Комментарий к письму Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 12, июнь 2007 г.)

Комментарий к письму Минфина России
от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209

Налоговые расходы должны быть как экономически оправданными, так и документально подтвержденными. Однако некоторые документы со временем выцветают и становятся нечитаемыми. Например, чеки ККМ. Как быть в этом случае?

Документальное подтверждение

На тот или иной вид расходов у фирмы должны быть документы, которые их подтверждают. Если в затраты включена стоимость материалов - это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера - это договор и акт их сдачи-приемки. По командировочным расходам ими считают проездные документы, приказ о направлении в командировку и т.д. При покупке товаров за наличный расчет к подтверждающим документам относят накладную или товарный чек. Эти документы должны быть подписаны представителем фирмы-продавца и заверены ее печатью. В них указывают наименование товаров и их стоимость. Кроме того, на эти товары должен быть чек контрольно-кассовой машины фирмы-продавца. Как указали в письме финансисты, чек также считают первичным документом. Причем со временем он выцветает и становится нечитаемым. В такой ситуации специалисты Минфина рекомендуют снимать с него ксерокопию. Ее должно заверить должностное лицо компании-покупателя своей подписью. Кроме того, на копии ставят и печать фирмы. Хранят копию вместе с оригиналом чека. Причем читается он или нет, в данном случае неважно. Главное, чтобы читалась копия. В такой ситуации можно считать, что расходы компании документально подтверждены.

"Заграничные" затраты могут быть оформлены по обычаям делового оборота, применяемого в иностранном государстве, на территории которого они были понесены. Также для загранрасходов разрешено использовать документы, которые косвенно их подтверждают (например, таможенные декларации). Дело в том, что при расчетах с зарубежным партнером у российской фирмы не всегда есть возможность оформить документы в соответствии с отечественным законодательством. В этой ситуации следует учитывать специфику документооборота иностранного государства.

Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они утеряны при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т.п.). Чем это грозит фирме? При очередной проверке инспекторы обязательно обратят внимание на данный факт и оштрафуют компанию. Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за такое нарушение составит 5000 рублей. Кроме того, если на сумму расходов по утерянным документам была уменьшена облагаемая прибыль, компании доначислят "прибыльный" налог, рассчитают пени и взыщут штраф за его неуплату. Сумма штрафа зависит от возникшей недоимки.

Чтобы избежать штрафов, составьте акт, в котором перечислите недостающие документы и укажите причину их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы. Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно была. Так, если случился пожар, необходима справка из пожарной части, если затопление - справка от организации, которая эксплуатирует здание, если документы украли - справка из милиции. Однако упомянутый акт и справки не освобождают вас от обязанности восстановить недостающие документы.

Экономическая оправданность

Что такое "экономически оправданные" расходы, в Налоговом кодексе не говорится.

ФНС попыталась дать формулировку этих расходов. По мнению налоговой службы, "под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота".

Ясности такое определение не внесло. Поэтому инспекторы трактуют этот термин всегда в свою пользу. Любые расходы, которые по тем или иным причинам им "не понравятся", они будут считать экономически не оправданными.

Однако и фирмы могут использовать законодательную "брешь" в своих интересах.

Так, экономически оправданными затратами можно считать прежде всего те, без которых невозможно выполнение того или иного договора. По гражданскому законодательству при заключении договора стороны должны определить его существенные условия.

Как сказано в статье 432 Гражданского кодекса, существенными являются:

- условия о предмете договора (например, выполнение какой-либо работы, купля-продажа имущества или сдача его в аренду и т.д.);

- условия, которые поименованы в законе как необходимые для договора того или иного вида (например, перечень существенных условий договора страхования приведен в ст. 942 ГК РФ, доверительного управления имуществом - в ст. 1016 ГК РФ и т.д.);

- другие условия, которые стороны договора считают для себя существенными.

Таким образом, если фирма договорилась оплатить те или иные расходы и это условие является по договору существенным, то они считаются экономически оправданными. Следовательно, данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль независимо от того, поименованы они в Налоговом кодексе или нет.

Главное - должно соблюдаться любое из двух других условий: либо договор, который заключила фирма, связан с получением выручки, либо расходы по договору, в рамках которого оплачиваются те или иные затраты, уменьшают налогооблагаемую прибыль.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 12, июнь 2007 г.