Приложение 22. Порядок подготовки приказов по личному составу

Приложение 22

к п.4.1.11

Порядок подготовки приказов по личному составу

Приказ по личному составу является важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы таможни. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников, предоставление им отпусков и командирование, изменение условий и оплаты труда, присвоение специальных званий и изменение анкетно-биографических данных, поощрения и наложение взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование: личное заявление работника, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и др.).

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке. В заявлении указываются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы начальника таможни), текст, личная подпись, расшифровка подписи. На заявлении пишется резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Образец личного заявления дан в приложении 23.

Докладные записки, рапорты, акты, служебные письма, являющиеся в конкретных случаях основанием для издания приказов по личному составу, оформляются по общим для этих видов документов правилам. Другие документы-основания (свидетельство о браке, документ о полученном образовании и др.) имеют установленную соответствующими органами форму.

Приказы по личному составу оформляются на общих бланках (приложение 5) или на бланках приказов (приложение 5.1) и регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике. В сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, поощрение и т.д.). При составлении сводных приказов необходимо учитывать, что в одном документе не должна содержаться информация с разными сроками хранения. Следует выделять приказы о предоставлении отпусков, командировании, наложении взысканий, которые имеют временный (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТа России. Постоянной информацией в любом кадровом приказе являются указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилия и инициалы работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, даты вступления в силу данного приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при необходимости условия приема: временно (с...по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.д.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТа России), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения согласно статьям КЗоТа России.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания, материальное обеспечение (выплата денежного пособия, оплата путевки, проезда к месту отдыха и т.д.).

При командировании - даты и продолжительность командировки, цель и место командирования. Одновременно с приказом о командировании печатается командировочное удостоверение.

При поощрениях и дисциплинарных взысканиях - основания и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

К приказу о дисциплинарном взыскании прикладывается письменное объяснение лица, которому объявляется взыскание.

К приказу о выдвижении работника на более высокую должность, повышении специального звания прикладывается представление начальника соответствующего структурного подразделения, завизированное заместителем начальника таможни, куратором данного подразделения, а в случае направления в вышестоящие таможенные органы начальником таможни.

К приказу о командировании прилагается задание на командировку, завизированное руководителем структурного подразделения, либо служебная записка, объясняющая необходимость командирования.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку.

Проект приказа по личному составу согласовывается (визируется) со следующими заинтересованными должностными лицами:

- руководителями структурных подразделений, работники которых упомянуты в приказе;

- главным бухгалтером;

- начальником юридической службы;

- начальником кадровой службы;

- начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации;

- заместителем начальника таможни, ведущим вопросы подбора и подготовки кадров.

Образцы оформления приказов по личному составу приведены в приложениях 24, 25, 26, 27.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.