Об осуществлении операций с наличными деньгами бюджетными учреждениями (Е.А. Король, "Ваш бюджетный учет", N 7, июль 2007 г.)

Об осуществлении операций с наличными деньгами
бюджетными учреждениями

Операции с наличными деньгами регулируются Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета (далее - Правила), утвержденными приказом Минфина России от 21.09.04 N 85н. Операции с наличными деньгами, которые осуществляют сами получатели средств федерального бюджета и их обособленные подразделения, обязанные вести бухгалтерский учет (далее - получатели средств, бюджетополучатели), отражаются в органах федерального казначейства на открытых счетах:

- получателя средств (счет с признаком "03". На нем учитываются доведенные лимиты бюджетных обязательств, объемы финансирования расходов, принятые денежные обязательства, кассовые расходы получателя средств федерального бюджета);

- по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности (счет с признаком "06");

- по учету дополнительного источника бюджетного финансирования за счет арендных платежей (счет с признаком "11").

Обеспечение наличными деньгами получателей средств бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов

Наличные деньги может выдавать региональным и местным бюджетополучателям тот же банк, в котором для кассового обслуживания исполнения соответствующего бюджета органу казначейства открыты счета на балансовом счете 40201 "Средства бюджетов субъектов Российской Федерации", 40204 "Средства местных бюджетов". В этом случае по предложению финансового органа операции по обеспечению наличными деньгами данных получателей средств могут осуществляться на указанных счетах без открытия счета 40116.

Если принят именно такой вариант обеспечения наличностью, то орган казначейства получает в банке и выдает получателям средств денежные чековые книжки к названным балансовым счетам. Эти книжки регистрируются в отдельном журнале. Заявка на получение наличных денег и денежный чек заполняются бюджетополучателем и проверяются органом казначейства по правилам, установленным для получателей средств федерального бюджета, то есть в соответствии с п. 7, 8 и 9 Правил.

Бюджетополучатель возвращает наличные средства на тот же счет, который используется для обеспечения его наличностью (40201, 40204).

О денежных чековых книжках, заявках и денежных чеках

Денежная чековая книжка выдается бюджетополучателю на основании его заявления. Количество выдаваемых книжек не ограничено и определяется потребностями получателя средств. При выдаче чековой книжки наименование бюджетополучателя может проставляться на оборотной стороне каждого включенного в него денежного чека не только штампом, но и письменно. Чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу получателя средств под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек.

Ответственность за сохранность и учет полученных в органе федерального казначейства чековых книжек несет получатель средств. Получатель средств возвращает органу федерального казначейства чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными чеками для последующего их возврата в банк в следующих случаях (п. 5 Правил):

- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе федерального казначейства;

- при изменении наименования получателя средств;

- при закрытии или изменении номера счета, открытого органу казначейства в банке.

При возврате получателем бюджетных средств чековых книжек в этих случаях он представляет в орган Федерального казначейства:

- заявление (в произвольной форме), в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных денежных чеков;

- чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками.

После проверки номеров предъявленных денежных чеков в чековых книжках на соответствие номерам, указанным в заявлении, уполномоченный работник органа Федерального казначейства визирует заявление. Согласно письму затем он должен вернуть чековые книжки с корешками использованных чеков и с неиспользованными чеками в банк, который ранее их выдал. На практике же чековые книжки с корешками могут остаться у бюджетополучателя, и в банк возвращаются только неиспользованные чеки. В банк возвращаются и чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными чеками.

Заявление получателя средств о возврате неиспользованных денежных чеков помещается в документы операционного дня органа казначейства к счету 40116 или хранится в ином порядке в соответствии с правилами документооборота, действующими в органе казначейства.

Накануне дня получения наличных денег получателю средств необходимо представить в орган федерального казначейства заявку на получение наличных денег и денежный чек. Заявка представляется бюджетополучателем в двух экземплярах и должна быть оформлена в соответствии с Приложением N 3 к Правилам. В ней необходимо указать:

- серию, номер и дату чека;

- номер лицевого счета получателя средств, с которого будут выдаваться денежные средства;

- должность, фамилию, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан чек;

- данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

На оборотной стороне заявки указываются коды бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному чеку, и суммы по всем указанным кодам.

В письме подчеркивается, что на каждую заявку бюджетополучатель оформляет отдельный чек. На лицевой стороне денежного чека указываются:

- полное или сокращенное наименование органа федерального казначейства;

- счет органа федерального казначейства 40116;

- суммы цифрами и прописью;

- фамилия, имя, отчество получателя, дата и город.

Также ставятся подписи лиц органа Федерального казначейства, обладающих правом первой и второй подписи в соответствии с карточкой с образцами подписей и оттиска печати, и печать органа Федерального казначейства.

На оборотной стороне чека проставляются:

- данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица получателя средств, на которого выписан денежный чек;

- полное или сокращенное наименование получателя средств;

- назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций;

- подпись представителя получателя средств, заверенная подписями руководителя и главного бухгалтера получателя (иных лиц, имеющих право первой и второй подписи на денежных документах).

Кроме того, на оборотной стороне также необходимо указать полное или сокращенное наименование органа федерального казначейства.

Таким образом, денежный чек заполняется в соответствии с требованиями, установленными Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов федерального казначейства, утвержденным ЦБ РФ N 298-П и Минфином России N 173н от 13.12.06, а также в соответствии с Правилами.

Обращаем ваше внимание, что утратило силу Положение Центрального банка Российской Федерации и Министерства финансов Российской Федерации от 20 мая 2004 г. N 257-П и N 46н соответственно "Об особенностях расчетно-кассового обслуживания подразделениями расчетной сети Банка России и кредитными организациями (филиалами) счетов органов федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в условиях открытия главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств лицевых счетов в органах федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации".

Орган казначейства проверяет правильность заполнения чека. После этого на лицевой стороне чека ставятся печать и подписи уполномоченных лиц органа казначейства, и чек выдается бюджетополучателю. Расписка о получении чека в данном случае не требуется.

Выданный органом казначейства чек банк может принимать в течение десяти дней со дня его выписки, не считая дня выписки. Если по истечении этого срока бюджетополучатель не предъявляет чек в банк, орган Федерального казначейства оформляет платежное поручение на возврат невостребованной суммы со счета 40116 на счет органа казначейства, открытый на балансовом счете 40105 или 40503 (в зависимости от ранее представленной получателем бюджетных средств заявки, соответствующей данному денежному чеку). На основании этого платежного поручения списываются средства со счета 40116 и восстанавливается кассовый расход на счете 40105 (40503), а также на соответствующем лицевом счете бюджетополучателя.

В случаях, когда банк отказывается принять неверно заполненный чек, бюджетополучатель возвращает его в орган казначейства, где чек аннулируется. При этом новая заявка не представляется. Вместо этого на ранее оформленной заявке работник казначейства проставляет серию, номер и дату нового чека, а реквизиты старого чека зачеркиваются.

Об объявлении на взнос наличными

Прием наличных денег в кассы подразделений расчетной сети Банка России от представителей бюджетополучателей, счета которых открыты в органах Федерального казначейства, производится по объявлениям на взнос наличными 0402001.

Объявление на взнос наличными 0402001 (препроводительная ведомость) оформляется с учетом следующих особенностей (Приложение N 1).

В полях "От кого" и "Получатель" объявления на взнос наличными 0402001 (всех экземпляров препроводительной ведомости) после указания полного или сокращенного наименования органа Федерального казначейства в скобках проставляются полное или сокращенное наименование бюджетополучателя, внесшего наличные деньги, и номер лицевого счета, открытого бюджетополучателю в органе Федерального казначейства, которые должны быть одинаковыми в объявлении на взнос наличными, в квитанции и в ордере (во всех экземплярах препроводительной ведомости).

В поле "Источник взноса" ("Источник поступления") объявления на взнос наличными 0402001 (на свободных полях всех экземпляров препроводительной ведомости) указываются источник поступления наличных денег в кассу банка в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах, предусмотренных нормативными актами Банка России, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете бюджетополучателя.

При взносе наличных денег, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, бюджетополучатели в поле "Источник взноса" ("Источник поступления") кроме источника поступления наличных денег в кассу банка указывают наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, в органе Федерального казначейства и соответствующие показатели бюджетной классификации доходов бюджетов Российской Федерации. Банки не осуществляют контроль за информацией, указываемой в поле "Источник взноса" ("Источник поступления"). Бюджетополучатели отвечают за достоверность информации об источниках поступления наличных денег.

В поле "Подпись вносителя" ("Подпись клиента") объявления на взнос наличными 0402001 проставляется подпись представителя бюджетополучателя - вносителя наличных денег в кассу банка.

Казначейский контроль при осуществлении операций
с наличными деньгами

Текущий контроль за использованием получателем бюджетных средств наличных денег органы федерального казначейства осуществляют в порядке, установленном п. 9 Правил.

Указанные в заявке показатели бюджетной классификации Российской Федерации должны отражать содержание операции в соответствии с направлениями использования средств, отраженными в графе денежного чека "Цели расхода".

При осуществлении контроля за правильностью заполнения заявки и денежного чека уполномоченный работник органа Федерального казначейства проверяет серию, номер, дату денежного чека и сумму, подлежащую получению. При этом дата заявки не должна быть позднее даты, проставленной на денежном чеке.

При получении наличных денег подтверждающие документы (счета, счета-фактуры, акты и т.п.) в орган федерального казначейства не предоставляются. Таким образом, контроль за наличием у получателя бюджетных средств, подтверждающих возникновение денежных обязательств, документов на операции с наличными деньгами не распространяется.

Остатки средств на счете 40116

На счете 40116 допускается наличие остатков в течение года (неполученные средства уполномоченных подразделений, суммы по денежным чекам, не предъявленным в банк за десять дней, а также ошибочно зачисленные подлежащие возврату суммы).

По состоянию на 1 января следующего финансового года наличие неиспользованных остатков средств на счете 40116 не допускается. Таким образом, сумма наличных денег из средств прошлого года, не выплаченная бюджетополучателем в прошлом году, на начало нового года не отражается на его лицевом счете и не может выдаваться ему в новом году.

Лимит остатка кассы

Лимит остатка кассы - это та сумма наличных денег, которую организация может оставлять в кассе на конец рабочего дня. Лимит остатка кассы устанавливается ежегодно всем предприятиям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности организации (см. п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П от 05.01.98 "О Правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ" - далее Положение N 14-П).

В условиях финансирования расходов федерального бюджета и учета операций с внебюджетными средствами через лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства, клиентом учреждения Банка России или уполномоченных кредитных организаций по операциям с бюджетными и внебюджетными средствами получателей средств федерального бюджета является орган федерального казначейства.

Орган федерального казначейства, в соответствии с возложенными на него функциями, устанавливает единый лимит остатка кассы по бюджетным и внебюджетным средствам и представляет в учреждение Банка России или кредитную организацию, осуществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, ф. 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" - далее Расчет.

Указанный Расчет составляется органом федерального казначейства методом консолидации предварительно утвержденных им аналогичных расчетов, представленных получателями средств федерального бюджета, открывшими у него лицевые счета. Таким образом, распорядители и получатели средств федерального бюджета для установления лимита остатка кассы обращаются в орган федерального казначейства по месту своего обслуживания. При этом они представляют Расчет по установленной форме (в 2-х экземплярах).

После того как лимит будет установлен, оба экземпляра расчета подписываются представителем органа федерального казначейства. Один экземпляр расчета остается в ОФК, второй (с отметками ОФК) возвращают организации.

Напоминаем, что все показатели в расчете указывают в тысячах рублей.

По строке "Налично-денежная выручка за последние 3 месяца" указывают сумму наличных денег, которая поступила в кассу организации от продажи товаров (работ, услуг) за последние 3 месяца.

Если ваша организация только начала свою деятельность и не имела выручки за последние 3 месяца, то по этой строке указывают предполагаемую сумму выручки.

Исходя из суммы наличной выручки за последние 3 месяца, рассчитывают среднедневную и среднечасовую выручку.

Эти показатели рассчитывают так:

/------------------\  /-------------------------\  /--------------------\

|Среднедневная     |= |Сумма     выручки      за|: |Число  рабочих  дней|

|выручка           |  |последние три месяца     |  |за   последние   три|

|                  |  |                         |  |месяца              |

\------------------/  \-------------------------/  \--------------------/

/------------------\  /-------------------------\  /--------------------\

|Среднечасовая     |= |Сумма     выручки      за|: |Число рабочих  часов|

|выручка           |  |последние три месяца     |  |за   последние   три|

|                  |  |                         |  |месяца              |

\------------------/  \-------------------------/  \--------------------/

По строке "Выплачено наличными деньгами за последние три месяца (кроме расходов на заработную плату и выплаты социального характера)" указывают сумму наличных денег, которая снималась с лицевых казначейских счетов по чекам за последние три месяца. Обратите внимание, что кассовые расходы на заработную плату и выплаты социального характера не должны включаться в этот расчет.

В заключение напомним, что по организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Приложение N 1

                                                 /----------------------\

                                                 |Код формы документа по|

                                                 |         ОКУД         |

                            /---------------\    |----------------------|

             Объявление N   |               |    |        0402001       |

         на взнос наличными \---------------/    \----------------------/

       12 марта 2007 г.

                                                   /--------------------\

От кого УФК по Хабаровскому краю     Для зачисл.   |40116810800000000001|

(ДВГУПС 06109339920)                 на счет N     |                    |

---------------------------------------------------+--------------------|

Банк получателя ГРКЦ ГУ Банка России по Хабаровско-|      18 000=       |

му краю г. Хабаровск БИК 040813001                 |                    |

---------------------------------------------------|                    |

Получатель  УФК по Хабаровскому краю (ДВГУПС       |                    |

06109339920)                                       |    Сумма цифрами   |

------------------------------------------------------------------------/

----------------\                                    /------\  /--------\

Сумма прописью  | Восемнадцать тысяч                 | руб. |00|  коп.  |

------------------------------------------------------------------------/

Источник взноса плата за обучение - 1090201010010000130 - 120 =

возврат оплаты транспортных услуг - 1090000000000000022 - 600 =

-------------------------------------------------------------------------

Подпись вносителя                           Бухгалтер

                                            Деньги принял кассир

------------------------------------------------------------------------\

             Квитанция N |           |           |           0402001    |

                         \-----------/           \----------------------/

        10 марта 2007 г.

                                                   /--------------------\

От кого УФК по Хабаровскому краю     Для зачисл.   |40116810800000000001|

(ДВГУПС 06109339920)                 на счет N     |                    |

---------------------------------------------------+--------------------|

Банк получателя ГРКЦ ГУ Банка России по Хабаровско-|      18 000=       |

му краю г. Хабаровск БИК 040813001                 |                    |

---------------------------------------------------|                    |

Получатель  УФК по Хабаровскому краю (ДВГУПС       |                    |

                                                   |    Сумма цифрами   |

------------------------------------------------------------------------/

----------------\                                    /------\  /--------\

Сумма прописью  |   Восемнадцать тысяч               | руб. |00|  коп.  |

------------------------------------------------------------------------/

Источник взноса

-------------------------------------------------------------------------

       М.П.           Бухгалтер              Деньги принял кассир

------------------------------------------------------------------------\

                 Ордер N |           |           |           0402001    |

                         \-----------/           \----------------------/

           10 марта 2007 г.

От кого УФК по Хабаровскому

краю (ДВГУПС 06109339920)                 Дебет           Сумма

                       /------------------------------------------------\

                       |Счет N 20201810600000000000|     18 000 =       |

                       \---------------------------|                    |

                                    Кредит         |                    |

---------------------------------------------------|                    |

                         | 40116810800000000001    |        Общая       |

                         |                         |--------------------/

Банк получателя          |                         | частные | символы

ГРКЦ ГУ Банка России по  |                         |---------+----------\

Хабаровскому краю  г.    |                         |   11    |  12 000= |

Хабаровск БИК 040813001  |                         |         |          |

-------------------------|                         |---------+----------|

Получатель               |                         |   32    |   6 000= |

УФК по Хабаровскому краю |                         |         |          |

(ДВГУПС 06109339920)     |                         |         |          |

-------------------------|                         |---------+----------|

                         |                         |         |          |

                         |                         |---------+----------|

                         |                         |         |          |

                         |                         |---------+----------|

                         |счет N                   |         |          |

------------------------------------------------------------------------/

Источник взноса плата за обучение - 1090201010010000130 - 120 =

возврат оплаты транспортных услуг - 1090000000000000022 - 600 =

-------------------------------------------------------------------------

Бухгалтер                 Кассир

Е.А. Король,

УФК по Хабаровскому краю,

советник государственной гражданской службы

Российской Федерации 3 класса

"Ваш бюджетный учет", N 7, июль 2007 г.