Комментарий к письму Минфина России от 19.03.2007 N 03-03-06/1/159 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 12, июнь 2007 г.)

Комментарий к письму Минфина России
от 19.03.2007 N 03-03-06/1/159

Все больше торговых компаний имеют залы самообслуживания. Это позволяет им привлечь больше клиентов и сэкономить на зарплате продавцов. Однако такие фирмы неизбежно сталкиваются с регулярными кражами.

Проводим инвентаризацию...

Как правило, недостачу ценностей выявляют по итогам инвентаризации. Хотя обнаружить пропажу товара можно и случайно. Например, если речь идет об эксклюзивном товаре, который есть лишь в нескольких экземплярах. В этом случае нужно провести внеплановую инвентаризацию. Такая обязанность предусмотрена статьей 12 Закона о бухгалтерском учете*(1). Результаты проведенной инвентаризации оформляют первичными документами. Причем итоговым документом будет сличительная ведомость. В ней указывают расхождения между результатами инвентаризации и данными бухучета.

...И отражаем недостачу в бухучете

Результаты инвентаризации нужно отразить в бухучете в том месяце, в котором она была закончена. Стоимость недостающих товаров в торговом зале самообслуживания относят на дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетом 41 "Товары". Их списывают по фактической себестоимости.

По общему правилу недостачу ценностей в пределах норм естественной убыли списывают на счета по учету расходов. А сверхнормативные суммы взыскивают с виновных лиц либо относят их на финансовые результаты, если такие лица не выявлены. Однако, как отметили финансисты в письме, нормы потерь при хранении товаров в торговом зале не установлены. Следовательно, всю пропажу из зала самообслуживания следует считать сверхнормативной.

Если виновник кражи не найден...

Большинство недостач в залах самообслуживания возникает из-за краж. Поэтому фирма, у которой есть такой зал, в день обнаружения пропажи товара (например, в день проведения инвентаризации) должна подать заявление в милицию. Сделать это можно, даже если нет никакой надежды, что виновника найдут. Ведь факт кражи нужно документально оформить. Для чего это необходимо, мы расскажем далее.

Найти вора среди тысячи покупателей практически невозможно. В этом случае милиционеры приостановят дело. О чем следователь (дознаватель) вынесет соответствующее постановление. Фирма может получить копию данного документа. Такая бумага будет подтверждать факт отсутствия лиц, виновных в краже товаров.

Итак, если милиционеры виновного не нашли либо суд оправдал обвиняемого, в бухучете сумму недостачи нужно списать как прочие расходы. Главное при этом, чтобы был оформлен приказ или письменное распоряжение руководителя фирмы.

В налоговом учете такой ущерб можно признать внереализационным расходом. Но при условии, что факт отсутствия виновных документально подтвержден актом госоргана. Например, постановлением следователя или решением суда.

Пример 1

В ООО "Сказка" 8 февраля продавец Иванова обнаружила недостачу товаров. Директор фирмы Костров в этот же день подал заявление о краже в милицию. 9 февраля была проведена инвентаризация торгового зала N 2. В ходе инвентаризации выявлена недостача товара на сумму 6500 руб.

9 февраля бухгалтер сделал проводку:

Дебет 94 Кредит 41

- 6500 руб. - учтена недостача товаров.

На основании заявления руководителя "Сказки" завели уголовное дело. В ходе предварительного следствия преступник не был найден, и 2 апреля было вынесено постановление о приостановлении предварительного следствия. Фирма получила копию такого постановления.

3 апреля бухгалтер сделал проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94

- 6500 руб. - сумма недостачи учтена как прочие расходы.

В налоговом учете бухгалтер может включить сумму недостачи в состав внереализационных расходов, которые уменьшают облагаемую прибыль.

Если фирма решила все же не обращаться за помощью в милицию, то отразить убытки от недостач при отсутствии виновных лиц в налоговых расходах вряд ли удастся. Ведь для этого нужен документ, который свидетельствует об отсутствии виновных. Если фирма в милицию не обращалась, то такого документа у нее не будет. Поэтому и важно возбудить уголовное дело вне зависимости от того, будет найден похититель или нет.

...И если похитителя отыскали

Если виновного нашли (по решению суда либо по его собственному признанию), сумму недостачи необходимо учесть по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" или счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Выбор счета зависит от того, является виновное лицо сотрудником фирмы или нет. Причем его могут обязать возместить недостачу, исходя из рыночной цены украденных товаров. В связи с этим разница между рыночной ценой и фактической себестоимостью будет учтена как доход будущих периодов. По мере поступления средств от виновника ее отражают как прочие доходы компании.

Пример 2

Изменим условия примера 1.

Предположим, что в ходе предварительного следствия преступник был найден. 2 апреля состоялся суд. Решением суда сотрудник фирмы Рыбаков должен возместить ущерб от хищения по рыночной стоимости товаров в размере 8000 руб. 3 апреля решение суда вступило в законную силу.

3 апреля бухгалтер сделал проводки:

Дебет 73 Кредит 94

- 6500 руб. - недостача товаров отнесена на виновника;

Дебет 73 Кредит 98

- 1500 руб. (8000 - 6500) - разница между рыночной и фактической стоимостью товаров учтена как доходы будущих периодов.

10 апреля Рыбаков внес деньги в кассу фирмы. Это отражают проводками:

Дебет 50 Кредит 73

- 8000 руб. - погашена задолженность сотрудником фирмы;

Дебет 98 Кредит 91-1

- 1500 руб. - признан доход фирмы.

В налоговом учете сумму, полученную от виновника в возмещение ущерба, считают внереализационным доходом компании. Его отражают на дату признания задолженности виновным либо на дату вступления в силу решения суда. Причем, по мнению Минфина, стоимость похищенных ценностей в налоговых затратах не учитывают. С этим можно не согласиться. Ведь налоговыми расходами признают обоснованные и документально подтвержденные затраты. Получается, что в результате хищения фирма получила дополнительный доход (возмещение ущерба). А стоимость похищенных товаров напрямую связана с его поступлением. Поэтому такие расходы необоснованными считать нельзя. Однако скорее всего подобную позицию придется отстаивать в арбитражном суде.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 12, июнь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Закон от 21.11.96 N 129-ФЗ.