У нас утеряна "первичка" по ряду хозяйственных операций, поэтому подтвердить по ним достоверность учета и правильность расчета налоговых обязательств мы не можем, а через неделю - выездная налоговая проверка. Как можно выйти из данной ситуации?
В условиях полного или частичного отсутствия документов задача главного бухгалтера заключается в том, чтобы подтвердить достоверность бухгалтерской отчетности и начисленных налогов. Начать следует с того, что утрату документов организации нужно оформить. Приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин утраты документов. Результаты работы комиссии оформляются актом и утверждаются руководителем организации. В таких случаях Закон о бухгалтерском учете*(1) предписывает проводить инвентаризацию, а по ее результатам составлять подробную опись утраченных и недостающих документов.
Заметим, организации необходимо подтвердить причину утраты документов внешними оправдательными документами: справкой из органов государственной противопожарной службы о пожаре, справкой из органов внутренних дел о краже, актом о затоплении от собственника помещения, справкой об аварии коммунальных сетей. Перечень утраченных документов, составленный совместно с представителями указанных органов и служб, может в значительной степени повлиять на исход налогового спора или предотвратить его.
Если налоговая проверка не за горами, то, когда вышеуказанные документы будут составлены, целесообразно уведомить в письменном виде налоговые органы об утрате налоговой и бухгалтерской документации. Если к перечню утраченных документов организация сможет приложить копии подтверждающих возникновение чрезвычайных обстоятельств справок, то у инспекторов будет меньше шансов привлечь налогоплательщика к предусмотренной законодательством ответственности. Не исключено, что налоговики дадут время на восстановление документов. И если предприятию общественного питания удастся это сделать, то проверяющие не наложат штраф на добросовестного налогоплательщика. Вместе с тем отсутствие времени для восстановления документов при наличии такой возможности вряд ли будет принято проверяющими и судом во внимание.
Перечислим способы дополнения и восстановления первичных учетных документов:
- исправление путем дополнения необходимых данных;
- сбор утраченных документов вновь;
- составление утраченных документов заново.
Первый способ самый простой. Практически все документы (кроме банковских) можно дополнять от руки, проставляя в них отсутствующие данные. При этом не имеет значения, как составлялся документ: рукописным, печатным или смешанным способом. Даже если в акте проверки был зафиксирован факт наличия незаполненного полностью первичного документа, это не препятствует его исправлению.
Сбор утраченных документов вновь необходим, в случае если они не могут быть восстановлены должностными лицами, то есть сотрудники, подписавшие их, уже не работают в организации, или документы были получены от контрагентов. Наиболее простой является ситуация, когда отсутствует часть первичной документации. В этом случае точно известны количество и реквизиты утраченных документов и есть шанс, что по сделанным запросам их удастся восстановить. Понятно, что рассылка запросов контрагентам - очень трудоемкий процесс, и не все смогут и захотят помочь вам. По нашему мнению, главному бухгалтеру следует сохранить тексты писем, квитанции Почты России и другие свидетельства, подтверждающие факт направления запросов. Таким образом, если запросы в соответствующие организации остались без ответа, у вас будет доказательство того, что меры по восстановлению документов действительно были приняты.
Утраченные банковские документы могут быть заменены выписками кредитной организации о проведенных операциях по расчетному счету и копиями платежных поручений, которые может представить обслуживающий предприятие банк. Эти заменяющие "оригиналы" документы позволят не только подтвердить расчетные операции, но и список партнеров, с которыми расчеты производились в безналичном порядке.
Наиболее сложный случай одновременной утраты первичной документации и регистров бухгалтерского учета, проблемы могут возникнуть не только у налогоплательщиков, но и у проверяющих. Поясним о чем идет речь. Представим, что в ходе налоговой проверки было выявлено, что данных первичного, аналитического, синтетического учета по ряду операций нет. При этом известно, что сами операции имели место, поскольку сохранились обрывочные данные (несколько первичных документов, случайные ксерокопии и т.д.). В такой ситуации налоговый инспектор должен ответить на два вопроса. Во-первых сможет ли он установить количество таких операций и проверить их. И, во-вторых, (при положительном ответе на первый вопрос), сможет ли он сделать вывод о занижении налогов исходя из того, что нет первичных документов, но есть иные данные о существовании этих операций. Ответить на эти вопросы без затруднений можно в отношении тех налогов, для исчисления которых не требуется много документов (например, единый налог на вмененный доход). При начислении штрафных санкций проверяющие могут руководствоваться фактическим имеющимися объектами налогообложения (объектами общественного питания с площадью зала обслуживания). Выявить недоимку таким способом в части расчетов с бюджетом по налогу на прибыль, НДС, "зарплатным" налогам намного сложнее.
Как видим, отсутствие документов доставляет хлопоты не только бухгалтеру, но и проверяющим, однако последним Налоговый кодекс
