Внешний кадровый аудит (В.В. Румынина, К.А. Сухотина, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2007 г.)

Внешний кадровый аудит

Кадровый аудит или HR-аудит?

Сегодня наличие четко отлаженной и соответствующей законодательству системы кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании. Многие государственные организации и частные фирмы уже осознали необходимость регулярного проведения не только финансового, но и кадрового аудита, и хотели бы получить независимую и объективную оценку своей системы кадрового документооборота. Произошедшие в последнее годы политические и экономические перемены в России, переход компаний к ведению "белого" кадрового документооборота, а также участившиеся проверки со стороны трудовой инспекции - все это послужило основанием для появления на рынке новой услуги - кадрового аудита.

Вместе с тем уже сейчас можно отметить часто повторяющееся смешение двух терминов: кадровый аудит и аудит системы управления персоналом (HR-аудит). Поэтому мы сразу хотели бы определиться с терминами.

С нашей точки зрения, HR-аудит представляет собой комплексную оценку эффективности существующей системы управления персоналом, ее соответствия текущему этапу развития компании и степени ее готовности к стратегическим потребностям бизнеса. Целью работ по HR-aydumy является выявление актуальных недостатков, затруднений и сбоев в работе системы управления персоналом по основным HR-подсистемам.

Кадровый аудит может проводиться как в рамках HR-аудита, так и самостоятельно, поскольку он имеет собственные предмет и цели. На наш взгляд, под кадровым аудитом следует понимать независимую комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава и соответствия оформления и действующему законодательству РФ. Цель работ по проведению кадрового аудита заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота в компании и поиск возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

Своевременно проведенный кадровый аудит и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволяют компании:

- юридически грамотно выстраивать взаимоотношения с сотрудниками;

- минимизировать возможные риски, возникающие в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и разрешения возникающих трудовых споров с работниками.

Кому доверить проведение кадрового аудита?

Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому, что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Поэтому, на наш взгляд, проводить внутренний кадровый аудит имеет смысл лишь в том случае, если в компании существует отдельное подразделение или хотя бы специалист, независимый от тех лиц, чью работу он проверяет, как в аспекте функциональной или административной подчиненности, так и с точки зрения личной заинтересованности.

Приглашение внешних аудиторов (консультантов) всегда становится непростым решением для компании, поскольку требует значительных финансовых средств (особенно если речь идет о кадровом аудите в крупной компании с разветвленной филиальной сетью). Кроме того, не всякая компания готова раскрыть свою документацию перед "людьми со стороны". В то же время, делая выбор в пользу внешнего кадрового аудита, руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов. О том, как выбрать внешнего аудитора, мы поговорим чуть позже.

Как проводить кадровый аудит?

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние системы кадрового документооборота, им необходимо:

- провести диагностику состояния кадровой службы (отдела, группы в составе службы персонала, отвечающей за ведение кадровой документации) компании;

- изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании, в том числе провести анализ работы программного обеспечения, используемого для оформления кадровой документации;

- проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;

- провести анализ системы хранения кадровой документации.

Существенным фактором успешности выполнения работ по проведению внешнего кадрового аудита являются подготовка компании к взаимодействию с аудиторами и планирование предстоящих мероприятий. Поэтому перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ. Однако очевидно, что наличие в аудиторской группе юристов и специалистов в области документационного обеспечения управления является обязательным условием. Крайне желательно также включение в состав аудиторской группы специалиста по информационной безопасности и специалиста в области HR.

Поскольку итоговая результативность аудита в значительной мере зависит от правильной постановки работы и четко выстроенных процедур, членами рабочей группы формируется, а руководством заказчика утверждается программа аудита.

В программе определяются период проверки, окончательный состав аудиторской группы, те планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита. Также указываются рабочие документы, используемые внешними аудиторами, и отчетные документы, которые будут представлены по его итогам заказчику. Пример возможной программы аудита приводится в Таблице 1.

Таблица 1

Программа кадрового аудита

Клиент:        ООО "Айс"       Период проверки:   15.06.2007-08.07.2007

        ----------------------                  -------------------------

Руководитель проверки:                     Румынина В.В.

                       --------------------------------------------------

Состав аудиторской группы:            Ефремов К.А., Бирюков СВ.

                           ----------------------------------------------

Куратор проверки со стороны заказчика:          Севостьянин С.А.

                                       ----------------------------------

Планируемые работы и аудиторские процедуры	Отчетные и рабочие документы	Исполнитель, срок
1	2	3
1. Сбор общей информации о работе кадровой службы, уточнение списка запрашиваемых документов	Рабочий документ "Общая информация о кадровой службе клиента"	Румынина В.В., 19.06.2007
1.1. Анализ организационной и функциональной структуры кадровой службы, определение зон ответственности отдельных сотрудников
1.2. Ознакомление с нормативной документацией, регламентирующей работу кадровой службы
1.3. Уточнение состава проверяемой документации и методики про- ведения проверки (в случае избрания выборочной методики - опре- деление объема выборки)
1.4. Формирование и передача заказчику списка документов, необходимых для проведения аудита
2. Аудит используемого программного обеспечения	Рабочий документ "Информация об ис- пользуемом програ- ммном обеспечении"	Бирюков СВ., 21.06.2007
2.1. Анализ системы электронного документооборота и информационных потоков
2.2. Анализ соответствия электронных шаблонных форм требованиям действующего законодательства
2.3. Анализ системы электронного хранения, резервного копирования и защиты кадровой информации и персональных данных работников от основных рисков
3. Аудит системы регистрации	Рабочий документ "Информация о сис- теме регистрации кадровой докумен- тации"	Ефремов К.А., 22.06.2007
3.1. Анализ действующего порядка систематизации кадровой документации
3.2. Анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм
3.3. Проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации
4. Аудит обязательной кадровой документации	Рабочий документ "Информация об обязательной кад- ровой документации заказчика"	Румынина В.В., 25.06.2007
4.1. Проверка состава обязательной кадровой документации
4.2. Проверка соответствия оформления обязательной кадровой документации документов действующему законодательству
4.3. Анализ содержания обязательной кадровой документации на предмет его соответствия действующему законодательству Российской Федерации
4.4. Проверка наличия, оформления и содержания документов-оснований для издания обязательных кадровых документов
5. Аудит иной кадровой документации заказчика	"Информация о кад- ровой документации обязательной в си- лу специфики дея- тельности заказчи- ка", "Информация о дополнительных ло- кальных актах за- казчика"	Румынина В.В., 29.06.2007
5.1. Проверка наличия кадровой документации, обязательной для заказчика в силу специфики его деятельности
5.2. Проверка соответствия оформления кадровой документации, обязательной для работодателя в силу специфики его деятельности
5.3. Анализ содержания кадровой документации, обязательной для работодателя в силу специфики его деятельности, на предмет его соответствия действующему законодательству Российской Федерации
5.4. Проверка наличия, анализ реквизитов и содержания документов-оснований для издания кадровых документов, обязательных в силу специфики деятельности работодателя
5.5. Проверка локальных нормативных актов работодателя, обязательность наличия которых не законодательстве, на предмет соответствия их содержания действующему трудовому законодательству РФ
6. Аудит системы хранения кадровой документации	Рабочий документ "Информация о сис- теме хранения кад- ровой документа- ции"	Ефремов К.А., 29.06.2007
6.1. Проверка наличия локальной нормативной документации, регламентирующей порядок хранения дел в кадровой службе
6.2. Анализ системы хранения кадровых документов
6.3. Проверка подготовки дел к архивному хранению
7. Подготовка отчетных документов для заказчика	"Отчет по итогам кадрового аудита", "Рекомендации по оптимизации систе- мы кадрового до- кументооборота и улучшению ее рабо- ты"	Румынина В.В., Ефремов К.А, Бирюков СВ., 06.07.2007
7.1. Подготовка отчета по итогам аудита
7.2. Подготовка рекомендаций руководству заказчика по итогам проведения аудита

В зависимости от состава аудиторской группы определенные виды работ, указанные в программе, могут проводиться параллельно.

Этап 1. Диагностика кадровой службы

На первом этапе аудиторами проводится сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании, предварительно определяются возможные проблемные зоны и анализируются возможные риски.

Диагностика начинается с установления функциональных обязанностей и зон персональной ответственности сотрудников кадровой службы. Как правило, отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников, ведущих кадровый документооборот в компании, или описание этих обязанностей "общими фразами" служат сигнал ом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы просто не выполняется. В этом случае аудитор обязательно должен сделать себе пометку о том, что необходимо проверить выполнение данных видов деятельности на последующих этапах аудита.

Для получения необходимой информации аудиторы изучают Положение о кадровой службе (если оно есть), должностные инструкции сотрудников, проводят с ними интервью. В ходе интервью также оценивается понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства: вносятся ли изменения в практику оперативно или это происходит с опозданием. Дополнительными формальными критериями оценки являются показатели текучести в кадровой службе и периодичность обучения (повышения квалификации) ее сотрудников.

Наконец, на этапе диагностики представителями аудиторской группы уточняется состав документации, подлежащей проверке, и определяется методика ее проведения. В процессе составления перечня проверяемой документации параллельно проводится анализ соответствия видов и разновидностей документов, существующих в компании, требованиям Общероссийского классификатора управленческой документации.

Этап 2. Анализ процедур документирования трудовых отношений

Принятая в организации процедура документирования трудовых отношений должна быть построена таким образом, чтобы обеспечивать:

- фиксацию в документах всей необходимой информации;

- соблюдение в процессе их создания действующего законодательства РФ;

- защиту созданных документов от несанкционированного доступа или уничтожения.

По этим основным критериям ее и следует проверять.

Начать проверку целесообразно с определения наличия в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, аудитор, как правило, может сразу составить целостную картину организации и ведения кадрового документооборота в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации приходится восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке. Полученную информацию целесообразно зафиксировать в виде схемы.

Четкое понимание того, как именно в компании организован документооборот, позволяет сразу увидеть состав оформляемой кадровой документации, то есть понять, действительно ли вся необходимая информация фиксируется в кадровых документах компании.

Поскольку абсолютное большинство компаний в настоящее время ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота, то анализ используемого программного обеспечения представляется необходимым элементом кадрового аудита.

Из каких элементов состоит аудит программного обеспечения?

Во-первых, следует обязательно проверить, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) (Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.

Не стоит надеяться на то, что наличие специализированной кадровой программы или модуля автоматически означает использование правильных форм документов. Так, в нашей практике был случай, когда при проведении кадрового аудита в одном из крупных государственных унитарных предприятий г. Москвы мы обнаружили, что заложенные в кадровый модуль программы формы отдельных приказов не соответствовали унифицированным формам, утвержденным постановлением Минтруда РФ (разработчики просто "потеряли" в них отдельные необходимые реквизиты). Некоторые из необходимых форм (N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам") в программе вообще отсутствовали, лишая сотрудников отдела кадров возможности оформлять соответствующие приказы в табличной форме сразу на большое количество сотрудников и перегружая их излишней работой.

Во-вторых, обязательно следует узнать, насколько часто проводится обновление системы и насколько автоматизирован данный процесс. Так, на одном из московских производственных предприятий, использовавших для оформления кадровой документации соответствующий модуль специализированной программы, приказы по личному составу оформлялись по унифицированным формам 2001 года. Вызванные на предприятие разработчики программы уверяли, что ее обновление в соответствии с действующим законодательством происходит регулярно и шаблоны новых унифицированных форм в программе есть. Однако их подключение не входит в обязанности поставщика программы и должно осуществляться IT-службой предприятий. Руководитель IT-службы заявил, что он знал о наличии в комплекте поставки новых шаблонов, но не получал от отдела кадров заявки о необходимости их подключения. Начальник отдел кадров в свою очередь утверждал, что проверка наличия и установка обновлений ПО не входит в его функциональные обязанности и должна осуществляться службой информационных технологий автоматически. Впоследствии данная проблема была решена в процессе разработки новой инструкции по документационному обеспечению деятельности предприятий, в которой был четко прописан порядок взаимодействия и ответственность отдела кадров и службы IT в части работы с указанной программой.

Следующий важный момент, на который обязательно надо обратить внимание, - это наличие в компании системы контроля над порядком доступа к специализированному программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации.

С января 2007 года вступил в силу Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Он регулирует отношения в области сбора, изменения и передачи сведений о субъекте персональных данных. В число этих сведений попадает практически вся информация, которую работодатель получает о работнике при заключении трудового договора и в процессе его последующей работы.

Как правило, именно сотрудники кадровой службы в первую очередь имеют отношение к сбору и обработке персональных данных работников.

Помимо них доступ к этим сведениям могут получать также сотрудники юридической службы, руководители и работники других структурных подразделений (например, работники бухгалтерии, начальники отделов). Поэтому при аудите программного обеспечения необходимо проанализировать, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает саму возможность доступа к электронным формам документов тех из них, в чьи служебные обязанности работа с данной информацией не входит.

Затем следует провести анализ соответствия установленных ролей (уровней) доступа и служебных обязанностей сотрудников, непосредственно работающих с персональными данными: определить, кто из них имеет право создавать документы в системе, кому предоставлена возможность их редактирования и удаления, куда (в какие иные модули, программы) передаются вводимые в кадровой службе данные и т.п. Одним из результатов такого аудита может стать определение возможных каналов несанкционированного доступа или утраты кадровой информации.

В случае, когда компания имеет много региональных филиалов, кадровый документооборот в которых ведется с использованием различных электронных систем, аудит используемого ПО позволит также оценить целесообразность дальнейшего использования данных программ или же их замены на новую систему, единую для всей компании.

Проверка системы регистрации кадровой документации - следующий важный момент аудита. Регистрация документа является доказательством самого факта его существования. Ее отсутствие может создать работодателю серьезные проблемы в случае, если придется подтверждать законность своих действий в суде.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации.

Следует проверить журналы регистрации приказов по личному составу. Если компания большая и объем издаваемых приказов по личному составу велик, они могут быть разделены на две группы по сроку хранения - приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет. Соответственно, в данном случае журналов регистрации приказов может быть два. Если приказов создается больше тысячи в год, то возможна их регистрация по отдельным видам: приказы о приеме на работу, приказы о переводе, об увольнении. Если же, наоборот, компания маленькая и приказов по личному составу немного - они могут все регистрироваться в одном журнале. В любом случае необходимо проверить, все ли издаваемые приказы по личному составу реально отражены в журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных приказов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

Для аудитора анализ системы регистрации важен еще и потому, что он дает первоначальную информацию о том, как в компании организована система хранения документов. Если журнал регистрации один или, наоборот, таких журналов более двух, следует уделить особое внимание тому, каким образом происходит порядок формирования документов в дела и их подготовка к сдаче в архив (см. ниже). Достаточно распространенной ошибкой в данном случае является ситуация, когда при регистрации приказов в одном журнале их формирование также производится в одно дело, как правило, с 75-летним сроком хранения. При этом в данное дело попадают приказы, срок хранения которых составляет 5 лет.

Помимо указанных журналов, ведение которых является обязательным, кадровая служба компании может вести и иные журналы регистрации, например, журналы регистрации отпусков или журнал регистрации локальных нормативных актов и т.п. Аудитору следует проверить полноту информации о документах, регистрируемых в этих журналах.

Также проверке подлежит оформление самих журналов. Все листы журналов регистрации должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается.

Кроме того, необходимо удостовериться в том, что в компании должным образом ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.

Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию работника выдавать ему копии документов, связанных с работой (и происходит это на практике довольно часто), следует также проверить наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и наличие копий выданных документов в личном деле работника (если оно ведется) или в ином деле (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).

Этап 3. Анализ состава кадровой документации, ее соответствия
требованиям действующего законодательства

Необходимым свойством документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-003)". Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую значимость.

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1. В эти формы, при необходимости, можно вносить дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство содержит также определенные требования к содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.

Проверка происходит следующим образом. Сначала проверяется наличие каждого из указанных в перечне документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Наш опыт показывает, что зачастую указанные документы существуют только виртуально - ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.

Следующим необходимым этапом является оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению. В частности, если речь идет о проверке приказа, составленного в соответствии с УСПУД, проверяется, заполнены ли все трафаретные поля, представляет ли собой текст приказа грамотно сформулированное предложение, правильно ли оформлена подпись и т.д. Проверяя приказ, составленный по УСОРД, опытный аудитор обязательно убедится в правильности указанного названия компании, посмотрит, имеет ли документ заголовок, выдержана ли в соответствии с УСОРД структура его текста и т.д.

Если при проверке документов аудитор обнаруживает, что в унифицированную форму были введены дополнительные реквизиты, он обязательно должен запросить и проверить наличие организационно-распорядительного документа, которым было оформлено введение этих реквизитов. Для документов, с которыми работодатель в силу закона должен знакомить работников, в обязательном порядке проверяется отметка об ознакомлении работника.

Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, также зависят от его вида. Например, важнейшим (и практически единственным) критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ. Количество критериев проверки, по которым оценивается содержание трудового договора, будет намного большим:

- указаны ли в договоре фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших договор, ИНН работодателя;

- есть ли сведения о документах, удостоверяющих личность работника;

- присутствуют ли сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и указано ли основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

- указаны ли место и дата заключения трудового договора;

- указано ли правильно место работы работника;

- соответствует ли название должности штатному расписанию, и - в необходимых случаях - квалификационному справочнику;

- указана ли в договоре дата начала работы;

- если заключен срочный договор, оговорен ли в тексте срок его действия, указаны ли обстоятельства (причины), послужившие основанием заключения;

- прописаны ли четко условия оплаты труда, указан ли размер должностного оклада;

- включено ли в договор условие об обязательном социальном страховании работника;

- соответствуют ли дополнительные условия, включенные в текст договора, трудовому законодательству;

- другие критерии, зависящие от конкретной сферы деятельности организации, характера выполняемой работником работы, условий его труда и т.д.

Как правило, перечень критериев, по которым проверяется трудовой договор, корректируется окончательно на этапе диагностики, в ходе беседы с сотрудниками кадровой службы и заносится в специальный чек-лист, содержащий контрольный перечень вопросов, которые должен проверить аудитор. Такой чек-лист может быть составлен в форме перечня всех пунктов, по которым необходимо провести проверку.

Аудитор обязательно документирует данные о проверке каждого вида и разновидности документов. Для этого он может использовать сводную таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах, фрагмент которой приводится ниже (см. Таблицу 2).

Таблица 2

Пример фрагмента рабочего документа аудитора, содержащего информацию об обязательной кадровой документации компании

Информация об обязательной кадровой документации

Вид документа	Информация о документе			Примечание
Приказы о при- еме на работу	Наличие документов	документы в наличии
		документы существуют частично	+	отсутствуют приказы на работников склада
		документы отсутствуют
	Соответствие оформления документов действующему законодательству	соответствуют полностью	+
		соответствуют частично
		составлены по неустановленной форме
	Соответствие содержания документов действующему законодательству	соответствуют полностью
		требуют внесения редакционных (стилистических) изменений
		требуют внесения дополнений	+	не указаны структурные подразделения, в кото- рые приняты работники
		противоречат действующему за- конодательству
	Документы-основания к приказам	документы в наличии
		документы существуют частично	+	нет трудовых договоров на следующих работни- ков: отдел продаж: Ива- нов А.И., Смирнов Н.В.; отдел маркетинга: Зотов П.И.
		документы отсутствуют
		оформление полностью соответ- ствует законодательству	+
		оформление частично соответ- ствует законодательству
		оформление не соответствует законодательству
		содержание полностью соответ- ствует законодательству	+
		содержание частично соответ- ствует законодательству
		содержание противоречит зако- нодательству
	Отметка об ознакомлении работника	в наличии	+
		отсутствует
. . .

Этап 4. Анализ системы хранения кадровой документации

Обеспечение сохранности документов в компании должно быть организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

Анализ системы хранения кадровой документации целесообразно начинать с проверки номенклатуры дел кадровой службы. Номенклатура дел, по сути, представляет собой систематизированный список дел, которые ведутся кадровой службой в течение года и фактически определяет систему хранения документов. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения не продумана и должным образом не организована.

В ходе проверки аудитор определяет все ли дела, имеющиеся в кадровой службе (включая учетные формы), включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли и соответствуют ли проставленные в ней сроки хранения дел Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий. Наконец, он проверяет, соблюден ли порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел.

Затем проверяется правильность формирования документов в дела в соответствии с архивными требованиями: подшиты ли в дела подлинники или заверенные копии, формируются ли документы с разными сроками хранения в разные дела, составляется ли к важнейшей документации внутренняя опись в процессе формирования дела и т.д. Также анализируется установленный в организации порядок доступа к делам, которые в большинстве своем представляют собой конфиденциальную информацию.

Последним элементом аудита на данном этапе является проверка подготовки дел к архивному хранению. Аудитор выясняет, сдаются ли дела в архив и насколько регулярно это происходит, насколько правильно оформлены дела в соответствии с архивными требованиями, составляются ли сотрудниками кадровой службы описи дел, передаваемых в архив компании, составляются ли акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, проводится ли экспертиза ценности документов при подготовке их к сдаче в архив и т.д.

Этап 5. Подготовка отчета и рекомендаций заказчику

Отчет по итогам аудита составляется руководителем аудиторской группы с помощью остальных членов группы, принимавших участие в аудите, сразу после окончания всех работ, указанных в программе проверки.

Отчет представляется заказчику в форме документа, описывающего состояние кадрового документооборота, его основные проблемные зоны. Структура отчета может быть различной, но результаты проведенного аудита должны содержать по крайней мере:

- общую оценку существующей в компании системы кадрового документооборота;

- подробный отчет о состоянии каждой из ее подсистем.

Хороший аудитор не просто констатирует выявленные нарушения, но и предлагает способы их устранения. Поэтому к отчету в виде отдельного документа должны быть приложены рекомендации по оптимизации системы кадрового документооборота и улучшению ее работы.

Отчет и рекомендации обсуждаются аудиторами и с работниками кадровой службы. Цель обсуждения заключается в том, чтобы убедиться, что содержание отчета сотрудникам понятно, а выработанные рекомендации по устранению существующих проблемных зон и корректирующие мероприятия, направленные на устранение причин выявленных несоответствий, могут быть ими проведены самостоятельно. При необходимости и согласии со стороны заказчика проводится обучение сотрудников по программе, составленной с учетом результатов прошедшего аудита.

Как выбрать аудитора

В отличие от аудита финансовой деятельности, аудит кадрового документооборота не является обязательным и проводить его формально вряд ли имеет смысл. В то же время выбор компании, которой вы готовы доверить проверку своей кадровой документации, - дело очень ответственное, поскольку кадровый аудит непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Сегодня в качестве услуги кадровый аудит предлагают самые разные компании - юридические, консалтинговые и даже тренинговые. Поскольку деятельность по проведению кадрового аудита, в отличие от аудита финансового, лицензированию не подлежит, законодательство не содержит и требований к компаниям, которые проводят такой аудит. Поэтому данные требования вам необходимо сформулировать самостоятельно.

Ниже перечислено несколько моментов, на которые, как нам представляется, следует обратить внимание.

Во-первых, узнайте, как долго компания существует на рынке и кто является ее клиентами. Постарайтесь получить отзывы людей, которые уже пользовались услугами этой фирмы как в области кадрового аудита, так и в сопутствующих областях.

Во-вторых, запросите резюме предполагаемых аудиторов (консультантов). Свидетельством их профессионализма может служить опыт реализованных проектов по кадровом аудиту, наличие книг и публикаций в специализированных изданиях, наличие дополнительного образования, сертификатов в различных областях и т.п. Обратите внимание на состав аудиторской группы. Проверьте, есть ли в команде юристы, специалисты в области кадрового документооборота и защиты информации. Крайне желательно наличие в команде и специалиста в области HR-технологий.

В-третьих, обязательно поинтересуйтесь, есть ли у компании методика проведения кадрового аудита: разработана ли типовая программа аудита, возможна ли ее коррекция применительно к специфике деятельности вашей организации. Оцените, насколько формализована работа аудиторов, какие рабочие документы они используют в процессе аудита. Попросите описать вам критерии, по которым проводится проверка, показать пример отчета, предоставляемого заказчику по ее итогам. Вы должны до начала проверки понять, в чем же будет заключаться работа аудиторов.

В-четвертых, уточните наличие возможности сопровождения деятельности кадровой службы после окончания аудита: возможно, понадобится провести дополнительно обучение своих сотрудников или потребуется помощь в исправлении и/или восстановлении кадровой документации.

Что касается размера компании и цены за предлагаемые услуги по кадровому аудиту, то ориентироваться на них не стоит. Хотя слишком дешевая проверка однозначно будет некачественной, тем не менее, обратившись в небольшую фирму с хорошей репутацией, вы можете существенно сэкономить: заинтересованные в новых клиентах, такие компании стараются обеспечить им максимальное соотношение цены и качества.

Если же вы все-таки решили не привлекать сторонних специалистов, вам следует подумать о создании в компании отдела (группы) по внутреннему кадровому аудиту.

В.В. Румынина,

руководитель Департамента HR-аудита

консалтинговой компании "Human Profit"

К.А. Сухотина,

генеральный директор консалтинговой

компании "Human Profit"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2007 г.