Среднесписочное количество: отсутствующих тоже считают (Е. Камалова, "Московский бухгалтер", N 13, июль 2007 г.)

Среднесписочное количество: отсутствующих тоже считают

При составлении отчетности за полугодие бухгалтеру приходится рассчитывать множество различных показателей. Одним из наиболее "востребованных" является среднесписочная численность работников организации.

Виды численности работников

Довольно часто понятия "средняя" и "среднесписочная" численность считают синонимами. Однако это не одно и то же. Правила их расчета утверждены постановлением Росстата от 20 ноября 2006 г. N 69. Так, средняя численность кроме среднесписочного количества работников включает в себя еще и среднюю численность внешних совместителей, а также сотрудников, работающих на основании гражданско-правовых договоров.

Чтобы определить среднесписочную численность работников организации, потребуются первичные документы по учету труда и его оплаты. Это приказ о приеме на работу (форма N Т-1, переводе на другую работу (форма N Т-5), предоставлении отпуска (форма N Т-6), приказ о прекращении трудового соглашения (форма N Т-8), личная карточка (форма N Т-2). Также документом, который нужен для расчетов, является табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13, утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1).

На основании данных, содержащихся в нем, устанавливают, сколько человек явилось на работу в конкретный день. Эта информация пригодится при определении ежедневной списочной численности. В нее включают наемных работников, которые на основании трудового договора выполняли постоянную, сезонную или временную работу один день или более, а также собственников компаний, получавших зарплату в своей фирме. При этом учитывают как сотрудников, которые в этот день работали, так и отсутствующих по причинам, перечисленным в пункте 88 Правил расчета средней и среднесписочной численности, утвержденых постановлением Росстата от 20 ноября 2006 г. N 69.

Так, например, в списочную численность нужно включать работников, находившихся в служебных командировках, отсутствовавших по болезни, надомников. Также учитывают обучающихся в вузах и других учебных заведениях, сотрудников, находящихся в учебном и ежегодном отпуске, в том числе дополнительном - с сохранением и без сохранения заработной платы.

Существуют категории работников, которые включаются в списочную численность, но не входят в среднесписочную численность. Это женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком, и работники, обучающиеся в образовательных учреждениях или взявшие отпуск без сохранения заработной платы для сдачи экзаменов.

Не состоят в списочном составе лица, работающие по договорам с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы). Однако их нужно учитывать при расчете среднесписочной численности.

Расчеты

Чтобы определить среднесписочную численность работников за месяц, нужно сложить списочную численность за каждый календарный день месяца и разделить полученную сумму на количество календарных дней в этом месяце. Праздники и выходные также нужно учитывать. Количество "списочных" работников в нерабочий день принимается равным численности, которая наблюдалась в предшествующий день. Это же правило действует, если нерабочих дней два или более подряд.

Рассмотрим ситуацию, когда фирма работала неполный месяц.

Пример 1

ООО "Манго" зарегистрировано с 21 марта 2007 года (таблица 1).

Определим среднесписочную численность работников за март 2007 года:

она будет 32 чел. (982 чел. : 31 дн.).

Нужно отметить, что при расчете среднесписочной численности за неполный месяц берут количество календарных дней полного месяца. При получении "десятых долей человека" производится округление и показатель определяют в целых единицах.

Теперь рассчитаем среднесписочную численность работников организации за квартал. Для этого нужно сначала рассчитать среднесписочную численность за каждый месяц данного периода, а потом определить их сумму и разделить ее на 3 (количество месяцев в квартале).

Пример 2

У компании ООО "Магна" в январе 2007 года среднесписочная численность работников составила 63 человека, в феврале - 65, в марте - 65 работников.

Среднесписочная численность за I квартал 2007 года составит 64 чел. (63 чел. + 65 чел. + 65 чел.) : 3 мес.

Таким же образом рассчитывают среднесписочную численность работников за любой период, превышающий 1 месяц. Например, если нужно определить ее величину за год, складывают показатели каждого месяца и делят на 12.

Допустим, компания работала неполный квартал. В этом случае порядок расчетов следующий:

Пример 3

ООО "Верона" организовано в мае 2006 года. В мае среднесписочная численность составила 34 человека, в июне - 38 человек.

Среднесписочная численность работников данной организации за II квартал 2006 года составит 24 человека ((34 чел. + 38 чел.) : 3 мес.).

Если организация работала неполный год, то среднесписочную численность рассчитывают аналогичным способом. Складывают показатели каждого месяца и делят полученную сумму на 12.

"Неполные" сотрудники

У бухгалтера могут возникнуть затруднения при расчете среднесписочной численности, если на предприятии есть сотрудники, работающие неполное рабочее время. В списочной численности их учитывают как целые единицы за каждый календарный день месяца. Однако при определении среднесписочной численности их считают пропорционально отработанному времени.

Для расчета существуют два способа: прямой и упрощенный. При использовании прямого метода определение среднесписочной численности сотрудников, работающих неполное время, производится следующим образом. Сначала высчитывают общее число человеко-дней, отработанных такими сотрудниками. Для этого нужно общее количество отработанных в месяце человеко-часов разделить на продолжительность рабочего дня. Далее полученный результат делят на число рабочих дней (по календарю) в отчетном месяце.

Пример 4

В ООО "Марица" предусмотрена 5-дневная рабочая неделя. Три сотрудника работают неполную неделю. Требуется рассчитать данные за март 2007 года. В этом месяце по календарю - 21 рабочий день (таблица 2).

1. Определим количество человеко-дней. Это будет 25,88 ((4 ч х 18 дн. + 3 ч х 20 дн. + 5 ч х 15 дн.) : 8 ч).

2. Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников, работающих неполное время. Она равна 1,23 чел. (25,88 чел./дн. : 21 дн.).

При применении упрощенного метода порядок расчета следующий: неполное рабочее время нужно разделить на продолжительность рабочего дня. Результат умножают на число дней, отработанных сотрудником в этом месяце. Далее полученную величину делят на количество рабочих дней в месяце (по календарю). Воспользуемся условиями примера и рассчитаем численность, применяя упрощенный метод.

1. Определим "долю человека", которую сотрудник отработал за день.

Суханова М.С. - 0,5 чел. (4 ч : 8 ч);

Кошкин В.Г. - 0,375 чел. (3 ч : 8 ч);

Рогов С.Р. - 0,625 чел. (5 ч : 8 ч).

2. Рассчитаем количество человеко-дней. Оно равно

25, 875 чел./дн. (0,5 чел. х 18 дн. + 0,375 чел. х 20 дн. + 0,625 чел. х 15 дн.).

3. Среднесписочная численность составит 1,23 чел. (25,875 чел./дн. : 21 дн.).

Нужно отметить, что некоторых сотрудников, работающих неполное время, включают в среднесписочную численность "целиком". Это работники, для которых законодательством предусмотрена сокращенная рабочая неделя, а также переведенные на неполное рабочее время по решению администрации компании.

Таблица 1

Число	Списочная численность, чел.
	Общая	Не включаемая в среднесписочную численность	Включаемая в среднесписочную численность
21	89	1	88
22	89	1	88
23	89	1	88
24 суббота	89	1	88
25 воскресенье	89	1	88
26	89	2	87
27	93	2	91
28	93	2	91
29	93	2	91
30	93	2	91
31 суббота	93	2	91
Итого			982

Таблица 2

Количество рабочих дней в неделе	Количество часов в день	Отработано дней в месяце
Суханова М.С.	4	18
Кошкин В.Г.	3	20
Рогов С.Р.	5	15

Е. Камалова

"Московский бухгалтер", N 13, июль 2007 г.