Бухгалтерская инаугурация (Н. Варфоломеева, "Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2007 г.)

Бухгалтерская инаугурация

Вступая в должность, новый главный бухгалтер берет на себя ответственность за свой участок работы. Для профессионала это не страшно. Гораздо хуже, когда ненароком принимаешь на себя грехи своего предшественника. На новом месте работы не так просто сразу понять всю специфику документооборота и ведения дел.

Как не попасть впросак и максимально обезопасить себя?

Что мы должны делать?

Формулировка "Вы должны делать все и еще вот это" в случае с главным бухгалтером не подходит. Статья 7 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - закон о бухучете) устанавливает следующий круг обязанностей главбуха.

Он несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, формирование учетной политики.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Главный бухгалтер должен иметь высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на руководящих должностях, не менее пяти лет. Это требование установлено Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 N 37 в ред. от 07.11.06).

Кому подчиняемся?

Строго говоря, в организации вообще может не быть главного бухгалтера, это вполне допустимо. Такой вывод следует из положений статей 6 и 7 закона о бухучете.

Однако если должность главного бухгалтера все-таки имеется, то главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. Подчиняется он тоже непосредственно ему.

Особенности трудового договора

Как и в случае с любым другим сотрудником, с работником бухгалтерской службы должен быть заключен трудовой договор (ст. 16 ТК РФ). Особенность трудового договора с главным бухгалтером в том, что с ним можно заключить срочный договор (ст. 59 ТК РФ).

Трудовым договором с главным бухгалтером может быть установлена его полная материальная ответственность (ст. 243 ТК РФ). Однако если трудовым договором это положение не предусмотрено, то главбух может нести ответственность лишь в пределах своего среднемесячного заработка.

Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 16.11.06 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю" разъяснил следующее: "..." в силу части второй статьи 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере может быть возложена на заместителя руководителя организации или на главного бухгалтера при условии, что это установлено трудовым договором. Если трудовым договором не предусмотрено, что указанные лица в случае причинения ущерба несут материальную ответственность в полном размере, то при отсутствии иных оснований, дающих право на привлечение этих лиц к такой ответственности, они могут нести ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка".

При оформлении трудового договора новый бухгалтер должен расписаться в том, что он ознакомился с:

должностной инструкцией;

инструкцией по охране труда;

правилами внутреннего трудового распорядка;

иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника;

коллективным договором.

Главный бухгалтер, увольняясь по собственному желанию, должен письменно предупредить об этом работодателя не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ).

Если на момент увольнения никаких претензий ему предъявлено не было, то в дальнейшем доказать, что именно прежний работник причинил ущерб, практически невозможно.

Отсутствие претензий оформляется отдельным документом (как правило, приложением к форме Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1).

Если две недели после предупреждения об увольнении по собственному желанию истекли, а преемник не найден, то это не является основанием для отказа в прекращении трудового договора с прежним сотрудником.

Тесный круг обязанностей

На предприятии ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (ст. 6 закона о бухучете).

Поэтому очень важно сразу четко определить круг должностных обязанностей бухгалтера.

Для бухгалтера это особенно важно, поскольку от этого зависит не только объем работы, но и количество и качество премиальных выплат и надбавок. Четкое определение круга обязанностей имеет большое практическое значение для оформления совмещения должностей и работ по совместительству.

Если вы или ваш работодатель затрудняетесь определиться с требованиями к бухгалтеру, то можно обратиться к списку, данному в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 N 37). Справочник устанавливает также круг обязанностей для рядового бухгалтера и кассира.

Среди них:

организация работы по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении;

формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющей своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности организации;

руководство работами по:

- подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащего синтетические и аналитические счета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности;

- обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки;

- организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа;

руководство формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям;

организация работ по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных операций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности организации;

обеспечение своевременного и точного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств;

обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов;

организация информационного обеспечения управленческого учета, учета затрат на производство, составления калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), учета по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирования внутренней управленческой отчетности;

обеспечение своевременного перечисления налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей по ссудам;

контроль за расходованием фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников, проведением инвентаризаций, порядком ведения бухгалтерского учета, отчетности, а также проведением документальных ревизий в подразделениях организации;

участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита, подготовка предложений, направленных на улучшение результатов финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных затрат;

ведение работ по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы;

обеспечение составления отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовка необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы;

обеспечение сохранности бухгалтерских документов и сдача их в установленном порядке в архив;

оказание методической помощи руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности;

руководство работниками бухгалтерии, организация работ по повышению их квалификации.

Обязанности "в нагрузку"

Если бухгалтер главный да еще и единственный, то он к тому же самостоятельно ведет и бухгалтерский учет. Других должностных обязанностей для главного бухгалтера не предусмотрено.

Однако ни для кого не секрет, что бухгалтеру часто приходится (как правило, по требованию руководителя) брать на себя и другие функции. В этом случае следует настоять на правильном оформлении таких отношений. Для этого Трудовой кодекс (ст. 60, 98, 151) предусматривает достаточно форм, например:

совмещение должностей;

совместительство;

замещение временно отсутствующего работника без отрыва от работы.

Нельзя требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, не оформив с ним вышеуказанные отношения (ст. 60 ТК РФ).

Если главный бухгалтер одновременно с основной работой выполняет обязанности по другой должности (например, кассир, кадровик) или исполняет обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, то ему должна производиться доплата за совмещение должностей или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 151 ТК РФ).

С главбухом или другим сотрудником бухгалтерии может быть также заключен второй трудовой договор - на работу на условиях внутреннего совместительства. Обратим внимание, что в таком случае выполнять дополнительные обязанности по другой должности можно только в свободное от основной работы время и не более 20 часов в неделю. Работа по совместительству оплачивается в зависимости от проработанного времени или объема выполненных должностных обязанностей (ст. 98, 152, 284, 285 ТК РФ).

Подписи и разногласия

Для всех работников организации обязательны требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению без подписи главного бухгалтера.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (ст. 7 закона о бухучете).

Алгоритм действий главного бухгалтера, несогласного с руководителем, должен быть таким:

обнаружив нарушение, главный бухгалтер должен отказаться ставить свою подпись;

составить служебную записку, в которой изложить свои возражения, и представить ее руководителю.

В случае если руководитель будет настаивать, главный бухгалтер должен подчиниться. Однако он не будет отвечать за нарушения, а руководитель будет нести всю полноту ответственности за последствия нарушений.

Прием-сдача

Прием и сдача дел главными бухгалтерами производятся на основании приказа руководителя организации.

В приказе указывается срок приема-сдачи дел бухгалтерии.

Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Этот акт весьма полезен для разграничения ответственности принимающего и передающего дела.

Требования к акту формально не установлены. Очевидно, что в акте должно быть указано, на какую дату осуществлена передача дел.

В нем должны быть перечислены документы, имеющиеся в наличии в бухгалтерии, а также выявленные при приеме дел недочеты, ошибки и нарушения увольняющегося (уволившегося) бухгалтера.

Идеальный вариант: проверка всех и вся

Было бы замечательно провести внутренний или внешний аудит на дату смены руководителя бухгалтерской службы.

Целесообразно также провести инвентаризацию активов, за которые нес материальную ответственность старый бухгалтер (п. 2 ст. 12 закона N 129-ФЗ).

В случае если бухгалтер выполнял обязанности кассира, то необходимо провести инвентаризацию кассы и составить акт инвентаризации наличных денежных средств по форме N ИНВ-15 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

Также небесполезно произвести сверку взаиморасчетов по налоговым платежам с налоговым органом на дату приема-сдачи дел.

Конечно, было бы замечательно провести полную инвентаризацию, но, как правило, времени для этого нет. Следует постараться провести выборочную инвентаризацию хотя бы по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений, доходов и расходов.

Перед подписанием акта новый главный бухгалтер должен отметить для себя следующие моменты, связанные с общими вопросами организация работы бухгалтерии, как-то:

достаточно ли укомплектован ее штат;

распределены ли обязанности между сотрудниками;

разработаны ли должностные инструкции;

наконец, достаточно ли у бухгалтерии бланков, оргтехники и необходимого программного обеспечения.

Заслуживают внимания следующие моменты:

состояние первичной документации;

применение унифицированных форм бланков;

сохранность электронных архивов учета и документов за пять лет;

состояние учетных регистров;

наличие архива бухгалтерских документов, описей дел, подшиты ли и пронумерованы документы;

правильность утилизации документов по истечении предельного срока хранения;

правильность организации налогового учета;

ведение книг покупок и продаж, журналов счетов-фактур.

В области оплаты труда нас должно заинтересовать наличие (или отсутствие. И не такое бывает):

штатного расписания;

положения о премировании;

правил внутреннего распорядка;

табелей учета рабочего времени;

расчетных и платежных или расчетно-платежных ведомостей.

Обратите внимание на кассу и учет денежных средств:

обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности;

каково состояние записей в кассовой книге и остаток наличных денег в кассе;

имеются ли неденежные ценности в кассе;

имеются ли нарушения в порядке ведения кассовых операций;

имеются ли чековые книжки, номера неиспользованных чеков.

Что касается состояния учета расчетных операций:

оценить реальность дебиторской и кредиторской задолженности;

выявить наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных в этом лиц;

установить наличие задолженности по обязательным платежам;

проверить наличие актов сверки взаимных расчетов.

Следует определить, с какой периодичностью проводилась инвентаризация имущества. Нелишним будет также убедиться в наличии первичной документации, а также в надлежащем качестве ее оформления и хранения.

Стоит уточнить, соблюдены ли требования расположения документов в хронологическом порядке, брошюрования, опечатаны ли завершенные тома печатью и скреплены ли подписью ответственного лица.

Наконец, отчетность. Составлялась ли бухгалтерская отчетность за пять лет (налоговой - за три года)? Есть ли сведения (отметки, справки, квитанций) о сдаче отчетности?

Все это - необходимый минимум, который позволит преемнику почувствовать себя более или менее уверенно.

О пользе предшественников

Если на момент принятия вами дел старый бухгалтер все еще в пределах досягаемости - считайте, что вам повезло!

Если на момент приема дел новым сотрудником увольняющийся главный бухгалтер еще работает, то он наряду с принимающим дела должен подписать акт. В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки. Приемосдаточный акт логично составить в трех экземплярах, из которых первый подшивается в дела организации, второй передается принявшему дела, третий остается у передающего дела.

Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и других банковских документов вновь назначенного главного бухгалтера. До оформления этой подписи прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под контролем вновь назначенного главного бухгалтера.

Далее, наряду с проверкой состояния финансовой работы, учета и отчетности, главный бухгалтер, принимающий дела, руководит текущей работой бухгалтерии.

А вот как быть, если прежний главбух уволился до приема нового?

В таком случае возможны два варианта:

первый должен был сдать дела исполняющему обязанности главного бухгалтера, назначенному приказом, и новый работник примет дела у и.о. главного бухгалтера;

если исполняющий обязанности не назначался, то у увольняющегося дела должен был принять руководитель организации по акту приема-сдачи дел.

Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы следующими нормативными актами:

Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.83 N 105);

законом о бухучете;

перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Архивной службой России 06.10.2000).

В акте приема-сдачи дел обязательно должны быть указаны:

дата и место его составления;

Ф. И. О. лица, сдавшего дела;

Ф. И. О. лица, принявшего дела;

документ, являющийся основанием для передачи дел (приказ, распоряжение руководителя);

опись принятых и переданных документов с указанием периода их составления (получения) и количества томов;

подписи лиц, участвовавших в передаче дел;

печать организации.

Н. Варфоломеева,

эксперт ООО "Вестер"

"Практический бухгалтерский учет", N 11, ноябрь 2007 г.