Как не допустить "подотчетных" ошибок ("Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2007 г.)

Как не допустить "подотчетных" ошибок

Ошибок в расчетах с подотчетными лицами всегда предостаточно. Проблемы связаны как с оформлением таких операций, так и с многочисленными недостатками представленных в бухгалтерию первичных документов. Рассмотрим наиболее сложные ситуации, с которыми может столкнуться бухгалтер на практике.

Основной документ, который регулирует отношения с подотчетными лицами, - это приказ руководителя компании. В нем нужно перечислить сотрудников, которые могут получать наличные деньги под отчет. Кроме того, в нем указывают срок, на который их выдают. Законодательством он не определен. Однако подотчетники обязаны в течение 3 рабочих дней после указанного срока отчитаться о потраченных деньгах и вернуть остаток средств в кассу. Какой срок закрепить в приказе? Если сделать его небольшим, то работник может не успеть вовремя представить отчет. Поэтому, лучше установить его побольше. Например, один - два месяца.

Оформляем документы

Предположим, что в качестве документа, подтверждающего оплату товара, подотчетное лицо сдает лишь квитанцию к приходному кассовому ордеру. Причем чека контрольно-кассовой техники нет. Налоговая инспекция считает, что при наличных денежных расчетах он должен быть обязательно. Нет чека - нет и оплаты товара. Следовательно, долг с сотрудника не должен быть списан. Однако, судебная практика показывает обратное.

Из документа

Чеки контрольно-кассовой машины не являются единственным документом, подтверждающим расходы налогоплательщика при осуществлении расчетов наличными денежными средствами... Квитанция к приходному кассовому ордеру является одним из документов, подтверждающих факт внесения наличных денежных средств в кассу организации-продавца.

Пост. ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2007 г. N А56-35966/2006.

Покупая ценности в рознице к чеку ККТ подотчетнику нужно приложить накладную или товарный чек. В документах указывают конкретное наименование купленных товаров и их стоимость. В товарном чеке не должно быть общих фраз. Например, таких: "Товары на сумму 300 руб.". Если подобный чек принят, то вы не сможете доказать проверяющим, что покупка носила производственный характер. В результате данные затраты нельзя будет учесть при налогообложении прибыли. Можно расшифровать все расходы в чеке самим (указать наименование покупки, количество, цену за единицу и т.д.). Но такой документ вряд ли понравится инспектору. Безопаснее отправить подотчетника за новым документом, заполненным по всем правилам.

Счета-фактуры и "входной" НДС

Помимо "товарника" и чека ККТ, к авансовому отчету необходимо приложить счет-фактуру. Лишь в этом случае вы сможете без проблем принять "входной" НДС к вычету. Получить счет-фактуру у продавца сотрудник вправе, если у него есть доверенность. Ее выписывают по форме М-2.*(1)

В рознице счет-фактуру в большинстве случаев получить невозможно. Как списывать "входной" НДС, если на руках лишь кассовый чек? Налоговая служба считает, что без счет-фактуры НДС к вычету принять нельзя. Его правомерность компании придется доказывать в суде. Хотя суды часто в этом вопросе становятся на сторону компаний. По их мнению чека достаточно для вычета. Более того, выделена сумма НДС в чеке или нет - не важно.*(2)

Если у вас нет желания спорить с проверяющими, лучше получить входящий счет-фактуру. Некоторые выписывают его сами, воспользовавшись тем, что печать на нем не требуется. Но это довольно рискованно. При встречной проверке у продавца подобного счета не обнаружат. Тогда в лучшем случае от вас потребуют доначислить налог, заплатить штраф и пени.

Более безопасно позвонить в бухгалтерию продавца с просьбой оформить счет-фактуру.

Бывает, что бухгалтеры включают сумму НДС, которая выделена в платежных документах, но не подтверждена счетом-фактурой, - в стоимость покупки. Инспекторы считают, что это не правомерно. В Налоговом кодексе дан закрытый перечень случаев, когда суммы налога отражают в составе покупной цены товаров. Отсутствие счета - не основание для этого. По мнению Минфина в такой ситуации сумму налога нужно учесть в расходах без уменьшения облагаемой прибыли.*(3)

Приобретаем товар у населения

Поставщиком товара может выступать и обычный человек, который не зарегистрирован как предприниматель. При закупки продуктов питания у населения подотчетному лицу (как представителю компании) необходимо составить закупочный акт по форме ОП-5.*(4) Его можно использовать как образец для составления акта при покупке у граждан любых других ценностей. Он также подтверждает оплату товаров подотчетным лицом.

Акт составляют в двух экземплярах. Один передают продавцу, второй в бухгалтерию компании. Сотрудник прилагает его к авансовому отчету. Кроме того, он должен предоставить и документ (накладную), который подтверждает тот факт, что товар сдан на склад.

При покупке дорогостоящего имущества, например, автомобиля, лучше оформить договор купли-продажи. В этом случае закупочный акт не требуется. Факт оплаты и передачи имущества можно подтвердить актом.

С продавца ценностей налог на доходы удерживать не нужно. Он должен его платить самостоятельно. Кроме того, предприятие не обязано представлять в налоговую инспекцию сведения о полученных им доходах (форма 2-НДФЛ). Из данного правила есть исключение. Это нужно сделать, когда данные сведения потребует сама налоговая инспекция.

Из документа

При получении физическими лицами от организации доходов от продажи имущества организация не признается налоговым агентом и, следовательно, не обязана представлять в налоговые органы сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ

Письмо Минфина РФ от 16.04.2007 N 04-1-02/300

Если деньги вернули не вовремя

Нужно ли начислять налог на доходы, если подотчетник не вовремя вернул деньги? Возникает ли в этом случае материальная выгода, с которой также следует удержать налог? В данном случае нет. Вовремя расчитался сотрудник или нет, право собственности на деньги к нему не переходит. Поэтому у него не будет дохода, облагаемого налогом. Это подтверждает и арбитражная практика.*(5)

Какие документы требовать с подотчетника

Подотчетное лицо

          /--------------------------------------------------------------------\

/-----------------\    /-------------\       /--------------\          /---------\

|Розничный магазин|    |Оптовая фирма|       |Продавец услуг|--\      |Население|

\-----------------/    \-------------/       \--------------/   |      \---------/

                                                         |              

/------------\  |    /---------\|/---------\ /------------\|/---------\ /--------------\

|Кассовый чек|  |    |Накладная|||Счет-фак-| |Заказ-наряд |||Счет-фак-| |Закупочный акт|

\------------/  |    |         |||тура     | |или  договор|||тура     | \--------------/

                |    \---------/|\---------/ |с актом сда-||\---------/

                |               |            |чи приемки  ||

                |               |            \------------/|

           /------------\    /---------\                 /---------\

           |Товарный чек|    |Квитанция|                 |Квитанция|

           \------------/    |к ПКО   и|                 |к ПКО   и|

                             |кассовый |                 |кассовый |

                             |чек      |                 |чек      |

                             \---------/                 \---------/

"Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 г. N 71а.

*(2) Пост. ФАС Уральского округа от 20.06.2007 г. N Ф09-4660/07-С2

*(3) Письмо Минфина от 24.04.2007 г. N 03-07-11/126

*(4) Утв. пост. Госкомстата от 25.12.1998 г. N 132

*(5) Пост. ФАС Поволжского округа от 31.01.2006 г. N А55-35478/05-43