий у налоговиков. И это неудивительно, ведь в хозяйственной практике агентский договор является наиболее распространенным посредническим договором, поскольку два других договора - поручения и комиссии - не охватывают всю сферу посреднических услуг.

По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершить по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия. Сторонами агентского договора являются агент и принципал, которыми могут быть организации, индивидуальные предприниматели и граждане (ст. 1005 ГК РФ).

В соответствии со статьей 1008 Гражданского кодекса в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Согласно законодательству принципал, имеющий возражения по отчету агента, должен сообщить о них агенту в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет считается принятым принципалом.

Отчет агента является первичным документом, следовательно, его правильное заполнение гарантирует, что расходы принципала будут оформлены надлежащим образом, поэтому именно принципал заинтересован в правильности оформления акта-отчета.

Однако форма отчета (или Акта приема-передачи затрат) от агента принципалу законодательством не установлена. Поэтому отчет следует составлять (и проверять) в соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Обязательными для отражения в первичных документах являются следующие реквизиты:

а) наименование документа,

б) дата составления документа,

в) наименование организации, от имени которой составлен документ,

г) содержание хозяйственной операции,

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном

выражении,

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления,

ж) личные подписи указанных лиц.

Для агента правильное оформление отчета имеет первостепенное значение, поскольку ему важно документально подтвердить все расходы, произведенные им по договору. Приведем для примера образец заполнения отчета агента об исполнении агентского поручения (см. Пример 1).

Пример 1

Отчет агента об исполнении агентского поручения

     г. Москва                                          1 марта 2007 года

ООО "Крайгаз", именуемое "Агент", в лице исполнительного директора Мишина А.М., действующего на основании доверенности N 2 от 02.02.2005 г., представляет, а ОАО "Тургаз", именуемое "Принципал", в лице генерального директора Зайцева Е.К., действующего на основании Устава, принимает настоящий Отчет об исполнении агентского поручения по агентскому договору N 1 от 12.02.2005 г.

1. Агентом выполнены отдельные функции Заказчика при строительстве объекта газификации по адресу г. Москва, ул. Академика Жукова, д. 6 в соответствии с инвестиционным договором N 435 от 10.01.2005 г.

N	Перечень работ	Период (даты)	Документы	Комментарии
1	Техусловия	I кв. 2005 г.	проект ФТО	-
2	Технадзор	I кв. 2005 г. - I кв. 2007 г.	заключение	-
3	Сдача-приемка	I кв. 2007 г.	акт N 5 от 01.02.2007 г.	-

Копии договоров и актов выполненных работ прилагаются в количестве 150 стр.

Всего по форме КС-3 стоимость выполненных Генподрядчиком работ по инвестиционному договору N 435 от 10.01.2005 г. составила 590 млн рублей, в т.ч. НДС - 90 млн рублей.

Вознаграждение Агента составило 11,80 млн рублей (2%), в т.ч. НДС - 1,8 млн рублей.

2. Затраты, произведенные Агентом и подлежащие возмещению (возмещенные) Принципалом, составили:

N	Наименование затрат	Организация- поставщик	Реквизиты первичных документов			Стоимость работ с учетом НДС	Сумма НДС
			счет-фактура	акт, договор	п/п
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Проведение эко- логической экс- пертизы	Росприроднад- зор	Сч/ф N 182 от 09.11.2005 г.	Заключение экс- пертизы N 123 от 09.11.2005 г.	N 2682 от 16.11.2005 г.	118 000	18 000
2	Проведение пла- тежей за лесной фонд	УФК по Краю	Сч/ф N 4 от 01.03.2006 г.	-	N 622 от 01.03.2006 г.	236 000	-
Всего						354 000	18 000

Всего произведено затрат на сумму 354 000 рублей, в т.ч. НДС - 18 000 рублей. Прилагаются копии:

1) договоров в количестве - 2,

2) накладных в количестве - 0,

3) актов выполненных работ в количестве - 1,

4) счетов-фактур в количестве - 1,

5) счетов - 1,

6) сопроводительных писем - 2.

     Агент:

     Исполнительный директор:     Мишин      А.М. Мишин

     М.П.

Как устранить ошибки в отчете?

Для принципала не менее важно, чтобы этот документ был оформлен правильно. Если вы (принципал) при проверке правильности составления отчета обнаружили какие-либо недочеты в его заполнении, то рекомендуем не принимать неверно заполненный документ. Самостоятельно корректировать чужой документ вы также не имеете права! Об этом сказано в пункте 5 закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Что делать в такой ситуации? На сегодня имеются два варианта выхода из сложившейся ситуации:

1) исправления можно внести, но только после согласования с участником хозяйственной операции (агентом). Однако это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документ (отчет), с указанием даты внесения исправлений;

2) можно заполнить Протокол возражений на отчет агента. Тогда агент, исправив недочеты, представит вам новый, но уже верно оформленный документ (см. Пример 2).

Пример 2

Протокол возражении на отчет агента
N 1 от 15 апреля 2007 года

     г. Москва                                        15 апреля 2007 года

ОАО "Мишель", именуемое Принципал, в лице директора Зарубина С.А., действующего на основании Устава, доводит до сведения, что представленный 1 марта 2007 года ОАО "Крейзи" (Агент) Отчет об исполнении агентского поручения по агентскому договору N 1 от 12.07.2006 содержит следующие недоработки в оформлении:

N	Суть возражения	Организация	Сумма по документу	Сумма разногла- сия
1	В отчете отсутствуют должности лиц, ответственных за приемку-передачу Отчета*(1)	-	-	-
2	В отчете отсутствуют данные по счету-фактуре на уплату земельного налога	-	125 000	125 000
3	-	-	-	-
4	-	-	-	-
5	-	-	-	-
*(1) В отличие от счета-фактуры, в акте обязательно следует указать должность лица, подписывающего документ. В счете-фактуре лицо, визирующее документ, всегда именуется одинаково - "руководитель".

На основании вышеизложенного ваш Отчет от 1 марта 2007 года не принимается. Просим внести соответствующие исправления в Отчет и первичные документы, прилагаемые к Отчету.

     Директор (Агент):       Зарубин       С.А. Зарубин

     М.П.

И.А. Киселева,

руководитель налоговой практики компании МЭТР

"Налоговый учет для бухгалтера", N 7, июль 2007 г.