Как избежать ошибок при формировании управленческой отчетности (Н. Ахметжанова, "Риск-менеджмент", N 9-10, сентябрь-октябрь 2007 г.)

Как избежать ошибок при формировании управленческой отчетности

Управленческая отчетность - больная тема для многих руководителей. Если в компании нет четкой системы внутренней отчетности и информация поступает руководству в неструктурированном, неполном и неудобном для восприятия виде, то на ее основе невозможно принять верные управленческие решения.

Отчетность, пригодная для проведения планирования и принятия решений, должна представлять собой систему взаимосвязанных показателей, которые точно характеризуют условия и результаты деятельности компании за определенный период. Часто сведения, получаемые руководством для контроля и принятия решений, основываются на налоговой отчетности, которая служит специфическим целям и не отвечает требованиям руководства. Другая распространенная ошибка - это формирование отчетности "снизу вверх", когда руководству зачастую поступают необработанные данные, с которыми работают рядовые сотрудники и на основании которых невозможно делать прогнозы и принимать управленческие решения. В этом случае нарушается основной принцип построения информационной системы -ориентация на первое лицо, поскольку исполнители обладают либо не теми видами данных, которые нужны руководству, либо нужными данными с неправильной степенью детализации: сведения либо излишне пространны (подшивка договоров вместо сводного отчета), либо, наоборот, недостаточно полны. Сведения также могут поступать с запозданием и быть причиной неверных решений.

В идеале правильная информационная система компании должна консолидировать отчетность, поступающую от всех рядовых сотрудников, и формировать обобщенные отчеты в нужных для руководителей разрезах. В этом случае она будет предоставлять данные, которые позволят не только оценивать факты хозяйственной жизни компании и контролировать их, но и планировать деятельность структурных подразделений. Для этого нужно заранее определить, какое содержание управленческой отчетности требуется конкретной компании, как эта отчетность будет использоваться и на основе какой информации она будет составлена. Также следует иметь в виду, что при принятии управленческих решений возможны некоторые допущения, которые должны быть заранее установлены и четко сформулированы. Такой подход к оценке выполнения управленческих решений позволит грамотно оценивать их обоснованность и вовремя корректировать допущения - к примеру, о размерах инфляции.

Для построения правильной информационной системы внутренней отчетности необходимо провести серьезный и полный анализ деятельности компании. То есть проанализировать деятельность всех подразделений и отдельных сотрудников, построить модель бизнес-процессов, оптимизировать их, выпустить необходимые регламенты и должностные инструкции, внедрить их использование в компании и только потом начинать разработку информационной системы. Однако этот алгоритм соблюдается далеко не всегда: часто в компаниях пытаются либо создавать информационные системы своими силами, либо внедрять типовые продукты, не проведя предварительного анализа и не оптимизировав деятельность предприятия. Но только соблюдение верного алгоритма позволяет обеспечить достаточно быстрое, системное и взаимосвязанное формирование отчетных данных и показателей в любом необходимом для управления разрезе.

Важнейшие требования к системе управленческого учета - своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. А также целесообразность. Информация должна быть релевантной цели, для достижения которой она предоставляется. Неуместная информация приводит, как правило, к принятию неверного решения.

Объективность. Поскольку содержание отчетов часто затрагивает будущее хозяйственной деятельности предприятия, здесь возникает неопределенность, которая не позволяет надеяться на абсолютную объективность управленческой учетной информации. Чтобы избежать предвзятых оценок, ошибок в формировании отчета, а также субъективного мнения об объектах управленческого учета, необходимо давать обоснование исходных предположений, используемых при формировании информации.

Надежность. Информация должна быть достаточно точной для определенной цели. Конечно, полная надежность, как и полная объективность, вряд ли возможна в отношении прогнозов. В этом случае необходимо обоснование основополагающих предположений и выделение областей существенной неопределенности в предоставляемой информации. При этом надежность не требует всех существующих подробностей. Понятно, что стратегическая информация будет значительно менее подробной и точной, чем тактическая и оперативная, хотя ее ценности для руководства это не уменьшит.

Своевременность. Информация должна быть предоставлена к установленному сроку, то есть тогда, когда она является необходимой для принятия решения. Сроки предоставления информации могут варьироваться в зависимости от цели.

Достаточность. Данные управленческих отчетов должны быть достаточно полными для принятия решения. В то же время они не должны содержать излишней информации.

Сопоставимость. Отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы по времени и по подразделениям компании. А в случае изменения базы сопоставления информации должна проводиться корректировка ранее предоставленных данных с соответствующими пояснениями.

Н. Ахметжанова,

генеральный директор ООО "Аудитор и я"

"Риск-менеджмент", N 9-10, сентябрь-октябрь 2007 г.