Как не допустить кассовых нарушений ("Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.)

Как не допустить кассовых нарушений

В любые времена одни люди придумывают те или иные ограничения, а другие - способы, которые позволяют их обойти. "Кассовые" запреты не являются исключением из этого правила.

Итак, два основных ограничения в сфере расчетов наличными деньгами, которые нужно соблюдать, чтобы фирму не оштрафовали:

предел расчетов наличными с другими фирмами и предпринимателями (100 тыс. руб. по одному договору);

лимит остатка денег в кассе (устанавливает банк). Вот о них и поговорим.

Беспредельный предел

Итак, ваша фирма решила оплатить наличными товар, стоимость которого превышает 100 тыс. руб. Самый эффективный, надежный и законный способ - разбить одну сделку (или договор) на несколько. Предположим, что речь идет о покупке за наличные партии оргтехники. Например, десяти компьютеров, каждый из которых стоит 15 тыс. руб. Общая стоимость партии - 150 тыс. руб. Чтобы не превысить предел расчетов наличными, нужно заключить два договора. По одному купить, например, шесть компьютеров, а по другому - оставшиеся четыре. В данном случае сумма первого платежа составит 90 тыс. руб., а второго - 60 тыс. руб. Чтобы разделить сделку, вовсе не обязательно составлять два письменных договора. Достаточно оформить на каждую партию техники отдельные документы (счета, накладные и счета-фактуры). В этом случае будет считаться, что фирма заключила две сделки, а не одну. Это подтверждает и арбитражная практика.

Из материалов дела видно, что с 27.04.2002 г. по 30.04.2002 г. ООО "Энергия" из кассы предприятия выдавались денежные расчеты на покупку бензина на общую сумму 158 600 руб. Арбитражным судом установлено, что товар приобретался у ООО "Спецторг" и оплачивался по четырем самостоятельным сделкам, выраженным в форме писем-заявок, по каждой из которых уплаченная сумма не превысила 50 000 руб. При таких обстоятельствах суд обоснованно пришел к выводу об отсутствии в действиях общества нарушения порядка расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных лимитов.

Постановление ФАС Уральского округа от 11.03.2003 г. N Ф09-528/03АК

В похожем порядке могут "дробиться" договоры об оказании тех или иных услуг. Возьмем, например, аренду. Предположим, что арендатор должен ежемесячно платить арендодателю 50 тыс. руб. В этом случае оплатить договор наличными он сможет только дважды. Впоследствии деньги придется перечислять по безналичному расчету. Однако если договор заключать на два месяца, а потом составить новый, то оплачивать аренду наличными можно будет сколь угодно долго.

Кроме того, вы можете оформить несколько договоров аренды на одно помещение, в котором, например, есть шесть кабинетов. По первому - арендовать два кабинета, а по второму - четыре. Правда, это довольно рискованный способ. Налоговые инспекторы могут попытаться признать эти сделки недействительными через суд. Чтобы не вступать в споры, следует подстраховаться. Для этого оформите договоры на разные даты. Кроме того, желательно, чтобы их условия несколько отличались друг от друга. Причем так лучше поступать и при покупке имущества.

Рассмотрим другой, не менее жизненный пример. Вы покупаете оборудование и платите за его монтаж. В результате общая сумма договора превышает 100-тысячный лимит. В такой ситуации также можно заключить два договора: первый - на покупку оборудования, а второй - на его монтаж.

Ситуация усложняется, если речь идет о дорогостоящем имуществе. Например, сервере, который стоит больше 100 тыс. руб. В данном случае вы можете договориться с продавцом, чтобы он продал его по частям. Например, отдельно корпус и материнскую плату и отдельно - блоки жесткой и оперативной памяти. В результате вы оприходуете сервер, а затраты на покупку дополнительных частей включите в его первоначальную стоимость. Ведь такие расходы будут считаться затратами на модернизацию и "доведение основного средства до состояния пригодного к использованию". По сути продавцу все равно, как вы оплатите технику: единовременно или по частям. Для него важно лишь одно: чтобы ее стоимость была так или иначе внесена в кассу. Причем не важно, как фактически вы получите от продавца сервер и части к нему (т.е. уже в собранном виде или отдельно). Главное - во всех документах стоимость одной покупки не должна превышать установленный лимит. Чтобы не привлекать лишнее внимание к "разорванной" сделке со стороны налоговых инспекторов, желательно выплачивать деньги с "разрывом" в несколько дней.

"Можно "разбить" одну сделку на 2 и более"

Безусловно, этот способ не годится, когда покупается, например, автомобиль. Вряд ли продавец будет отдельно оформлять двигатель машины, кузов и колеса к ней. В данном случае вам понадобится то или иное физическое лицо (например, сотрудник вашей компании) и посреднический договор (например, агентский). По договору человек должен будет, действуя за счет фирмы, приобрести машину и передать ее компании. В результате все расчеты будут проведены через физическое лицо. Поэтому нарушения лимита не произойдет. Ведь он действует применительно к тем сделкам, в которых участвуют фирмы или предприниматели.

"Покупка товара через посредника"

Сразу скажем, что у этой схемы есть несколько недостатков. Во-первых, компании придется начислить посреднику вознаграждение. Его сумму фирма вправе определить самостоятельно. С дохода человека нужно удержать налог на доходы и начислить единый соцналог (за исключением той его части, которую зачисляют в соцстрах). Сумму вознаграждения с учетом ЕСН включают в первоначальную стоимость машины. Во-вторых, неизбежно возникнут сложности с оформлением документов. Так, чтобы возместить НДС по покупке, у фирмы должны быть счета-фактуры и накладные. Если посредник действует от имени компании, то все документы будут выписаны на нее. Казалось бы, проблем нет. Однако может возникнуть спор по поводу превышения лимита. Налоговые инспекторы будут настаивать на том, что по сути посредник - представитель компании. Получается, что наличные деньги заплатила сама фирма (пусть даже через физическое лицо). И разрешать этот спор придется в суде. Если посредник действует от своего имени, такого спора не будет. Но и документы будут оформлены на его имя. В результате появятся проблемы и с оприходованием товара и вычетом НДС.

Безлимитный лимит

С лимитом остатка денег в кассе все гораздо проще. Если вы не хотите или не успеваете сдать деньги в банк, передайте их в подотчет тому или иному сотруднику компании. Наличные можно выдать хоть самому себе. Главное - не забыть оформить расходный кассовый ордер и внести расходную запись в кассовую книгу. Закон никак не ограничивает ни состав работников, которым могут быть выданы деньги, ни их сумму. Желательно также позаботиться об оформлении приказа руководителя компании о выдаче и расходовании подотчетных средств. В нем следует указать сроки, на которые деньги могут быть выданы (например, 30 дней), а также список лиц, которые имеют право их получить. Зачем нужен этот документ? Дело в том, что по мнению налоговой службы, если данного приказа нет, то все расчеты с подотчетниками должны быть проведены "в течение одного дня"*(1).

Поэтому приказ позволит не вступать в ненужные "дискуссии" с инспекторами по поводу получения подотчетным лицом материальной выгоды от использования денег фирмы.

Из документа

...После выдачи денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы, эти денежные средства теряют статус свободных денежных средств, которые могут быть отнесены к накоплениям наличных денег в кассе предприятия. При таких обстоятельствах обе судебные инстанции правомерно установили отсутствие состава административного правонарушения по начислению денежных средств сверх установленного лимита и признали недействительным постановление инспекции N 176-О от 16.11.2006 г. о привлечении ООО "ЕвроСити" к административной ответственности

Пост. ФАС Западно-Сибирского округа от 08.05.2007 г. N Ф04-2665/2007(33893-А27-23)

Кстати, налоговые органы очень негативно относятся к случаям, когда наличные выдают тем сотрудникам компании, которые не отчитались за ранее полученные средства. Так, одна фирма выдала сверхлимитную наличность своему работнику, за которым уже числился долг. Инспекторы решили, что это нарушение Порядка ведения кассовых операций (кстати, так оно и есть). Затем они включили выданные средства в остаток денег по кассе и попытались оштрафовать компанию. Однако суд занял сторону фирмы.

"Схема по лимиту"

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Письмо ФНС России от 24.01.2005 г. N 04-1-02/704