Вопрос: Учреждение приобрело за счет средств бюджета трудовые книжки и вкладыши в них. Каков порядок их учета и хранения? Как отразить в бюджетном учете операции по возмещению затрат на приобретение трудовых книжек? ("Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2007 г.)

Учреждение приобрело за счет средств бюджета трудовые книжки и вкладыши в них. Каков порядок их учета и хранения? Как отразить в бюджетном учете операции по возмещению затрат на приобретение трудовых книжек?

Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, а также заполненные документы в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила). В п. 42 Правил сказано, что такие бланки следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца указанное лицо обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного кассового ордера организации. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Кроме того, учреждения должны вести:

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя, а также скреплены печатью учреждения.

В приходно-расходной книге ответственный работник отражает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены и выданы трудовые книжки и вкладыши.

В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.

Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются по рыночной цене. При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере расходов на приобретение (п. 47 Правил).

Порядок учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них регламентирован п. 236 Инструкции N 25н*(1), согласно которому их учет ведется на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". При этом учетная цена этих документов, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк. Списывают израсходованные, а также испорченные бланки по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек следует относить на подстатью 226 "Прочие услуги" ЭКР*(2).

Пример.

Спортивная школа в июне 2007 г. приобрела 10 трудовых книжек на сумму 500 руб. Рыночная цена каждой составляет 50 руб. В этом же месяце учреждение выдало трудовую книжку новому сотруднику. Лицевой счет бюджетного учреждения обслуживается в территориальном органе Федерального казначейства.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приобретены бланки трудовых книжек	140101226	130209730	500
Оплачен счет поставщика на приобретение трудовых книжек	130209830	130405226	500
Оприходованы бланки трудовых книжек на забалансовом счете	03	-	10
Переданы бланки на хранение работнику кадровой службы (отражение на забалансовом счете)
- списаны с кассира - материально ответственного лица трудовые книжки	-	03	10
- оприходованы трудовые книжки на работника отдела кадров	03	-	10
Начислен доход от возмещения работником стоимости трудовой книжки	120510560	140101180	50
Приняты деньги в кассу от сотрудника за трудовую книжку	120104510	120510660	50
Отражены денежные средства на лицевом счете учреждения, полученные за трудовую книжку	130405226	120104610	50
Перечислены в доход денежные средства, полученные за трудовую книжку	121002180	130405226	50

О. Заболонкова,

зам. главного редактора журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 сентября 2007 г.

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

*(2) Приказ Минфина РФ от 08.12.2006 N 168н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ", Письмо Минфина РФ от 14.04.2006 N 02-14-10/880.