Постановление Центральной избирательной комиссии РФ от 10 декабря 2004 г. N 132/926-4 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации"

В целях приведения в соответствие с требованиями федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", в связи с введением с 1 июля 2003 года ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и утверждением новых структуры и штатов Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:

1. Внести изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, утвержденную постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 9 июля 1999 года N 7/43-III с изменениями и дополнениями, утвержденными постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 6 декабря 1999 года N 56/698-3, от 25 апреля 2000 года N 101/1131-3 и от 24 января 2001 года N 120/1206-3, и утвердить ее в прилагаемой редакции.

2. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".

Председатель Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

А.А. Вешняков

Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

О.К. Застрожная

Инструкция
по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
(утв. постановлением Центральной избирательной комиссии РФ от 10 декабря 2004 г. N 132/926-4)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", и другими федеральными законами, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положением об Аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Аппарат), а также постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России.

1.2. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы").

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и работников Аппарата, Федерального центра информатизации при ЦИК России (далее - ФЦИ) и Российского центра обучения избирательным технологиям при ЦИК России (далее - РЦОИТ).

1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов руководитель структурного подразделения Аппарата передает неисполненные документы другому исполнителю.

1.5. Руководитель структурного подразделения Аппарата определяет ответственного за ведение делопроизводства работника, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в электронную базу данных подразделения информации о документах), информирует руководителя о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу в подразделении, готовит проект номенклатуры дел подразделения, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив), выдает работникам документы и дела, контролирует их возврат, знакомит работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.

1.6. Обеспечение функционирования и совершенствования системы делопроизводства с использованием ГАС "Выборы", методическое сопровождение организации делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление документационного и кадрового обеспечения.

1.7. В настоящей Инструкции используются следующие термины:

автоматизированные средства делопроизводства (далее - АСД) - комплекс программных средств ГАС "Выборы" подсистемы автоматизации административной деятельности избирательных комиссий, предназначенный для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности ЦИК России;

бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в ЦИК России (в структурном подразделении Аппарата), не выходящий за пределы ЦИК России (структурного подразделения Аппарата);

входящий документ - документ, поступивший в ЦИК России;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;

делопроизводство, документационное обеспечение (управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в ЦИК России;

докладная записка - документ, адресованный руководителям ЦИК России, руководителям структурных подразделений, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов в ЦИК России с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;

информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;

исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;

исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ЦИК России за подписью уполномоченного на то должностного лица;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

координатор исполнения - член ЦИК России, указанный в резолюции руководителей ЦИК России первым и координирующий работу по исполнению документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть и не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях Аппарата, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности ЦИК России;

ответственный за исполнение - руководитель структурного подразделения Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ, указанный в резолюции руководителей ЦИК России первым после члена (членов) ЦИК России;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;

подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;

поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

резолюция (документа) - реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

секретарь приемной - работник отдела прохождения документации, работающий в приемной Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России, члена ЦИК России и Руководителя Аппарата;

соисполнители - члены ЦИК России, указанные в резолюции руководителей ЦИК России после координатора исполнения, и лица, указанные после ответственного за исполнение;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным, правовым или иным актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

типовой срок исполнения - срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;

формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

электронная регистрационная карточка документа (далее - ЭРК) - регистрационная карточка, создаваемая при регистрации документа с использованием АСД.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в ЦИК России корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе прохождения документации Управления документационного и кадрового обеспечения (далее - отдел прохождения документации) с использованием АСД.

2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, работником отдела прохождения документации составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

2.5. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

Документы, адресованные лично Председателю, заместителю Председателя, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, передаются им через секретарей приемных под расписку.

2.6. Прием адресованных руководителям ЦИК России документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, находящийся в отделе прохождения документации и являющийся официальным почтовым ящиком ЦИК России.

2.7. Оперативная информация, поступающая по электронной почте ГАС "Выборы" на почтовый ящик абонента, не являющийся официальным почтовым ящиком ЦИК России, подлежит учету в соответствующем структурном подразделении Аппарата.

2.8. Прием писем, поступающих по сети Интернет и относящихся к избирательной деятельности, осуществляет отдел прохождения документации.

2.9. Прием адресованных руководителям ЦИК России факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата, который находится в отделе прохождения документации, осуществляет отдел прохождения документации.

Факсограммы, поступающие в структурные подразделения как необходимая для работы оперативная информация, в отделе прохождения документации не регистрируются.

2.10. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 1).

2.11. При регистрации поступившего документа в ЭРК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

На оборотной стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде ЭРК.

Информация о зарегистрированных документах с использованием АСД передается в соответствующие структурные подразделения Аппарата.

2.12. После регистрации документов в отделе прохождения документации помощник Председателя докладывает Председателю ЦИК России:

- все документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств, палат Федерального Собрания Российской Федерации, органов судебной власти, Прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации вне зависимости от их содержания;

- документы по вопросам применения и разъяснения норм федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации;

- документы по вопросам финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ЦИК России организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей;

- жалобы на решения и действия (бездействие) нижестоящих избирательных комиссий, комиссий референдума и их должностных лиц при проведении федеральных выборов и референдума, а также избирательных комиссий субъектов Российской Федерации при проведении региональных и местных выборов и референдумов;

- ходатайства по кандидатурам в состав избирательных комиссий субъектов Российской Федерации на руководящие должности в этих комиссиях;

- ходатайства о награждении;

- документы по вопросам проведения референдума Российской Федерации, региональных референдумов;

- документы по вопросам международного сотрудничества;

- документы по вопросам развития ГАС "Выборы";

- документы по вопросам деятельности Научно-методического совета при ЦИК России.

Помощник заместителя Председателя ЦИК России докладывает заместителю Председателя ЦИК России:

- документы по вопросам формирования и расходования средств избирательных фондов, фондов референдума;

- документы по бухгалтерской и финансовой отчетности избирательных комиссий;

- жалобы на решения и действия (бездействие) окружных, территориальных и участковых избирательных комиссий и их должностных лиц;

- документы по вопросам финансирования агитации, взаимодействия со средствами массовой информации;

- документы по вопросам проведения местных референдумов;

- документы по вопросам деятельности контрольно-ревизионных служб при избирательных комиссиях;

- документы по вопросам организации и проведения ЦИК России конкурсов (товары, услуги, строительство, ремонт и т.п.);

- документы по вопросам содержания и эксплуатации зданий ЦИК России;

- документы по вопросам социально-бытового, медицинского, пенсионного обеспечения членов ЦИК России и работников Аппарата;

- обращения граждан по вопросам, не входящим в компетенцию ЦИК России (для пересылки в другие организации);

- бессодержательные обращения граждан (для списания "в дело").

Начальник Управления документационного и кадрового обеспечения докладывает секретарю ЦИК России:

- документы по вопросам взаимодействия с политическими партиями, иными общественными объединениями, федеральными государственными органами;

- документы по вопросам правового обучения избирателей, профессиональной подготовки организаторов выборов;

- документы по вопросам регистрации (учета) избирателей, участников референдума;

- документы по вопросам издательской деятельности;

- документы, касающиеся нормативов технологического оборудования;

- документы по вопросам документационного обеспечения деятельности избирательных комиссий.

Документы, поступающие из избирательных комиссий субъектов Российской Федерации по запросу ЦИК России, докладываются руководителю ЦИК России, подписавшему запрос или соответствующее поручение.

Документы, адресованные членам ЦИК России, регистрируются в установленном порядке, докладываются Председателю, заместителю Председателя или секретарю ЦИК России, затем передаются исполнителям согласно резолюции.

При необходимости отдел прохождения документации по указанию руководителей ЦИК России переадресовывает оформленные документы.

По согласованию с Председателем, заместителем Председателя ЦИК России поручения по исполнению отдельных документов готовят помощник Председателя ЦИК России, помощник заместителя Председателя ЦИК России.

2.13. Копии федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации после регистрации направляются Председателю, заместителю Председателя, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата и в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки (приложение N 2).

2.14. После доклада документы с резолюцией Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России направляются в отдел прохождения документации для внесения резолюций в ЭРК.

Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата, секретари приемных заместителя Председателя, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата получают документы в отделе прохождения документации, расписываясь за них в карточках.

В структурных подразделениях Аппарата документы, полученные из отдела прохождения документации, вторично не регистрируются.

2.15. Если в резолюции руководителей ЦИК России указаны члены ЦИК России и руководители структурных подразделений, то работу по исполнению документа координирует член ЦИК России, указанный в резолюции первым, - координатор исполнения. Координатору исполнения передается копия документа. Подлинник документа передается руководителю структурного подразделения, указанному в резолюции первым после члена (членов) ЦИК России, - ответственному за исполнение. Остальным членам ЦИК России, руководителям структурных подразделений, указанным в резолюции (соисполнителям), - передаются копии документа.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению ответственного за исполнение представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.16. Передача подлинников входящих документов из одного структурного подразделения Аппарата в другое осуществляется только через отдел прохождения документации, работник которого вносит соответствующую отметку в ЭРК.

2.17. Документы, поступившие из избирательных комиссий, организаций и от физических лиц непосредственно в структурные подразделения Аппарата, подлежат обязательной передаче в отдел прохождения документации для регистрации.

2.18. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в выходные дни, принимаются оперативным дежурным ЦИК России, записываются в журнал установленной формы и передаются в отдел прохождения документации на следующий день. Секретные пакеты не вскрываются и передаются в запечатанном виде в отдел прохождения документации.

3. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного доступа

3.1. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

3.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения Аппарата или руководителем ЦИК России, подписывающим или утверждающим документ.

3.3. На первой странице документа (а в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного листа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

3.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.

3.5. Копирование (тиражирование) документов с грифом "Для служебного пользования" производится только в протокольном отделе Управления документационного и кадрового обеспечения (далее - протокольный отдел) с разрешения начальника Управления документационного и кадрового обеспечения, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

3.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются членам ЦИК России и работникам Аппарата под расписку.

3.7. Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в закрывающихся шкафах.

3.8. Запрещается передавать документы с грифом "Для служебного пользования" по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи и по факсу.

3.9. Документы с грифом "Для служебного пользования" печатаются в протокольном отделе. На лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.10. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение N 3). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

3.11. В случае утраты документов или изданий с грифом "Для служебного пользования" либо разглашения этой информации руководитель структурного подразделения Аппарата информирует об этом начальника Управления документационного и кадрового обеспечения и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает Руководителю Аппарата. Об утрате дел, документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" в структурном подразделении составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы (приложение N 4).

В ЦИК России установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания;

бланк постановления;

бланк выписки из протокола заседания;

бланк распоряжения;

бланк решения;

бланк Председателя;

бланк заместителя Председателя;

бланк секретаря;

бланк Руководителя Аппарата;

общий бланк (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма;

бланк Управления пресс-службы и информации.

4.3. Выдача бланков структурным подразделениям Аппарата, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется протокольным отделом.

4.4. При подготовке и оформлении документов члены ЦИК России и работники Аппарата должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2004

Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставления отметок об исполнении и т.п.

Словесно-цифровой способ - используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах, например: 07 ноября 2004 г.

4.5. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.6. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Например:

Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации Заведующему отделом П.П. Петрову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела И.И. Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям избирательных комиссий субъектов Российской Федерации

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается руководителем структурного подразделения Аппарата, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:

И.И. Иванову ул. Полярная, дом 45, кв. 5, Москва, 112145

4.7. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово "Утверждаю" (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

             УТВЕРЖДАЮ

         Председатель Центральной избирательной

          комиссии Российской Федерации

         личная подпись  инициалы, фамилия

         Дата

При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 07 сентября 2004 г. N 21/117-4

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

4.8. Реквизит "Резолюция" оформляется на отдельном листе формата А6 (105 х 147) (приложение N 4), приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости, - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Иванову И.И. Петрову П.П. Прошу подготовить проект письма к 21.02.2005 личная подпись дата

4.9. Реквизит "Заголовок к тексту". Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем (о ком)?", например:

Распоряжение О создании аттестационной комиссии

"чего (кого)?", например:

Должностная инструкция ведущего специалиста

Документы, оформленные на бланках формата А5, поручения руководителей ЦИК России, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру.

4.10. Реквизит "Текст документа". Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:

1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1.Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("ЦИК России считает возможным").

4.11. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение:

на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
	2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо избирательной комиссии Орловской области от 15.10.2004 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1"

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:

	Приложение к постановлению Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 29 октября 2004 г. N 138/995-4
	Приложение к распоряжению Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 26 октября 2004 г. N 275-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

Слово "Приложение" можно также печатать прописными буквами и центрировать.

4.12. Реквизит "Подпись". На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке ЦИК России, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Например:

Заместитель Председателя

личная подпись

инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Если письмо оформляется на бланке Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России или Руководителя Аппарата, то должность не указывается.

Если письмо оформляется не на бланке, то реквизит "Подпись" содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Руководитель Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

личная подпись

инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на бланке, например,

Председатель	личная подпись	инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник Правового управления		Начальник Международного управления
личная подпись	инициалы, фамилия	личная подпись	инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Члены комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего структурного подразделения Аппарата, в котором подготовлена справка или информация.

4.13. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "Согласовано" (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:

             СОГЛАСОВАНО

        Руководитель Аппарата

  Центральной избирательной комиссии

         Российской Федерации

личная подпись     инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

             СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания профкома

 Центральной избирательной комиссии

         Российской Федерации

      от 26 октября 2004 г. N 160

или:

               СОГЛАСОВАНО

          Письмо Минюста России

     от 20 октября 2004 г. N 5-10/49

Гриф согласования располагается ниже подписи слева.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего. Например:

Начальник Правового управления
Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в ЦИК России, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из ЦИК России, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

4.14. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

4.15. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:

Верно консультант отдела кадров и государственной службы
Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.

4.16. Реквизит "Отметка об исполнителе". Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.П. Иванов

202-13-13

4.17. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Аппарата, в котором исполнен документ.

4.18. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)". Идентификатор (имя файла на магнитном носителе) обязательно проставляется в правом углу нижнего поля каждой страницы документа шрифтом N 8, например: В0301012.doc

5. Отправка исходящих документов

5.1. Отправка из ЦИК России писем, телеграмм и других документов производится централизованно отделом прохождения документации ежедневно с 9 до 18 часов кроме выходных и праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 17 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - на следующий день.

5.2. Документы отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС "Выборы", по каналам факсимильной связи или по сети Интернет.

5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти, правительственные учреждения, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации).

5.4. Исходящие письма направляются за подписью Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России или Руководителя Аппарата на соответствующих бланках.

Телеграммы категории "Правительственная" направляются только за подписью Председателя, заместителя Председателя и секретаря ЦИК России.

5.5. По согласованию с Председателем, заместителем Председателя или секретарем ЦИК России, либо по их поручениям, письма подписываются членами ЦИК России.

По согласованию с Председателем, заместителем Председателя или с секретарем ЦИК России письма вправе подписывать:

начальник Международного управления - по вопросам зарубежных поездок, приема иностранных делегаций (включая письма по вопросам оформления пропусков для входа иностранных граждан в здание ЦИК России), иным вопросам международного сотрудничества в области избирательных систем, консульским и регистрационным вопросам;

начальник Административно-хозяйственного управления - по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения;

начальник Управления пресс-службы и информации - по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации и по вопросам оформления пропусков для входа в здание ЦИК России представителей средств массовой информации.

Письма по вопросам оформления пропусков для входа в здание ЦИК России подписывает Руководитель Аппарата.

5.6. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями и координатором исполнения, передаются для регистрации и отправки в отдел прохождения документации.

Письма и телеграммы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником Планово-финансового управления. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. С использованием АСД документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

Документ отправляется только при наличии его электронной версии, которая присоединяется к ЭРК.

5.7. Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, находящийся в отделе прохождения документации.

5.8. Для передачи исходящего документа по электронной почте ГАС "Выборы" исполнитель представляет в отдел прохождения документации отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный руководителем структурного подразделения Аппарата Комиссии, в котором подготовлен документ.

Перед отправкой документ регистрируется с использованием АСД.

5.9. Другие виды переписки по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляются через почтовые ящики абонентов, не являющиеся официальными почтовыми ящиками ЦИК России.

5.10. Отдел прохождения документации передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению Председателя, заместителя Председателя, секретаря или члена ЦИК России.

5.11. В случае если документы, подписанные Председателем, заместителем Председателя или секретарем ЦИК России, передаются по каналам факсимильной связи из структурных подразделений Аппарата, они должны быть зарегистрированы в отделе прохождения документации.

Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату фельдъегерской связью.

5.12. Отправку ответов на письма, поступившие по сети Интернет и рассмотренные руководителями ЦИК России, осуществляет отдел прохождения документации в соответствии с настоящей Инструкцией. Отправка осуществляется только при наличии его электронной версии.

5.13. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра завизированного списка рассылки, с указанием почтовых или телеграфных адресов.

5.14. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма в отделе прохождения документации тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует его и передает на отправку в отдел прохождения документации.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

5.15. По согласованию с Председателем ЦИК России руководители структурных подразделений, подготовившие исходящие письма, имеющие по их мнению общественно-значимый характер, передают их в Управление пресс-службы и информации для размещения их на сайте ЦИК России.

5.16. Контроль за введением в АСД и правильностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, о законодательных и исполнительных органах государственной власти субъектов Российской Федерации, их руководителях осуществляет Управление по работе с территориями; о федеральных государственных органах, учреждениях и их руководителях - Управление документационного и кадрового обеспечения; о политических партиях и их лидерах - Управление по связям с политическими партиями и федеральными государственными органами; о средствах массовой информации и их руководителях - Управление пресс-службы и информации.

5.17. Документы с отметкой Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России о срочности доставки "Вручить немедленно" оформляются сразу же после их поступления в отдел прохождения документации и доставляются адресатам независимо от графика городских маршрутов фельдъегерей.

5.18. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются вне очереди и передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком городских маршрутов фельдъегерей.

5.19. Документы без отметок оформляются по мере поступления в отдел прохождения документации и передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

5.20. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются отделом прохождения документации через почтовое отделение связи заказными письмами.

5.21. Неправильно оформленные исходящие документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6. Работа с обращениями граждан

6.1. Обращения граждан регистрируются в отделе прохождения документации с использованием АСД отдельно от других видов документов.

6.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений, конверты обязательно сохраняются, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения документа, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в ЭРК делается отметка "Повторно", и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием АСД.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то на документе к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой.

6.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения, даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу.

6.4. Обращения граждан после регистрации передаются помощнику Председателя ЦИК России, помощнику заместителя Председателя ЦИК России или начальнику Управления документационного и кадрового обеспечения для доклада Председателю, заместителю Председателя или секретарю ЦИК России согласно пункту 2.12 настоящей Инструкции.

6.5. Обращения граждан с резолюцией Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России направляются в отдел прохождения документации для внесения резолюции в ЭРК. Ответственные за делопроизводство в структурном подразделении, секретари приемных получают обращения граждан в отделе прохождения документации, под расписку в карточке.

В структурных подразделениях Аппарата обращения граждан, полученные из отдела прохождения документации, вторично не регистрируются.

Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.6. Если письменное обращение гражданина содержит вопросы, не относящиеся к компетенции ЦИК России, то оно по поручению заместителя Председателя ЦИК России направляется с сопроводительным письмом за подписью начальника Управления документационного и кадрового обеспечения в организацию, к компетенции которой относится решение поставленных в письме вопросов, или возвращается заявителю. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок пересылки ответа автору письма, а при необходимости - и в ЦИК России.

6.7. В случае пересылки по назначению или возврата обращения заявителю срок исполнения составляет не более пяти дней.

Если ответ гражданину может быть дан безотлагательно, то есть не требует дополнительной проверки, максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней.

Если вопрос, поставленный гражданином, требует проведения специальной проверки и наведения справок, срок подготовки ответа увеличивается до 30 дней.

Если необходимо увеличить срок исполнения обращения гражданина, то исполнитель должен направить докладную записку на имя Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 30 дней (в исключительном случае может продлеваться на больший срок по согласованию с руководителями ЦИК России).

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.8. Обращения, бессмысленные по содержанию, не содержащие просьб, а также обращения, в которых применяется неформальная лексика, могут быть списаны "В дело" заместителем Председателя ЦИК России.

Обращения граждан, в которых не указаны или неразборчиво написаны фамилия, данные о месте жительства заявителя, нет личной подписи заявителя, могут быть признаны анонимными и списаны "В дело" заместителем Председателя ЦИК России по представлению начальника Управления документационного и кадрового обеспечения.

6.9. Личный прием граждан ведется членами ЦИК России и руководителями структурных подразделений Аппарата по предварительной записи в соответствии с графиком приема, утвержденным Председателем ЦИК России.

Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о посетителе, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием.

Переданные на приеме посетителями письменные обращения регистрируются с использованием АСД и рассматриваются в установленном порядке.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях ЦИК России

7.1. Формирование проекта повестки дня заседания ЦИК России

7.1.1. Проект повестки дня заседания ЦИК России формируется по поручению секретаря ЦИК России протокольным отделом (как правило, не позднее чем за 7 дней до предполагаемой даты его проведения) на основании планов работы и постановлений ЦИК России, и согласовывается с руководителями структурных подразделений Аппарата, ответственными за подготовку вносимых на заседание вопросов, с Руководителем Аппарата, соответствующими членами ЦИК России и представляется на подпись секретарю ЦИК России.

7.1.2. Члены ЦИК России, Руководитель Аппарата, руководители структурных подразделений Аппарата вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планом, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов. Включение в повестку дня заседания ЦИК России дополнительных вопросов согласовывается с секретарем ЦИК России, а также с членом ЦИК России, за которым закреплено соответствующее направление деятельности, и Руководителем Аппарата.

7.1.3. Согласованный с Председателем и подписанный секретарем ЦИК России проект повестки дня передается в протокольный отдел для тиражирования и рассылки (как правило, не позднее чем в четырехдневный срок до даты заседания) членам ЦИК России, Руководителю Аппарата, руководителям структурных подразделений Аппарата, руководителям ФЦИ и РЦОИТ.

7.1.4. Управление пресс-службы и информации Аппарата по получении проекта повестки дня заседания ЦИК России информирует средства массовой информации о дате заседания ЦИК России и предлагаемых к рассмотрению вопросах.

7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ЦИК России

7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ЦИК России, готовятся под руководством члена ЦИК России, за которым закреплено соответствующее направление деятельности, структурными подразделениями Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ.

7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать проект постановления или выписки из протокола, а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь заголовок.

7.2.3. Проекты постановлений (выписок из протокола), представляемые на рассмотрение ЦИК России, как правило, печатаются в протокольном отделе, визируются непосредственными исполнителями, руководителями соответствующих структурных подразделений, начальником Правового управления и в редакционно-издательском отделе Управления пресс-службы и информации (далее редакционно-издательский отдел). Проекты постановлений (проекты выписок из протокола), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ЦИК России организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, в обязательном порядке визируются начальником Планово-финансового управления. После визирования Руководителем Аппарата проект документа представляется на визирование члену ЦИК России, обеспечивающему его подготовку. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

7.2.4. Документы для визирования должны представляться в структурные подразделения Аппарата не позднее чем за 5 дней до заседания ЦИК России.

7.2.5. Исполнитель проекта документа, начальник Правового управления и работник редакционно-издательского отдела визируют каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления (проекте выписки из протокола), так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ЦИК России организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, оно должно быть завизировано также начальником Планово-финансового управления.

7.2.6. К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России.

7.2.7. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании документы направляются исполнителем в протокольный отдел для последующего их представления секретарю ЦИК России. После просмотра, а в необходимых случаях и внесения в документы поправок, секретарь ЦИК России пишет на проектах представленных документов резолюцию "На заседание", ставит подпись и дату и передает весь комплект документов в протокольный отдел для тиражирования.

7.2.8. Протокольный отдел комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания ЦИК России, раздает их членам ЦИК России, Руководителю Аппарата, руководителям структурных подразделений Аппарата, Управлению пресс-службы и информации для представителей СМИ в срок, установленный Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации. Если член ЦИК России находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами передается в его приемную.

7.2.9. Накануне дня заседания исполнитель документа представляет в протокольный отдел список лиц, приглашенных на заседание ЦИК России. В списке приглашенных указываются: вопрос повестки дня, фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название организации. Список подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения Аппарата и согласовывается с секретарем ЦИК России.

7.2.10. Перед началом заседания работник протокольного отдела регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется Председателю и секретарю ЦИК России.

7.2.11. В ходе заседания члены ЦИК России уточняют вид документа (постановление, выписка из протокола, протокольное поручение), которым оформляется решение, принятое по вопросу, обозначенному в повестке дня заседания.

7.2.12. На заседании ЦИК России ведется протокол и диктофонная запись.

7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании ЦИК России

7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании ЦИК России, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать три рабочих дня после дня заседания, если иной срок не определен федеральными законами или оговорен на заседании.

7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия ЦИК России решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. Например: "Возложить контроль за исполнением постановления на члена ЦИК России (инициалы, фамилия) и Планово-финансовое управление (инициалы, фамилия руководителя структурного подразделения). О результатах исполнения проинформировать ЦИК России до (ставится конкретная дата)".

7.3.4. Текст постановления (выписки из протокола), а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются в протокольном отделе на бланке установленного образца и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде. Приложения, созданные в структурных подразделениях Аппарата ЦИК России, ФЦИ или РЦОИТ при помощи программных средств системы ГАС "Выборы", преобразуются в файлы формата Microsoft Word 2000 и в машиночитаемом виде передаются в протокольный отдел. На каждом листе документа внизу справа проставляется имя файла. Документ, подлежащий подписанию, визируется членами ЦИК России и руководителями структурных подразделений Аппарата, обеспечивавшими его подготовку и доработку. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

7.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению (выписке из протокола) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, начальником Правового управления и в редакционно-издательском отделе, а также начальником Планово-финансового управления, если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ЦИК России организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей.

7.3.6. К оформленному для подписания постановлению (выписке из протокола) исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан (приложение N 5).

Список рассылки документов подписывается исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения Аппарата и утверждается секретарем ЦИК России.

7.3.7. Оформленный комплект документов (постановление или выписка из протокола, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает в протокольный отдел для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись секретарю и Председателю ЦИК России.

7.3.8. Если на заседании ЦИК России функции Председателя ЦИК России осуществлял заместитель Председателя ЦИК России, а в его отсутствие - секретарь ЦИК России или один из членов ЦИК России с правом решающего голоса, а также если функции секретаря ЦИК России осуществлял один из членов ЦИК России с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении, выписке из протокола, поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:

"Заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае временного отсутствия Председателя ЦИК России;

"Исполняющий обязанности Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае отсутствия заместителя Председателя ЦИК России и при наличии решения ЦИК России о возложении на секретаря либо одного из членов ЦИК России с правом решающего голоса функций Председателя ЦИК России;

"Исполняющий обязанности секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае наличия распоряжения Председателя ЦИК России или исполняющего обязанности Председателя ЦИК России о возложении на одного из членов ЦИК России с правом решающего голоса функций секретаря ЦИК России.

После подписания документы регистрируются в протокольном отделе с использованием АСД, электронная версия присоединяется к ЭРК. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

7.3.9. Постановления, выписки из протокола, протокольные поручения, поступившие в ходе заседания ЦИК России (далее - протокольные поручения), нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ЦИК России.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например, 3/7-4).

Номер выписки из протокола состоит из номера протокола заседания ЦИК России, порядкового номера выписки из протокола данного заседания, разделенных дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например, 2-1-4).

Номер протокольного поручения состоит из номера протокола заседания ЦИК России, порядкового номера протокольного поручения перед которым ставится заглавная буква "П", разделенных дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например, 2-П1-4).

Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов.

7.3.10. Зарегистрированные документы передаются в структурные подразделения Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ в электронном виде.

7.3.11. Копии постановлений ЦИК России (выписок из протокола) направляются в обязательном порядке членам ЦИК России, Руководителю Аппарата, в Архив, отдел планирования работы ЦИК России и контроля Управления документационного и кадрового обеспечения (далее - отдел планирования и контроля), а также в соответствии со списком рассылки - в другие организации.

7.3.12. Копии постановлений ЦИК России, выписок из протокола направляются отдельным гражданам в случае, если их обращение в ЦИК России послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России.

7.3.13. Если копии постановления, выписки из протокола необходимо отправить по электронной почте, исполнитель указывает это в списке рассылки.

7.3.14. В протокольном отделе документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного и кадрового обеспечения", удостоверяющая подписи Председателя и секретаря ЦИК России (без воспроизведения подписей).

Изготовленный тираж передается в отдел прохождения документации для отправки.

Рассылка документов по электронной почте осуществляется отделом прохождения документации.

7.3.15. Работники протокольного отдела вносят перечень зарегистрированных постановлений и выписок из протокола заседания ЦИК России в электронный каталог, обрабатывают файлы с текстами документов для дальнейшего использования с применением компьютерных средств, размещения в сети Интернет и передачи в редакционно-издательский отдел для опубликования в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации". Работники протокольного отдела контролируют полноту и идентичность текстов документов на бумажном носителе и информации, содержащейся в файлах.

7.4. Протокол заседания ЦИК России

7.4.1. Протоколы заседаний ЦИК России оформляются на бланках установленной формы протокольным отделом в срок, не превышающий двух недель после дня заседания.

7.4.2. Текст протокола заседания ЦИК России состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы Председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя Председателя, секретаря ЦИК России и членов ЦИК России, в том числе с правом совещательного голоса, Руководителя Аппарата, его заместителя, руководителей структурных подразделений Аппарата и лиц, приглашенных на заседание.

Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций, их инициалы и фамилии вносятся в прилагаемый к протоколу список.

7.4.3. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение ЦИК России по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования.

7.4.4. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем ЦИК России.

7.4.5. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ЦИК России.

7.4.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ЦИК России и материалы к ним в течение одного года хранятся в протокольном отделе, а затем передаются в Архив.

7.4.7. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений, выписок из протокола, протокольных поручений, принятых в ходе заседания ЦИК России, особые мнения членов ЦИК России и копии ответов на заявления, рассмотренные на заседании.

8. Оформление распоряжений

8.1. Проекты распоряжений подготавливаются в структурных подразделениях Аппарата по поручению Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России, членов ЦИК России либо по инициативе структурных подразделений Аппарата.

8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

8.6. В последнем пункте распорядительной части, как правило, (или при необходимости) указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

8.7. Проект распоряжения печатается на бланке установленной формы в протокольном отделе. На каждом листе документа проставляется имя файла.

8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

8.9. Проект распоряжения должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, руководителями соответствующих структурных подразделений, начальником Правового управления, Руководителем Аппарата и членом ЦИК России, курирующим соответствующее направление работы.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ЦИК России организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, то необходима виза начальника Планово-финансового управления.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа распоряжения в нижней его части.

8.10. Распоряжения подписывает Председатель ЦИК России. По согласованию с Председателем ЦИК России распоряжения может подписывать заместитель Председателя ЦИК России.

8.11. Как правило, проект распоряжения на подпись Председателю, заместителю Председателя ЦИК России представляет Руководитель Аппарата.

8.12. Распоряжения регистрируются в протокольном отделе с использованием АСД и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К ЭРК присоединяется электронная версия распоряжения.

8.13. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс "р".

8.14. Проекты распоряжений по вопросам, касающимся приема на работу, увольнения, перевода, поощрения работников Аппарата, наложения на них взыскания, направления их в командировки, готовятся в отделе кадров и государственной службы Управления документационного и кадрового обеспечения (далее - отдел кадров) на основании соответствующих представлений руководителей структурных подразделений, завизированных Руководителем Аппарата, и представляются им на подпись Председателю, заместителю Председателя ЦИК России.

Проекты распоряжений о направлении членов ЦИК России в командировки готовятся на основании соответствующих поручений Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России, служебной записки члена ЦИК России или служебной записки руководителя структурного подразделения, согласованной с членом ЦИК России.

8.15. Распоряжения по кадровым вопросам могут не содержать констатирующую часть и сразу начинаться с распорядительной части.

8.16. Распоряжения по кадровым вопросам регистрируются в отделе кадров с использованием системы АСД-Кадры, а затем ЭРК экспортируются в ГАС "Выборы".

Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс "лс";

распоряжениям о командировании - индекс "лк";

распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, учебных и других отпусках и т.п. - индекс "к".

8.17. Подлинники распоряжений по кадровым вопросам хранятся в отделе кадров в течение одного года, а затем передаются в Архив.

8.18. Копии распоряжений рассылаются Председателю, заместителю Председателя, секретарю и членам ЦИК России, Руководителю Аппарата, в структурные подразделения Аппарата согласно списку рассылки, утвержденному Руководителем Аппарата.

8.19. По вопросам установления ежемесячной доплаты к государственной пенсии и пенсии за выслугу лет Председатель ЦИК России издает решения, которые оформляются и регистрируются в отделе кадров.

Решения подписывает Председатель ЦИК России, подпись которого удостоверяется гербовой печатью Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Решениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

Подлинники решений направляются в Пенсионный фонд, а копии подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9. Организация работы с поручениями Председателя, заместителя Председателя, секретаря, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата, заместителя Руководителя Аппарата

9.1. Поручения готовятся по инициативе руководителей и членов ЦИК России, руководителей структурных подразделений во исполнение постановлений и иных нормативных документов ЦИК России, протоколов совещаний, проводимых в ЦИК России, планов.

9.2. Поручения Председателя, заместителя Председателя, секретаря, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата, заместителя Руководителя Аппарата оформляются на бланках установленной формы формата А5 или А6 (приложение N 6).

9.3. Поручения Председателя, заместителя Председателя, секретаря, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата и заместителя Руководителя Аппарата регистрируются с использованием АСД секретарями соответствующих приемных.

9.4. Поручениям присваивается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса "П", буквенного индекса названия должности и отделенного от них дефисом порядкового номера (например, поручение Председателя ЦИК России - "N ПП-1", заместителя Председателя ЦИК России - "N П3П-1", секретаря ЦИК России - "N ПС-1", члена ЦИК России - "N ПЧК-1" Руководителя Аппарата - "N ПРА-1", заместителя Руководителя Аппарата - N ПЗРА-1").

9.5. Поручения передаются исполнителям секретарями приемных через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата.

9.6. Поручения Председателя, заместителя Председателя ЦИК России, данные на оперативных совещаниях, оформляются на основании диктофонной записи в отделе планирования и контроля и регистрируются с использованием АСД.

Поручениям присваивается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса "ППУ" и отделенного от него дефисом порядкового номера (например, "ППУ-1").

Поручения, данные на оперативных совещаниях, передаются исполнителям отделом планирования и контроля через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата и секретарей приемных.

9.7. В поручениях, как правило, указывается срок (календарная дата) их исполнения. В тексте поручения могут быть указания "Срочно" или "Оперативно", которые предусматривают соответственно трехдневный или десятидневный срок исполнения, считая от даты подписания.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

9.8. Контроль за сроками исполнения поручений Председателя, заместителя Председателя, секретаря, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата и заместителя Руководителя Аппарата осуществляют работники отдела планирования и контроля.

9.9. После исполнения поручений документы помещаются в дела согласно номенклатуре дел структурных подразделений Аппарата.

10. Контроль исполнения документов и поручений

10.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях ЦИК России;

поручения, содержащиеся в выписках из протоколов заседаний ЦИК России;

протокольные поручения;

поручения, содержащиеся в распоряжениях Председателя, заместителя Председателя ЦИК России;

письменные поручения Председателя, заместителя Председателя, секретаря, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата, заместителя Руководителя Аппарата;

поручения Председателя, заместителя Председателя ЦИК России, высказанные на оперативных совещаниях;

входящие документы и обращения граждан согласно Перечню подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 7) и резолюциям Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России;

исходящие документы, требующие ответа.

10.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 10.1 (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляют члены ЦИК России, Руководитель Аппарата, руководители структурных подразделений Аппарата, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением, либо которые являются координаторами исполнения или ответственными за исполнение соответствующих документов.

10.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы ЦИК России, осуществляют руководители структурных подразделений Аппарата, в которых подготовлены данные документы.

10.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях и выписках из протоколов заседаний ЦИК России, распоряжениях Председателя или заместителя Председателя ЦИК России, протокольных поручений, письменных поручений Председателя, заместителя Председателя, секретаря, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата, заместителя Руководителя Аппарата, поручений Председателя, заместителя Председателя ЦИК России, высказанных на оперативных совещаниях, определяются этими документами.

10.5. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан определяют руководители ЦИК России исходя из сроков, установленных законодательством, сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 7.

10.6. Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" предусматривают трехдневный срок исполнения, документы с пометкой "Оперативно" - десятидневный.

Если срок исполнения не указан, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

10.7. Ответственность за внесение в ЭРК сроков исполнения документов возлагается:

на отдел прохождения документации при регистрации входящих и исходящих документов, обращений граждан;

на секретарей приемных при регистрации письменных поручений Председателя, заместителя Председателя, секретаря, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата;

на отдел планирования и контроля при регистрации поручений Председателя, заместителя Председателя ЦИК России, высказанных на оперативных совещаниях, а также при постановке на контроль поручений, содержащихся в постановлениях ЦИК России, выписках из протоколов заседаний ЦИК России, протокольных поручениях, распоряжениях Председателя, заместителя Председателя ЦИК России.

10.8. Контроль сроков исполнения документов осуществляет централизованно отдел планирования и контроля.

10.9. Ответственность за своевременное и полное внесение в ЭРК информации о состоянии исполнения документов возлагается на ответственного за исполнение.

В планах мероприятий контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в ЭРК.

10.10. При необходимости продления срока исполнения документа координатор исполнения, ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляют на имя руководителя ЦИК России докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с резолюцией руководителя ЦИК России о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносится в ЭРК. На основании указанной информации отдел планирования и контроля изменяет в ЭРК срок исполнения документа.

10.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в АСД отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка на имя руководителя ЦИК России об исполнении документа или отдельных его пунктов;

докладная записка ответственного за исполнение о снятии документа с контроля, согласованная с координатором исполнения;

постановление ЦИК России, выписка из протокола заседания ЦИК России, распоряжение Председателя, заместителя Председателя ЦИК России по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ, обращение гражданина, подписанный Председателем, заместителем Председателя, секретарем или членом ЦИК России;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

запись в ЭРК ответственным за исполнение документа об устном ответе, данном автору входящего документа, с пометкой о согласовании с координатором исполнения.

10.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

10.13. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд "Исполнен" осуществляет отдел планирования и контроля только на основании отметки об исполнении документа, сделанной в его ЭРК по указанию координатора исполнения.

10.14. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие организации для рассмотрения с целью получения ЦИК России информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу. В случае необходимости координатор исполнения информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием ЦИК России о результатах исполнения.

10.15. При осуществлении контроля сроков исполнения документов отдел планирования и контроля взаимодействует со структурными подразделениями Аппарата с использованием АСД.

При отсутствии в ЭРК сведений о ходе или состоянии исполнения документа отдел планирования и контроля за 5 дней до истечения срока исполнения рассылает в структурные подразделения Аппарата электронные оповещения-напоминания, а по истечении срока - электронное уведомление о нарушении срока исполнения документа.

10.16. Отдел планирования и контроля еженедельно готовит:

Председателю, заместителю Председателя ЦИК России - информацию об исполнении устных поручений, высказанных на оперативных совещаниях, а также о ходе исполнения поручений, содержащихся в отдельных постановлениях ЦИК России и распоряжениях Председателя, заместителя Председателя ЦИК России;

членам ЦИК России - информацию о контрольных документах с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по которым они являются координаторами исполнения;

Руководителю Аппарата - информацию о количестве контрольных документов с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по структурным подразделениям Аппарата;

Руководителям структурных подразделений Аппарата - информацию о контрольных документах с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по которым они являются ответственными за исполнение.

11. Работа с документами в структурных подразделениях Аппарата

11.1. Входящие документы, рассмотренные Председателем, заместителем Председателя и секретарем ЦИК России, направляются для исполнения членам ЦИК России и в структурные подразделения Аппарата только через отдел прохождения документации.

11.2. Зарегистрированные документы передаются из одного структурного подразделения Аппарата в другое только через отдел прохождения документации, где переадресование документов осуществляется с использованием АСД.

11.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения Аппарата, в обязательном порядке направляются на регистрацию в отдел прохождения документации.

11.4. В структурном подразделении Аппарата ведется по ЭРК работа с документами, информация о которых поступила в электронные базы данных структурных подразделений.

Подготовленные в структурном подразделении Аппарата внутренние документы, адресованные руководителям ЦИК России и другим структурным подразделениям, учитываются с использованием АСД работником, ответственным за делопроизводство в подразделении.

Переписка между структурными подразделениями Аппарата по вопросам служебной деятельности ведется без регистрации документов в отделе прохождения документации.

Не рекомендуется вести переписку между структурными подразделениями Аппарата по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления.

11.5. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата, в первую очередь обрабатывает документы с отметками, свидетельствующими о срочности их исполнения.

11.6. Руководители структурных подразделений Аппарата дают указания об исполнении поступивших к ним документов.

11.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении Аппарата фиксируются в ЭРК работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Исполнители документов представляют информацию о ходе и результатах исполнения документов работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, для внесения всех необходимых данных в ЭРК.

11.8. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата, ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся у исполнителей.

11.9. В случае утраты документа исполнитель немедленно докладывает непосредственному руководителю и сообщает в отдел прохождения документации. По указанию руководителя соответствующего структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется начальник Управления документационного и кадрового обеспечения.

11.10. Исполнители передают исполненные документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

12. Доставка документов членам ЦИК России и в структурные подразделения Аппарата

12.1. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата, и секретари приемных забирают в отделе прохождения документации документы, рассмотренные Председателем, заместителем Председателя и секретарем ЦИК России, как правило, не реже трех раз в день, а при необходимости - немедленно, расписываясь за них в карточках.

12.2. Внутренние документы, подготовленные членами ЦИК России, в структурных подразделениях Аппарата, доставляются исполнителям секретарями приемных, работниками, ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

12.3. Документы в пределах структурных подразделений Аппарата доставляются работниками, ответственными за делопроизводство в этих структурных подразделениях.

13. Изготовление и использование печатей и штампов

13.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в ЦИК России используются гербовые и другие печати и штампы.

13.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию Руководителя Аппарата по заявкам структурных подразделений Аппарата (заявка визируется начальником Управления документационного и кадрового обеспечения).

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России изготовляются по согласованию с Председателем, заместителем Председателя, секретарем ЦИК России.

Заказы на изготовление печатей и штампов размещает Административно-хозяйственное управление.

13.3. Гербовая печать проставляется на удостоверениях к почетному знаку ЦИК России "За заслуги в организации выборов", благодарностях ЦИК России, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах и в других, предусмотренных законодательством, случаях.

13.4. На рассылаемых копиях постановлений ЦИК России, выписок из протокола проставляется печать с надписью: "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного и кадрового обеспечения".

При оформлении документов по личному составу, командировочных удостоверений, трудовых книжек проставляется печать с надписью: "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Отдел кадров и государственной службы".

При оформлении бухгалтерских документов проставляется печать с надписью: "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Для финансовых документов".

На документах по вопросам консульского и регистрационно-визового учета проставляется печать с надписью: "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Международное управление".

На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать с надписью: "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного и кадрового обеспечения".

При оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей, накладных проставляется штамп: "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Административно-хозяйственное управление".

13.5. Печати и штампы подлежат регистрации в отделе прохождения документации. Печати и штампы выдаются работникам структурных подразделений Аппарата под расписку в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

Отдел прохождения документации осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

13.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник Управления документационного и кадрового обеспечения.

13.7. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются в отдел прохождения документации, где их уничтожают, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.

13.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников Аппарата, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются ими в отдел прохождения документации, о чем ставится отметка в журнале учета печатей и штампов.

14. Техническое обеспечение работы с документами

14.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов

14.1.1. Тексты документов и материалов (кроме внутренних документов), подготавливаемые в структурных подразделениях Аппарата, проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) в протокольном отделе в соответствии с требованиями к компьютерной обработки текстов (приложение N 8).

14.1.2. В отдельных случаях проекты документов могут готовиться и печататься в структурных подразделениях Аппарата, в ФЦИ и РЦОИТ с соблюдением установленных правил. После внесения необходимых изменений и дополнений файл с окончательным вариантом текста в обязательном порядке передается в протокольный отдел для введения в ГАС "Выборы" и распечатки на бланках ЦИК России.

14.1.3. Печатание текстов официальных документов на соответствующих бланках ЦИК России осуществляется по представлении в протокольный отдел согласованных и завизированных в установленном порядке проектов этих документов.

14.1.4. Для распечатки текстов документов и материалов используются бланки установленной формы и бумага стандартных размеров. На каждой странице документа в правом нижнем углу указывается идентификатор электронной копии документа.

14.1.5. Для компьютерной обработки принимаются только материалы и документы ЦИК России.

14.1.6. Материалы для компьютерной обработки передаются в папках, на которых указываются наименование структурного подразделения, инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

14.1.7. Тексты документов и материалов обрабатываются, как правило, в порядке их поступления. Проекты документов, выносимые на рассмотрение ЦИК России, обрабатываются в первую очередь.

14.1.8. Передаваемые для компьютерной обработки рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синим, фиолетовым или черным стержнем с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для компьютерной обработки не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для компьютерной обработки рукописных материалов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.

14.2. Копирование и тиражирование документов и материалов

14.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в протокольном отделе.

14.2.2. Для копирования и тиражирования принимаются только материалы и документы ЦИК России. Копирование и тиражирование иных материалов осуществляется по согласованию с начальником Управления документационного и кадрового обеспечения.

14.2.3. Материалы для копирования и тиражирования передаются вместе с заполненным и подписанным исполнителем бланком заказа (приложение N 9), в котором необходимо указать, как должна быть выполнена работа: с оборотом, уменьшением, увеличением, 1:1, со сшиванием или брошюрованием.

14.2.4. Разрешение на копирование и тиражирование материалов в цветном изображении дает начальник Управления документационного и кадрового обеспечения.

14.2.5. Изготовление больших тиражей (более 100 экз.) или тиражирование объемных материалов (более 100 л.) производится с разрешения начальника протокольного отдела.

14.2.6. Материалы, передаваемые для копирования и тиражирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры).

14.2.7. Для копирования и тиражирования не принимаются книги, журналы, газеты, сброшюрованные или сшитые документы и материалы.

14.2.8. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.

14.2.9. Документы, выносимые на рассмотрение ЦИК России, тиражируются в первую очередь.

Порядок использования имеющейся в структурных подразделениях Аппарата копировальной техники устанавливается их руководителями с учетом эксплуатационных требований и настоящей Инструкции.

14.3. Диктофонная запись

14.3.1. Диктофонная запись заседаний ЦИК России и других мероприятий, проводимых в ЦИК России, осуществляется протокольным отделом.

Структурные подразделения Аппарата и должностные лица, ответственные за проведение совещаний и других мероприятий, не позднее чем за три дня уведомляют начальника Управления документационного и кадрового обеспечения о необходимости диктофонной записи проводимых мероприятий.

14.3.2. При необходимости по решению ЦИК России, указанию Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России в протокольном отделе производится расшифровка диктофонной записи заседания ЦИК России и других мероприятий, проводимых в ЦИК России.

Диктофонные записи заседаний ЦИК России и иных мероприятий по миновании надобности, но не ранее чем через семь дней, стираются.

15. Формирование дел, передача их в Архив, использование архивных документов

15.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

15.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения Аппарата, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса структурного подразделения (приложение N 10) и порядкового номера дела.

15.1.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается Центральной экспертной комиссией Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦЭК) по представлению Архива.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

15.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Аппарата на предстоящий календарный год составляется до 1 ноября текущего года, подписывается руководителем структурного подразделения и после согласования с Архивом представляется в отдел прохождения документации (приложение N 11).

Во вновь созданном структурном подразделении Аппарата номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и после согласования с Архивом представляется в отдел прохождения документации.

15.1.4. Сводная номенклатура дел ЦИК России составляется отделом прохождения документации совместно с Архивом на основании номенклатур дел структурных подразделений Аппарата и подписывается начальником Управления документационного и кадрового обеспечения. После рассмотрения и одобрения ЦЭК сводная номенклатура дел ЦИК России утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с
1 января следующего года (приложение N 12).

После утверждения сводной номенклатуры дел ЦИК России в структурные подразделения Аппарата направляются выписки из соответствующих разделов, заверенные печатью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного и кадрового обеспечения".

15.1.5. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с Архивом и отделом прохождения документации дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения Аппарата.

15.1.6. Резервные номера дел в сводной номенклатуре дел ЦИК России и в номенклатурах дел структурных подразделений Аппарата не предусматриваются.

15.1.7. По окончании календарного года работник, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения Аппарата в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Архив.

15.2. Формирование дел в структурных подразделениях Аппарата

15.2.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списываются исполнителем в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В ЭРК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата.

15.2.2. Исполненные документы формируются в дела работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Аппарата, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи Архива.

15.2.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

15.2.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещается только один экземпляр документа; черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

15.2.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

15.2.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

15.2.7. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний ЦИК России располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ЦИК России помещаются после соответствующего протокола.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ЦИК России, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, выписки из протокола и приложения к ним; протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России, расшифрованная диктофонная запись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений и выписок из протоколов.

Распоряжения Председателя, заместителя Председателя ЦИК России по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и документами группируются в дело отдельно от других распоряжений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

15.2.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив дела с документами постоянного и временного (5 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

15.2.9. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены документы с пометкой "Для служебного пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с пометкой "Для служебного пользования".

15.3. Экспертиза ценности документов

15.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

15.3.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя ЦИК России создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия ЦИК России по определению исторической, научной и практической ценности документов (ЦЭК). В ее функции входит также рассмотрение и одобрение сводной номенклатуры дел ЦИК России.

15.3.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата совместно с ЦЭК под методическим руководством Архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

15.3.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

15.3.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов
рассматриваются за заседаниях ЦЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

15.3.6. По результатам экспертизы ценности документов Архивом составляются описи на дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения (приложения N 13, N 14) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов со сроками хранения до пяти лет составляются структурными подразделениями Аппарата.

Описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются секретарем ЦИК России.

15.3.7. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", расписок в получении документов, заказов на копировально-множительные работы, корешков квитанций и тому подобных документов составляется акт, который подписывается не менее чем двумя работниками соответствующего структурного подразделения Аппарата и утверждается руководителем этого структурного подразделения.

15.3.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

15.3.9. Брошюровка дел производится в Архиве только после проведения экспертизы ценности документов.

15.4. Оформление дел

15.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, подшивку или переплет.

15.4.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

15.4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку или переплет.

Дела временного (более 5 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются. Оформляются обложка и лист-заверитель.

15.4.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 15). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и срок хранения дела.

15.4.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок структурного подразделения Аппарата и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами.

При изменении наименования структурного подразделения Аппарата в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке к старому наименованию структурного подразделения приписывается новое.

15.4.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата (А2, А3), подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

15.4.7. В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение N 16).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

15.4.8. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 17).

Лист-заверитель составляется работником, ответственным
за ведение делопроизводства в структурном подразделении Аппарата. В листе-заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя заполняются в Архиве.

В листах-заверителях дел временного хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.

15.5. Хранение документов и дел в структурных подразделениях Аппарата

15.5.1. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Аппарата.

За сохранность документов и дел ответственность несут руководители структурных подразделений Аппарата.

Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Аппарата, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

15.5.2. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения Аппарата, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

15.6. Составление и оформление описей дел. Передача дел в Архив

15.6.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурном подразделении Аппарата. Затем дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения сдаются в Архив по графику, утвержденному Руководителем Аппарата.

15.6.2. Дела со сроками хранения до 5 лет и с пометкой "До минования надобности" хранятся в структурных подразделениях Аппарата до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.

15.6.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архив независимо от сроков хранения.

15.6.4. В подготовленном к сдаче в Архив деле постоянного хранения на последнем листе внутренней описи делается запись (или проставляется штамп) "В Архив", которая заверяется подписью руководителя структурного подразделения Аппарата. В делах временного хранения, подлежащих сдаче в Архив, отметка о списании делается на внутренней стороне обложки дела.

15.6.5. В структурных подразделениях Аппарата в конце года на все завершенные и оформленные дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения работниками, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные описи дел по установленной форме в двух экземплярах (приложения N 18, 19). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.

15.6.6. Дела, оставленные на контроле в структурном подразделении, включаются в опись дел года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле).

15.6.7. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения Аппарата. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется "То же", при этом другие реквизиты указываются полностью, но в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.

15.6.8. В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

15.6.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

15.6.10. При приеме дел в Архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в структурное подразделение Аппарата для устранения недостатков.

15.6.11. Передача дел осуществляется по описям дел или актам (приложение N 20), которые подписывают представители структурного подразделения и Архив, участвующих в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи или акта хранится в Архиве, а другой - в структурном подразделении Аппарата, сдавшем дела.

15.6.12. При передаче дел в Архив по описи на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии работников структурного подразделения Аппарата и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

15.6.13. На основании описей дел структурных подразделений Аппарата Архив составляет годовые разделы сводных описей дел ЦИК России постоянного и временного хранения, которые рассматриваются на ЦЭК.

15.6.14. По указанию руководителя структурного подразделения Аппарата к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в заверительном листе. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве работником, ответственным за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении.

15.6.15. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Архивом на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации по отдельной инструкции.

15.7. Использование документов Архива

15.7.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в Архиве, составляется лист использования, который помещается в начале дела (приложение N 21).

15.7.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются членам ЦИК России, работникам структурных подразделений Аппарата как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место.

Работникам структурных подразделений Аппарата документы представляются по требованию, подписанному руководителем структурного подразделения Аппарата (приложение N 22).

При необходимости срок временного пользования может быть продлен с разрешения начальника Управления документационного и кадрового обеспечения.

Члены ЦИК России и работники Аппарата несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

15.7.3. Изъятие документов из архивных дел, передача членами ЦИК России и работниками структурных подразделений Аппарата архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки.

15.7.4. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ЦИК России, постановлений и выписок из протоколов заседаний ЦИК России не выдаются.

15.7.5. К работе с документами Архива с разрешения Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата допускаются члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, руководители исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательных комиссий, работники Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, представители научных и других учреждений, общественных организаций, средств массовой информации, граждане Российской Федерации. Решение о допуске к работе с документами принимается на основании поступившего запроса и справки Архива о наличии запрашиваемых документов и возможности ознакомления с ними.

15.7.6. Под запросом о допуске к работе с документами Архива подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В заявлении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.

15.7.7. Пользователь знакомится с распорядком работы Архива и заполняет анкету (приложение N 23).

15.7.8. Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.

15.7.9. Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива запрещено. Выносить документы за пределы служебного помещения Архива разрешается только членам ЦИК России и работникам структурных подразделений Аппарата.

15.7.10. Архив, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.

15.7.11. Пользователю предоставляется право заказать в Архиве копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря ЦИК России.

Копии документов после проверки их работниками Архива направляются в адрес организации, приславшей запрос, или выдаются лично пользователю под расписку.

15.7.12. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России.

Не подлежат опубликованию тексты протоколов, расшифрованных диктофонных записей заседаний ЦИК России, а также распоряжения, подписанные Председателем или заместителем Председателя ЦИК России по кадровым и финансовым вопросам.

В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет Архив о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в Архив экземпляр издания, в котором опубликован материал.

При публикации архивных документов ЦИК России или содержащейся в них информации ссылка на Архив обязательна.

15.7.13. ЦИК России имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

15.8. Отбор, прием в Архив электронных документов, создание электронной библиотеки в Архиве и порядок работы пользователей с документами на машинных носителях

15.8.1. Архив осуществляет комплектование, учет, хранение и использование электронных документов на основе применения средств вычислительной техники. Электронные документы, являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации, хранятся в Архиве в течение 15 лет, а затем передаются на государственное хранение в соответствии с требованиями и порядком, определенными отдельной инструкцией, нормативными и методическими документами Росархива.

15.8.2. Архив проводит отбор, прием, учет, экспертизу ценности электронных документов, поступающих от структурных подразделений Аппарата на дисках, дискетах и по каналам связи, одновременно с сопроводительной документацией к ним.

15.8.3. Информация в машиночитаемом виде может быть зафиксирована либо на дискете и диске, либо в виде файла автоматизированного банка (базы) данных (БД). В первом случае производится отбор на хранение подлинника электронного документа или заменяющего его дубликата (копии), не имеющих бумажных аналогов. Во втором случае Архив производит отбор соответствующих файлов БД или целиком БД.

15.8.4. Подготовка электронных документов на дискетах и дисках к сдаче в Архив состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния;

проверка качества записи;

описание;

проставление шифров или надписей (на футлярах);

подготовка актов приема-передачи или актов об уничтожении.

15.8.5. Передаваемый в Архив электронный документ в виде файла прикрепляется к ЭРК (при ее отсутствии она заводится в Архиве).

15.8.6. Электронные копии отсканированных документов прикрепляются к ЭРК, вводятся в хранилище отсканированных документов "Mercury", а диски вливаются в DVD-библиотеку системы электронного архива ЦИК России, где с помощью сервера Saperion осуществляется поиск нужных документов.

15.8.7. Электронные документы с дискет и дисков при необходимости также могут добавляться в электронный архив.

15.8.8. На электронные документы, не подлежащие передаче на государственное хранение и утратившие практическое значение для ЦИК России, составляется акт о выделении к уничтожению, который рассматривается ЦЭК и утверждается секретарем ЦИК России.

15.8.9. Электронные документы, находящиеся на хранении в Архиве, используются в научных и практических целях в порядке, установленном действующими правовыми нормами.

15.8.10. Электронные документы, выдаваемые пользователю, не должны изменяться в процессе их использования. Пользователь обязан обеспечить информационную и физическую сохранность электронных документов.

15.8.11. ЦИК России сохраняет за собой предусмотренное федеральным законодательством право интеллектуальной собственности на электронные документы, сданные на государственное хранение. В случае реорганизации ЦИК России это право переходит к правопреемнику, а в случае ее ликвидации - к Государственному архиву Российской Федерации.

16. Формирование, ведение и хранение личных дел

16.1. Личные дела членов ЦИК России и работников Аппарата ведутся отделом кадров. Личное дело состоит из следующих документов:

копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной) основе членов ЦИК России и работников Аппарата с подписью принятого лица, подтверждающей ознакомление, личные заявления о приеме на работу;

сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность или поступлении на федеральную государственную службу по установленной форме (анкета утвержденного образца, автобиография);

сведения, сообщенные членами ЦИК России, работающими на постоянной (штатной) основе, и работниками Аппарата об изменениях в анкетных данных (дополнение к анкете);

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

декларация о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, с отметкой о подаче ее в налоговый орган по месту жительства;

справка о соблюдении ограничений, связанных с прохождением федеральной государственной службы;

медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для прохождения федеральной государственной службы;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса);

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;

копии наградных документов, если таковые имеются;

личное заявление о согласии на перемещение на другую должность, копия распоряжения о перемещении на другую должность с подписью, подтверждающей ознакомление;

копии указов Президента Российской Федерации и распоряжений о присвоении квалификационных разрядов и установлении соответствующих надбавок к должностным окладам;

копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;

копии распоряжений об изменении условий оплаты труда;

копии распоряжений о поощрениях, а также копии распоряжений о наложении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);

отзыв о служебной деятельности государственного служащего, подлежащего аттестации, и его аттестационный лист;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия документов об изменении семейного положения;

копии свидетельств о рождении детей;

личное заявление об увольнении, копия распоряжения об увольнении.

16.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в Архив документы переформировываются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, - в начало дела, первым.

16.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя избирательной комиссии о прекращении государственной службы в связи со смертью.

16.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист.

На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.

На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных в Архив дел. Опись дел подписывается работником отдела кадров и работником Архива.

При переходе государственного служащего на работу в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту работы.

17. Ответственность

17.1. Члены ЦИК России и работники Аппарата, работники ФЦИ и РЦОИТ несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

17.2. За разглашение информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники структурных подразделений Аппарата, работники ФЦИ и РЦОИТ могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

17.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ возлагается на их руководителей.

17.4. Ответственность за организацию делопроизводства в ЦИК России возлагается на начальника Управления документационного и кадрового обеспечения.

17.5. Контроль за состоянием делопроизводства и его совершенствованием возлагается на Руководителя Аппарата и секретаря ЦИК России.

18. Приложения

Приложение N 1

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в отделе прохождения документации*

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы (учитываются в отделе кадров).

3. Рекламные извещения, плакаты (учитываются в структурных подразделениях по предназначению).

4. Поздравительные письма.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы (учитываются в Бухгалтерии).

7. Печатные издания (учитываются в библиотеке).

8. Стенограммы заседаний Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

9. Документы на иностранных языках без перевода (учитываются в Международном управлении).

10. Документы, адресованные в профсоюзный комитет Аппарата (регистрируются в профкоме).

11. Сообщения, поступившие по сети Интернет, содержащие запросы информационно-справочного характера, предложения и замечания по программному обеспечению интернет-сайта ЦИК России (передаются в ФЦИ).

12. Материалы, поступившие от средств массовой информации с просьбой об интервью, перечень вопросов для интервью, тексты материалов, готовящихся к опубликованию в средствах массовой информации и т.п. (учитываются в Управлении пресс-службы и информации).

_____________________________

* Указанные документы передаются в структурные подразделения Аппарата по журналу.

Приложение N 2

Список
рассылки федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, распоряжений Председателя Правительства Российской Федерации, постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

I. Федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации
1.	Председатель ЦИК России
2.	Заместитель Председателя ЦИК России
3.	Секретарь ЦИК России
4.	Члены ЦИК России
5.	Руководитель Аппарата (в его отсутствие - заместитель Руководителя Аппарата), после ознакомления - Планово-финансовое управление, Управление финансового контроля
6.	Правовое управление
7.	Управление по связям с политическими партиями и федеральными государственными органами
8.	ФЦИ
9.	РЦОИТ
10.	В дело
II. Постановления Правительства Российской Федерации, распоряжения Председателя Правительства Российской Федерации
1.	Председатель ЦИК России
2.	Заместитель Председателя ЦИК России
3.	Секретарь ЦИК России
4.	Члены ЦИК России
5.	Руководитель Аппарата (в его отсутствие - заместитель Руководителя Аппарата), после ознакомления - Планово-финансовое управление, Управление финансового контроля
6.	Правовое управление
7.	Управление по связям с политическими партиями и федеральными государственными органами
8.	ФЦИ
9.	РЦОИТ
10.	В дело
III. Постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
1.	Председатель ЦИК России
2.	Заместитель Председателя ЦИК России
3.	Секретарь ЦИК России
4.	Члены ЦИК России
5.	Руководитель Аппарата (в его отсутствие - заместитель Руководителя Аппарата), после ознакомления - Планово-финансовое управление, Управление финансового контроля
6.	Правовое управление
7.	Управление по связям с политическими партиями и федеральными государственными органами
8.	ФЦИ
9.	РЦОИТ
10.	В дело
IV. Материалы заседаний Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
	Управление по связям с политическими партиями и федеральными государственными органами
V. Сборник стенограмм заседаний Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
	Управление по связям с политическими партиями и федеральными государственными органами
VI. Статистические сборники и аналитические сведения
	Библиотека
VII. Сборники федеральных конституционных законов, федеральных законов Российской Федерации
	Библиотека
VIII. Собрания законодательства Российской Федерации
1.	Председатель ЦИК России
2.	Правовое управление
3.	Библиотека

Приложение N 3

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации							УТВЕРЖДАЮ
АКТ							Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
		200	год		N
(дата)
Москва							Подпись	Расшифровка подписи
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению							Дата

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) и Номенклатуры дел Центральной избирательной комиссии Российской Федерации отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы.

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме-чание

Итого:		за		Годы
(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за		годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЦЭК

начальник отдела Архива

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
от		N

Продолжение приложения N 3

Документы в количестве							дел,
весом		кг сданы в
			(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от					N
						(дата)

Наименование должности работника, сдавшего документы	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника Архива, внесшего изменения в учетные документы	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 4

Формы бланков,
используемых в ЦИК России и формы бланков резолюций руководителей ЦИК России

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

_____________________

N _____________________

Москва

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

______________________

N _____________________

Москва

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

______________________

N _____________________

Москва

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

______________________

N _____________________

Москва

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РЕШЕНИЕ

______________________

N _____________________

Москва

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
_________________________________________________________________________
Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (095) 206-42-58, факс (095) 206-97-69

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
_________________________________________________________________________
Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (095) 206-42-58, факс (095) 206-97-69

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СЕКРЕТАРЬ
_________________________________________________________________________
Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (095) 206-42-58, факс (095) 206-97-69

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА
_________________________________________________________________________
Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (095) 206-42-58, факс (095) 206-97-69

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

_________________________________________________________________________
Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (095) 206-42-58, факс (095) 206-97-69

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

_________________________________________________________________________
Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (095) 206-42-58, факс (095) 206-97-69

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

Герб

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УПРАВЛЕНИЕ ПРЕСС-СЛУЖБЫ И ИНФОРМАЦИИ
_________________________________________________________________________
Большой Черкасский переулок, дом 9, Москва, 109012, телефон (095) 206-13-25, факс (095) 206-59-94

_________________________ N _______________

Бланки для резолюций

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ		ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
_________________ инициалы, фамилия		________________ инициалы, фамилия
"__" _______________ _____ г.		"__" _______________ _____ г.
СЕКРЕТАРЬ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ		ЧЛЕН ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
_______________ инициалы, фамилия		_______________ инициалы, фамилия
"__" _______________ _____ г.		"__" _______________ _____ г.

РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ		ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ПО СВЯЗЯМ С ПОЛИТИЧЕСКИМИ ПАРТИЯМИ И ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ОРГАНАМИ
_______________ инициалы, фамилия		_______________ инициалы, фамилия
"__" _______________ _____ г.		"__" _______________ _____ г.

Приложение N 5

	УТВЕРЖДАЮ Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
	____________________ инициалы, фамилия
	подпись
	"___" ______________________ 200_ г.

СПИСОК
должностных лиц (организаций), которым направляется постановление (выписка из протокола) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
N _________от "____"___________200_ года

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (указать заголовок)

N п/п	Наименование органа (организации)	Кол-во экз.	Примечание

Руководитель структурного подразделения_________________________

Исполнитель__________________________________

"___" _______________ 200_ года

Приложение N 6

Формы бланков
поручений Председателя, заместителя Председателя, секретаря, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата, заместителя Руководителя Аппарата

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ____________________________________________________ П О Р У Ч Е Н И Е _______________________ инициалы, фамилия "___" _____________ ____ г.		ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ____________________________________________________ П О Р У Ч Е Н И Е _______________________ инициалы, фамилия "___" _____________ ____ г.
СЕКРЕТАРЬ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ____________________________________________________ ПОРУЧЕНИЕ _______________________ инициалы, фамилия "___" _____________ ____ г.		ЧЛЕН ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ____________________________________________________ ПОРУЧЕНИЕ _______________________ инициалы, фамилия "___" _____________ ____ г.
РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ____________________________________________________ ПОРУЧЕНИЕ _______________________ инициалы, фамилия "___" _____________ ____ г.		ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ПО СВЯЗЯМ С ПОЛИТИЧЕСКИМИ ПАРТИЯМИ И ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ОРГАНАМИ ____________________________________________________ ПОРУЧЕНИЕ _______________________ инициалы, фамилия "___" _____________ ____ г.

Приложение N 7

Перечень
подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

Федеральные конституционные законы, Федеральные законы Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

Указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

Распоряжения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

Парламентские запросы Совета Федерации, Государственной Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

Запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

Обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, по вопросам, связанными с их деятельностью - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Письма-запросы и письма-поручения из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации в соответствии с резолюцией Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России, если в них не указан срок - 30 дней.

Протест прокурора - 10 дней.

Представление прокурора - 30 дней.

Письма избирательных комиссий - 30 дней, в период подготовки и проведения выборов - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

Жалобы о нарушениях избирательных прав и права на участие в референдуме, поступившие в период избирательной кампании - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов - до 30 дней, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней

Пересылка обращений граждан для рассмотрения по существу в другие организации, в том числе в избирательные комиссии - 5 дней.

Приложение N 8

Требования
к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

5. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 97 или MS Word 2000.

7. При вводе документов используется стиль "Документ ЦИК", который имеет следующие параметры:

     - Шрифт            TimesNewRomanCyr

     - Размер:          14 пунктов

     - Отступ:          слева      0

     - Интервал:        перед      6 пунктов

                        после      0 пунктов

     - Межстрочный интервал: полуторный

     - Первая строка:        отступ на 1,25 см

8. Размеры полей должны иметь следующие параметры:

     - верхнее   2,0 см

     - нижнее    2,0 см

     - левое     3,0 см

     - правое    1,5 см

     От края до колонтитула:

     - верхнего  1,25 см

     - нижнего   1,25 см

9. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- отметка об исполнителе;

- идентификатор электронной копии документа.

10. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля "Адресат" со следующими параметрами:

     - Штрифт                 TimesNewRomanCyr

     - Размер                 14 пунктов

     - Отступ                 слева 7 см

                              справа 0

     - Интервал               перед  6 пунктов

                              после  0 пунктов

     - Межстрочный интервал   одинарный

     - Отступ первой строки   нет

     Если  составные  части  реквизитов   "Адресат",   "Гриф  утверждения

документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения"

не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с

помощью  символа  "Разрыв строки" (-/- комбинация клавиш Shift - Enter),

например:

	СОГЛАСОВАНО
	Генеральный директор НПО "Химавтоматика"
	Л.И. Петров

11. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

.

12. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания

13. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

14. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца ( - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

15. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.

16. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и других).

17. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

18. Не допускается использование символа табуляции (--) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

19. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (- комбинация клавиш Ctrl - "-").

20. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

21. Вместо буквы "Ё" должна употребляться буква "Е".

 22. Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по

центру  и  каждый  из  них  должен представлять собой один абзац, то есть

внутри  текста  каждого  реквизита  не  должно  быть  символа  абзаца. Не

допускается   использование   символа  абзаца  для  прерывания  строки  в

произвольном месте,  для этого следует использовать символ разрыва строки

(-/- комбинация клавиш Shift - Enter).

Приложение N 9

Бланк заказа
на копирование и тиражирование документов и материалов

_________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

N п/п

Наименование документа

Кол-во экз.

Кол-во страниц

Примечание

"__" ______________ ____ г.              ____________________________

Приложение N 10

Перечень
индексов руководства ЦИК России и структурных подразделений Аппарата

01	-	Руководство ЦИК России и Аппарата
04	-	Управление по работе с территориями
05	-	Правовое управление
07	-	Управление по связям с политическими партиями и федеральными государственными органами
08	-	Управление документационного и кадрового обеспечения
09	-	Планово-финансовое управление
10	-	Международное управление
14	-	Административно-хозяйственное управление
15	-	Управление финансового контроля
17	-	Управление пресс-службы и информации
18	-	Профсоюзный комитет ЦИК России

Приложение N 11

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
			200	год		N
(дата)
Москва
На			Год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза начальника отдела Архива

Виза начальника отдела прохождения документации

Приложение N 12

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации								УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ								Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
			200	год		N
(дата)
Москва								Подпись	Расшифровка подписи
На			Год					Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности составителя номенклатуры

подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза начальника отдела Архива

Виза начальника отдела прохождения документации

СОГЛАСОВАНО Протокол Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации				СОГЛАСОВАНО Протокол Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации
От		N		от		N

Продолжение приложения N 12

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 5 лет)
Временного (до 5 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности составителя номенклатуры

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в Архив

Наименование должности, передавшего сведения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 13

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации					УТВЕРЖДАЮ
ФОНД N					Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
ОПИСЬ N
дел постоянного хранения
за			год		Подпись	Расшифровка подписи
					Дата

Название структурного подразделения Аппарата
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено
			(цифрами и прописью)
с N		по N		, в том числе:

Литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
начальник отдела Архива	Подпись	Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО Протокол Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации				СОГЛАСОВАНО Протокол Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
от		N		от		N

Приложение N 14

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации					УТВЕРЖДАЮ
ФОНД N					Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
ОПИСЬ N
дел временного (свыше 5 лет) хранения
за			год		Подпись	Расшифровка подписи
					Дата

Название структурного подразделения Аппарата
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено
			(цифрами и прописью)
с N		по N		, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
начальник отдела Архива	Подпись	Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
от		N

Приложение N 15

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
			Ф.	N
			Оп.	N
			Д.	N

ДЕЛО N

Том N

(Заголовок дела)

НАЧАТО

20

Год

ОКОНЧЕНО

20

Год

НА

ЛИСТАХ

(инициалы, фамилия)

Срок хранения

Ф.

N

Оп.

N

Д.

N

Приложение N 16

Фонд	N ______	Дело N том
Опись	N ______
Дело	N ______

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _________________ название дела по номенклатуре дел

крайние даты

N п/п

Дата и номер документа

Автор и краткое содержание документа

Номера листов

Примечание

Итого:		Документов
	(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи
	(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 17

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N

В дело подшито (вложено) и пронумеровано
листов (а)
(цифрами и прописью)
+	( )									листов (а) внутренней описи,
В том числе:
Литерных листов:
Пропущенных номеров:
Конвертов с вложениями:
Фотографий:
Поврежденных листов:
Наименование должности работника
									Подпись		Расшифровка подписи
(дата)

Приложение N 18

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации
Название структурного подразделения Аппарата
ОПИСЬ
дел постоянного хранения
за			год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено
	(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи	подпись	Расшифровка подписи
начальник структурного подразделения	подпись	Расшифровка подписи

Дата
Итого:			дел(а)
	(цифрами и прописью)

Сдал в Архив	Подпись	Расшифровка подписи	Дата
Принял в Архив	Подпись	Расшифровка подписи	Дата

Приложение N 19

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации
Название структурного подразделения Аппарата
ОПИСЬ
дел временного (свыше 5 лет) хранения
за			Год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено
	(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи	подпись	Расшифровка подписи
начальник структурного подразделения	подпись	Расшифровка подписи

Дата
Итого:			дел(а)
	(цифрами и прописью)

Сдал в Архив	Подпись	Расшифровка подписи	Дата
Принял в Архив	Подпись	Расшифровка подписи	Дата

Приложение N 20

Архив за		год
				(наименование структурного подразделения Аппарата)

АКТ N
передачи в Архив дел (документов)

Мы, нижеподписавшиеся, работник (должность, инициалы, фамилия) структурного подразделения (название) и работник (должность, инициалы, фамилия) Архива составили настоящий акт в том, что первый сдал, а второй принял:

N п/п	Номер дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Год, месяц		Примечание
				начала дела	окончания дела

Итого:			дел(а)
	(цифрами и прописью)

Сдал	Подпись	Расшифровка подписи	Дата
Принял в Архив	Подпись	Расшифровка подписи	Дата

Приложение N 21

Фонд	N ______
Опись	N ______
Дело	N ______

Лист использования документов дела N ____ том N ____ название дела по номенклатуре дел

крайние даты

Дата использования	NN использованных листов	Для какой цели использован документ	Характер использования документа	Должность и подпись лица, сделавшего запись

Приложение N 22

ТРЕБОВАНИЕ N _______
на выдачу во временное пользование документов, хранящихся в Архиве

Прошу выдать во временное пользование для
(подразделение, Ф.И.О.)
документы
(название документов)
хранящиеся:
	(N описи, N дела, годы)

Руководитель структурного подразделения	Подпись
Дата

Приложение N 23

АРХИВ
АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия

Имя

Отчество

Год рождения

Место работы, должность

Образование

Специальность

Ученая степень, звание

Цель работы

Тема запроса (исследования)

Телефоны: служебный

домашний

С требованиями Инструкции по делопроизводству и распорядком работы Архива ознакомлен и обязуюсь их выполнять.

Дата		Подпись

Основание для работы в Архиве

(заполняется сотрудником Архива)
Дата и номер запроса
Разрешение на ознакомление с документами
	Регистрационный номер

Продолжение приложения N 23

Отметки о посещении Архива
Дата посещения		Выдача документов (дел, кассет, дискет)			Расписка в получении			Отметка о возврате
Отметки о копировании документов
Дата копирования		Кто копировал		Шифры документов			Количество листов
Отметки о публикации документов
Дата публикации	Вид публикации		Название публикации			Издание	Примечание