Кадровый аудит или HR-аудит?
Сегодня наличие четко отлаженной и соответствующей законодательству системы кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании. Многие государственные организации и частные фирмы уже осознали необходимость регулярного проведения не только финансового, но и кадрового аудита, и хотели бы получить независимую и объективную оценку своей системы кадрового документооборота. Произошедшие в последнее годы политические и экономические перемены в России, переход компаний к ведению "белого" кадрового документооборота, а также участившиеся проверки со стороны трудовой инспекции - все это послужило основанием для появления на рынке новой услуги - кадрового аудита.
Вместе с тем уже сейчас можно отметить часто повторяющееся смешение двух терминов: кадровый аудит и аудит системы управления персоналом (HR-аудит). Поэтому мы сразу хотели бы определиться с терминами.
С нашей точки зрения, HR-аудит представляет собой комплексную оценку эффективности существующей системы управления персоналом, ее соответствия текущему этапу развития компании и степени ее готовности к стратегическим потребностям бизнеса. Целью работ по HR-aydumy является выявление актуальных недостатков, затруднений и сбоев в работе системы управления персоналом по основным HR-подсистемам.
Кадровый аудит может проводиться как в рамках HR-аудита, так и самостоятельно, поскольку он имеет собственные предмет и цели. На наш взгляд, под кадровым аудитом следует понимать независимую комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава и соответствия оформления и действующему законодательству РФ. Цель работ по проведению кадрового аудита заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота в компании и поиск возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).
Своевременно проведенный кадровый аудит и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволяют компании:
- юридически грамотно выстраивать взаимоотношения с сотрудниками;
- минимизировать возможные риски, возникающие в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и разрешения возникающих трудовых споров с работниками.
Как проводить кадровый аудит?
Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние системы кадрового документооборота, им необходимо:
- провести диагностику состояния кадровой службы (отдела, группы в составе службы персонала, отвечающей за ведение кадровой документации) компании;
- изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании, в том числе провести анализ работы программного обеспечения, используемого для оформления кадровой документации;
- проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
- провести анализ системы хранения кадровой документации.
Существенным фактором успешности выполнения работ по проведению внешнего кадрового аудита являются подготовка компании к взаимодействию с аудиторами и планирование предстоящих мероприятий. Поэтому перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ. Однако очевидно, что наличие в аудиторской группе юристов и специалистов в области документационного обеспечения управления является обязательным условием. Крайне желательно также включение в состав аудиторской группы специалиста по информационной безопасности и специалиста в области HR.
Поскольку итоговая результативность аудита в значительной мере зависит от правильной постановки работы и четко выстроенных процедур, членами рабочей группы формируется, а руководством заказчика утверждается программа аудита.
В программе определяются период проверки, окончательный состав аудиторской группы, те планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита. Также указываются рабочие документы, используемые внешними аудиторами, и отчетные документы, которые будут представлены по его итогам заказчику. Пример возможной программы аудита приводится в Таблице 1.
Таблица 1
Программа кадрового аудита
Клиент: ООО "Айс" Период проверки: 15.06.2007-08.07.2007
---------------------- -------------------------
Руководитель проверки: Румынина В.В.
--------------------------------------------------
Состав аудиторской группы: Ефремов К.А., Бирюков СВ.
----------------------------------------------
Куратор проверки со стороны заказчика: Севостьянин С.А.
----------------------------------
| Планируемые работы и аудиторские процедуры |
Отчетные и рабочие
документы |
Исполнитель,
срок |
| 1 |
2 |
3 |
1. Сбор общей информации о работе кадровой службы, уточнение
списка запрашиваемых документов |
Рабочий документ
"Общая информация
о кадровой службе
клиента" |
Румынина В.В.,
19.06.2007 |
1.1. Анализ организационной и функциональной структуры кадровой
службы, определение зон ответственности отдельных сотрудников |
1.2. Ознакомление с нормативной документацией, регламентирующей
работу кадровой службы |
1.3. Уточнение состава проверяемой документации и методики про-
ведения проверки (в случае избрания выборочной методики - опре-
деление объема выборки) |
1.4. Формирование и передача заказчику списка документов,
необходимых для проведения аудита |
| 2. Аудит используемого программного обеспечения |
Рабочий документ
"Информация об ис-
пользуемом програ-
ммном обеспечении" |
Бирюков СВ.,
21.06.2007 |
2.1. Анализ системы электронного документооборота и
информационных потоков |
2.2. Анализ соответствия электронных шаблонных форм требованиям
действующего законодательства |
2.3. Анализ системы электронного хранения, резервного
копирования и защиты кадровой информации и персональных данных
работников от основных рисков |
| 3. Аудит системы регистрации |
Рабочий документ
"Информация о сис-
теме регистрации
кадровой докумен-
тации" |
Ефремов К.А.,
22.06.2007 |
3.1. Анализ действующего порядка систематизации кадровой
документации |
3.2. Анализ системы регистрации и используемых регистрационных
форм |
3.3. Проверка корректности отражения создаваемой документации в
системе регистрации |
| 4. Аудит обязательной кадровой документации |
Рабочий документ
"Информация об
обязательной кад-
ровой документации
заказчика" |
Румынина В.В.,
25.06.2007 |
| 4.1. Проверка состава обязательной кадровой документации |
4.2. Проверка соответствия оформления обязательной кадровой
документации документов действующему законодательству |
4.3. Анализ содержания обязательной кадровой документации на
предмет его соответствия действующему законодательству
Российской Федерации |
4.4. Проверка наличия, оформления и содержания
документов-оснований для издания обязательных кадровых
документов |
| 5. Аудит иной кадровой документации заказчика |
"Информация о кад-
ровой документации
обязательной в си-
лу специфики дея-
тельности заказчи-
ка", "Информация о
дополнительных ло-
кальных актах за-
казчика" |
Румынина В.В.,
29.06.2007 |
5.1. Проверка наличия кадровой документации, обязательной для
заказчика в силу специфики его деятельности |
5.2. Проверка соответствия оформления кадровой документации,
обязательной для работодателя в силу специфики его деятельности |
5.3. Анализ содержания кадровой документации, обязательной для
работодателя в силу специфики его деятельности, на предмет его
соответствия действующему законодательству Российской Федерации |
5.4. Проверка наличия, анализ реквизитов и содержания
документов-оснований для издания кадровых документов,
обязательных в силу специфики деятельности работодателя |
5.5. Проверка локальных нормативных актов работодателя,
обязательность наличия которых не законодательстве, на предмет
соответствия их содержания действующему трудовому
законодательству РФ |
| 6. Аудит системы хранения кадровой документации |
Рабочий документ
"Информация о сис-
теме хранения кад-
ровой документа-
ции" |
Ефремов К.А.,
29.06.2007 |
6.1. Проверка наличия локальной нормативной документации,
регламентирующей порядок хранения дел в кадровой службе |
| 6.2. Анализ системы хранения кадровых документов |
| 6.3. Проверка подготовки дел к архивному хранению |
| 7. Подготовка отчетных документов для заказчика |
"Отчет по итогам
кадрового аудита",
"Рекомендации по
оптимизации систе-
мы кадрового до-
кументооборота и
улучшению ее рабо-
ты" |
Румынина В.В.,
Ефремов К.А,
Бирюков СВ.,
06.07.2007 |
| 7.1. Подготовка отчета по итогам аудита |
7.2. Подготовка рекомендаций руководству заказчика по итогам
проведения аудита |
В зависимости от состава аудиторской группы определенные виды работ, указанные в программе, могут проводиться параллельно.
Этап 1. Диагностика кадровой службы
На первом этапе аудиторами проводится сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании, предварительно определяются возможные проблемные зоны и анализируются возможные риски.
Диагностика начинается с установления функциональных обязанностей и зон персональной ответственности сотрудников кадровой службы. Как правило, отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников, ведущих кадровый документооборот в компании, или описание этих обязанностей "общими фразами" служат сигнал ом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы просто не выполняется. В этом случае аудитор обязательно должен сделать себе пометку о том, что необходимо проверить выполнение данных видов деятельности на последующих этапах аудита.
Для получения необходимой информации аудиторы изучают Положение о кадровой службе (если оно есть), должностные инструкции сотрудников, проводят с ними интервью. В ходе интервью также оценивается понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства: вносятся ли изменения в практику оперативно или это происходит с опозданием. Дополнительными формальными критериями оценки являются показатели текучести в кадровой службе и периодичность обучения (повышения квалификации) ее сотрудников.
Наконец, на этапе диагностики представителями аудиторской группы уточняется состав документации, подлежащей проверке, и определяется методика ее проведения. В процессе составления перечня проверяемой документации параллельно проводится анализ соответствия видов и разновидностей документов, существующих в компании, требованиям Общероссийского классификатора управленческой документации.
Этап 2. Анализ процедур документирования трудовых отношений
Принятая в организации процедура документирования трудовых отношений должна быть построена таким образом, чтобы обеспечивать:
- фиксацию в документах всей необходимой информации;
- соблюдение в процессе их создания действующего законодательства РФ;
- защиту созданных документов от несанкционированного доступа или уничтожения.
По этим основным критериям ее и следует проверять.
Начать проверку целесообразно с определения наличия в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, аудитор, как правило, может сразу составить целостную картину организации и ведения кадрового документооборота в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации приходится восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке. Полученную информацию целесообразно зафиксировать в виде схемы.
Четкое понимание того, как именно в компании организован документооборот, позволяет сразу увидеть состав оформляемой кадровой документации, то есть понять, действительно ли вся необходимая информация фиксируется в кадровых документах компании.
Поскольку абсолютное большинство компаний в настоящее время ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота, то анализ используемого программного обеспечения представляется необходимым элементом кадрового аудита.
Из каких элементов состоит аудит программного обеспечения?
Во-первых, следует обязательно проверить, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) (Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.
Не стоит надеяться на то, что наличие специализированной кадровой программы или модуля автоматически означает использование правильных форм документов. Так, в нашей практике был случай, когда при проведении кадрового аудита в одном из крупных государственных унитарных предприятий г. Москвы мы обнаружили, что заложенные в кадровый модуль программы формы отдельных приказов не соответствовали унифицированным формам, утвержденным постановлением Минтруда РФ (разработчики просто "потеряли" в них отдельные необходимые реквизиты). Некоторые из необходимых форм (N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам") в программе вообще отсутствовали, лишая сотрудников отдела кадров возможности оформлять соответствующие приказы в табличной форме сразу на большое количество сотрудников и перегружая их излишней работой.
Во-вторых, обязательно следует узнать, насколько часто проводится обновление системы и насколько автоматизирован данный процесс. Так, на одном из московских производственных предприятий, использовавших для оформления кадровой документации соответствующий модуль специализированной программы, приказы по личному составу оформлялись по унифицированным формам 2001 года. Вызванные на предприятие разработчики программы уверяли, что ее обновление в соответствии с действующим законодательством происходит регулярно и шаблоны новых унифицированных форм в программе есть. Однако их подключение не входит в обязанности поставщика программы и должно осуществляться IT-службой предприятий. Руководитель IT-службы заявил, что он знал о наличии в комплекте поставки новых шаблонов, но не получал от отдела кадров заявки о необходимости их подключения. Начальник отдел кадров в свою очередь утверждал, что проверка наличия и установка обновлений ПО не входит в его функциональные обязанности и должна осуществляться службой информационных технологий автоматически. Впоследствии данная проблема была решена в процессе разработки новой инструкции по документационному обеспечению деятельности предприятий, в которой был четко прописан порядок взаимодействия и ответственность отдела кадров и службы IT в части работы с указанной программой.
Следующий важный момент, на который обязательно надо обратить внимание, - это наличие в компании системы контроля над порядком доступа к специализированному программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации.
С января 2007 года вступил в силу Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Он регулирует отношения в области сбора, изменения и передачи сведений о субъекте персональных данных. В число этих сведений попадает практически вся информация, которую работодатель получает о работнике при заключении трудового договора и в процессе его последующей работы.
Как правило, именно сотрудники кадровой службы в первую очередь имеют отношение к сбору и обработке персональных данных работников.
Помимо них доступ к этим сведениям могут получать также сотрудники юридической службы, руководители и работники других структурных подразделений (например, работники бухгалтерии, начальники отделов). Поэтому при аудите программного обеспечения необходимо проанализировать, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает саму возможность доступа к электронным формам документов тех из них, в чьи служебные обязанности работа с данной информацией не входит.
Затем следует провести анализ соответствия установленных ролей (уровней) доступа и служебных обязанностей сотрудников, непосредственно работающих с персональными данными: определить, кто из них имеет право создавать документы в системе, кому предоставлена возможность их редактирования и удаления, куда (в какие иные модули, программы) передаются вводимые в кадровой службе данные и т.п. Одним из результатов такого аудита может стать определение возможных каналов несанкционированного доступа или утраты кадровой информации.
В случае, когда компания имеет много региональных филиалов, кадровый документооборот в которых ведется с использованием различных электронных систем, аудит используемого ПО позволит также оценить целесообразность дальнейшего использования данных программ или же их замены на новую систему, единую для всей компании.
Проверка системы регистрации кадровой документации - следующий важный момент аудита. Регистрация документа является доказательством самого факта его существования. Ее отсутствие может создать работодателю серьезные проблемы в случае, если придется подтверждать законность своих действий в суде.
Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации.
Следует проверить журналы регистрации приказов по личному составу. Если компания большая и объем издаваемых приказов по личному составу велик, они могут быть разделены на две группы по сроку хранения - приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет. Соответственно, в данном случае журналов регистрации приказов может быть два. Если приказов создается больше тысячи в год, то возможна их регистрация по отдельным видам: приказы о приеме на работу, приказы о переводе, об увольнении. Если же, наоборот, компания маленькая и приказов по личному составу немного - они могут все регистрироваться в одном журнале. В любом случае необходимо проверить, все ли издаваемые приказы по личному составу реально отражены в журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных приказов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.
Для аудитора анализ системы регистрации важен еще и потому, что он дает первоначальную информацию о том, как в компании организована система хранения документов. Если журнал регистрации один или, наоборот, таких журналов более двух, следует уделить особое внимание тому, каким образом происходит порядок формирования документов в дела и их подготовка к сдаче в архив (см. ниже). Достаточно распространенной ошибкой в данном случае является ситуация, когда при регистрации приказов в одном журнале их формирование также производится в одно дело, как правило, с 75-летним сроком хранения. При этом в данное дело попадают приказы, срок хранения которых составляет 5 лет.
Помимо указанных журналов, ведение которых является обязательным, кадровая служба компании может вести и иные журналы регистрации, например, журналы регистрации отпусков или журнал регистрации локальных нормативных актов и т.п. Аудитору следует проверить полноту информации о документах, регистрируемых в этих журналах.
Также проверке подлежит оформление самих журналов. Все листы журналов регистрации должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается.
Кроме того, необходимо удостовериться в том, что в компании должным образом ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию работника выдавать ему копии документов, связанных с работой (и происходит это на практике довольно часто), следует также проверить наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и наличие копий выданных документов в личном деле работника (если оно ведется) или в ином деле (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).
Этап 3. Анализ состава кадровой документации, ее соответствия
требованиям действующего законодательства
Необходимым свойством документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.
Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-003)". Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую значимость.
Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1. В эти формы, при необходимости, можно вносить дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).
В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство содержит также определенные требования к содержанию.
Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.
Проверка происходит следующим образом. Сначала проверяется наличие каждого из указанных в перечне документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Наш опыт показывает, что зачастую указанные документы существуют только виртуально - ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
Следующим необходимым этапом является оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению. В частности, если речь идет о проверке приказа, составленного в соответствии с УСПУД, проверяется, заполнены ли все трафаретные поля, представляет ли собой текст приказа грамотно сформулированное предложение, правильно ли оформлена подпись и т.д. Проверяя приказ, составленный по УСОРД, опытный аудитор обязательно убедится в правильности указанного названия компании, посмотрит, имеет ли документ заголовок, выдержана ли в соответствии с УСОРД структура его текста и т.д.
Если при проверке документов аудитор обнаруживает, что в унифицированную форму были введены дополнительные реквизиты, он обязательно должен запросить и проверить наличие организационно-распорядительного документа, которым было оформлено введение этих реквизитов. Для документов, с которыми работодатель в силу закона должен знакомить работников, в обязательном порядке проверяется отметка об ознакомлении работника.
Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, также зависят от его вида. Например, важнейшим (и практически единственным) критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины
