Вопрос: Организация закупает за наличные денежные средства материалы для производства на рынке. Продавцы при этом выдают только товарные чеки. Какие документы необходимо приложить к авансовому отчету кроме товарного чека? Является ли отсутствие того или иного документа основанием для признания данных сумм облагаемым доходом подотчетного лица? Можно ли уменьшить на указанные расходы налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? ("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 19, октябрь 2007 г.)

Организация закупает за наличные денежные средства материалы для производства на рынке. Продавцы при этом выдают только товарные чеки. Какие документы необходимо приложить к авансовому отчету кроме товарного чека? Является ли отсутствие того или иного документа основанием для признания данных сумм облагаемым доходом подотчетного лица? Можно ли уменьшить на указанные расходы налогооблагаемую базу по налогу на прибыль?

Налог на доходы физических лиц. В соответствии с Законом о бухгалтерском учете*(1) все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Если материалы для производства закупаются подотчетным лицом на рынке, то согласно п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов*(2) такая закупка должна быть подтверждена справкой (актом) о закупке на рынке или у населения. Форма данного документа не утверждена законодательством РФ, поэтому налогоплательщику необходимо разработать ее самостоятельно и утвердить локальным документом предприятия (приказом). При этом она должна содержать все реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ*(3).

Кроме того, к авансовому отчету необходимо приложить подтверждение о том, что материалы были оприходованы на склад - им является Приходный ордер (типовая форма N М-4*(4)). Только в этом случае расходы по приобретению материалов не будут признаны материальной выгодой подотчетного лица, следовательно, они не будут облагаться НДФЛ. Аналогичную точку зрения высказали налоговики в Письме от 27.03.2006 N 28-11/23487. В противном случае, если первичные документы не будут оформлены или будут оформлены с нарушением законодательства о бухгалтерском учете, такие затраты будут признаны в ходе проверки материальной выгодой, которая подлежит обложению НДФЛ.

Здесь стоит обратить внимание на Письмо Минфина РФ от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219, в котором отмечено, что если расходы подтверждаются документами об оплате, содержащими реквизиты поставщика, наименование и стоимость товара, то такие расходы не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ. К тому же, как показывает арбитражная практика, отсутствие кассовых чеков при представлении иных документов, подтверждающих расходование сотрудниками полученных под отчет денежных сумм на производственные цели, не может являться основанием для начисления НДФЛ (постановления ФАС ДВО от 22.02.2007 N Ф03-А73/06-2/5577, от 26.07.2006 N Ф03-А73/06-2/1776, ФАС МО от 18.01.2006 N КА-А40/13264-05).

Налог на прибыль. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает доходы на экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы. В свою очередь, документально подтвержденными признаются расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ. Следовательно, если затраты по приобретению материалов на рынке оформлены вышеперечисленными документами и использованы в производстве, то они признаются материальными расходами (ст. 254 НК РФ) и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Однако налоговики считают, что если товар закупается не у физического лица, а у организации или предпринимателя, то данных документов недостаточно. Необходим документ, подтверждающий оплату, - кассовый чек. Согласно ст. 5 Федерального закона N 54-ФЗ*(5) выдача кассового чека является обязанностью организаций и предпринимателей, осуществляющих продажу товаров за наличный расчет. Требования к реквизитам, которые должен содержать кассовый чек, установлены п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением*(6). При этом финансисты в Письме от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209 разъяснили, что в связи в небольшим сроком хранения информации, указанной на кассовом чеке, в качестве подтверждающего документа для целей налогообложения прибыли можно использовать его ксерокопию, заверенную подписью должностного лица и печатью организации, с приложением оригинала чека.

К сведению: если при проверке налоговой инспекцией будет обнаружено, что кассовый чек содержит информацию о ККТ, которая не зарегистрирована в налоговой службе, то данное обстоятельство, как показывает судебная практика, не будет являться причиной непринятия затрат в целях налогообложения прибыли (Постановление ФАС ВСО от 05.04.2007 N А19-15752/06-11-Ф02-1740/07).

Вместе с тем, как указывают налоговики, подтверждением оплаты помимо кассовых чеков служат бланки строгой отчетности (Письмо УФНС по г. Москве от 12.05.2006 N 20-12/42385@). К ним относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, форма которых утверждена Минфином*(7). Кроме того, согласно решениям арбитражных судов подтверждением оплаты при отсутствии кассового чека может служить квитанция к приходно-кассовому ордеру (форма N КО-1), если она оформлена в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций*(8) (постановления ФАС ВВО от 26.06.2007 N А28-6802/2006-209/29, ФАС ВСО от 17.01.2007 N А19-14946/06-52-Ф02-7317/06-С1, ФАС УО от 16.05.2006 N Ф09-3754/06-С1).

С другой стороны (см., например, Постановление ФАС ПО от 19.02.2004 N 57-6716/02-28), было установлено, что для подтверждения расходов по приобретению ТМЦ достаточно товарного чека, так как действующее законодательство РФ не предусматривает обязательное наличие у налогоплательщика наряду с товарным чеком кассового. Этот же вывод следует из п. 1 Разъяснений по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в РФ и условий работы с денежной наличностью*(9), в котором говорится о том, что подтверждением расходования наличных денег являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

Из вышеизложенного следует: во избежание споров с налоговыми органами о правомерности включения затрат в материальные расходы, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы к авансовому отчету, если расчеты производятся между юридическими лицами (юридическим лицом и предпринимателем, предпринимателями), наряду с товарным чеком и приходным ордером был приложен кассовый чек или бланк строгой отчетности. Однако даже если полный пакет документов не будет представлен в бухгалтерию, у организации есть возможность отстоять свои интересы в суде.

Т.В. Павлова

1 октября 2007 г.

"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 19, октябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н.

*(3) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н.

*(4) Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

*(5) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(6) Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов:, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745.

*(7) Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171.

*(8) Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

*(9) Письмо ЦБР от 16.03.1995 N 14-4/95 "О разъяснениях по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в РФ" и условий работы с денежной наличностью".