Внутренняя управленческая отчетность: принципы, виды и методы составления (Н. Адамов, Г. Адамова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 30, июль 2007 г.)

Внутренняя управленческая отчетность: принципы, виды и методы
составления

Управленческая отчетность - это комплекс взаимосвязанных данных и расчетных показателей, отражающих функционирование предприятия как субъекта хозяйственной деятельности и сгруппированных в целом по предприятию и в разрезе структурных подразделений. Отчетность является важнейшим источником информации для анализа и принятия решений.

Управленческая отчетность ориентирована на внутренних пользователей, ее содержание определяется целями и задачами управления.

Создание системы внутренней управленческой отчетности требует определения перечня информации, которая необходима менеджерам различных структурных подразделений предприятия, а также частоты ее представления.

Разработка форм управленческой отчетности должна осуществляться в соответствии со следующими принципами:

все отчеты должны быть адресными и конкретными;

текущие отчеты должны содержать оперативную информацию, полезную для принятия управленческих решений;

формы отчетов должны учитывать психологические особенности и уровень подготовленности конкретного менеджера, для которого предназначен отчет;

отчеты не должны быть перегружены излишними данными, в то же время вся представленная в них информация должна быть систематизирована;

затраты на подготовку внутренней управленческой отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования.

Необходимо разработать порядок представления, передачи и обработки форм отчетности. В целом отчеты должны быть простыми для восприятия, содержащаяся в них информация - точной и лаконичной, названия самих документов и их разделов - адекватными и понятными. Все данные, представленные в отчетах, не должны допускать неоднозначного толкования.

Требования к содержанию отчетности формулируют руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. При этом управляющие должны разъяснить исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки необходима.

Специальные требования к внутренней управленческой информации:

гибкая, но единообразная структура;

понятность и обозримость информации;

оптимальная чистота представления;

пригодность для анализа и оперативного контроля.

Необходимо отметить, что содержание управленческой отчетности зависит от специфики деятельности каждого предприятия. В целом всю информацию, отражаемую в управленческой отчетности, можно представить в виде следующих блоков:

проекты решений по инвестициям и кредитам;

прогнозы поступлений наличных средств;

анализ источников финансирования, потребности в новых источниках и изменения в них;

соотношение заемных и собственных средств;

результаты хозяйственной деятельности и прибыль;

платежеспособность в краткосрочной и долгосрочной перспективе и движение денежных средств;

возможные управленческие воздействия;

интерпретация данных и пояснения для руководства.

Правильно составленная и своевременно представленная отчетность позволяет обеспечить решение следующих задач:

выявление существующих проблем и недостатков;

выделение моментов, указывающих на потенциальные проблемы в будущем;

всеохватывающий и оперативный обзор деятельности;

расчеты и информирование о фактической эффективности и рентабельности деятельности;

группировка и анализ информации для выбора оптимальных вариантов решения проблем, возникающих в ходе деятельности;

представление информации для принятия стратегических решений.

Внутреннюю управленческую отчетность можно классифицировать по различным признакам: объему информации, ее содержанию, видам деятельности, формату, уровню и частоте представления (см. рисунок).

                            /------------------------------------\

/---------------------------|Классификация внутренней отчетности |

|                           \------------------------------------/

|

|

|                                                                /---------------------------------\

|                                           /--------------------|        Табличные отчеты         |

|                                           |                    \---------------------------------/

|       /-----------------------------------/                    /---------------------------------\

|-------|По формату представления|-------------------------------|       Графические отчеты        |

|       \-----------------------------------\                    \---------------------------------/

|                                           |                    /---------------------------------\

|                                           \--------------------|            Текстовые            |

|                                                                \---------------------------------/

|

|

|                                                                /---------------------------------\

|                                           /--------------------| Отчеты по закупке и заготовлению|

|                                           |                    \---------------------------------/

|                                           |                    /---------------------------------\

|       /-----------------------------------/                    |      Отчеты по производству     |

|-------|  По видам деятельности |-----------------------------------------------------------------/

|       \-----------------------------------\                    /---------------------------------\

|                                           \--------------------|      Отчеты по реализации       |

|                                                                \---------------------------------/

|

|

|                                                                /---------------------------------\

|                                           /--------------------| Отчеты для высшего руководства  |

|                                           |                    \---------------------------------/

|                                           |                    /---------------------------------\

|       /-----------------------------------/                    |Отчеты  для менеджеров  структур-|

|-------|По уровню представления |-------------------------------|ных подразделений                |

|       \-----------------------------------\                    \---------------------------------/

|                                           |                    /---------------------------------\

|                                           \--------------------|Отчеты  для  менеджеров   нижнего|

|                                                                |звена                            |

|                                                                \---------------------------------/

|

|

|                                                                /---------------------------------\

|                                            /-------------------|      Накопительные ведомости    |

|                                            |                   \---------------------------------/

|       /------------------------------------/                   /---------------------------------\

|-------|  По объему информации  |-------------------------------|            Сводки               |

|       \------------------------------------\                   \---------------------------------/

|                                            |                   /---------------------------------\

|                                            \-------------------|         Итоговые отчеты         |

|                                                                \---------------------------------/

|

|

|                                                                /---------------------------------\

|                                            /-------------------|        Оперативные отчеты       |

|       /------------------------------------/                   \---------------------------------/

|-------|По частоте представления|---------------------------\   /---------------------------------\

|       \------------------------------------\               \---|         Текущие отчеты          |

|                                            |                   \---------------------------------/

|                                            |                   /---------------------------------\

|                                            \-------------------|         Сводные отчеты          |

|                                                                \---------------------------------/

|

|

|                                                                /---------------------------------\

|                                             /------------------|        Комплексные отчеты       |

|                                             |                  \---------------------------------/

|       /-------------------------------------/                  /---------------------------------\

\-------|      По содержанию     |-------------------------------|   Отчеты по ключевым позициям   |

        \-------------------------------------\                  \---------------------------------/

                                              |                  /---------------------------------\

                                              \------------------|       Аналитические отчеты      |

                                                                 \---------------------------------/

Для каждого из направлений хозяйственной деятельности, осуществляемых предприятием, целесообразно формировать отдельные формы управленческой отчетности, т.е. система отчетов должна быть реструктурирована. При этом минимальный объем отчетных форм включает:

накопительные ведомости по структурным подразделениям, центрам ответственности, видам или группам продукции, статьям бюджета;

сводки - краткие сведения о деятельности подразделения на конкретную дату;

итоговые отчеты - отчеты, представляющие результаты деятельности организации в целом и ее структурных подразделений за определенный период.

Возможен следующий формат представления управленческой отчетности:

табличный - наиболее распространенная и удобная форма отчетности, обеспечивает быстрое восприятие информации при наличии у пользователя определенного уровня экономических знаний. Таблицы, как правило, содержат отдельные комментарии и справочные данные о ключевых показателях;

графический - в виде построенных (сформированных) графиков и диаграмм. Отличительной чертой является наглядность представления данных при одновременной ограниченности количества показателей;

текстовой - в виде письменной пояснительной информации любой текстовой формы.

Система управленческой отчетности накладывается на организационную структуру предприятия исходя как из уровней предприятия, так и из видов протекающих производственных процессов.

В первом случае отчетность делится на отчетность, представляемую для высшего руководства; отчетность для руководства структурных подразделений и отчетность для менеджеров низшего уровня управления. При этом различают оперативные, текущие и сводные отчеты. Оперативные представляются ежемесячно, еженедельно (или ежедневно) на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Текущие отчеты содержат обработанную и синтезированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального. Сводные отчеты представляются с периодичностью от одного раза в месяц до одного раза в год для высшего управленческого звена; на их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем и нижнем уровнях.

Во втором случае все отчеты выделяют в зависимости от охваченных ими процессов:

1) закупки и заготовления;

2) производства;

3) продажи.

По содержанию все отчеты, составляемые в рамках управленческой отчетности, делятся на комплексные, отчеты по ключевым позициям (тематические) и аналитические отчеты.

Комплексные отчеты характеризуют деятельность предприятия в целом и ее отдельных сегментов. Они составляются с заданной периодичностью по итогам работы за месяц или иной отчетный период (квартал, полугодие, год) и содержат информацию о выполнении планов, о структуре доходов и расходов предприятия, величине задолженности, движении денежных средств и т.д.

Отчеты по ключевым позициям (тематические) представляются по мере необходимости и содержат информацию о наиболее важных для успешного функционирования предприятия показателях: объеме продаж, потерях от брака, срывах поставок и т.д.

Аналитические отчеты готовятся только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов работы предприятия по отдельным аспектам деятельности.

В заключение следует отметить, что внутренняя отчетность каждого предприятия индивидуальна, и не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой.

Можно выделить наиболее распространенные недостатки внутренней управленческой отчетности, которые нужно избегать:

информация обобщается в основном для контроля объема продаж или определения издержек и не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек;

информация, обобщенная в отчетности, адресуется не тем лицам, часто даже не для управляющего, находящегося на передовой линии хозяйственной деятельности, а для его начальника или руководителя;

в отчетности представляется конкретная информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений на конкретных направлениях;

в отчетности преобладает избыточная ненужная информация. В результате на управляющего возлагается работа по сортировке информации в поисках той, что ему действительно необходима для управления.

Н. Адамов,

д.э.н., профессор,

заведующий кафедрой

финансового менеджмента и налогового консалтинга

Российского университета кооперации

Г. Адамова,

к.э.н., ст. преподаватель

Государственного университета управления

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 30, июль 2007 г.