Мобильная связь: учет расходов ("Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.)

Мобильная связь: учет расходов

Почти каждый сотрудник фирмы пользуется мобильным телефоном. Если он занимает более или менее руководящую должность, то, как правило, за связь платит компания. Причем телефонные счета иной раз достигают весьма внушительных сумм.

Поэтому бухгалтеру очень важно обосновать и правильно списать подобные расходы. Ведь в противном случае предприятию может грозить значительный штраф. Причем сразу по двум налогам: налогу на прибыль и НДС.

Обоснование "мобильных" расходов

Есть несколько вариантов оплаты затрат на мобильную связь. Первый - компания заключает договор с оператором и выкупает у него несколько телефонных номеров. Затем она перечисляет деньги оператору по счетам, которые он выставляет. Второй - сотрудник получает деньги на оплату мобильного телефона из кассы. Затем он либо переводит их оператору через платежный терминал, либо покупает телефонную карту и активирует ее.

При любом из этих вариантов, чтобы уменьшить облагаемую прибыль на суммы подобных расходов, их нужно обосновать. Основная задача - доказать тот факт, что телефонные переговоры связаны с производственной деятельностью компании. В первую очередь, оформляют приказ руководителя (см. образец). В нем должно быть указано, какому сотруднику и в каких размерах фирма оплачивает связь. Кроме того, в документе будет не лишним указать, что использование телефона в личных целях не допускается.

Руководитель может ограничить время мобильных переговоров, которые оплачивает фирма. Например, распорядиться, что длительность разговоров сотрудников не должна превышать 5 часов в месяц. Оптимальный вариант - установить твердую сумму, в пределах которой может быть оплачен счет оператора связи. Для этого время, которое будет оплачивать компания, нужно умножить на стоимость минуты разговора.

                                                               OOO "Союз"

                                                     22 октября 2007 года

                               Приказ N 30

                     Об оплате услуг мобильной связи

     1. В целях производственной необходимости оплачивать телефон следующим сотрудникам:

N	Должность	ФИО	Номер мобильного телефона
1	Генеральный директор	Николаев Александр Григорьевич	89161258540
2	Заместитель генерального директора	Соловутин Иван Иванович	89161254589
3	Руководитель отдела продаж	Толмачев Игорь Евгеньевич	89162583564
4	Руководитель отдела по работе с поставщиками	Соколов Александр Дмитриевич	89163524578
5	Руководитель отдела по работе с клиентами	Волгина Татьяна Ивановна	89161243592
6	Системный администратор	Петров Николай Николаевич	89162587612

     2. Организация  оплачивает  телефонные  разговоры  в  пределах 2 235

рублей в месяц (в том числе НДС - 340 рублей). Сумму превышения сотрудник

оплачивает из своих средств.

     3.  Настоящее  ограничение  не  распространяется   на   генерального

директора и его заместителя. Указанным лицам расходы на  мобильную  связь

оплачиваются в  полном  объеме,  независимо  от  длительности  телефонных

разговоров.

     4. Использование корпоративных телефонных  номеров  в  личных  целях

запрещается.

Генеральный директор ООО "Союз"                           /Николаев А.Г./

Пример:

Компания приобрела корпоративные телефонные номера. Время, которое необходимо для производственных разговоров, составляет 60 мин. в месяц. В этих пределах они оплачиваются работникам. Согласно выбранному тарифному плану стоимость минуты разговора составляет 7,45 руб. Следовательно, компания компенсирует сотрудникам расходы на телефонные переговоры в пределах:

60 мин. х 5 час. х 7,45 руб. = 2235 руб.

В эту сумму входит и НДС, который должен быть перечислен оператору.

Если работником допущено превышение, то он оплачивает сверхлимитный разговор сам. Обычно в этой ситуации деньги удерживают из его зарплаты. При этом человек должен написать в бухгалтерию соответствующее заявление.

Кстати, например, столичные инспекторы требуют отражать в приказе и "номера телефонов абонентов (с указанием наименований абонентов-организаций и служебных должностей их сотрудников), связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности". Хотя достаточно очевидно, что это физически невозможно. Телефоны партнеров могут меняться, появляться новые контрагенты и "уходить" старые. В каждом из этих случаев компания будет вынуждена вносить в приказ изменения. Иногда это придется делать каждый день.

Арбитражная практика по этому вопросу весьма противоречива. Есть решения в пользу компании, где судьи утверждали, что налоговая инспекция не вправе требовать подобную информацию. Есть решения и прямо противоположного содержания. Поэтому решить, выполнять эти требования или нет, бухгалтеру придется самостоятельно.

Первый вариант оплаты (когда фирма выкупает корпоративные номера и заключает договор с оператором связи), пожалуй, самый оптимальный и простой. Компании достаточно получить счет оператора и его оплатить. Минфин определил и перечень документов, которые подтверждают такие расходы.*(1)

Несколько слов о детализированных счетах. В большинстве случаев налоговые инспекторы их требуют у компании. Причем, по их мнению, в них должен быть указан не только перечень телефонов, которыми пользовались сотрудники, но и номера телефонов абонентов, коды городов (стран), даты и время переговоров, их продолжительность и стоимость.*(2)

Если таких счетов нет, то затраты на связь нельзя учесть в составе расходов. Однако когда дело доходит до судебного разбирательства, инспекция часто проигрывает. По мнению судей, необходимости в таких счетах нет. Более того, фирма не обязана доказывать, что переговоры по телефону велись в служебных целях. А вот налоговые инспекторы должны доказать тот факт, что это не так.

Из документа

По мнению налогового органа, Общество не подтвердило производственный характер переговоров, так как не представило соглашение с работником о размере возмещения расходов и детализированные счета оператора связи с расшифровкой номеров телефонов.

Суды не согласились с налоговым органом, указав, что в соответствии с приказом Общества от 11.09.2004 N 25 мобильный телефон Никифорука П.С. с номером, указанным в акте и решении налогового органа, используется в соответствии с приказом Общества исключительно в служебных целях. По этой причине не согласовывался размер возмещения расходов. Общество представило документы, подтверждающие расходы, понесенные Никифоруком П.С. при использовании сотового телефона в служебных целях.

В кассационной жалобе инспекция не ссылается на обстоятельства и документы, опровергающие этот вывод судов. Материалы дела не содержат информации о том, что переговоры директора Общества по мобильному телефону, оплата которых компенсировалась ему организацией, не носили служебный характер, не были связаны с деятельностью Общества.

Следовательно, предположение налогового органа о непроизводственном характере поездок директора Общества и телефонных переговоров, не подтвержденное соответствующими доказательствами, не может являться основанием доначисления налога и привлечения Общества к налоговой ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.11.2006 г. N А05-2791/2006-9

При втором варианте деньги выдаются работнику в подотчет.

Если он оплачивает телефонную карту, то к авансовому отчету работник должен приложить:

чек контрольно-кассовой машины, который ему должен выдать продавец при продаже карты;

товарный чек, в котором должны быть указаны наименование карты и ее стоимость. Кроме того, в товарном чеке нужна подпись продавца и печать торговой компании;

использованную (активированную) карту.

Если сотрудник переводит деньги через платежный терминал, то к авансовому отчету прилагают чек, который выдаст аппарат. И в том, и в другом случае затраты на связь можно отразить в составе расходов. Конечно, при условии, что сотрудник пользуется корпоративным телефоном в служебных целях.

Добавим, что не так давно и Минфин указал, что стоимость телефонных карт можно включать в налоговые расходы.

Из документа

... расходы по оплате услуг телефонной связи ..., в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, при условии их соответствия критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса. Таким образом, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

Письмо Минфина России от 31.05.2007 г. N 03-03-06/1/348

Учет "мобильных" затрат

В бухгалтерском и налоговом учете затраты на телефон, которые не оплачивает сотрудник, включают в расходы. Сумму "входного" НДС по ним принимают к вычету (разумеется, если у компании есть счет-фактура оператора связи).

Теперь о сверхлимитных переговорах. Исходя из сути операции, их стоимость нужно учесть по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" как долг работника перед фирмой. После того, как сотрудник внес деньги в кассу или их удержали из его зарплаты, задолженность списывают. Сумму "входного" НДС принимают к вычету только в той части, в которой расходы на переговоры отражены в затратах компании. Оставшуюся сумму налога компенсирует работник.

Пример:

Торговая компания оплачивает менеджеру телефонные переговоры в пределах 2 235 руб. в месяц (в том числе НДС - 340 руб.).

В октябре фирма получила счет за услуги телефонной связи. Сумма счета - 4 012 руб. (в том числе НДС - 612 руб.) Разница между лимитом оплаты и фактической суммой счета составила:

4012 - 2235 = 1777 руб.

Эта сумма удерживается из зарплаты менеджера. При отражении расходов на телефон бухгалтер должен сделать записи:

Дебет 44 Кредит 60

1895 руб. (2235 - 340) - учтены расходы на мобильные телефонные переговоры (в пределах лимита);

Дебет 19 Кредит 60

340 - учтен НДС по расходам на связь;

Дебет 68 Кредит 19

340 руб. - сумма налога принята к вычету;

Дебет 73 Кредит 60

1777 руб. - отражена сумма превышения расходов на связь над установленным лимитом;

Дебет 60 Кредит 51

4012 руб. - перечислены деньги оператору связи;

Дебет 70 Кредит 73

1777 руб. - удержана плата за связь из зарплаты сотрудника.

Отметим, что Минфин предложил свой вариант учета.*(3) Ту сумму, которую оплатил работник, нужно отразить как доходы от реализации. После чего затраты на сверхлимитные разговоры учитывают в составе прочих расходов. В этом случае получается, что сумму "входного" НДС компания может принять к вычету полностью. Однако на вопрос, нужно ли начислять налог с денег, полученных от работников, финансисты не ответили. Очень высока вероятность того, что инспекторы этого потребуют. Если вы решили начислить НДС, то в итоге вы получите тот же результат, что при первом варианте учета сверхлимитных расходов.

Обратим ваше внимание на один важный момент. Компания может работать с оператором по предоплатной системе. В этом случае деньги, которые вы ему перечислите, нужно отразить в составе выданных авансов. Лишь после того, как фирмой будет получен счет за оказанные услуги, перечисленный аванс (в полной сумме или частично) можно отразить как затраты компании.

Если сотрудник оплачивает связь самостоятельно (покупает карту или переводит деньги через терминал), у фирмы не будет счетов-фактур по этим расходам. Маловероятно, что продавец розничной палатки, где продают карты, будет оформлять этот документ.

При оплате телефона через терминал счета-фактуры не будет точно. Поэтому компания не сможет принять "входной" НДС по этим затратам к вычету.

Конечно, это можно сделать на основании других документов (товарного и кассового чека), если в них выделена сумма налога. Но в такой ситуации неизбежно возникнет спор с налоговыми инспекторами на предмет правомерности вычета.

Самый безопасный вариант - включить сумму налога в состав прочих расходов без уменьшения налогооблагаемой прибыли. Но обычно в документах налог не выделен вообще. Тогда всю уплаченную сумму (включая предполагаемый НДС по ней) можно учесть в затратах.

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Письмо Минфина России от 27.07.2006 г. N 03-03-04/3/15

*(2) Письмо УФНС по г. Москве от 09.02.2005 г. N 20-12/8153

*(3) Письмо Минфина России от 27.07.2006 г. N 03-03-04/3/15