Расчеты с персоналом по оплате труда (И.В. Перелетова, "Консультант бухгалтера", N 7, июль 2007 г.)

Расчеты с персоналом по оплате труда

Выдача денег на оплату труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Формы ведомостей на выплату зарплаты установлены Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Согласно постановлению для выплаты заработной платы используются три формы ведомостей - Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), Расчетная ведомость (форма N Т-51) и Платежная ведомость (форма N Т-53).

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении 3 дней со дня получения денежных средств в банке на выдачу заработной платы кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Положением ЦБР от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) определен порядок согласования с банком возможности использования организацией получаемой денежной выручки на заработную плату и хозяйственные расходы. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Ежегодно банк устанавливает всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, лимит остатка наличных денег в кассе. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".

Решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков с учетом соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов предприятия с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам. Решение о расходовании предприятием поступающей в его кассу денежной выручки при наличии у него нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такого предприятия.

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка кассы устанавливается:

- для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

- для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России на следующий день - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

- для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

- для предприятий, не имеющих денежной выручки - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждому предприятию, для чего обычно используются вторые экземпляры представленных предприятием расчетов по форме 0408020.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

Выдача денег под отчет

На хозяйственные или командировочные расходы сотрудники обычно получают из кассы организации денежные средства под отчет. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Для выдачи денежных средств под отчет их предварительно снимают с расчетного или валютного счета в банке. Если же предприятие регулярно получает выручку наличными деньгами, оно может по согласованию с банком расходовать часть этих средств на выдачу заработной платы или хозяйственные нужды.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма Авансового отчета установлена Постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. г. N 55. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходному кассовому ордеру или другому надлежаще оформленному документу, например по заявлению на выдачу денег. На заявлении обязательно должен быть штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо уполномоченные на это лица. Если на прилагаемых к расходным ордерам документах (например, заявлении) имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

Руководитель организации должен в приказе или ином организационно-распорядительном документе установить перечень подотчетных лиц, имеющих право на получение денежных средств на хозяйственно-операционные расходы, а также сроки, на которые указанные денежные средства выдаются.

Выплата денежных средств из кассы за приобретенные товары, работы и услуги.

Бывают ситуации, когда организация вынуждена выплачивать наличные денежные средства из кассы за приобретаемые товары, работы и услуги. Выплаты могут производится как физическим лицам, продающим организации какие-то товары, или оказывающим услуги, так и представителям юридических лиц поставщиков. Такие ситуации случаются достаточно редко, поскольку, как правило, оплата наличными производится подотчетными лицами. В таких случаях необходимо помнить два момента:

1. Для выплаты средств поставщику - юридическому лицу необходимо наличие доверенности на получение денежных средств, а также чек контрольно-кассовой машины, выданный продавцом. При этом нельзя забывать о предельных размерах расчетов наличными между юридическими лицами - 60 тыс. руб. Это определено пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке". В совместном Письме ЦБ РФ от 02 июля 2002 г. N 85-Т и МНС России от 01 июля 2002 г. N 24-2-02/252 содержится разъяснение о том, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам по одному договору. Это значит, что независимо от того, сколько денежных документов оформлено по договору (один или несколько), сумма, внесенная наличными деньгами по нему, не должна превышать 60 тыс. руб. За несоблюдение этого порядка со стороны, совершившей такой платеж, может быть взыскан штраф согласно статье 15.1 КоАП РФ. Об этом сказано в пункте 5 Разъяснений по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью. Они приведены в Письме ЦБ РФ от 16 марта 1995 г. N 14-4/95.

2. При выплате средств физическому лицу за оказанные услуги, если физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, с выплачиваемых средств следует удержать НДФЛ, т.к. в этой ситуации организация, выплачивающая деньги из кассы является налоговым агентом (пункт 1 статьи 226 НК РФ).

При выплате физическому лицу средств из кассы предприятия НДФЛ не удерживается в следующих трех случаях (пункт 2 статьи 226 НК РФ):

1. При выплате физическому лицу дохода от операций с ценными бумагами и операций с финансовыми инструментами срочных сделок, базисным активом по которым являются ценные бумаги;

2. При выплате дохода индивидуальному предпринимателю или частному нотариусу, адвокату, учредившему адвокатский кабинет или другим лицам, занимающимся в установленном действующим законодательством порядке частной практикой;

3. При выплате дохода физическому лицу за приобретаемое у него имущество, принадлежащее физическому лицу на праве собственности.

Выплачивая из кассы организации денежные средства физическому лицу, являющемуся частным предпринимателем для обоснования не удержания у него НДФЛ, следует потребовать с него действующее Свидетельство о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, снять с него копию и приложить к расходному кассовому ордеру.

Выдача денег на иные цели и сдача наличных денежных
средств в банк

Денежные средства могут выдаваться из кассы организации и на иные цели, например, в качестве займа другой организации или работнику, в качестве компенсации работникам произведенных ими расходов, в погашение ранее полученных кредитов или займов. Документальное оформление таких выдач производится по тем же правилам, что и при выдаче любых других сумм из кассы.

Сдача наличных денежных средств в банк, как правило, производится при поступлении наличной выручки, если ее сумма превышает установленный банком лимит, а также во всех случаях превышения лимита кассы.

Порядок сдачи наличных средств в банк устанавливается в договоре между банком и предприятием. Организация может сдавать деньги в учреждение банка самостоятельно, через кассира, может передавать выручку банковским инкассаторам с последующим внесением денег на расчетный счет, а может передавать в учреждения связи (Госкомсвязи России) для перевода на соответствующие счета в учреждения банков.

Порядок сдачи наличных денежных средств в учреждения банка регулируется инструкциями ЦБ РФ. Прием денежной наличности учреждениями банков от обслуживаемых предприятий осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по эмиссионно-кассовой работе в учреждениях Банка России от 16 ноября 1995 г. N 31 и Положением "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации" от 09 октября 2002 г. N 199-П.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

- для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

- для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России - на следующий день;

- для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии - 1 раз в несколько дней.

И.В. Перелетова

"Консультант бухгалтера", N 7, июль 2007 г.