Вопрос: Ссылкой на какие нормативные документы можно обосновать для целей налогообложения прибыли произведенные организацией расходы на приобретение и монтаж кондиционеров в помещениях административно-управленческого аппарата? ("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2007 г.)

Ссылкой на какие нормативные документы можно обосновать для целей налогообложения прибыли произведенные организацией расходы на приобретение и монтаж кондиционеров в помещениях административно-управленческого аппарата?

Для того чтобы оградить себя от претензий налоговых инспекторов, организации необходимо обратиться к Гигиеническим требованиям к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы. СанПиН 2.2.4.548-96, утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 01.10.1996 N 21 (далее - Санитарные правила). Прежде чем анализировать содержание этого документа, обратим внимание на то, что он распространяется на показатели микроклимата на рабочих местах всех видов производственных помещений и является обязательным для всех предприятий и организаций вне зависимости от форм собственности.

Санитарные правила возлагают на работодателя обязанность привести рабочие места в соответствие с установленными требованиями к микроклимату. При этом микроклимат в производственных помещениях контролируется по следующим показателям:

- температура воздуха;

- температура поверхностей;

- относительная влажность воздуха;

- скорость движения воздуха;

- интенсивность теплового облучения.

В Санитарных правилах приведены оптимальные и допустимые на рабочих местах значения перечисленных показателей. В чем их отличие? Ответ на этот вопрос станет очевидным исходя из определений:

- оптимальными считаются такие значения, которые обеспечивают общее и локальное ощущение теплового комфорта в течение 8-часовой рабочей смены при минимальном напряжении механизмов терморегуляции, не вызывают отклонений в состоянии здоровья, создают предпосылки для высокого уровня работоспособности и являются предпочтительными на рабочих местах (п. 5.1 Санитарных правил);

- допустимые величины показателей микроклимата не вызывают повреждений или нарушений состояния здоровья, но могут приводить к возникновению общих и локальных ощущений теплового дискомфорта, напряжению механизмов терморегуляции, ухудшению самочувствия и понижению работоспособности. Такие условия в помещениях устанавливаются в случаях, когда по технологическим требованиям, техническим и экономически обоснованным причинам не могут быть обеспечены оптимальные величины.

Для наглядности приведем оптимальные и допустимые уровни температуры воздуха. Итак, из приведенной в разд. 5 таблицы 1 Санитарных правил следует, что в теплое время года для офисных помещений оптимальной считается температура воздуха 23-25°C, допустимой - от 25 до 28°C. При этом в течение рабочего дня перепад температур не должен превышать 4°C. Условия, не соответствующие допустимым нормативным величинам, признаются вредными и опасными (п. 6.10 Санитарных правил). В целях снижения неблагоприятного воздействия на здоровье сотрудников работодатель должен выполнить защитные мероприятия, такие как установка систем местного кондиционирования воздуха, увеличение продолжительности ежегодного отпуска, сокращение рабочего дня, введение дополнительных перерывов в работе.

Очевидно, что из приведенного в Санитарных правилах перечня защитных мероприятий установка кондиционеров является наиболее приемлемым (выгодным) для любой организации, ведь сокращение рабочего дня может повлечь более значительные расходы. Тем, кто ставит данный вывод под сомнение (в первую очередь, налоговым инспекторам) можно показать, например, рекомендованную Санитарными правилами (см. Таблицу 1 Приложения N 3) возможную продолжительность пребывания сотрудников на рабочих местах в случае, когда температура превышает допустимые значения. Итак, если температура воздуха в офисе равна 29°C, то рабочий день должен быть сокращен до 6 часов, при температуре 30°C сотрудники не должны работать (непрерывно или суммарно за рабочую смену) более 5 часов и т.д., вплоть до продолжительности рабочего дня не более 2 часов при повышении температуры в помещении до 32°C. А теперь задумаемся, каковы могут быть для организации последствия сокращения продолжительности рабочего времени?! Вспомним также, что уже при температуре в помещении выше 25°C работоспособность административно-управленческого аппарата снижается.

Таким образом, при наличии действующего нормативного документа, предписывающего обязанность работодателя произвести установку кондиционеров, считаем, что данные расходы являются экономически обоснованными и связанными с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

Однако понятно, что несоответствие температурного режима в помещении установленным оптимальным и допустимым значениям необходимо документально подтвердить. В противном случае налоговики могут начислить недоимку по налогу на прибыль по формальным основаниям, сославшись на требования п. 1 ст. 252 НК РФ и разд. 7 Санитарных правил. Кроме того, претензии возникнут и по применению налоговых вычетов по НДС.

Какие документы необходимо составить? Во-первых, должен быть издан приказ руководителя о создании комиссии для выполнения измерений температуры, итоги работы которой оформляются протоколом (п. 7.14 Санитарных правил). Протокол является основным доказательным документом, поэтому составить его нужно в соответствии с требованиями Санитарных правил и как можно более подробно. В протоколе необходимо отразить следующие сведения:

- в каких помещениях измерялась температура (например, кабинет директора, бухгалтерия, комната для ведения переговоров и т.д.) и количество работающих в них сотрудников;

- какие виды техники размещены в помещении (количество компьютеров, факсов, ксероксов и т.д.);

- даты и время измерений;

- расположение мест замеров температуры.

Причем указать эти данные необходимо с учетом некоторых важных нюансов:

- для измерения температуры воздуха в помещении нельзя выбирать самые жаркие дни. В протоколе должны быть отражены результаты измерений за те дни, когда температура наружного воздуха не более чем на 5°C превышала среднюю максимальную температуру наиболее жаркого месяца (как правило, июля);

- в каждую из дат нужно проставить не менее трех показаний температуры (Санитарные правила содержат требование измерить и зафиксировать в протоколе данные о температуре воздуха в начале, середине и конце рабочего дня);

- при площади помещения до 100 кв. м температуру необходимо измерить не менее чем в четырех точках. Это условие закреплено в п. 7.5 Санитарных правил;

- в соответствии с п. 7.6 Санитарных правил при работах, выполняемых сидя, температуру воздуха следует измерять на высоте 0,1 и 1,0 м от пола, поэтому в протоколе необходимо отразить и этот нюанс.

В заключительной части протокола комиссия должна сделать выводы, то есть дать оценку фактическим показателям температуры воздуха по сравнению с нормативными требованиями (п. 7.15 Санитарных правил). Понятно, что для обоснования необходимости установки кондиционеров в протоколе следует указать на выявленные отклонения и несоответствие показателей микроклимата конкретного помещения требованиям Санитарных правил. Кроме того, можно подчеркнуть, что установка кондиционеров не только позволит снизить неблагоприятное влияние на работников высоких температур, но и гарантирует поддержание оптимального уровня влажности воздуха.

Понятно, что как и при приобретении и монтаже любых объектов основных средств, в организации должны быть договоры, накладная, акт сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, унифицированные формы по учету объектов основных средств (ОС-1, ОС-6 или ОС-6а, ОС-14, ОС-15).

В заключение приведем несколько благоприятных для налогоплательщиков судебных решений, в которых арбитры признали расходы фирм на приобретение и монтаж кондиционеров в административных помещениях экономически обоснованными расходами и подтвердили правомерность налоговых вычетов по НДС (постановления ФАС ПО от 12.01.2006 N А72-5872/05-6/477 (в данном случае организация применяла "упрощенку"), ФАС ЗСО от 22.03.2006 N Ф04-1851/2006(20801-А45-40), ФАС ПО от 27.09.2006 N А12-5976/06-С61 и от 26.07.2006 N А55-32558/2005, ФАС ЗСО от 28.02.2005 N Ф04-510/2005 (8609-А27-34)).

Т.Ю. Кошкина,

редактор журнала "Строительство: бухгалтерский учет

и налогообложение"

1 августа 2007 г.

"Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2007 г.