Инвентаризация перед составлением годового отчета (И.В. Артельных, "Российский налоговый курьер", N 23, декабрь 2007 г.)

Инвентаризация перед составлением годового отчета

Завершается финансовый год, а значит, не за горами формирование годового бухгалтерского отчета. Для обеспечения достоверности информации о финансовом состоянии фирмы проводится инвентаризация имущества и обязательств.

Требование об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности установлено в статье 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В ходе этой процедуры проверяется и документально подтверждается фактическое наличие имущества и обязательств организации, их состояние и оценка. Полученные данные сравниваются с данными бухгалтерского учета, и при выявлении расхождений в учет вносятся соответствующие исправления*(1).

Проверке подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения, а также все виды финансовых обязательств. Кроме того, проверяются наличие и состояние производственных запасов и других видов имущества, не принадлежащих организации, но числящихся в бухучете (находящихся на ответственном хранении, арендованных, полученных для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Обратите внимание: по основным средствам инвентаризация может проводиться один раз в три года, а по библиотечным фондам - один раз в пять лет. Периодичность проведения инвентаризации по такому имуществу следует закрепить в учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов предусмотрен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 N 49.

С чего начать

Руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение), в котором утверждаются конкретные сроки инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства, а также состав инвентаризационной комиссии (форма N ИНВ-22)*(2). В комиссию входят представители руководства компании, работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). К проведению инвентаризации можно также привлекать сотрудников службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторов.

До начала проверки необходимо получить с материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Такие расписки предусмотрены в унифицированных формах инвентаризационных описей. Председатель комиссии визирует все документы, переданные материально ответственными лицами, с указанием даты получения. Это делается для того, чтобы определить остатки имущества по данным бухгалтерского учета к началу инвентаризации.

После этого комиссия приступает к проверке. В ней должны принимать участие все члены комиссии, иначе инвентаризация может быть признана недействительной. При проверке имущества обязательно присутствие лица, материально ответственного за него.

Рассмотрим правила проведения инвентаризации некоторых видов имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества

Инвентаризации подлежит собственное, находящееся на ответственном хранении, арендованное имущество. На это имущество составляются отдельные описи.

Основные средства и НМА

Инвентаризация начинается с проверки документов. По собственному имуществу проверяется наличие и состояние первичных учетных документов (в частности, инвентарных карточек), технических паспортов и прочей документации.

Проверяя здания, сооружения и другую недвижимость, комиссия должна убедиться в наличии документов, подтверждающих собственность организации. Сказанное относится также к земельным участкам и водоемам.

По арендованным и принятым на хранение основным средствам тоже должны быть все необходимые документы (договор аренды, инвентарные карточки, акты приемки-передачи, накладные).

При проверке в инвентаризационной описи (форма N ИНВ-1) необходимо отражать фактические сведения и технические характеристики основных средств.

Данные о неучтенных объектах также заносятся в опись. Такие основные средства следует поставить на учет. Их стоимость оценивается исходя из рыночных цен, а износ - по действительному техническому состоянию (эти величины фиксируются в соответствующих актах). При определении текущей рыночной цены могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, экспертные заключения.

При осмотре может выясниться, что достройка или, наоборот, частичная ликвидация объекта не отражена в бухгалтерском учете. В подобной ситуации комиссия определяет величину изменения балансовой стоимости.

Что еще может быть выявлено при инвентаризации? Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению. На них составляется отдельная опись. В ней указывается причина непригодности.

Итак, инвентаризационная комиссия составляет три отдельные описи (при наличии соответствующих объектов основных средств):

- по имуществу, находящемуся в собственности организации, в том числе неучтенному;

- по арендованному, находящемуся на ответственном хранении имуществу и т.д.;

- по основным средствам, непригодным к эксплуатации и не подлежащим восстановлению.

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить наличие документов, подтверждающих права организации на использование НМА, а также правильность и своевременность их отражения в бухгалтерском учете. При этом заполняется форма N ИНВ-1а.

Товарно-материальные ценности

Данные по товарно-материальным ценностям (производственным запасам, товарам, готовой продукции) приводятся в описи по форме N ИНВ-3.

Фактическое наличие ТМЦ проверяется путем пересчета, взвешивания и обмера. Например, если товар хранится в неповрежденной упаковке поставщика, количество ТМЦ можно определить на основании сопроводительных документов (товарной накладной), выборочно проверяя фактическое наличие товара в упаковке. Количество навалочного материала допускается устанавливать на основании обмеров и технических расчетов.

Как уже отмечалось, инвентаризация проводится в присутствии материально ответственного лица (кладовщика). Если проверяется большое количество весового товара, один из членов комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут две ведомости отвесов. Затем данные обеих ведомостей сверяются, итог вносится в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи. В конце инвентаризационной описи материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, а также в принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Справка.
Документальное оформление

Все сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах и заполняются как в печатном виде, так и от руки. Чтобы избежать искажения данных, к заполнению описей предъявляются строгие требования. Так, все исправления оговариваются и подписываются членами комиссии. В незаполненных строках необходимо ставить прочерки. При несоблюдении этих требований результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

Формы инвентаризационных описей и актов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. При отсутствии унифицированной формы применяются отраслевые формы.

Обратите внимание.
Проверяем учет НДС

Заканчивается переходный период по учету НДС для налогоплательщиков, применявших до 1 января 2006 года метод "по оплате". Напомним, что такие налогоплательщики в 2006-2007 годах формировали налоговую базу в следующем порядке. Если на 1 января 2006 года имелась дебиторская задолженность за реализованные, но неоплаченные товары (работы, услуги), в налоговую базу включались денежные средства, поступившие в счет погашения дебиторской задолженности. Сумма "входного" НДС по товарам (работам, услугам), принятым к учету, но не оплаченным до 1 января 2006 года, принималась к вычету в момент оплаты сумм налога, предъявленных поставщиками.

Не погашенная до 1 января 2008 года дебиторская задолженность включается в налоговую базу в первом налоговом периоде 2008 года.

Аналогичная ситуация, когда налогоплательщик до 1 января 2008 года не оплатил суммы "входного" НДС. Налог принимается к вычету также в первом налоговом периоде 2008 года.

Порядок определения налоговой базы в переходный период утвержден Федеральным законом от 22.07.2005 N 119-ФЗ.

Таким образом, на 1 января 2008 года следует провести инвентаризацию дебиторской задолженности за реализованные товары (работы, услуги), образовавшейся до 2006 года, а также кредиторской задолженности по неоплаченным товарам (работам, услугам), принятым к учету до 1 января 2006 года.

Важный момент: имущество, не отнесенное к основным средствам из-за низкой стоимости, включается в состав материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 6/01). В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в компании должен быть организован надлежащий контроль их движения. Таким образом, переданная в эксплуатацию "малоценка" также подлежит инвентаризации.

В крупных (торговых, производственных) организациях проверка ТМЦ занимает продолжительное время. Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации, принимаются по реестру или товарному отчету после ее завершения, причем в присутствии инвентаризационной комиссии. Они заносятся в отдельную опись, в которой указывается дата поступления, реквизиты сопроводительных документов, цена.

Отпуск ТМЦ в ходе инвентаризации разрешен в исключительных случаях только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера и в присутствии членов комиссии. На такие ТМЦ составляется отдельная опись. Расходные документы оформляются после окончания проверки.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, которые находятся в пути, отгружены и не оплачены в срок покупателями, хранятся на складах других организаций, заключается в проверке сумм, числящихся на соответствующих счетах бухучета. Данные отражаются в отдельных описях и актах (формы N ИНВ-4, ИНВ-5 и ИНВ-6).

Незавершенное производство

Инвентаризация в промышленности. Перед началом проверки необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе завершена. Оставшиеся у рабочих мест сырье и материалы, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются отдельно.

Описи составляются по каждому обособленному структурному подразделению. В них указываются наименование незаконченных изделий, стадия и степень их готовности, а по строительно-монтажным работам - объем работ. Если "незавершенка" представляет собой однородную массу или смесь сырья, в описи приводится два показателя - количество массы или смеси, а также количество сырья и материалов, входящих в ее состав.

По забракованным деталям составляется отдельная опись.

Инвентаризация в строительстве. В описи указывается наименование объекта незавершенного строительства, объем выполненных работ по нему и т.д. При этом проверяется, не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, которое передано в монтаж, но фактически еще не монтируется.

Отдельные описи составляются на эксплуатируемые объекты, по которым отсутствуют документы о вводе их в эксплуатацию, на законченные, но не введенные в эксплуатацию объекты, на завершенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству.

Денежные средства, денежные документы и БСО

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40.

Фактическое наличие денег, ценных бумаг и денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и др.) отражается в форме N ИНВ-15.

Фактическое наличие бланков ценных бумаг, бланков строгой отчетности проверяется по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути представляет собой сверку сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.д.

Чтобы проверить денежные средства, находящиеся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, необходимо сравнить остатки сумм по данным бухгалтерского учета с данными выписок банков.

Финансовые вложения

При инвентаризации, в частности, проверяются фактические затраты в ценные бумаги, устанавливаются правильность их оформления, реальность стоимости, сохранность, своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

Инвентаризация проводится по отдельным эмитентам. В описи (форма N ИНВ-16) указываются название, серия, номинальная и фактическая стоимость, сроки погашения и общая сумма.

Хранящиеся в организации ценные бумаги проверяются одновременно с инвентаризацией кассы. По ценным бумагам, сданным на хранение в специальные организации (депозитарий), проводится сверка данных бухгалтерского учета и выписок из этих организаций.

По вложениям в уставные капиталы других организаций, а также по предоставленным займам проверяется наличие и оформление подтверждающих документов.

Сличительные ведомости

В случае, когда результаты инвентаризации имущества не соответствуют данным бухучета, составляются сличительные ведомости. Для основных средств и нематериальных активов предусмотрена форма N ИНВ-18, а для товарно-материальных ценностей - форма N ИНВ-19. Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности применяются формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16 соответственно, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные), составляются отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризация расчетов

При инвентаризации расчетов проверяется правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

В первую очередь следует провести акты сверки с контрагентами - поставщиками и покупателями и сравнить их данные с показателями бухгалтерского учета. В акте указываются сумма и дата возникновения задолженности. В ходе инвентаризации также выявляется дебиторская и кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности.

Помимо выверки расчетов с контрагентами необходимо проверить расчеты:

- с работниками организации. В частности, выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов. В случае переплаты выясняются причины ее возникновения и размер. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются авансовые отчеты с учетом целевого использования средств, а также суммы выданных авансов;

Обратите внимание.
Инвентаризация - дело ответственное

Зачастую в небольших фирмах к инвентаризации относятся формально. Обычно это сказывается в небрежном заполнении документов. Между тем из-за неправильно заполненного документа или нарушения порядка проведения инвентаризации ее результаты могут быть признаны недействительными, а значит, придется начинать все сначала. Приведем примеры типичных нарушений:

- при проведении инвентаризации отсутствует один из членов комиссии;

- материально ответственное лицо не сдало перед началом инвентаризации все приходные и расходные документы, отсутствует расписка;

- материально ответственное лицо не присутствует на проверке;

- в описи имеются неоговоренные исправления;

- в описи оставлены незаполненные строки;

- во время перерывов в инвентаризации посторонние лица имеют допуск в помещения, где она проходит, а также к инвентаризационным описям.

- с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы.

Результаты оформляются актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Инвентаризация резервов

Организация имеет право создавать в бухгалтерском учете различные виды резервов. При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность создания и использования в течение года, а также обоснованность суммы резерва на конец года. Если величина расходов за год превышает размер резерва, необходимо доначислить резерв. Если резерв использован не полностью, остаток, как правило, сторнируется. Однако остатки, например по резерву на предстоящую оплату отпусков, можно перенести на следующий год, если организацией предусмотрено создание резерва в следующем году. В подобной ситуации величина резерва, отражаемая в годовом балансе, уточняется исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда и обязательных отчислений в фонды. В аналогичном порядке уточняются резервы, созданные на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет.

При инвентаризации резерва расходов на ремонт основных средств нужно иметь в виду, что излишне зарезервированные суммы в конце года сторнируются. Исключение - длительные ремонтные работы, заканчивающиеся в следующем году. В этом случае остаток резерва также переносится на следующий год.

Инвентаризация резерва сомнительных долгов заключается в проверке обоснованности сумм, которые не погашены в сроки, установленные договорами, и не обеспечены необходимыми гарантиями.

И.В. Артельных,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 23, декабрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) О порядке отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации читайте в ближайших номерах журнала. - Примеч. ред.

*(2) Унифицированные формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88.