Выбираем нормы по расходам на ГСМ (М. Антонова, "Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.)

Выбираем нормы по расходам на ГСМ

Если фирма имеет в собственности или арендует автомобили и использует их в своей деятельности, то расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) для транспорта она может относить на себестоимость. Вопрос заключается только в том, в каком размере? В этом случае у фирмы есть два варианта решения проблемы, один из которых идет вразрез с мнением чиновников.

В настоящее время налоговые и бухгалтерские нормативные акты не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, которые связаны с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей.

Напомним, что к горюче-смазочным материалам относятся, прежде всего, топливо (бензин, дизельное топливо и пр.), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла) и специальные жидкости (тормозные, охлаждающие).

Согласно главе 25 Налогового кодекса, расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

Важным моментом является то, что налоговое законодательство не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Не стоит забывать, что они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Но в недавно вышедшем письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/640 говорится, что затраты на покупку бензина для служебных автомобилей можно списать лишь в пределах норм, установленных Минтрансом России.

Расходы "по-минфиновски"

Финансисты предлагают фирмам использовать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, которые утверждены Минтрансом России от 29 апреля 2003 г. и приведены в руководящем документе Р3112194-0366-03. Абзацем 2 раздела "Общие положения" этого документа установлено, что нормы расхода топлива (смазочных материалов) на автомобильном транспорте предназначены, в частности, для осуществления расчетов по налогообложению предприятий.

При этом расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса, и могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами.

Однако в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса говорится об ограничении расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (эти нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92).

При этом относительно расходов на содержание служебных автомобилей в Налоговом кодексе ничего не сказано. К тому же Минтранс России не вправе издавать нормативные правовые акты по вопросам налогообложения (п. 1 ст. 4 НК РФ).

Таким образом, оснований для применения в целях налогообложения норм, установленных Минтрансом, нет. Поэтому затраты на приобретение топлива налогоплательщик вправе учитывать в полном объеме.

При этом требование обоснованности подвигает организацию к разработке и утверждению собственных норм расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Однако обязанностью это, безусловно, не является.

Разработка собственных норм

При разработке собственных норм фирма может исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, которые составлены представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению, и др.

Можно учитывать при их разработке сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Именно эти нормы и будут использоваться организацией как экономически обоснованные для целей списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

Заметим, что при разработке собственных норм фирма может ориентироваться на нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29 апреля 2003 г.

Рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета списания расходов на ГСМ на практическом примере.

Пример

Водитель генерального директора ООО "Ветерок" получает из кассы под отчет денежные средства в размере 2000 рублей для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов на сумму 1600 руб. за отчетную дату.

При этом списание бензина происходит по нормам, утвержденным в учетной политике организации, на основании путевых листов и актов списания топлива, которые сдаются в бухгалтерию организации.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- сотруднику выданы денежные средства для оплаты ГСМ на сумму 2000 рублей;

Дебет 50 Кредит 71

- сотрудником возвращена неиспользованная сумма денежных средств в размере 400 руб. (2000 - 1600);

Дебет 10-3 "Топливо" Кредит 71

- отражена стоимость приобретенных ГСМ на сумму 1600 руб.

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3

- стоимость бензина, израсходованного сотрудником, отнесена на расходы организации с сумме 1600 руб.

Поскольку данный расход бензина соответствует нормам, которые утверждены организацией в учетной политике, то вся сумма расходов принимается в целях налогообложения прибыли.

Руководство к действию

В заключение делаем вывод о том, что фирма, которая понесла затраты на приобретение топлива для служебного автотранспорта, при расчете налога на прибыль:

- вправе применять нормы, утвержденные руководящим документом, как рекомендует Минфин России, либо разработать свои собственные нормы, закрепив данный порядок в своей учетной политике;

- может учитывать расходы в уменьшение налоговой базы в полном объеме. В этом случае ей надо быть готовой к возможным спорам с налоговой инспекцией, а также к отстаиванию своей позиции в суде.

Это важно

Налогоплательщику в отношении автомобилей, по которым нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, которая предоставляется изготовителем автомобиля.

Внимание

Если фирма разрабатывает собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для транспорта, которые используются для производственной деятельности, то порядок расчета таких норм ей следует закрепить в своей учетной политике.

М. Антонова,

ведущий консультант отдела консалтинга

аудиторско-консалтинговой группы "ФинЭкспертиза"

"Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.