Как учесть предновогодние расходы? (Н. Жемчугова, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.)

Как учесть предновогодние расходы?

Приближается новогодняя пора с ее приятными "подарочными" хлопотами. Большинство компаний активно готовятся к Новому году: покупают подарки, выбирают место проведения корпоративного вечера, украшают офис. А бухгалтеру - лишь головная боль: как учесть все эти затраты в бухгалтерском и налоговом учете?

Как правило, расходы у каждой компании на Новый год стандартные:

- подарки сотрудникам, их детям, партнерам;

- новогодний банкет;

- новогоднее оформление офиса.

Рассмотрим по порядку учет указанных видов расходов.

Новогодние подарки

Подарки для сотрудников можно расценить с точки зрения принятия к учету по-разному. С одной стороны, работнику можно вручить подарок за выполнение трудовых обязанностей, а с другой - новогодний сюрприз можно рассмотреть как безвозмездную передачу ценностей, не связанных с результатами труда.

Возможность поощрения сотрудника подарком за труд предусмотрена статьей 191 Трудового кодекса. Как правило, подарок за выполненные трудовые обязанности фактически стимулирует количество и качество труда работника. Переданный подарок фактически является оплатой труда в натуральной форме и понятие "дарение", расшифрованное в статье 572 Гражданского кодекса, здесь не подходит.

Так, единовременные поощрительные начисления в пользу работника в денежной или натуральной форме в целях исчисления налога на прибыль относятся к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ). При этом указанные начисления должны быть предусмотрены не только нормами законодательства Российской Федерации, но и трудовым договором (контрактом) и (или) коллективным договором. Поэтому подарок можно рассматривать как выплату в натуральной форме лишь в том случае, если возможность такой выплаты предусмотрена в трудовом договоре. Если компания "забудет" упомянуть об этом в трудовом договоре, о принятии таких расходов в целях налогообложения речи быть не может.

Докажите расход!

Затраты на приобретение (или изготовление) подарков подтверждаются стандартными документами: договор с поставщиком, накладная, счет-фактура и т.п. Если подарок - это собственная продукция компании, необходимо издать приказ о выдаче продукции со склада с приложением калькуляции затрат на изготовление одного такого подарка.

Если дарение от имени компании не связано с результатами трудовой деятельности, оформить такую передачу необходимо приказом или иным распорядительным документом руководителя. Поскольку сделка должна быть письменной, достаточно издать один приказ, в котором будут перечислены все поощряемые сотрудники, при этом совершенно необязательно подписывать договор с каждым из них.

Учитываем правильно

На основании пункта 16 статьи 270 Налогового кодекса расходы, связанные с безвозмездной передачей имущества, нельзя принять в целях налогообложения прибыли. В результате, в учете образуется постоянная разница, что приводит к образованию постоянного налогового обязательства (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

В бухгалтерском учете в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99, расходы на приобретение или изготовление подарков являются прочими расходами.

Подарки относятся к материально-производственным запасам и должны учитываться в организации при их приобретении на счете 10 "Материалы" или на счете 41 "Товары". Если же организация дарит подарки собственного изготовления, то они должны быть отражены до момента передачи работникам на счете 43 "Готовая продукция".

При вручении подарков работникам в бухгалтерском учете следует сделать запись:

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 41 (10, 43).

Сюрпризы - детям!

Многие компании приобретают подарки на Новый год для детей своих сотрудников. Обычно такие подарки приобретаются за счет нераспределенной прибыли прошлых лет (на основании решения общего собрания акционеров), если, конечно, таковая имеется.

Приобретенные фирмой подарки учитываются по фактической себестоимости (за исключением НДС) как товары в составе материально-производственных запасов (МПЗ) (п. 2, п. 6 ПБУ 5/01). Это отражается проводками:

Дебет 41 Кредит 60

- подарки приняты к учету в составе товаров;

Дебет 19 Кредит 60

- отражен НДС по приобретенным подаркам для детей сотрудников;

Дебет 60 Кредит 51

- произведена оплата за подарки поставщику;

Дебет 68 Кредит 19

- принят к вычету НДС;

Дебет 73 Кредит 41

- подарки переданы сотрудникам, являющимся родителями;

Дебет 84 Кредит 73

- отражено использование части нераспределенной прибыли прошлых лет на приобретение подарков детям сотрудников (решение учредителей);

Дебет 84 Кредит 68

- начислен НДС по передаче подарков для детей сотрудников.

Не забудем про партнеров

Часто компании дарят подарки своим партнерам. В этом случае запрещается дарение в отношениях между коммерческими организациями, за исключением подарков, стоимость которых не превышает пяти установленных законом минимальных размеров оплаты труда (ст. 575 ГК РФ). При вручении подарка стоимостью свыше этой суммы между коммерческими организациями данная сделка может быть квалифицирована как ничтожная (ст. 166, 168 ГК РФ).

В бухгалтерском учете дарение подарков партнерам отражается аналогично дарению подарков сотрудникам.

НДФЛ. Напомним, что все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (ст. 210 НК РФ). Что касается дохода в натуральной форме, то налоговая база по нему определяется как стоимость переданных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 40 Налогового кодекса (п. 1 ст. 211 НК РФ). Стоимость подарков, переданных детям сотрудников, признается доходом, полученным сотрудниками в натуральной форме. При этом в стоимость таких товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма НДС, акцизов.

Не следует забывать, что удержать можно не больше 50 процентов от выплаты. Если компания дарит сотруднику очень дорогой подарок, стоимость которого в несколько раз выше его оклада, то НДФЛ надо удерживать частями до тех пор, пока он не будет перечислен полностью. Перечислить в бюджет налог необходимо не позднее следующего дня после его удержания.

ЕСН. В том случае, когда фирма дарит сотруднику подарок не за выполнение трудовых обязанностей, стоимость таких подарков не облагается ЕСН на том лишь основании, что объектом налогообложения ЕСН являются выплаты в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ). К этому выводу можно прийти, если рассмотреть расходы на такие подарки как неуменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. А на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса расходы по таким выплатам не облагаются ЕСН.

НДС. Когда компания дарит сотруднику "натуральный" подарок, это действие рассматривается как передача права собственности на товары на безвозмездной основе, что признается реализацией в целях исчисления НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

В этом случае налоговая база по НДС определяется как стоимость этих товаров, исчисленная исходя из цен, определяемых по порядку статьи 40 Налогового кодекса, без включения в них НДС.

В связи с тем, что безвозмездная передача товаров считается реализацией, НДС, уплаченный поставщикам за эти товары, можно принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ). Обязательное условие при этом - наличие у компании счета-фактуры на приобретенный товар и документы, подтверждающие фактическую уплату сумм НДС.

Расходы на корпоратив

Что касается корпоративного Нового года, расходы на его проведение в целях бухгалтерского учета будут являться прочими расходами (п. 12 ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н). А вот в налоговом учете такие расходы в целях исчисления налога на прибыль не принимаются, поскольку они экономически не оправданы и не направлены на получение дохода компанией (в п. 49 ст. 270 НК РФ).

К представительским расходам такие расходы тоже отнести нельзя. Это объясняется тем, что представительскими расходами для целей налогового учета являются расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Сюда же относят обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Далее возникает вопрос: что делать с НДС по таким затратам, как аренда помещения, проведение развлекательной программы, заказ на приготовление блюд праздничного стола и т.д.?

Согласно мнению налоговых органов, если при приобретении имущества (работ, услуг) сразу известно, что это имущество (работы, услуги) не будут использованы в производственных целях, то передачи товаров (работ услуг) для собственных нужд и объекта обложения НДС не возникает (письмо ФНС России от 21 января 2003 г. N 03-1-08/204/26-В088).

Получается, что если организация приобретает товары (услуги, работы) специально для корпоративного праздника, такая операция не признается передачей товаров для собственных нужд, расходы на которые не принимаются в целях налогообложения прибыли. В этом случае объекта обложения по НДС не возникает, а суммы входного НДС к вычету не принимаются и покрываются за счет источника приобретения этих товаров (работ, услуг).

Новогоднее оформление офиса

Многие фирмы украшают свои офисы на новогодние праздники, для чего приобретают различные украшения. В бухгалтерском учете такие расходы относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99). В налоговом учете эти затраты не принимаются в целях налогообложения, поскольку не отвечают основным критериям признания расходов, перечисленных в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса. В результате, в бухгалтерском учете образуется постоянное налоговое обязательство.

Заметим, что принять к вычету входной НДС по новогодним товарам, украсившим офис, нельзя. Ведь к зачету принимают НДС лишь по тем товарам, которые приобретены для деятельности, облагаемой НДС.

Н. Жемчугова,

главный бухгалтер ООО "ИНТРОВЭБ"

Это важно

Выплата сотруднику дохода в натуральной форме возможна лишь в сумме, не превышающей 20 процентов от общей суммы зарплаты.

Внимание

Если стоимость подарка составляет менее 4000 рублей, то налог на доходы не исчисляется.

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.