Электронный документооборот (Е. Лебедева, О. Лемегова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, август 2007 г.)

Электронный документооборот

Организация электронных архивов на основе системы MERIDIO EDRM

Организация электронных архивов и автоматизированной системы управления документами в последнее время становится одной из наиболее актуальных задач для большинства компаний финансово-страховой, аудиторской и других отраслей, в которых особенно активно развит поток документов. При этом основная тенденция на рынке - уход от автоматизации деятельности отдельных подразделений (архивов и канцелярий) и переход на новый уровень - автоматизация управленческого документооборота всей компании.

Компания Softline Consulting Services, обладающая компетенцией Meridio Deployment Partner, представляет новую версию системы Meridio eDRM (Enterprise Document and Records Management) для управления документами и записями, созданную в расчете на последнее поколение операционных систем, офисных приложений и систем управления электронной почтой, разработанных компанией Microsoft. Решение позволяет организациям оптимизировать внутренние технологические операции и бизнес-процессы.

Организация полного жизненного цикла документов

Основными трудностями, с которыми сталкивается компания, используя привычный "бумажный" поток документов, являются:

организация и ведение архивов;

хранение и медленный поиск документов;

отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

"передача опыта";

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

поддержание единых шаблонов документов;

невозможность восстановления документов в случае случайного уничтожения, порчи, стихийного бедствия и т.п.;

сильное влияние человеческого фактора.

Для структурирования существующих бизнес-процессов компании оптимальным является внедрение системы управления документами и записями на базе системы Meridio eDRM. Данное решение обеспечивает архивное хранение электронных документов в едином хранилище, соблюдение определенных политик на всех этапах их жизненного цикла и организации документооборота компании в целом. Оно позволяет максимально уменьшить поток бумажной корреспонденции внутри компании, а также существенно облегчить работу сотрудников и руководителей.

Жизненный цикл любого официального документа состоит из двух этапов (рис. 1):

создание документа, его согласование, изменение, утверждение и публикация;

хранение документа в соответствии с регламентирующими политиками и правами доступа.

"Рис. 1. Жизненный цикл документов"

Решение Meridio eDRM позволяет реализовать полный цикл управления документами, от их создания и изменения до объявления записью (record), использования и уничтожения. Meridio обеспечивает защиту информации, при этом сохраняется целостность и конфиденциальность главных информационных активов компании. Кроме того, решение поддерживает поиск и блокировку документов при соответствующих проверках. ввод данных в систему может осуществляться как в виде отдельных документов, так и потоковым импортом.

В системе реализованы следующие бизнес-процессы:

управление хранением документов - создание, контроль за хранением, назначение сроков их хранения и уничтожения;

"удержание" документа (продление срока его хранения сотрудником с соответствующими правами в случае необходимости);

отслеживание местонахождения оригиналов документов на физическом носителе.

Средства управления записями Meridio прозрачно интегрируются с новейшими настольными приложениями Microsoft Office и системой обработки сообщений Exchange, что позволяет компаниям повторно использовать записи, управлять жизненным циклом информации, соблюдать нормативно-законодательные требования к хранению и обработке информации, а также воспользоваться преимуществами высокопроизводительной системы регистрации электронной почты, иерархической классификации записей, управления физическими записями и привязки к данным ERP-систем.

Функциональные особенности Meridio eDRM 5.0

Базовая функциональность Meridio eDRM включает:

картотеку документов (в соответствии с номенклатурой дел, принятой в компании);

возможность хранения документов в разных форматах;

разграничение доступа на уровне отдельных документов;

интеграцию с продуктами MS Office;

управление электронными записями;

автоматическое размещение в хранилище любых типов документов, включая электронные сообщения;

инструменты коллективной работы;

полный аудит системных объектов;

настройку политик хранения и резервного копирования;

масштабируемость;

систему избирательной репликации;

"корзину" удаленных файлов;

привязку к документу его копий в других форматах (renditions);

поддержку ЭЦП, off-line синхронизация;

трехуровневую систему поиска.

К преимуществам Meridio eDRM 5.0 (рис. 2) относятся следующие функциональные характеристики:

тесная интеграция с продуктами Microsoft. Один из главных принципов стратегии развития продуктов Meridio заключается в максимально полном использовании возможностей платформы Microsoft с целью сокращения общей стоимости владения и сложности использования системы управления документами и записями. Не так давно компания Microsoft представила новые версии трех ключевых для системы Meridio инфраструктурных продуктов: Microsoft Office 2007, Windows Vista и Microsoft Exchange 2007. Каждый из них представляет собой значительный шаг вперед как с точки зрения функциональных возможностей, так и в плане удобства работы, которое обеспечивается новым экранным интерфейсом. Система Meridio 5.0 не только полностью совместима с этими продуктами в части интерфейса, но и задает новый стандарт интеграции и полноты использования возможностей платформы Microsoft. Кроме того, новая версия обеспечивает совместимость системы с предыдущими версиями продуктов Microsoft, что гарантирует соответствие нормативно-законодательным требованиям без авральной модернизации имеющейся ИТ-инфраструктуры;

возможность внесения информации в систему из различных источников. В Meridio eDRM 5.0 входит модуль ввода данных Enterprise Document Capture (EDC) - дополнительный компонент системы Meridio, предназначенный для ввода информации согласно заданным правилам. Данный модуль поддерживает обширный набор приложений и позволяет избавить пользователей от ручной классификации данных при вводе в систему;

обработка электронной корреспонденции. Модуль EDC системы Meridio помогает организовать автоматизированную обработку электронных писем на основе заданных правил. Кроме того, решение Meridio обеспечивает классификацию содержимого почтовых хранилищ.

"Рис. 2. Функциональные возможности Meridio eDRM 5.0"

Одна из главных сложностей при реализации регулирующих требований в отношении электронной переписки связана с PST-файлами. Эти файлы представляют собой локальные хранилища пользовательских сообщений и исторически применяются для разгрузки серверных почтовых баз Exchange. К сожалению, PST-файлы затрудняют соблюдение регулирующих требований, поскольку к ним трудно применить корпоративные политики хранения, списания и архивирования информации и они не предназначены для обмена информацией.

Общие папки Exchange изначально предназначались для долговременного хранения электронной переписки, но они редко используются для этой цели в силу дисковых ограничений серверов Exchange. Таким образом, общие папки представляют собой еще одну проблему при обеспечении соответствия регулирующим требованиям. Meridio 5.0 поможет справиться с этими трудностями с помощью мастеров переноса содержимого общих папок и PST-файлов в хранилище записей, что не только позволит обеспечить соответствие регулирующим требованиям, но и упростит совместную работу с информацией;

интегрированная среда архивирования информации. Выполнение регулирующих требований в отношении хранения документов приводит к тому, что организации начинают собирать и централизованно хранить все больше информации из разных источников. Следовательно, растут и информационные хранилища, содержимое которых требует специализированной обработки в целях эффективного управления документами на протяжении жизненного цикла.

Отличительной чертой электронного контента является высокая степень дублирования: одно и то же письмо отсылается сразу нескольким адресатам, участники рабочей группы работают с копиями одного и того же документа и т.д. Дублирование документов в системе eDRM может значительно осложнить выполнение регулирующих требований.

В новой версии предусмотрены новые средства контроля дублирования, позволяющие предотвратить ввод в систему уже имеющихся документов. Обнаружив, что вносимый пользователем документ присутствует в системе, Meridio "извещает" об этом пользователя и "предлагает" ему подтвердить или отказаться от создания дубликата. Контроль уникальности документов выполняется с помощью контрольных сумм (значений хэш-функции).

Таким образом, Meridio 5.0 позволяет эффективно решить проблему дублирования документов и упростить выполнение регулирующих требований.

Необходимость долговременного хранения информации обусловливает рост расходов на системы хранения данных. Один из наиболее эффективных способов избежать этой проблемы без ущерба для доступности и удобства работы с данными заключается в использовании стратегии управления жизненным циклом информации ILM (Information Lifecycle Management). Эта стратегия, в частности, предусматривает разбиение системы хранения на уровни, отличающихся друг от друга скоростью доступа и стоимостью хранения данных, а также создание набора правил, регламентирующих миграцию информации с уровня на уровень в зависимости от ее типа, востребованности и других заданных условий;

удобство в использовании. Успех внедрения системы eDRM во многом зависит от того, насколько сильно она затрудняет повседневную работу конечного пользователя. При разработке 5-й версии системы управления документами и записями компания Meridio приложила значительные усилия к тому, чтобы свести количество таких затруднений к минимуму. Прежде всего это достигается за счет гораздо тесной и глубокой интеграции с MOSS 2007.

Meridio 5.0 обеспечивает улучшенную согласованность обработки метаданных при использовании различных клиентских интерфейсов системы. В частности, имена атрибутов документов и записей, а также места их размещения на экране совпадают во всех основных клиентских модулях, включая:

Meridio for Microsoft Outlook;

Meridio for Web Users;

Meridio for Microsoft SharePoint.

Контроль за заполнением свойств документа или записи, а также проверка вводимых значений теперь выполняются в реальном времени, а не только при попытке сохранить изменения. Описания свойств и рекомендации по их заполнению отображаются с помощью всплывающей подсказки;

наследование политик удержания. Одной из главных особенностей системы eDRM является возможность удержания (сохранения) записей, которые необходимы для проведения служебного расследования или аудита. В Meridio 5.0 политики удержания могут задаваться на уровне папок и распространяться на все записи, которые уже содержатся или добавляются в эту папку.

Е. Лебедева,

О. Лемегова,

компания Softline Consulting Services

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, август 2007 г.