Заполняем "трудовые" документы... ("Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.)

Заполняем "трудовые" документы...

В процессе работы бухгалтеру или кадровику постоянно приходится сталкиваться с "текущими" вопросами. Например, должна ли запись в трудовой книжке содержать все уровни подразделений штатного расписания? Нужно ли прописывать в трудовом договоре, в приказе о приеме на работу, кадровом перемещении, увольнении подчиненность отдела управлению? Ответ - в нашей статье.

Порядок заполнения трудовых книжек регламентируется инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (Приложение N 1 к постановлению N 69).

Принимаем на работу

Согласно пункту 3.1. указанной инструкции, в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного).

Также в графе 3 указанного раздела ставится наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации сотрудника. При этом в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому, сотрудник принят на работу.

Выясним, какие же условия являются для сторон существенными, а также, на что они могут оказать влияние?

На что влияют существенные условия?

Статьей 57 Трудового кодекса установлено, что существенными условиями трудового договора являются, в частности:

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя), а также другие условия.

В письменный трудовой договор в обязательном порядке включаются все условия, существенные для работника и для работодателя (ст. 303 ТК РФ).

Из этого следует, что существенными условиями трудового договора являются важные по усмотрению сторон условия труда, которые стороны сочли необходимым включить в содержание трудового договора.

Таким образом, работодатель обязан указать в трудовой книжке наименование структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник, только в том случае, если трудовой договор с данным сотрудником содержит в условии о месте его работы сведения о структурном подразделении организации.

"Структурная" информация

Рассмотрим ситуацию, когда трудовой договор с сотрудником не содержит в условии о месте работы информации о структурном подразделении организации.

В этом случае работодатель в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки может ограничиться записью, содержащей сведения о полном наименовании организации (в виде заголовка) и наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации без указания наименования структурного подразделения организации.

Заметим, что в этом случае необходимости предусмотреть в трудовой книжке все уровни подразделений штатного подразделения организации у работодателя не возникает.

Не упускаем детали в штатном расписании

Условие трудового договора о месте работы сотрудника должно быть сформулировано в соответствии со штатным расписанием организации.

Если структура фирмы основана на нескольких уровнях подчиненности, в трудовом договоре следует указывать место работы сотрудника таким образом, чтобы с точностью идентифицировать структурную единицу, в которой работает сотрудник.

Например, если в организации создано несколько отделов с одинаковым наименованием, но подчиненных различным управлениям, департаментам и т.п., в трудовом договоре целесообразно указать наряду с наименованием отдела наименование следующей структурной единицы по восходящей линии (управления, департамента и т.п.).

Поскольку в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса место работы сотрудника определяется соглашением сторон и указывается в трудовом договоре, то приказы о приеме на работу, о кадровом перемещении, а также увольнении составляются на основании заключенного трудового договора.

Так, приказ должен повторять наименование структурного подразделения в точном соответствии с условием трудового договора о месте работы сотрудника.

Внимание

Если стороны сочли необходимым включить в содержание трудового договора наименование структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник, то запись в трудовой книжке должна в точности повторять наименование структурного подразделения, указанного в трудовом договоре.

Специалисты компании "BKR-Интерком-Аудит"

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.