Комментарий к письму Минфина РФ от 25 июня 2007 г. N 03-03-06/1/394 (Ю.В. Сумина, "Нормативные акты для бухгалтера", N 15, август 2007 г.)

Комментарий к письму Минфина РФ
от 25 июня 2007 г. N 03-03-06/1/394

В целях узнаваемости бренда многие компании выдают своим работникам форменную одежду с логотипом фирмы. В каких случаях можно уменьшить налогооблагаемую прибыль на затраты по "обмундированию" работников? На этот вопрос ответили специалисты финансового ведомства в комментируемом письме.

Зачем носить форму?

Если спецодежда предназначена для предотвращения или уменьшения воздействия вредных производственных факторов, то форма нужна для отражения специфики деятельности предприятия, она демонстрирует принадлежность работников к конкретной фирме.

Ношение форменной одежды может быть предусмотрено законодательством либо решением руководства компании. К первой категории относят работников вневедомственной охраны, сотрудников милиции, таможенных органов, судебных приставов. Кроме того, обязанность выдачи формы может быть установлена отраслевыми требованиями. Так, на работников ресторанов, гостиниц также распространяется обязанность по ношению форменной одежды.

Для оприходования такого "обмундирования" используют приходный ордер (форма N М-4). При передаче со склада сотрудникам оформляют требование-накладную и лимитно-заборную карту. Для учета выдачи формы фирма вправе сама разработать документ, утвердив его в учетной политике. Главное, чтобы он содержал все обязательные реквизиты (Закон от 21.11.96 N 129-ФЗ).

Пример

ООО "Рассвет" приобрело форменную одежду для своих сотрудников на сумму 11800 руб. (в т.ч. НДС - 1800 руб.).

Бухгалтер компании сделал следующие проводки:

Дебет 10 Кредит 60

- 10 000 руб. - оприходована форменная одежда;

Дебет 19 Кредит 60

- 1800 руб. - отражен НДС, предъявленный поставщиком;

Дебет 68 Кредит 19

- 1800 руб. - принят к вычету НДС со стоимости форменной одежды;

Дебет 20 Кредит 10

- 10 000 руб. - списана стоимость формы, выданной работникам компании;

Дебет 60 Кредит 51

- 11 800 руб. - оплачена форменная одежда.

Форменная одежда предназначена для доведения до сведения потребителей информации о принадлежности работников к данной компании. Она должна быть выполнена в одной цветовой гамме и содержать логотип, товарный знак, символику фирмы. Как отметили специалисты Минфина России в письме от 01.11.2005 N 03-03-04/2/99, указанные реквизиты нужно наносить непосредственно на одежду, а не на значок, галстук или жилет.

Затраты на приобретение или изготовление такой одежды следует относить к расходам на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). Однако это положение распространяется только на стоимость формы, остающейся в распоряжении работников (письма Минфина России от 25.06.2007 N 03-03-06/1/394, от 10.03.2006 N 03-03-04/1/203, от 09.10.2006 N 03-03-04/1/686, от 09.10.2006 N 03-03-04/4/156). Причем, как отмечает финансовое ведомство, если одежда остается в организации, ее стоимость не уменьшает налогооблагаемую прибыль, даже если обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение формы зафиксирована в трудовом или коллективном договоре.

Униформа в собственности фирмы...

Если право собственности на форменную одежду остается у компании, то работник по окончании срока ее использования или при увольнении обязан сдать "обмундирование" на склад организации. В этом случае, по мнению Минфина, компания не вправе отнести стоимость одежды на расходы. Кроме того, суммы входного НДС не подлежат вычету.

Однако с выводами финансового ведомства можно не согласиться. Положения статьи 264 Налогового кодекса позволяют учесть любые расходы, связанные с производством и реализацией, - главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены. Причем расходы на форменную одежду отвечают этим требованиям. Обосновать выдачу формы можно внутренними распорядительными документами. Это могут быть положение о форменной одежде, правила внутреннего распорядка, приказ руководителя. В данных документах следует установить сроки ношения, категории лиц, которым положена униформа, порядок выдачи и возврата одежды при увольнении работника. Обязанность работодателя обеспечить сотрудников униформой должна быть оговорена также в трудовых или коллективных договорах.

Кроме того, в пункте 5 статьи 255 Налогового кодекса не сказано о том, что для признания расходов униформа должна передаваться сотрудникам в собственность. Речь идет лишь о предоставлении одежды в постоянное пользование. А гражданское законодательство разграничивает эти два понятия. Так, собственнику принадлежат права владения, пользования и распоряжения своим имуществом. А в данном случае работники обязаны использовать одежду лишь в служебных целях.

Таким образом, при соблюдении вышеперечисленных условий фирма вправе учесть затраты на форму, оставшуюся в собственности компании, в целях налогообложения прибыли. Однако в этом случае могут возникнуть разногласия с налоговыми органами.

...Или работника

Если униформа остается у работника, то фирма вправе учесть расходы на ее приобретение в налоговой себестоимости. Однако выдача формы сотрудникам в этой ситуации будет признаваться безвозмездной передачей. Следовательно, фирма должна будет начислить и уплатить НДС с рыночной стоимости такой одежды. Такое правило установлено пунктом 2 статьи 154 Налогового кодекса.

Форменная одежда, выдаваемая организацией своим сотрудникам в собственность, является доходом, полученным в натуральной форме, подлежащим обложению НДФЛ (ст. 211 НК РФ). В случае если униформа передается работникам в пользование, а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, стоимость такой одежды не является доходом работников и не подлежит налогообложению НДФЛ (письмо Минфина России от 09.02.2007 N 03-04-06-02/19).

Если указанная одежда выдается в соответствии с трудовыми договорами, то ее стоимость подлежит налогообложению ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. В случае когда обязанность предоставлять своим работникам униформу закреплена законодательно, такая операция не признается выплатой по трудовому договору и не является объектом обложения единым социальным налогом.

Ю.В. Сумина,

аудитор

"Нормативные акты для бухгалтера", N 15, август 2007 г.