Трудовые книжки: от "а" до "я" (С.Н. Кудряшов, "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 23, 24, декабрь 2007 г.)

Трудовые книжки: от "а" до "я"

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, если сотрудник проработал по основному месту работы более 5 дней, то на работодателя в отношении него возлагается обязанность по ведению трудовой книжки. Причем это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей (ИП). Исключение - физические лица, не имеющие статуса ИП*(1).

Актуальность данной статьи обусловлена тем, что различного рода ошибки и неточности, допущенные при оформлении (ведении) трудовых книжек, затрагивают интересы не только сотрудника, но и работодателя.

Нами рассмотрены нюансы оформления трудовых книжек, порядок их учета и хранения, а также меры ответственности работодателя за нарушение данного порядка.

О бланке

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника считается трудовая книжка установленного образца. На данный момент ее действующая форма утверждена Постановлением Правительства РФ N 225*(2).

В нее вносят сведения о сотруднике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи при выполнении трудовых обязанностей (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).

Минфин в Письме от 23.08.2007 N 03-01-15/9-286 указал, что формы бланков трудовых книжек, вкладыши и нормативные документы по кадровой работе не подлежат утверждению в качестве бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, принятым Постановлением Правительства РФ N 171*(3).

Оформление трудовой книжки

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлены Постановлением Правительства РФ N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек). При заполнении трудовых книжек следует руководствоваться Инструкцией под одноименным названием, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Обратите внимание: ответственный за ведение (оформление) трудовых книжек должен производить записи в ней аккуратно (без помарок), используя при этом шариковые, гелевые и перьевые ручки со световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции).

На работу в первый раз...

В соответствии с п. 8 разд. II Правил ведения трудовых книжек работодатель должен оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Оформление трудовой книжки начинают с заполнения титульного листа, в котором указывают следующие данные:

фамилию, имя, отчество и дату рождения*(4) работника;

его образование, профессию, специальность*(5).

Данные, внесенные в титульный лист трудовой книжки, работник после проверки заверяет своей подписью (п. 2.2 Инструкции). В свою очередь, ответственный за ведение трудовых книжек также заверяет титульный лист своей подписью и проставляет печать организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка.

Больше всего вопросов при заполнении титульного листа вызывают графы "Образование" и, особенно, "Профессия и специальность", поэтому остановимся на них подробнее. В зависимости от уровня подготовки специалиста в графу "Образование" вносят одну из следующих записей:

основное общее;

среднее общее;

начальное профессиональное;

среднее профессиональное;

высшее профессиональное;

послевузовское профессиональное.

Если обучение не закончено, то соответствующую запись в титульном листе трудовой книжки можно сделать на основании таких документов, как студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т.п.

С графой "Профессия и специальность" несколько сложнее. Дело в том, что в ней следует указывать квалификацию, присвоенную сотруднику по итогам обучения. Однако на практике работник по кадрам сталкивается с ситуацией, когда в дипломе молодого специалиста указано, что ему присуждена квалификация, например, "бакалавр менеджмента". Возникает вопрос: какую запись нужно внести в титульный лист трудовой книжки? С одной стороны, в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ*(6) установлены три уровня высшего профессионального образования - бакалавр, специалист и магистр. Более того, по каждому уровню образования выдается соответствующий диплом (п. 3 ст. 7 Федерального закона N 125-ФЗ).

Итак, если в дипломе указана степень бакалавра, то, по мнению автора, в графе "Профессия и специальность" следует указать только специальность, например, "менеджмент". Это связано с тем, что, получив степень бакалавра, работник может продолжить обучение и стать магистром. Если он имеет степень магистра, то в трудовой книжке можно сделать развернутую запись - "магистр техники и технологии по направлению "Автоматизация и управление".

Сотрудник кадровой службы может спросить: в каких случаях наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, закрепленным в справочниках, утверждаемых в установленном Постановлением Правительства РФ N 787*(7) порядке? По нашему мнению, при оформлении трудовой книжки следует придерживаться наименований должностей, указанных в вышеприведенном справочнике, однако в обязательном порядке руководствоваться им нужно, когда выполнение работы связана с предоставлением компенсаций или льгот (ст. 57 ТК РФ).

Обратите внимание: при оформлении трудовой книжки новому сотруднику работник кадровой службы организации должен использовать свой бланк даже в том случае, если первый предъявит чистый бланк трудовой книжки с просьбой его заполнить. Дело в том, что, во-первых, в соответствии с п. 44 Правил ведения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а, во-вторых, он вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании соответствующего договора (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку*(8)). В свою очередь, в роли распространителей могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя - объединения "ГОЗНАК" Минфина РФ.

Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении трудовой книжки бланка сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст. 5.27 КоАП РФ - организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., предпринимателя - на сумму от 1 000 до 5 000 руб. Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность вышеупомянутых хозяйствующих субъектов на срок до 90 суток.

Также не следует сбрасывать со счетов и тот факт, что предложенный сотрудником бланк трудовой книжки может быть поддельным.

Согласно ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, принимаемого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по его письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Исходя из этого работник кадровой службы вправе требовать от нового сотрудника заявление об оформлении трудовой книжки, так как он впервые трудоустраивается. При этом в качестве причины отсутствия трудовой книжки можно указать, например: "в связи с выходом на работу впервые".

Если молодой специалист устраивается в организацию или к индивидуальному предпринимателю по окончании вуза, то вносить в трудовую книжку сведения об учебе не надо, так как действующими нормативно-правовыми актами, в частности Правилами ведения трудовых книжек, это не предусмотрено.

Вместе с тем, если обучение сотрудника связано с повышением квалификации на курсах (в школах), то об этом в трудовой книжке со ссылкой на подтверждающие документы делается соответствующая запись (пп. "б" п. 21 Правил ведения трудовых книжек). После такого обучения новая квалификация, как правило, не присваивается, а выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации или Свидетельство о повышении квалификации, формы которых утверждены Постановлением Госкомвуза РФ N 13*(9) и являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Причем, как считает автор, сведения о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации следует вносить в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования документа, подтверждающего повышение квалификации.

Также если перед трудоустройством сотрудник исполнял воинскую обязанность - проходил военную службу в Вооруженных Силах РФ в соответствии с Федеральным законом N 53-ФЗ*(10), то в трудовой книжке следует отразить сведения о времени службы. Данное правило распространяется и на сотрудников, служивших в таможенных органах, органах внутренних дел, налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Пример 1.

Иванов И.И. принят на работу в ООО "Парус" на должность бухгалтера с 9 января 2008 г. До трудоустройства он проходил срочную службу в армии с 01.10.2006 по 01.10.2007, трудового стажа не имеет.

Рассмотрим порядок оформления раздела "Сведения о работе" трудовой книжки.

На основании представленных документов ответственный за ведение трудовых книжек должен сделать следующие записи:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
1	09	01	2008	Служба в Вооруженных Силах РФ с 01.10.2006 по 01.10.2007	Военный билет ПК N 123654
				Общество с ограниченной ответствен- ностью "Парус"
2	09	01	2008	Принят в финансовый отдел на долж- ность бухгалтера	Приказ от 09.01.2008 N 3

Если есть опыт работы...

При трудоустройстве сотрудника с опытом работы помимо документов, необходимых для оформления трудового договора, необходима трудовая книжка, подтверждающая его стаж (опыт) работы. В случае отказа в ее представлении работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия (см. предыдущий раздел), чаще всего - утрата. В данном случае заявление может быть следующее: "В связи с потерей трудовой книжки прошу оформить мне новую трудовую книжку". При этом записи в трудовой книжке о предыдущей работе сотрудник кадровой службы по новому месту работы делать не вправе.

Вместе с тем оформлять новые трудовые книжки не всегда выгодно. В первую очередь это связано с осуществлением предпринимательской деятельности, подлежащей обязательному лицензированию. Дело в том, что для получения (продления) лицензии решающую роль играет именно квалифицированный персонал с опытом работы*(11). Поэтому, если работник заинтересован в новом месте работы, он может восстановить трудовую книжку, обратившись с соответствующим заявлением по последнему месту работы, где ему должны выдать ее дубликат не позднее 15 дней со дня получения заявления (п. 31 Правил ведения трудовых книжек).

Нельзя исключать и такую ситуацию. Уволенный с предыдущего места работы за пьянство или прогулы (пп. "б", "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ) с внесением соответствующих записей в трудовую книжку сотрудник сознательно скрыл ее наличие, сославшись на ее утрату, написал заявление работодателю с просьбой завести новую книжку, который во исполнение требований действующего законодательства обязан оформить ее. Но что он должен делать, если есть подозрения на "нечистое" прошлое сотрудника? Согласно ст. 64 ТК РФ отказать в приеме на работу можно по деловым качествам. Упор в этом случае необходимо сделать именно на отсутствие трудовой книжки и, как следствие, стажа (опыта) работы, - объяснить "хулигану", что по деловым качествам он уступает иным кандидатам, претендующим на данную должность. При необходимости отказ следует оформить в письменной форме.

Если сотрудник представил книжку для подтверждения трудового стажа, то ее оформление новый работодатель начнет с раздела "Сведения о работе". В графе 3 данного раздела в качестве заголовка нужно указать полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование организации (п. 3.1 Инструкции). В связи с этим наименование организации в трудовой книжке должно быть указано в соответствии с учредительными документами. При этом сокращенное наименование указывается при условии, если оно предусмотрено нормативно-правовыми актами и закреплено в учредительных документах организации.

Так, в силу п. 1 ст. 4 Федерального закона N 14-ФЗ*(12) общество с ограниченной ответственностью должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. При этом в первом случае указывается полное наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью". Во втором - полное или сокращенное наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью" или "ООО". Указывать в трудовой книжке только сокращенное наименование организации неправомерно.

Далее работник кадровой службы под заголовком в графе 1 проставляет порядковый номер вносимой записи и в графе 2 указывает дату приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Если сведения в титульном листе изменились

Если персональные данные сотрудника (Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия, специальность) по каким-либо причинам изменились (например, вступление в брак, развод, смена фамилии, присвоение новой квалификации и т.д.), внести изменения в трудовую книжку обязан работодатель по последнему месту работы (п. 26 Правил ведения трудовых книжек*(13)) на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других со ссылкой на их номер и дату).

Перечисленные изменения персональных данных должны быть зафиксированы в трудовой книжке сотрудника путем внесения в ее титульный лист новых сведений. При этом устаревшая запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху или сбоку) делается новая. Причем зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (работник отдела кадров) и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Если изменения персональных данных касаются получения новых образования, профессии, специальности, то согласно п. 2.4 Инструкции*(14) в титульный лист трудовой книжки нужно вписать в соответствующих строках новые сведения, дополнив через запятую имеющиеся записи. Зачеркивания в этом случае не допускаются. Если данные об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке по каким-либо причинам отсутствуют, то работник кадровой службы заполняет пустые строки.

Обратите внимание: многие эксперты, работники кадровых служб считают, что в случае дополнения ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке, обязательно надо делать ссылку на соответствующий документ и аналогично с записью об изменении фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника разместить ее на внутренней стороне обложки. Однако, по мнению автора, делать этого не нужно, так как нормативно-правовыми актами, в частности Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией, данное требование не предусмотрено. К тому же из-за небольших размеров трудовой книжки сделать это довольно проблематично, а порой и невозможно.

Пример 2.

Иванова И.И. работает в ООО "Парус" на должности бухгалтера. В ее трудовой книжке в графе "Образование" было указано "среднее профессиональное образование", а в строке "Профессия, специальность" - "экономист". В июле 2007 г. она окончила экономический факультет вуза и получила диплом по специальности "бухгалтерский учет, анализ и аудит". В августе этого же года Иванова И.И. вышла замуж и сменила фамилию - стала Сидоровой.

На основании свидетельства о браке и диплома работник кадровой службы сделает следующие изменения в титульном листе трудовой книжки:

Фамилия Иванова изменена на фамилию Сидорова на основании свидетельства о браке N 12345 от 24.08.2007, выданного отделом ЗАГС Советского района г. Н. Новогорода. Инспектор отдела кадров ООО "Парус" А.В. Петрова Печать ООО "Парус"

Герб России Трудовая книжка ТК N 5464111 Фамилия Иванова - Сидорова ------------------------------- Имя Ирина ----------------------------------- Отчество Ивановна ------------------------------ Дата рождения 01.01.1983 ------------------------- Образование --------------------------- среднее специальное образование, -------------------------------------- высшее профессональное образование -------------------------------------- Профессия, специальность экономист -------------- Дата заполнения 01.04.2003 ----------------------- (число, месяц, год) Подпись владельца книжки Иванова -------------- М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых кижек Петрова -------------------------------------- (разборчиво)

Оформление трудовой книжки

При увольнении...

Увольнение сотрудника (прекращение трудового договора) сопровождается изданием приказа, распоряжения или иного решения работодателя и внесением соответствующей записи в трудовую книжку. В данном случае при оформлении трудовой книжки следует руководствоваться разд. 5 Инструкции. Так, в соответствии с п. 5.1 данного документа в графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки необходимо проставить порядковый номер записи, в графе 2 - дату увольнения, причину увольнения указать в графе 3, а в графе 4 - наименование, дату, номер документа, на основании которого внесена запись об увольнении сотрудника (приказ, распоряжение и т.п.).

Вообще при прекращении трудового договора с работником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, следует заверить подписью работодателя (сотрудника кадровой службы), печатью организации (отдела кадров) и подписью работника (п. 35 Правил ведения трудовых книжек). В случае если при увольнении по каким-либо причинам работник отказывается получить трудовую книжку, соответственно и от подписи, работодателю следует направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте по указанному им адресу. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

При увольнении сотрудника может возникнуть вопрос, какую запись следует внести в графе 3 в соответствии с действующим законодательством? Дело в том, что согласно ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовой книжке об основании и о причине увольнения сотрудника должна производиться со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса. В то же время в разд. 5 Инструкции приведены примеры записей в трудовой книжке о расторжении трудового договора без указания частей статьи. Чем должен руководствоваться работодатель?

Безусловно, в этом случае бухгалтеру (кадровику) следует отдать приоритет нормативному акту большей юридической силы - ТК РФ, то есть запись в трудовой книжке должна содержать ссылку на пункт и часть ст. 71, 77, 81 или 83 ТК РФ - в зависимости от основания увольнения. Так, при увольнении сотрудника по собственному желанию в трудовой книжке следует сделать следующую запись: "Уволен по собственному желанию в связи со сменой места жительства, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Когда основанием прекращения трудовых отношений является расторжение трудового договора по инициативе работодателя, запись будет такой: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

Напомним, в трудовой книжке не допускаются различные сокращения (например, "пр." вместо "приказ") и наименование работодателя также следует указывать полностью (например, "Общество с ограниченной ответственностью "Парус").

Иногда при увольнении сотрудника работодатель не выдает на руки трудовую книжку по причине того, что первый не заполнил так называемый "обходной лист". Вместе с тем такое требование работодателя незаконно, поскольку ни само понятие "обходной лист", ни обязанность работника по его заполнению трудовым законодательством не предусмотрены. К тому же в случае задержки трудовой книжки работодатель обязан возместить сотруднику средний заработок (ст. 234 ТК РФ). В соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек днем увольнения сотрудника в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном разд. 3 Правил ведения трудовых книжек.

Исправление ошибок

Никто не застрахован от ошибок. Каким образом кадровику внести исправления в трудовую книжку при обнаружении ошибочной записи?

Начать следует с того, что ошибки в трудовой книжке исправляются работодателем, допустившим их, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил ведения трудовых книжек).

В случае если "невнимательный" работодатель реорганизован, то исправления в трудовой книжке делает его правопреемник, если ликвидирован - новый работодатель на основании соответствующих документов*(15).

Обратите внимание: исправленные в трудовой книжке записи должны соответствовать документу, на основании которого они были внесены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил ведения трудовых книжек).

Следует также отметить, что по общим правилам вносить исправительные данные в трудовую книжку на основании свидетельских показаний нельзя, однако в исключительных случаях возможно. Таковыми являются записи, в отношении которых имеется судебное решение, или случаи массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Исправление ошибочной записи происходит путем признания ее недействительной, и внесением в трудовую книжку правильной записи. При этом согласно п. 30 Правил ведения трудовых книжек в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Для этого в разделе "Сведения о работе" после последней записи указываются следующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись, например: "Принят по такой-то профессии (должности)". В графе 4 следует сделать ссылку на приказ или распоряжение работодателя запись из которого была внесена в трудовую книжку ошибочно (см. также Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 948-6).

Пример 3.

И.И. Иванов принят на работу в ООО "Парус" на должность главного бухгалтера с 22 октября 2007 г. на основании приказа от 22.10.2007 N 31. Инспектор отдела кадров А.В. Петрова внесла ошибочные данные в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

Приказом от 10.01.2008 N 3 И.И. Иванов уволен по соглашению сторон на основании п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

В трудовой книжке были сделаны следующие записи:

N за- писи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью "Парус"
4	22	10	2007	Принят в финансовый отдел на должность бухгалтера	Приказ от 22.10.2007 N 31
5	23	10	2007	Запись N 4 недействительна. Принят в финансовый отдел на должность главного бухгалтера	Приказ от 22.10.2007 N 31
6	10	01	2008	Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 10.01.2008 N 3
				Печать ООО "Парус"
				Инспектор отдела кадров Петрова /А.В. Петрова/
				Иванов /И.И. Иванов/

Получается, что если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, то проблем, как правило, не возникает (см. пример 2). Ответственный за ведение трудовой книжки делает в ней соответствующие исправления, потом, после внесения сведений об увольнении (переводах), закрывает все записи, тем самым, подтверждая изменения своей подписью и печатью работодателя.

Если неправильная запись обнаружена после того, как оформлено увольнение, то внести исправления будет несколько сложнее. Дело в том, что весь блок записей работодателя закрыт печатью и подписью, поэтому внесение исправлений без указания наименования работодателя вызовет спорный момент в связи с невозможностью идентификации автора записи. Следовательно, внесение исправлений в трудовую книжку в таком случае следует начать с создания нового блока с указанием в виде заголовка наименования организации. Затем необходимо поставить порядковый номер записи по хронологии (следующая после записи об увольнении), дату и внести соответствующие изменения. Закрываем блок в общем порядке - печать организации, подпись сотрудника отдела кадров (руководителя организации) и подпись работника об ознакомлении с записью.

Аналогичного поведения следует придерживаться в случае, если обратился бывший работник с просьбой об исправлении записи в трудовой книжке за период, когда он работал в данной организации.

Пример 4.

Воспользуемся условиями примера 2 с той лишь разницей, что неверная запись в трудовой книжке была обнаружена после увольнения И.И. Иванова.

N за- писи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью "Парус"
4	22	10	2007	Принят в финансовый отдел на должность бухгалтера	Приказ от 22.10.2007 N 31
5	10	01	2008	Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 10.01.2008 N 3
				Печать ООО "Парус"
				Инспектор отдела кадров Петрова /А.В. Петрова/
				Иванов /И.И. Иванов/
				Общество с ограниченной ответственностью "Парус"
6	10	10	2007	Запись N 4 недействительна. Принят в финансовый отдел на должность главного бухгалтера	Приказ от 22.10.2007 N 31
				Печать ООО "Парус"
				Инспектор отдела кадров Петрова /А.В. Петрова/
				Иванов /И.И. Иванов/

То же самое относится и к процедуре внесения исправлений записей об увольнении работника или переводе на другую постоянную работу (в случае если такое увольнение (перевод) признано незаконным), за исключением того, что после формулировки "Запись N _ недействительна" следует указать "Восстановлен на прежней работе". При этом сотрудник (И.И. Иванов) может попросить работодателя, подав соответствующее заявление (в письменном виде), выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2 Инструкции). Отказать работодатель не вправе. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат", а на титульном листе прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Если ошибочная запись в трудовой книжке обнаружена по истечении длительного периода времени, когда после нее сделаны другие записи, то исправления вносятся в порядке, прописанном в разд. 1 Инструкции, то есть после последней записи проставляется номер, следующий по хронологии, например, 10, дата внесения исправлений. Затем указывается о недействительности записи под номером, предположим 6, и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки не забудьте сделать ссылку на соответствующий приказ (распоряжение).

Обратите внимание: новую запись следует заверить печатью организации (отдела кадров) и подписью руководителя (сотрудника отдела кадров), в противном случае она может быть расценена как необоснованная.

Если книжка старого образца...

Нередко новый сотрудник при трудоустройстве предъявляет книжку, подтверждающую трудовой стаж, старого образца - 1973 года. В связи с этим могут возникнуть такие вопросы, как: действительна ли данная книжка? Что следует предпринять кадровику, если в ней не осталось места для записей?

Трудовые книжки образца 1973 года, утвержденные Постановлением СМ СССР, ВЦСПС N 656*(16), действительны при условии, если сотрудник впервые был принят на работу в период с 01.01.1975 (даты вступления в силу вышеуказанного постановления) до 01.01.2004 (начала действия трудовых книжек образца 2004 года - п. 2 Постановления Правительства РФ N 225).

Следовательно, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан принять трудовую книжку образца 1973 года, при соблюдении, конечно, вышеназванного условия. Причем, оформляя данный бланк, он должен руководствоваться Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией.

Если в трудовой книжке "старого" образца не осталось свободного места для записей, то сотрудник кадровой службы должен оформить вкладыш в трудовую книжку на новом бланке (образца 2004 года), в который и будут вноситься записи о приеме работника на работу, его переводе, увольнении. При выдаче вкладыша в трудовую книжку необходимо поставить штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указать его серию и номер (п. 39 Правил ведения трудовых книжек).

Обратите внимание: вкладыш должен быть вшит и оформлен работодателем только в том случае, если в трудовой книжке, независимо от того, какого она года - 1973 или 2004, заполнены все страницы одного из разделов. Иначе действия работников отдела кадров (например, вшивание вкладыша нового образца в незаполненную до конца трудовую книжку образца 1973 года) могут быть расценены как нарушения вышеупомянутых нормативных актов, а именно п. 2 Постановления Правительства РФ N 225 и п. 38 Правил ведения трудовых книжек.

Как быть с иностранцем?

Приведенные правила по оформлению и ведению трудовых книжек распространяются как на граждан РФ, так и на иностранцев и лиц без гражданства (ч. 5 ст. 11 ТК РФ). В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ на территории РФ ведутся только трудовые книжки установленного образца, причем они обладают одинаковой силой. Следовательно, работодатель согласно ст. 65 ТК РФ обязан либо истребовать от иностранного гражданина трудовую книжку установленного в РФ образца, либо, если трудовой договор с иностранным гражданином (лицом без гражданства) заключается впервые или трудовая книжка установленного образца у него отсутствует по другим причинам, завести ее.

Обратите внимание: если гражданин при трудоустройстве представил работодателю трудовую книжку иностранного образца, то вносить в нее какие-либо записи, а также делать в российскую трудовую книжку записи о трудовом стаже на основании "иностранной" книжки работодатель не вправе (Письмо Роструда РФ N 908-6-1*(17)). Поэтому работодатель обязан завести на иностранного работника новую трудовую книжку.

Если представлено несколько книжек

Напомним, в соответствии с действующим законодательством при утрате трудовой книжки по заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). В итоге у работника, в случае обнаружения пропажи, может оказаться несколько трудовых книжек. В какую из них следует вносить сведения о приеме на работу, а на основании какой работодателю определить страховой стаж работника?

Начнем с того, что для внесения записей (оформления) при трудоустройстве сотрудника можно использовать одну из представленных книжек, на выбор работодателя. А вот для определения страхового стажа в целях оплаты листков нетрудоспособности, следует принимать записи всех предъявленных работником трудовых книжек. При этом в соответствии со ст. 16 Федерального закона N 255-ФЗ*(18), п. 8 Приказа Минздравсоцразвития РФ N 91*(19) в случае если трудовой стаж будет повторяться в нескольких книжках, то в целях исчисления страхового стажа работодателю необходимо учесть только один период.

Учет и хранение

Исполняя обязанности по охране труда, работодатель должен обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 утверждены приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них*(20), а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*(21) (Приложение N 2, 3 соответственно).

В соответствии с п. 41 Правил ведения трудовых книжек обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Работодатель, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее, взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения трудовых книжек), тем самым, компенсируя свои затраты. Однако в определенных случаях плата не взимается, а именно при (п. 34, 48 Правил ведения трудовых книжек):

- массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша;

- порче не по вине работника (например, пожар в офисе фирмы).

Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). По окончании месяца кадровик представляет в бухгалтерию отчет в произвольной форме о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, которые были получены за их оформление, с приложением приходного кассового ордер. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности.

Учитывая особую значимость трудовых книжек, по мнению автора, для их хранения кадровую службу предприятия следует обеспечить сейфом или несгораемым шкафом. При этом в нем следует хранить также и книгу учета движения трудовых книжек, и личные карточки работников, в которых дублируются все записи, вносимые в трудовые книжки.

В соответствии с п. 43 Правил ведения трудовых книжек трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо, в случае смерти работника, его ближайшими родственниками, должны хранится в кадровой службы организации в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность

В соответствии с п. 45 Правил ведения трудовых книжек ответственность за организацию учета, хранения, выдачи трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Принимая во внимание норму ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров, невыполнение им обязанности по ведению трудовых книжек следует рассматривать как нарушение трудового законодательства. В качестве административной ответственности за нарушение трудового законодательства ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от от 1 000 до 5 000 руб. Для организации сумма штрафа может составить от 30 000 до 50 000 руб. (см., например, Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность организации (индивидуального предпринимателя) на срок до 90 суток.

Обратите внимание: в соответствии с гл. 14 ТК РФ работодатель должен обеспечить защиту персональных данных*(22) работника, иначе первый может быть привлечен не только к административной (согласно ст. 13.11 КоАП РФ должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 1 000 руб., организацию - от 5 000 до 10 000 руб.), но и к уголовной ответственности по ст. 137 "Нарушение неприкосновенности частной жизни" УК РФ.

С.Н. Кудряшов,

редактор журнала "Единый налог на вмененный доход:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 23, 24, декабрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В соответствии со ст. 309 ТК РФ работодатель - физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках и оформлять их работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

*(2) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

*(3) Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

*(4) Данные указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военный билет, водительское удостоверение и т.д.), полностью, без сокращений. В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 20 ноября 2007 года, в трудовой книжке делается запись: "20.11.2007".

*(5) Эти данные указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

*(6) Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".

*(7) Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих".

*(8) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

*(9) Постановление Госкомвуза РФ от 27.12.1995 N 13 "Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам".

*(10) Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

*(11) Подпункт "д" п. 4 Положения о лицензировании производства лекарственных средств, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.07.2006 N 415.

*(12) Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

*(13) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

*(14) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

*(15) Такими документами могут быть копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, справки и выписки документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, книга регистрации приказов и т.д.).

*(16) Постановление СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих".

*(17) Письмо Роструда РФ от 15.06.2005 N 908-6-1 "Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника".

*(18) Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию".

*(19) Приказ Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам".

*(20) Данная форма необходима для внесения бухгалтерией предприятия сведений обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, с указанием серии и номера.

*(21) Необходима для регистрации трудовых книжек и вкладышей в них (с указанием серии и номера) всех трудоустроившихся в организацию сотрудников, а также книжки выданные новым работникам не имеющим трудового стажа. Заполняется кадровой службой (при наличии таковой) или иным подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.

*(22) В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Следовательно, трудовая книжка является документом, содержащим персональные данные работника.