"Новогодняя" инвентаризация (Н. Жемчугова, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.)

"Новогодняя" инвентаризация

С приближением конца финансового года у бухгалтеров появляется дополнительная задача - провести инвентаризацию. Как известно, обязательная ежегодная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и обязательств. О том, как провести всеобщую "опись" и пойдет речь в нашей статье.

Многие путают обязательную ежегодную инвентаризацию с внутренним или внешним аудитом, ревизией финансово-хозяйственной деятельности, и заменяют ее последними процедурами, что неверно. По результатам инвентаризации уточняются данные бухгалтерского учета. К тому же действующим законодательством предусмотрен специальный порядок проведения обязательной ежегодной инвентаризации.

Порядок проведения

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации утверждают при формировании учетной политики (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ), п. 8, п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета (утвержден приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н)). Этот порядок оформляют в виде приложения к приказу об учетной политике.

Необходимо также составить график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). График составляют, согласно положениям методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания).

Для плановых инвентаризаций заранее устанавливают даты их проведения, а внеплановые (внезапные) - проводят неожиданно для материально ответственного лица с целью установить наличие товарно-материальных ценностей. В этом случае даты проведения внеплановых инвентаризаций неизвестны материально ответственным лицам. Внеплановые (внезапные) инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Инвентаризация по этапам...

Порядок и правила проведения инвентаризации установлены в Методических указаниях.

Так, любую инвентаризацию можно разделить на несколько этапов:

1 этап. Подготовительные мероприятия (основные):

- составление приказа по форме N ИНВ-22 о проведении инвентаризации;

- назначение инвентаризационной комиссии;

- определение сроков проведения и виды инвентаризируемого имущества;

- разработка внутренних инструкций;

- получение расписок от материально ответственных лиц;

- определение остатков имущества и обязательств по учетным данным и т.п.

Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока ее проведения.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации фирмы, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Если хотя бы один член комиссии при инвентаризации отсутствует, результаты ее будут признаны недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)". Эта запись послужит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

2 этап. Натуральная (вещественная) и документальная проверка:

- выявление, взвешивание, обмеривание, таксировка, подсчет материально-производственных запасов;

- использование данных о существующих оценках имущества и обязательств;

- оформление актов инвентаризации и инвентаризационных описей.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

3 этап. Сравнительно-аналитические мероприятия:

- проверка и сопоставление данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета;

- выявление расхождений;

- составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений учетных оценок от текущих;

- подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации.

4 этап. Заключительные мероприятия:

- оформление ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме N ИНВ-26;

- внесение бухгалтерских записей в учетные регистры по результатам инвентаризации;

- издание приказа руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении к административной ответственности виновных лиц.

Рекомендации по срокам

Как правило, инвентаризацию проводят по следующим видам имущества и обязательств, рекомендуемые сроки которой приведены в таблице на следующей странице.

Назначенная комиссия рассматривает результаты инвентаризации и выявляет причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, предлагает способы отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач необходимо получить подробные объяснения от материально ответственных лиц.

Результат заседания инвентаризационной комиссии - протокол, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. Также в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.

Устраняем "нестыковки"

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета, выявленные расхождения регулируются следующим образом:

- основные средства, материально-производственные запасы, денежные средства и другое имущество, которое оказалось в излишке, подлежат оприходованию по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. "Лишнее" имущество зачисляют соответственно на финансовые результаты;

- недостача и порча имущества в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения (расходы). Недостача и порча сверх норм - на виновных лиц.

В тех случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты или увеличение расходов.

Последний штрих...

Если в результате инвентаризации выявлены расхождения фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета, руководителю организации необходимо предоставить предложения об их урегулировании, на основании которых он должен принять окончательное решение о зачете.

В любом случае руководитель организации издает приказ, в соответствии с которым расхождение должно быть исправлено. Приказ руководителя по результатам годовой инвентаризации служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей заключительными оборотами за декабрь.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовой бухгалтерской отчетности. Они учитываются при пересмотре остатков на счетах и учитываются при закрытии счетов учетного года и переносе данных в бухгалтерский баланс.

Руководитель и главный бухгалтер одновременно с изданием приказа об утверждении результатов инвентаризации подписывают ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, на ее заключительном этапе.

Материалы работы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где они должны храниться в специальной папке в соответствии со статьей 17 Закона N 129-ФЗ не менее пяти лет, то есть в течение всего срока исковой давности по бухгалтерским операциям.

Таблица. "Инвентаризационные" сроки

Виды имущества и обязательств	Рекомендуемые сроки инвентаризации
Материально-производственные запасы	Не менее одного раза в год перед составлением годовой отчетности
Сырье и материалы	Ежемесячно
Товары и материалы в пути и товары отгруженные	Не менее двух раз в год
Денежные средства в пути	Ежемесячно
Денежные средства, денежные документы и ценности	Не менее одного раза в месяц
Бланки товарно-транспортных накладных	Не менее одного раза в квартал
Бланки строгой отчетности	Не менее одного раза в месяц
Расчеты с банками (по расчетным и другим счетам организации)	По мере получения выписок из банка
Расчеты по платежам в бюджет	Не менее одного раза в квартал
Расчеты организации с ее структурными подразделения- ми, выделенными на отдельный баланс, с дочерними (зависимыми) обществами, а также расчеты по совмест- ной деятельности	На 1-ое число каждого месяца
Дебиторская и кредиторская задолженность	Не менее двух раз в год

Н. Жемчугова,

главный бухгалтер ООО "ИНТРОВЭБ"

Это важно

Перед составлением годовой отчетности организациям всех форм собственности следует провести сплошную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств по состоянию на 1 января 2008 года.

Внимание

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и по каждому материально ответственному лицу, у которого находится имущество. Причем с каждым из них должен быть обязательно заключен договор о материальной ответственности.

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.