Счета-фактуры: замена и исправление ("Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.)

Счета-фактуры: замена и исправление

Когда приходится исправлять счет-фактуру, и как в таком случае вычитать НДС по такому документу? Почему исправления помогают избежать налоговой проверки? Как отражать корректировки в книге покупок и декларации? Когда считается, что счет-фактура исправлен корректно? Нужно ли менять данные в счете-фактуре при возврате товара или получении скидок? Ответим на все перечисленные вопросы...

Ошибки или неточности в поступивших счетах-фактурах можно корректировать всего одним способом. А именно - потребовать от поставщика внести и заверить исправления в документе. Так нередко указывают чиновники и аудиторы. На деле таких способов два. Начнем с неофициального, зато основного.

Выявив недочеты в полученных счетах-фактурах, многие бухгалтеры обращаются к контрагенту и просят его заменить документ (т.е. выписать новый и правильный). Минфин данный вариант не одобряет.*(1) Инспекторы его тоже не приветствуют. Поэтому, если они уже видели экземпляр с ошибками, требуйте от партнера заверенных исправлений. Иначе вы можете легко потерять право на вычет.*(2)

Если проверяющие ошибок не видели, то такая замена возможна. Причем желательно, чтобы поставщик выписал новый счет-фактуру и себе. Иначе при встречной проверке контролеры могут выявить разночтения. Это будет лишним поводом для отказа в вычете. В результате вам придется идти в суд и требовать, чтобы действия чиновников были признаны незаконными. Скорее всего, вы выиграете. Ведь ваш счет-фактура полностью соответствует Налоговому кодексу. Но вряд ли какой-либо компании нужны лишние конфликты.

Кстати, НДС могут доначислить, если бухгалтер фирмы-покупателя сам выписывает новый счет-фактуру за продавца и имитирует его подписи. Тем более, что на бланке документа печать продавца не нужна. Мы категорически не рекомендуем подобную уловку. Она абсолютно противозаконна и легко раскрываема. Например, при встречной проверке или сопоставлении нескольких документов, поступивших от продавца. Да и подобные хитрости ни к чему. В большинстве случаев контрагенты легко идут на замену счетов-фактур. Однако она не всегда возможна. Допустим, в счете указан неверный НДС. Причем неправильная сумма налога уже отражена в письменном варианте книги продаж поставщика. Получается, что документ нельзя уничтожить бесследно. В него придется внести исправления.

Исправляем счет-фактуру

Прежде всего, об общем порядке исправления счета-фактуры. Любое изменение должно быть заверено оттиском печати компании-поставщика, которая выписала документ с ошибкой, и подписью ее руководителя. В счете-фактуре указывают и дату корректировки. Если этот порядок нарушен, то вычет НДС по документу запрещен.

Из документа

29. Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Правила, утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. N 914

НДС по исправленному счету-фактуре допускается вычесть не раньше того дня, которым датирована корректировка. Так считают налоговые инспекторы и суды.*(3) Иногда суды разрешают вычитать НДС, когда получен неверный и впоследствии измененный счет-фактура.*(4) Но такие решения, в основном, касаются документов, поступивших до мая 2006 года.

Пример:

ЗАО "Точность" в сентябре вычтен НДС (60 тыс. руб.) по счету-фактуре, полученному от ООО "Цифра". Но в октябре, сопоставляя документ с накладной, бухгалтер "Точности" выявил ошибку. Предъявленный фирме налог завышен на 4 тыс. руб.

НДС уже отражен в декларации компании. Поэтому от ООО "Цифра" потребовали внести и заверить исправления в счет-фактуру. Корректировать надо, как минимум, графы 8 и 9. Также следует оформить дополнительный лист книги покупок за сентябрь (или третий квартал - у тех, кто отчитывается ежеквартально). Переписывая в него данные ошибочного счета-фактуры, нужно сторнировать сумму НДС, которая была вычтена первоначально. Для этого бухгалтер "Точности" должен сделать запись:

Дебет 68 Кредит 19

60 тыс. руб. - сторнирован НДС, принятый к вычету в сентябре.

Получив в октябре исправленный счет-фактуру, бухгалтер "Точности" должен показать новую сумму НДС, которую принимают к вычету. Она составит:

60 000 - 4000 = 56 000 руб.

Ее отражают в книге покупок. Также бухгалтеру "Точности" нужно сдать в инспекцию уточненную декларацию по НДС за сентябрь или третий квартал. На титульном листе, в поле "Вид документа" ставят код корректирующей отчетности - 3/1. Меняется также сумма вычитаемого НДС (строки 220 и 340 раздела 3) и налога, который должен быть перечислен в бюджет (строка 040 раздела 1 и 350 раздела 3). Другие показатели остаются теми же.

Прежде чем сдать декларацию, ЗАО "Точность" следует доплатить НДС (4 тыс. руб.) и пени. Их рассчитывают с 21 октября - дня, следующего за сроком уплаты налога. Последний день, учитываемый для пеней, - день его перечисления (на 4 тыс. руб.) и подачи уточненной декларации (для 56 тыс. руб.). Поступив таким образом, компания избавится от штрафа.*(5)

Альбина Исанова,

ведущий консультант Департамента налогового и юридического консалтинга ЗАО "BKR-Интерком-Аудит":

С введением дополнительных листов к книгам покупок и продаж Правительство России четко указало - вычет допустим лишь в том месяце, когда счет-фактура должным образом исправлен и заверен. Это ясно из правил ведения книги покупок. Там установлено - если счет-фактуру надо изменить, то запись о его регистрации аннулируется. Причем периодом, когда документ показан в книге. Следовательно, нужно уменьшить "входной" НДС, который был вычтен в этом периоде.

Выгодная корректировка

Иногда компании исправляют счета-фактуры без прямой необходимости. Например, чтобы избежать "НДС комиссий", которые сейчас активно организуют в инспекциях. На них вызывают представителей фирмы, если ее вычеты превышают определенный лимит от начисленного налога. Его уровень раньше утверждали в региональных управлениях. Теперь, вероятно, инспекторы станут ориентироваться на показатели ФНС. Так, на сайте этого ведомства размещены пояснения к Концепции системы планирования выездных проверок.*(6) Из них видно, что подозрительными оказались те, у кого вычеты по НДС составляют 89% и более от начисленного налога. Когда такое соотношение "держится" хотя бы 12 месяцев, то компании угрожает выездная проверка.*(7) Но опасно и менее длительное (даже за один месяц) достижение лимита. Ревизоры начинают строже проводить камеральные проверки, "приглашать" на комиссии по НДС и т.п.

Поэтому бухгалтеры вынуждены заниматься планированием НДС, относимого в дебет 68-го счета. Бывают такие ситуации, когда вычеты значительны лишь в одном месяце. Например, из-за дорогих покупок, приобретения материалов впрок, оплаты сложных работ или услуг. Тут возникает необходимость показать лишь часть "входного" НДС, который можно принять к вычету. Налоговые инспекторы к подобным переносам относятся отрицательно. Официально НДС положено уменьшить в том периоде, когда те или иные ценности оприходованы и по ним поступил счет-фактура. Поэтому у компаний, которые решили отложить вычет, остается несколько обходных вариантов.

Первый - договориться с поставщиком, чтобы он датировал счет-фактуру более поздним сроком, нежели был реализован товар. Налоговый кодекс это позволяет.

Из документа

Статья 168

...

3. При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав.

Налоговый кодекс РФ

Небольшой пример. Компания получила товар 28 сентября. Счет-фактура поставщика может быть датирован 2 октября. В этой ситуации право на вычет компания получит только в октябре. Правда, в данной ситуации не исключены проблемы у поставщика. Дело в том, что он должен начислить НДС к уплате в бюджет в сентябре (т.е. в том месяце, когда был отгружен товар). Следовательно, в этом же месяце счет-фактура должен быть зарегистрирован в книге продаж. Конечно, ничто не мешает продавцу зарегистрировать счет в сентябре, несмотря на его октябрьскую дату. В результате налог будет начислен и уплачен вовремя. Поэтому фирме не грозят ни штрафы, ни пени. Тем не менее, лишь некоторые партнеры идут на подобные уступки. Большинство вряд ли согласится так поступить. Есть и еще одна причина для этого. Так многие инспектора полагают, что под термином "выставляются счета-фактуры" понимается физическая передача счета покупателю, а не дата его оформления. То есть в течение пяти дней вы должны отдать счет или отправить его по почте.

Тогда компания может утверждать, что несмотря на дату документа, он был фактически получен не в сентябре, а в октябре. Поэтому он зарегистрирован в журнале учета полученных счетов и в книге покупок именно этой датой.

Из документа

... если счет-фактура выставлен продавцом в одном налоговом периоде, а получен покупателем в следующем налоговом периоде, то вычет суммы налога следует производить в том налоговом периоде, в котором счет-фактура фактически получен.

Письмо Минфина России от 13.07.2007 г. N 03-07-11/160

И еще один способ. Он заключается в намеренном искажении первичного счета-фактуры. Например, бухгалтер компании-покупателя решил на месяц отсрочить часть вычетов по НДС, чтобы не превысить лимит в 89%. Он договорился с бухгалтером поставщика и попросил того допустить небольшую ошибку, не влияющую на сумму НДС. К примеру, указать адрес покупателя, которого нет в его учредительных документах. В результате у фирмы появятся основания не принимать налог к вычету. В книге покупок этот счет отражают не в день поступления, а лишь после того, как продавец исправит и заверит адресные данные. Предположим, что это произойдет лишь в следующем месяце. Тогда в нем и вычитают налог. Делать это стоит крайне редко. Буквально 2-3 раза в год (чаще обычно и не требуется). Иначе инспекторы не поверят в случайность ошибки. Для того, чтобы их убедить, ряд бухгалтеров фиксируют недочет. То есть они сразу регистрируют счет-фактуру в книге покупок как нормальный документ. Но в том же месяце "находят" ошибку, уменьшая вычитаемый НДС и заполняя дополнительный лист к книге покупок. После исправления счета-фактуры он вновь отражается в книге. Уточненные декларации при этом сдавать не нужно. Ведь записи в книге покупок (на "ошибочный" НДС) и дополнительном листе выполнены в одном налоговом периоде. Вычеты не завышены.

О возврате и скидках

Исправлять счета-фактуры нужно и при возврате товара. Об этом не так давно напомнил и специалисты Минфина. Но это правило распространяется не на все ситуации. Одно дело - когда возвращают излишне поставленный товар, не предусмотренный в договоре с продавцом. Тем, кто не договорился о замене счета-фактуры, нужно исправить документ. Корректировку (либо замену) проводят, если количество товара, показанного в счете-фактуре, больше фактически отгруженного. Другая ситуация - товар отдается поставщику из-за обстоятельств, установленных только в договоре. В данном случае не следует менять первичный счет-фактуру, а требуется показать обратную реализацию. То есть бывший покупатель становится продавцом и выписывает счет-фактуру на передаваемый товар.

Из документа

... при расхождении количества и стоимости товаров, указанных в счете-фактуре, с фактическим количеством и стоимостью реализованных товаров в счет-фактуру продавцом могут быть внесены исправления, заверенные подписью руководителя и печатью продавца, с указанием даты внесения исправления.

Письмо Минфина России от 03.04.2007 г. N 03-07-09/3

С формальной точки зрения исправлять счет-фактуру нужно и тогда, когда покупателю предоставляется скидка на ранее проданный товар. Поставщик должен оформить дополнительный лист к книге продаж, а его контрагент - к книге покупок. Первый отражает уменьшение выручки от продаж, второй - снижение суммы "входного" налога и увеличение НДС, который подлежит уплате в бюджет. В результате фирме придется подавать уточненные декларации по налогу. Исправлений много. Поэтому большинство компаний старается их избежать. Они просто заменяют первичные счета-фактуры на новые, где скидки просто нет. Или распространяют скидки не на реализованную партию, а на будущие продажи.

                      /-----------------------------------------------------------------\

                      |                    Исправляем счет-фактуру                      |

                      \-----------------------------------------------------------------/

                     /--   --   -- | --   --   --   --   --   --   --   -- | --   --   --\

 За месяц,             /-----------------------------\   /-----------------------------\

 когда была ошибка   | |  Оформляем дополнительный   |   |     Сдаем "уточненку",      | |

 -  --  --  --  --  -| |    лист к книге покупок     |   |   доплачиваем НДС и пени    | |

                       \-----------------------------/   \-----------------------------/

                     \--   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --/

                     /--   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --\

 За месяц, когда       /-----------------------------\   /-----------------------------\

 внесено исправление | | Регистрируем исправленный   |   |      Показываем вычет       | |

 -  --  --  --  --  -| |счет-фактуру в книге покупок |   |    в текущей декларации     | |

                       \-----------------------------/   \-----------------------------/

                     \--   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --   --/

Николай Литвинов,

партнер компании "UHY Янс-аудит":

Такой подход, безусловно, странен. Но он вызван столь же странными действиями инспекторов. Они ограничивают суммы налоговых вычетов, хотя в Налоговом кодексе лимита для них нет. Вот бухгалтер и идет на различные экзотические способы оптимизации. Но при этом важно помнить, что, если в книге покупок учтен ошибочный счет-фактура, к ней нужно оформить дополнительный лист.

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Письмо Минфина России от 08.12.2004 г. N 03-04-11/217

*(2) Пост. ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.06.2007 г. N А33-20194/2006-Ф02-3687/2007

*(3) Письмо ФНС России от 06.09.2006 г. N ММ-6-03/896@, пост. ФАС Уральского округа от 13.11.2006 г. N Ф09-9998/06-С2

*(4) Пост. ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2006 г. N А19-43548/05-11

*(5) П. 4 ст. 81 НК РФ

*(6) Утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 г. N ММ-3-06/333@

*(7) С критериями оценки рисков, которые используют инспекторы для выбора кандидатов на выездные проверки, можно ознакомиться в СПС "Гарант"