"Работа над ошибками" в трудовой книжке (Н. Жемчугова, "Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.)

"Работа над ошибками" в трудовой книжке

Часто ошибка из-за невнимательности, допущенная кадровиком, оборачивается для работника непредвиденными хлопотами. Допустим, фирма приняла нового сотрудника, а в его трудовой книжке - ошибочная дата увольнения с прежнего места работы. К тому же фирма, на которой работал этот сотрудник, ликвидирована. Как быть бухгалтеру или кадровику, если без исправления нельзя делать запись о приеме? Проведем "работу над ошибками".

Хотя и существуют Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также разработана инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Министерством труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69), никто не застрахован от ошибок, допущенных при ее заполнении.

Кто исправляет ошибки?

Напомним, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на работодателя в лице специально уполномоченного сотрудника. "Главного по трудовым" назначают приказом (распоряжением) (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225).

В случае выявления ошибочной записи в трудовой книжке исправление производится:

- по месту работы, где была внесена ошибочная запись;

- по новому месту работы. В этом случае основанием для внесения исправления служит официальный документ работодателя, допустившего ошибку. При обращении работника с данной проблемой, работодатель должен оказать необходимую помощь (п. 27-30 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

На случай ликвидации...

Если фирма, которая произвела неправильную или неточную запись в трудовой книжке работника, реорганизована, то "работу над ошибкой" производит ее правопреемник. При ликвидации компании ошибочные записи должен исправлять работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Учтите, что показания свидетелей не служат основанием для исправления внесенных ранее записей. Исключение - записи, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаи, предусмотренные пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций).

Так, кадровый работник должен внести изменения в трудовую книжку в следующем порядке:

- сделать запись о недействительности ошибочной записи;

- внести верную запись;

- оформить прием работника по общим правилам в свою организацию.

Напомним, что первые два пункта возможно выполнить только на основании документа, подтверждающего факт ликвидации предыдущего работодателя. При этом печать предыдущего работодателя не понадобится.

Внимание

Зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается. Чтобы внести изменения, нужно признать старые записи недействительными, а после внести правильные записи.

Н. Жемчугова,

главный бухгалтер ООО "ИНТРОВЭБ"

"Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.