Простая письменная форма или... простая бумажка? (С. Город, "Практический бухгалтерский учет", N 9, сентябрь 2007 г.)

Простая письменная форма или... простая бумажка?

Признаюсь в страшной профессиональной тайне. Для того чтобы совершить сделку, бумага с водяными знаками абсолютно не обязательна. Юрист - это также не обязательное условие действительности сделки. По большому счету любая бумага может быть использована для оформления сделки. Если только составлен документ, выражающий их содержание, и имеются подписи лица или лиц, совершивших сделку, либо уполномоченных ими лиц (п. 1 ст. 160 ГК РФ). В таком случае общие для всех сделок требования к письменной форме признаются соблюденными.

Строго говоря, для соблюдения письменной формы даже не требуются письменные принадлежности, поскольку договор в письменной форме может быть заключен не только путем составления одного документа, подписанного сторонами.

Договор в простой письменной форме может быть совершен путем обмена документами посредством:

почтовой;

телеграфной;

телетайпной;

телефонной;

электронной

или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Также письменная форма договора считается соблюденной при направлении письменной оферты и совершении лицом, получившим оферту, конклюдентных действий в срок, установленный для акцепта.

Независимо от того, как вы собираетесь заключать договор, для соблюдения простой письменной формы необходимо помнить ряд относительно простых правил.

Обязательная - необязательная

Так, если вы и ваш партнер договорились о заключении договора в определенной форме, то этот договор и будет считаться заключенным после придания ему такой формы. Даже если закон не требует этого для данного вида договора. Например, для большинства сделок закон не требует нотариального удостоверения. Однако если стороны договорились о том, что договор считается заключенным именно после удостоверения его у нотариуса, то он будет считаться заключенным только после его удостоверения (п. 1 ст. 434 ГК РФ). При этом предусмотренные в законе последствия нарушения требований о нотариальном удостоверении применяются независимо от того, из-за чего данная форма стала обязательной: в силу указания закона либо достигнутого контрагентами соглашения.

Нужна ли печать

По общему правилу повсеместного применения не требуется. Это дополнительное требование. Если иное не установлено законом для определенного вида сделок или не установлено соглашением сторон, то и применения печати не требуется.

Однако если уж в договоре заявлено требование о скреплении документа печатью, то в том же договоре должны быть определены и последствия его нарушения вплоть до признания договора незаключенным.

Впрочем, если же в законе или договоре не предусмотрены специальные последствия нарушения этого требования, то наступает общее неблагоприятное последствие нарушения требований об обязательной письменной форме сделки (п. 1 ст. 162 ГК РФ). Об этом будет сказано ниже.

Раз уж пошла речь о печати, то стоит обратить внимание на правила применения бланков при заключении договора. Так, законом, иными нормативно-правовыми актами или соглашением может быть предусмотрено совершение сделки на бланке определенной формы. Самый простой пример: договор банковского вклада.

Возможности использования факсимильной подписи

Статья 160 ГК РФ устанавливает, что использование факсимильной подписи и ее аналогов для воспроизведения подписи уполномоченного лица допускается только в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Для того чтобы избежать неприятностей и споров, необходимо прямо установить в договоре возможность применения факсимильного оттиска подписи. Например, таким образом: "Стороны договариваются о возможности использования факсимильного оттиска подписи уполномоченных лиц для подписания договора".

В противном случае суд может принять решение о признании договора недействительным, поскольку при подписании договора были нарушены правила применения аналога собственноручной подписи лица, установленные статьей 160 ГК РФ.

Например, одна из сторон утверждает, что не было ее согласия на подписание договора при помощи факсимиле. Ситуация неприятная, особенно если у другой стороны нет доказательств наличия соглашения об использовании факсимильного воспроизведения подписи. В таком случае договор может быть признан недействительным. Надо добавить, что факт подписания сделки конкретным лицом не может подтверждаться в таком случае свидетельскими показаниями.

Составление единого документа

Наиболее распространенный способ составления договора - составление договора в виде одного документа, подписанного сторонами.

Как правило, ничего сложного тут нет, если не забывать о нескольких важных моментах.

В некоторых случаях стороны обязаны заключать договор только посредством подписания сторонами одного документа. В частности, закон обязывает это делать в случаях с договорами:

залога (ст. 339 ГК РФ);

продажи недвижимости (ст. 550 ГК РФ);

продажи предприятия (п. 1 ст. 560 ГК РФ);

аренды зданий и сооружений (п. 1 ст. 651 ГК РФ);

аренды предприятия (п. 1 ст. 658 ГК РФ);

доверительного управления недвижимостью (п. 2 ст. 1017 ГК РФ) и т.д.

При несоблюдении указанного требования договор является ничтожным.

Многостраничные договоры, равно как и договоры, имеющие большое значение, могут быть пронумерованы и прошиты. Могут быть, но не должны - если только речь не идет о договорах, подлежащих государственной регистрации или нотариальному удостоверению. Тогда требование о нумерации и прошивке должно быть исполнено обязательно.

Если есть приложения, то в тексте договора необходимо указывать полный их перечень. Что до оформления этих документов - писем, актов, графиков и т.д., - то непосредственно в этих документах необходимо указывать, что он, этот документ, является неотъемлемой частью договора (указать реквизиты, дату подписания, номер). Приложения также должны быть подписаны и скреплены печатью (если это необходимо - см. выше).

Обмен документами

В этом вопросе, вопросе заключения договора в простой письменной форме путем обмена документами, закон не слишком многословен. Нормы гражданского права, регулирующие заключение договора посредством обмена документами (сообщениями), также весьма немногочисленны. Пробелов в регулировании данного вопроса много, а суды по этому вопросу высказываются нечасто, путано и противоречиво.

Вывод напрашивается сам собой: прибегать к такому способу заключения договора опасно. Этот способ всегда будет вызывать гораздо больше вопросов, чем традиционно составление одного документа, подписанного сторонами.

Впрочем, воспользоваться или нет моими рекомендациями - каждый решает самостоятельно. Вернемся к общим требованиям заключения договора. В простой письменной форме договор может быть заключен сторонами путем обмена документами, осуществляемого с использованием почтовой, телеграфной, телефонной, электронной и иной связи. Это установлено пунктом 2 статьи 434 ГК РФ.

Самое главное, чтобы избранный вами способ позволял бы точно установить, что документ исходит именно от того лица, которое является стороной в договоре.

Так, в случаях с сообщениями, присланными по факсу, признаками, позволяющими установить источник такого документа, признаются, например, данные строки в верхней части принятого документа, позволяющие установить:

наименование передающей стороны;

дату и время передачи;

номер телефона, факса;

номера страниц.

Обмен документами посредством почтовой связи

Начнем с самого малопроблемного способа - это заключение договора путем обмена документами посредством почтовой связи.

Как надо действовать, чтобы впоследствии избежать сомнений и споров о самом факте заключения договора:

одна сторона направляет по почте второй стороне подписанный документ;

вторая сторона либо направляет ответный документ, свидетельствующий о принятии условий и заключении договора;

либо, если иное не установлено законодательством или сущностью договора, на полученном документе совершает отметку о его принятии;

в согласованный срок выполняет действия, предусмотренные соглашением.

Наиболее часто применяется на практике заключение с помощью почты договора поручительства.

Договор поручительства должен быть совершен в простой письменной форме, иначе он будет недействительным, т.е. не влекущим никаких юридических последствий для сторон (ст. 362 ГК РФ). При этом совсем не обязательно составлять один документ.

И договор поручительства может быть заключен так.

Поручитель направляет кредитору письмо, в котором указывает на обязательство поручителя нести ответственность в определенном объеме за исполнение определенных обязательств должника.

Кредитор может совершить отметку на гарантийном письме, свидетельствующую о принятии поручительства, или выполнить в установленный срок указанные в соглашении действия, свидетельствующие о принятии поручительства.

Договор поручительства может быть заключен путем совершения кредитором отметки о принятии поручительства и согласии с его условиями на договоре между поручителем и должником. Предметом такого договора должно быть обязательство поручителя нести ответственность за должника перед кредитором.

Договор по факсу

Партнеры могут заключить договор путем обмена документами с использованием факсимильной связи, т.е. по факсу.

Гражданский кодекс не обязывает при этом стороны заключать отдельное соглашение о возможности применения данного способа заключения договора.

И все-таки мой вам совет: для уменьшения риска признания договора недействительным лучше все-таки заключать отдельное соглашение в форме одного документа. В нем необходимо предусмотреть возможность заключения договоров между сторонами путем обмена документами через факсимильную связь и указать на юридическую силу таких документов. Такое же условие надо включить и в текст договора.

И это еще не все. Надо помнить, что при любой передаче документа посредством факсимильной связи происходит воспроизведение не только собственно текста документа, но и подписи. А с этим связаны определенные риски.

В случае возникновения спора о самом факте заключения договора (иными словами, если одна из сторон предъявляет иск о признании договора недействительным) суд будет учитывать всю совокупность доказательств, подтверждающих выражение воли сторон на заключение и факт исполнения спорного договора. То есть одного факсимильного сообщения будет, пожалуй, недостаточно. Придется поднимать деловую переписку, счета-фактуры, платежные поручения об оплате, акты сверок, фактические действия сторон и т.д.

Сомнения и споры может вызывать не только сам факт заключения договора, но и спор об аутентичности (подлинности) текста договора. В этом случае суд также будет исследовать иные, помимо факсимильной копии текста договора, доказательства, представляемые сторонами. Из их совокупности делается вывод о наличии и содержании оспариваемых условий договора.

Полагаю, сказанного достаточно, чтобы осознать опасность заключения основного договора по факсу. Использование факсимильной связи лучше ограничить документами, касающимися исполнения уже заключенных договоров.

Условия об этом должны быть включены в договор. Примерно так: "Поставка товаров производится в срок, согласованный покупателем с поставщиком по заявке покупателя. Заявка направляется покупателем в письменной форме по факсу. Факсимильная копия заявки имеет для сторон юридическую силу и является неотъемлемой частью договора".

Заключение договора по электронной почте

Обмен электронными документами и применение электронно-цифровой подписи часто практикуется в банковском секторе. Все большее распространение они получают в сфере коммунальных услуг и перевозок.

Закон не устанавливает какого-то особого порядка для заключения договора посредством обмена сообщениями по электронной связи. В данном случае применяется общее правило пункта 2 статьи 434 ГК РФ, т.е. используемый способ связи должен позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Для того чтобы придать электронному документу юридическую силу, необходимо наличие необходимых реквизитов. Также должна быть подтверждена компетентность источника документа.

К необходимым реквизитам относятся:

идентификационный код;

должность и фамилия лица, ответственного за изготовление документа, или

лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе, а также должны быть созданы технические, программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами. Это следует из пункта 2.1 ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники" (утв. Государственным комитетом СССР по стандартам 09.10.84).

На сегодняшний день закон прямо говорит только об одном средстве подтверждения происхождения электронного документа - применении электронно-цифровой подписи.

Общие правила, регулирующие порядок и условия использования электронной цифровой подписи, установлены Федеральным законом от 10.01.02 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В соответствии с законом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение только при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Сертификат ключа подписи - это документ на бумажном носителе или электронном документе, выдаваемом участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Впрочем, закон не исключает возможности применения иных форм подтверждения подлинности электронных документов и подписи уполномоченных лиц. Как и в случае применения электронно-цифровой подписи, так и при применении какого-либо иного способа подтверждения подлинности электронного документа стороны должны заключить соглашение, регулирующее отношения по обмену между ними электронными документами.

В таком соглашении должны содержаться:

условия и порядок электронного документооборота;

условия и порядок использования электронно-цифровой подписи либо иного кода (способа) подтверждения;

порядок урегулирования разногласий в случае возникновения спора о факте заключения либо содержания документов, переданных по электронной связи.

Письмом от 19.08.94 N С1-7/ОП-587 ВАС России разъяснил, что при отсутствии такого соглашения суд вправе не принимать к рассмотрению в качестве доказательств электронные документы.

Если нужен пример более или менее урегулированного порядка обмена электронными документами, то можно обратиться к нормативным актам Банка России. В частности, в положении от 12.03.98 N 20-П установлены правила обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России.

В этом документе подробно описаны этапы обмена электронными документами, в том числе их контроля. Юридическим основанием для такого обмена между Банком России и его клиентами является договор об обмене электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России (типовая форма этого документа приведена в приложении к указанному Положению N 20-П).

Арбитражная практика по вопросам применения электронно-цифровой подписи и электронных документов при заключении сделок на сегодняшний день не наработана.

Однако, несмотря на отсутствие детального законодательного регулирования такого способа заключения договоров, именно он открывает огромные возможности по осуществлению предпринимательской деятельности - вне зависимости от времени и расстояний между контрагентами.

Конклюдентные действия

Конклюдентными называются такие действия лица, которые выражают его волю установить правоотношение. Однако проявляются они не в форме устного или письменного волеизъявления, а в поведении, по которому можно сделать заключение о таком намерении.

Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном указанной нормой гражданского законодательства (п. 3 ст. 434 ГК РФ).

Если партнер получил предложение о заключении договора (оферту) и совершил в срок, установленный для его принятия (акцепта), действия по выполнению указанных в предложении условий, то это и считается акцептом.

Иное может быть предусмотрено законом, иными нормативно-правовыми актами или самой офертой. Примеры:

выполнение работ подрядчиком в ответ на предложение заключить договор подряда;

оплата соответствующей суммы покупателем в ответ на предложение приобрести товары, выполнить работы или оказать услуги.

Предложение заключить договор, т.е. оферту, должно отвечать ряду условий.

Оферта должна:

содержать в себе предложение, которое достаточно определенно выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом;

содержать существенные условия договора;

быть составлена в простой письменной форме;

содержать срок для акцепта, и конклюдентные действия должны быть совершены в пределах указанного срока.

И для того, чтобы конклюдентные действия считались акцептом, необходимо, чтобы они были выполнены на условиях, указанных в оферте.

В соответствии с разъяснениями высших судов Российской Федерации для признания соответствующих действий адресата оферты акцептом не требуется выполнения условий оферты в полном объеме. Для квалификации указанных действий в качестве акцепта достаточно, чтобы лицо, получившее оферту (в том числе проект договора), приступило к ее исполнению на условиях, указанных в оферте, и в установленный для ее акцепта срок. На это было указано, в частности, в постановлении Пленума Верховного суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного суда РФ от 01.07.96 N 6/8).

Скажем, в оферте содержится запрос на поставку 1000 единиц продукции. Если адресат отгрузит в указанный для акцепта срок 500 единиц, то, по мнению высших судов, эти действия будут считаться акцептом. Соответственно договор будет считаться заключенным.

Так считают судьи. На практике же без письменного извещения акцептанта довольно сложно установить, намерен ли акцептант отгрузить оставшееся количество продукции.

Избежать этого недопонимания возможно, например, указывая в проекте договора на то, что он не может быть заключен путем совершения конклюдентных действий и для его заключения необходимо подписание сторонами текста договора либо обмен документами. Также можно указывать в тексте оферты, что конклюдентные действия стороны будут считаться акцептом только в случае выполнения предусмотренных договором действий в полном объеме.

Надо помнить также, что не всякое совершение конклюдентных действий в ответ на получение оферты может быть признано акцептом. Исключения, как было уже указано, могут быть предусмотрены законом, иными нормативно-правовыми актами или самой офертой.

Если поставщик направляет покупателю счет на оплату товара, а покупатель оплачивает счет и принимает либо вывозит товар без заключения договора поставки в виде отдельного документа, то принято говорить о совершении конклюдентного действия. Однако такой способ оформления хозяйственных отношений весьма опасен.

Например, счет на оплату товара может быть признан офертой, только если он отвечает всем вышеуказанным условиям. А именно:

содержит полное наименование и количество поставляемых товаров, срок поставки, срок оплаты;

подписан лицом, уполномоченным подписывать заключаемые от имени поставщика договоры (это бывает крайне редко).

Если счет был направлен по факсу, то использовать его как доказательство заключения договора можно будет только в случае, если между сторонами существует соглашение о признании юридической силы за документами, направляемыми по факсимильной связи.

В случае если счет может быть признан офертой, то с момента оплаты договор поставки будет считаться заключенным. Все неоговоренные условия поставки будут определены исходя из общих положений законодательства.

Если счет не соответствовал требованиям, предъявляемым к оферте, то до момента передачи товара (и подписания сторонами товарной накладной) договор поставки не будет считаться заключенным. Покупатель, оплативший товар, не сможет предъявить поставщику требований, основанных на договоре поставки (например, требовать поставки товара либо замены товара, не соответствующего по наименованию либо по количеству и т.п.), а может лишь предъявить требование о возврате уплаченных денежных средств как неосновательного обогащения.

Исходя из этих соображений рекомендуется использовать возможности этого способа заключения договоров в случаях, не связанных с крупным финансовым или иным риском.

Последствия несоблюдения формы договора

Надо четко понимать, что простая письменная форма установлена главным образом для определенности взаимоотношений сторон. И поэтому Гражданский кодекс установил, что сделка, совершенная вопреки требованиям ГК РФ или иного закона устно, а не письменно, сохраняет значение юридического факта, порождающего соответствующие права и обязанности.

Иными словами, при несоблюдении письменной формы договора (если такая форма не является обязательной в силу закона) партнеры вполне могут выполнять условия договора.

Если же один из партнеров оспаривает само существование устного договора или отдельных его условий, то он вправе заявить иск по этому поводу. И тот, кто ссылается на наличие соглашения несмотря на отсутствие письменного договора, должен привести необходимые доказательства.

Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность только в строго определенных законом случаях (п. 2 ст. 162 ГК РФ). Необходимо учитывать, что помимо соблюдения простой письменной формы ряд сделок требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, и законом также предусматриваются последствия невыполнения указанных требований к форме договора.

С. Город,

адвокат

"Практический бухгалтерский учет", N 9, сентябрь 2007 г.