Комментарий к письму Минфина России от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 22, ноябрь 2007 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14

Работа отдельных сотрудников компании связана с разъездами. Можно ли учесть возмещение таких расходов в целях налогообложения прибыли? Облагаются "разъездные" компенсации "зарплатными" налогами? На эти вопросы ответил Минфин.

"Прибыльный" налог

С 6 октября 2006 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, внесенные Законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ. С этого времени действует новая статья 168.1 кодекса. Согласно данной норме, работникам, чьи трудовые обязанности имеют разъездной характер, а также сотрудникам, работающим в полевых условиях, или экспедиторам фирма обязана возместить связанные со служебными поездками:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий и должностей работников устанавливаются коллективным или трудовыми договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

Специалисты финансового ведомства в комментируемом письме указали, что затраты по компенсации стоимости проезда, связанные с выполнением работниками своих служебных обязанностей, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда. При этом, как напомнили финансисты в письме от 18.04.2007 N 03-04-06-01/124, при проведении налогового контроля инспекторы обязаны проверять экономическую обоснованность и документальную подтвержденность указанных расходов. Для того чтобы избежать проблем с контролирующими органами, необходимо оформить:

- приказ руководителя с определением перечня должностей, работа по которым имеет разъездной характер;

- должностные инструкции, подтверждающие разъездной характер работы;

- заявление сотрудника с приложением проездного билета;

- распоряжение руководителя о выплате компенсации.

- Кроме того, работодатель может оформить разъездную ведомость или иной аналогичный документ. При этом следует помнить, что самостоятельно разработанную форму необходимо утвердить в приказе об учетной политике организации.

"Зарплатные" налоги

Как мы выяснили, выплаты, связанные с возмещением стоимости проездных билетов сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, производятся в соответствии с Трудовым кодексом. Следовательно, эти суммы признаются компенсационными выплатами. А в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса указанные вознаграждения не являются объектом обложения ЕСН. Так считают специалисты финансового ведомства (письма Минфина России от 24.04.2007 N 03-04-06-01/129, от 16.04.2007 N 03-04-06-02/71, от 21.08.2006 N 03-05-02-04/130). Указанные суммы также не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Кроме того, в указанных разъяснениях финансисты отметили, что работодатель не должен удерживать налог на доходы с данных компенсаций. Это подтверждается пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса, где указано, что компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов), не подлежат налогообложению НДФЛ.

С выплачиваемой компенсации фирме также не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765).

Пример

Сотрудник ООО "Рассвет" Смирнов А.И., работа которого носит разъездной характер, представил заявление о компенсации ему стоимости проездного билета на сумму 500 руб. К указанному документу работник приложил проездной билет. По распоряжению руководителя фирмы Смирнову были выданы денежные средства из кассы предприятия. Коллективным договором предусмотрена компенсация фактически произведенных расходов на проезд работникам, чьи служебные обязанности связаны с разъездами.

Бухгалтер ООО "Рассвет" должен сделать следующие проводки:

Дебет 20 Кредит 73

- 500 руб. - начислена компенсация Смирнову по возмещению стоимости проездного билета;

Дебет 73 Кредит 50

- выплачена из кассы работнику сумма компенсации.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 22, ноябрь 2007 г.