Ведение книг покупок и продаж, а также реестра закупок (А. Вифлеемский, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2007 г.)

Ведение книг покупок и продаж, а также реестра закупок

Как правило, бюджетные учреждения культуры не являются плательщиками НДС, так как оказываемые ими услуги не подлежат обложению данным налогом. Однако это не освобождает их от обязанности ведения книг покупок и продаж, предусмотренной налоговым законодательством. Кроме того, бюджетное законодательство возлагает на учреждения дополнительные обязанности по ведению реестров закупок.

Согласно пп. 20 п. 2 ст. 149 НК РФ услуги, оказываемые учреждениями культуры в сфере культуры и искусства, не подлежат обложению НДС. К таким услугам относятся:

- предоставление напрокат аудио-, видеоносителей из фондов указанных учреждений, звукотехнического оборудования, музыкальных инструментов, сценических постановочных средств, костюмов, обуви, театрального реквизита, бутафории, постижерских принадлежностей, культинвентаря, животных, экспонатов и книг;

- изготовление копий в учебных целях и учебных пособий, фотокопирование, репродуцирование, ксерокопирование, микрокопирование с печатной продукции, музейных экспонатов и документов из фондов учреждений культуры;

- звукозапись театрально-зрелищных, культурно-просветительных и зрелищно-развлекательных мероприятий;

- изготовление копий звукозаписей из фонотек указанных учреждений; доставка читателям и прием у них печатной продукции из фондов библиотек;

- составление списков, справок и каталогов экспонатов, материалов и других предметов и коллекций, составляющих фонд учреждений культуры;

- предоставление в аренду сценических и концертных площадок другим бюджетным учреждениям культуры и искусства, а также распространение билетов, указанных в абз. 3 упомянутого подпункта;

- реализация входных билетов и абонементов на посещение театрально-зрелищных, культурно-просветительных и зрелищно-развлекательных мероприятий, аттракционов в зоопарках и парках культуры и отдыха, экскурсионных билетов и экскурсионных путевок, форма которых утверждена в установленном порядке как бланк строгой отчетности;

- реализация программ на спектакли и концерты, каталогов и буклетов.

Под учреждениями культуры и искусства в налоговом законодательстве понимаются театры, кинотеатры, концертные организации и коллективы, театральные и концертные кассы, цирки, библиотеки, музеи, выставки, дома и дворцы культуры, клубы, дома (в частности, кино, литератора, композитора), планетарии, парки культуры и отдыха, лектории и народные университеты, экскурсионные бюро (за исключением туристических экскурсионных бюро), заповедники, ботанические сады и зоопарки, национальные парки, природные и ландшафтные парки.

Кроме того, многие учреждения культуры получают освобождение от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, в соответствии с которой организации и индивидуальные предприниматели имеют право на освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога, если за три предшествующих последовательных календарных месяца сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) этих организаций или индивидуальных предпринимателей без учета налога не превысила в совокупности двух миллионов рублей.

Однако отсутствие налогооблагаемых операций и даже полное освобождение от обязанностей плательщика НДС, к сожалению, не дает учреждению культуры права не составлять счета-фактуры, не вести книги покупок и продаж. Согласно п. 3. ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ, а также в иных случаях, определенных в установленном порядке. Не вести книги покупок и продаж можно лишь в случаях, предусмотренных п. 4 ст. 169 НК РФ.

Согласно п. 5 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), а также при освобождении налогоплательщика в соответствии со ст. 145 НК РФ от исполнения обязанностей налогоплательщика расчетные документы, первичные учетные документы оформляются и счета-фактуры выставляются без выделения сумм налога. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп "Без налога (НДС)".

Покупатели и продавцы оформляют счета-фактуры, ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и продаж, а также оформляют дополнительные листы книги покупок и книги продаж по формам, утвержденным Постановлением Правительства РФ N 914*(1). Это же постановление определяет и Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее - Правила).

Согласно п. 28 Правил допускается ведение книг покупок и продаж в электронном виде. В этом случае по истечении налогового периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книги покупок и продаж распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Обратите внимание: не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, также могут регистрироваться в книге покупок. Главное условие - заполнение части показателей рукописным способом не должно быть исправлением неправильно оформленного счета-фактуры.

Книга продаж

Учреждение культуры в рамках ведения предпринимательской и иной приносящей доход деятельности обязано вести книгу продаж. В ней регистрируются выписанные и (или) выставленные счета-фактуры во всех случаях, когда возникает обязанность исчисления НДС, в том числе при:

- отгрузке (передаче) товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав;

- получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передаче имущественных прав;

- выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления;

- передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг для собственных нужд;

- возврате принятых на учет товаров;

- исполнении обязанностей налоговых агентов;

- осуществлении операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Таким образом, все случаи реализации товаров, работ, услуг учреждениями культуры должны отражаться в книге продаж.

В ней регистрируются выписанные и (или) выставленные счета-фактуры. Однако многие продажи учреждений культуры осуществляются за наличный расчет с оформлением бланков строгой отчетности. В этих случаях согласно п. 21 Правил учреждение культуры, выполняющее работы и оказывающее платные услуги населению без применения контрольно-кассовой техники, но с выдачей документов строгой отчетности, регистрирует в книге продаж вместо счетов-фактур документы строгой отчетности, утвержденные в установленном порядке и выданные покупателям, либо суммарные данные документов строгой отчетности на основании описи, составленной по итогам продаж за календарный месяц.

Книга покупок

Согласно п. 7. Правил покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Однако даже в случае освобождения от обязанностей исчисления НДС, а также непредъявления вычетов вести книгу покупок необходимо.

Счета-фактуры заносятся в книгу покупок по мере возникновения права на вычет НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом Минфин в Письме от 28.02.2006 N 03-04-09/04 разъяснил, что регистрировать счета-фактуры в книге покупок нужно по мере принятия на учет приобретаемых товаров (работ, услуг) без учета фактической оплаты сумм данного налога продавцу.

Обратите внимание: в книге покупок также регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) по командировочным расходам (услуги гостиниц, проезд, включая пользование в поездах постельными принадлежностями).

Дополнительные листы книг покупок и продаж

При необходимости внесения в книги покупок и продаж изменений налогоплательщик должен оформлять дополнительные листы, которые являются неотъемлемой частью этих книг. Дополнительные листы могут формироваться в электронном виде. В этом случае они распечатываются и прилагаются соответственно к книге покупок или книге продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок или книги продаж за указанный налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью согласно п. 28 Правил, что является весьма неудобным - необходимо заново прошнуровывать и скреплять печатью книги при каждом дополнении.

Форма и состав показателей дополнительных листов книг покупок и продаж приведены в приложениях 4 и 5 к Правилам. Также в них подробно описан порядок заполнения этих документов. Так, при необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об аннулировании счета-фактуры производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. В строку "Итого" дополнительного листа переносятся итоговые данные из книги покупок за тот налоговый период (месяц или квартал), в котором была сделана неверная запись (записи). В строки дополнительного листа вписывают (по соответствующим графам) данные из счета-фактуры (счетов-фактур), исключаемого (исключаемых) из книги покупок. Строка "Всего" определяется как разница между показателями строки "Итого" и аннулируемых счетов-фактур. Тем самым данные по строке "Всего" используются для заполнения уточненной декларации по НДС. Таким образом, дополнительный лист предназначен для сторнирования произведенных ранее в книге покупок ошибочных записей.

К сведению: налоговое законодательство не содержит классификации ошибок в заполнении счета-фактуры. В обязательном порядке счет-фактура должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ. Счет-фактура, в котором неверно заполнены или отсутствуют реквизиты, считается составленным с нарушением требований НК РФ, в связи с этим суммы НДС по этому счету-фактуре нельзя принять к вычету. Если же учреждение культуры не предъявляет к вычету (возмещению) НДС, то ошибки в счетах-фактурах для него несущественны.

Реестры закупок

Согласно ст. 73 БК РФ бюджетные учреждения, органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления, государственные и муниципальные заказчики обязаны вести реестры закупок, осуществленных без заключения государственных или муниципальных контрактов. Таким образом, независимо от наличия или отсутствия статуса муниципального заказчика бюджетное учреждение культуры обязано вести реестр закупок, под которым следует понимать документ, содержащий перечень приобретенных товаров (работ, услуг), оплаченных бюджетным учреждением.

Пункт 2 ст. 73 БК РФ устанавливает обязательные требования к реестру.

Реестры закупок, осуществленных без заключения государственных или муниципальных контрактов, должны содержать следующие сведения:

- краткое наименование закупаемых товаров, выполняемых работ и оказываемых услуг;

- наименование и местонахождение поставщиков, подрядчиков и исполнителей услуг;

- цену и дату закупки.

Наименования поставщиков, подрядчиков и исполнителей устанавливаются их учредительными документами; местом нахождения поставщиков, подрядчиков и исполнителей считается место их государственной регистрации в качестве юридического лица, а если поставщиком, подрядчиком или исполнителем является индивидуальный предприниматель, то его место жительства.

Датой закупки считается дата заключения договора поставки, подряда или возмездного оказания услуг.

Обязательной формы реестра федеральное законодательство не устанавливает. Однако многие органы власти субъектов РФ и органы местного самоуправления по отношению к своим подведомственным учреждениям определили формы реестров закупок.

Реестры государственных или муниципальных контрактов

В соответствии со ст. 18 Федерального закона N 94-ФЗ*(2) федеральный орган исполнительной власти, орган исполнительной власти субъекта РФ, орган местного самоуправления, уполномоченные на ведение реестров государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов, обязаны вести реестры заключаемых контрактов. Информацию для ведения этого реестра, включая заключаемые государственные или муниципальные контракты, должны представлять и государственные и муниципальные учреждения культуры.

Реестры контрактов должны содержать:

- наименование заказчика;

- источник финансирования;

- способ размещения заказа;

- дату проведения аукциона, подведения итогов конкурса или итогов проведения запроса котировок и реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта;

- дату заключения контракта;

- предмет, цену контракта и срок его исполнения;

- наименование, место нахождения (для юридических лиц), фамилию, имя, отчество, место жительства, индивидуальный налоговый номер (для физических лиц) поставщика (исполнителя, подрядчика);

- сведения об исполнении контракта.

Заказчик обязан сообщить вышеуказанные сведения в уполномоченные на ведение реестров контрактов органы в течение трех дней со дня заключения государственного или муниципального контракта, которые в свою очередь обязаны разместить данные сведения на соответствующих официальных сайтах в течение трех дней со дня их получения.

Муниципальные учреждения культуры должны также исполнять предписания органов местного самоуправления, устанавливающих порядок ведения реестров муниципальных закупок.

Учету и включению в Реестр муниципальных контрактов подлежат:

- муниципальные контракты;

- договоры, заключаемые на основании муниципальных контрактов в соответствии со ст. 529 ГК РФ;

- дополнительные соглашения к муниципальным контрактам и договорам на основании контрактов.

Департамент или иное структурное подразделение администрации города, уполномоченное формировать и вести реестр (реестродержатель), определяется постановлением главы администрации данного города.

Реестродержатель ведет реестр на основании информации, предоставляемой муниципальными заказчиками. Муниципальный контракт, договор на основании контракта, дополнительное соглашение считается включенным в реестр после присвоения ему реестрового номера реестродержателем.

Для включения в реестр заказчик контракта, договора на основании контракта или дополнительного соглашения - муниципальные учреждения культуры представляют реестродержателю:

- заявку на регистрацию по установленной форме;

- оригинал и копию муниципального контракта, договора на основании контракта или дополнительного соглашения со всеми приложениями (прошитые, пронумерованные, скрепленные печатью и подписью руководителя);

- справку о поставщике (исполнителе) по установленной форме;

- иные документы и их копии по требованию реестродержателя.

Обратите внимание: в случае неполного представления документов, несоответствия их установленным формам, а также при обнаружении в них неполных или недостоверных сведений реестродержатель имеет право вернуть документы заказчику, их представившему, для устранения замечаний.

Оригинал контракта, договора на основании контракта или дополнительного соглашения после включения в реестр выдается представителю заказчика под роспись в журнале учета контрактов, договоров на основании контрактов и дополнительных соглашений.

При прекращении обязательств по контракту, договору на основании контракта или дополнительному соглашению между сторонами посредством исполнения, расторжения или по иным основаниям, предусмотренным законом или контрактом, заказчик в пятидневный срок представляет реестродержателю свидетельствующие об этом документы, на основании которых последний вносит соответствующие сведения в реестр.

А. Вифлеемский

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

*(2) Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".