Отдельные рабочие моменты. Выбор автоматизированной бухгалтерской программы (краткий обзор преимуществ и недостатков существующих сегодня бухгалтерских программ) (Т.С. Фролова, "Горячая линия бухгалтера", N 23-24, декабрь 2007 г.)

Отдельные рабочие моменты. Выбор автоматизированной бухгалтерской
программы (краткий обзор преимуществ и недостатков существующих сегодня
бухгалтерских программ)

Автоматизированная система учета предполагает использование компьютерной программы для ведения бухгалтерского учета. При этом предприятие может самостоятельно разработать компьютерные программы, а может и приобрести лицензионную программу. Все зависит от размера вашего предприятия. Ведь чем больше предприятие, тем больше объем хозяйственных операций. А значит и больше потребностей в раздельном учете и т.д. Соответственно, от этого и выбираются программы, для маленьких попроще, а для крупных солидные, отвечающие современным требованиям учета.

Что меняется в работе бухгалтера? Это то, что теперь все первичные документы и бухгалтерские справки бухгалтер осуществляет автоматизировано. При этом каждый документ, соответствующий хозяйственной операции, записывается машинным способом с помощью бухгалтерских проводок. В настоящее время многие первичные документы формируются уже непосредственно в программе, а уже на их основе создаются бухгалтерские записи. Однако выходными формами являются традиционные учетные регистры. Именно на основании этих регистров программным способом формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.

Сейчас сложно найти современное предприятие, в котором бухгалтерский учет не автоматизирован. Но, порой вложив средства в автоматизацию бухгалтерского учета, вы не получаете финансовой отдачи. Амортизация лишь ускоряет и качественно позволяет формировать отчетность. Ведь сначала вроде бы планировали автоматизировать рутинный труд бухгалтера. Установили программку, полегчало, но кому? - бухгалтеру. Руководителю этого стало мало. При этом у него возникло желание полученные данные бухгалтерского учета использовать в анализе, а также в управлении предприятием. При этом некоторые руководители даже автоматизировали получение той небольшой части управленческой отчетности, которую можно было получить из бухгалтерских систем. Но ведь проводя анализ, руководителю необходимо сравнивать фактические данные с плановыми. А еще надо иметь возможность составлять сложные многоступенчатые планы, проигрывать сценарии. В итоге опять фактических данных, введенных в целях работы конкретно с бухгалтерским учетом, недостаточно. Отсюда и возникает вопрос о методологической проработке и дальнейшей автоматизации учета и производства в целом.

В настоящее время уже большим опытом обладают фирмы-изготовители бухгалтерских программ. Да и заказчики уже знают, чего хотят.

Но, несмотря на это, все же имеются случаи неудачного внедрения программного обеспечения. Причины могут быть при этом различные, иногда именно предприятие что-то не учло при выборе программ. Например, предприятие быстро набирает темпы своего развития и программа не успевает отслеживать стратегию развития. Или пока внедряли, проект уже просто устарел и стал никому не нужен. А кто-то, решив сэкономить, просто купил не то программное обеспечение. Поэтому только именно поэтапная разработка проекта автоматизации гарантирует правильный выбор той или иной информационной системы.

Заказывая ту или иную программу, перед разработчиками необходимо четко ставить задачи. Так им будет легче выбрать систему автоматизации и при этом определить стратегию ее внедрения.

Бухгалтерия и склад на всех предприятиях уже автоматизированы.

Но если еще нет, то подойти к этому надо серьезно.

На рынке сбыта много комплексных бухгалтерских программ. Это "1С", "БЭСТ", "Инфо-Бухгалтер", "Парус" и другие, им аналогичные и почти не отличающиеся друг от друга. Все они однотипные, нет надобности останавливаться на каждой.

Остановимся на одной из них, более отвечающей нашим требованиям.

В настоящее время большой популярностью пользуется программный продукт "1С: Предприятие". На ее платформе создана конфигурация "1С: Подрядчик строительства 2.3". Данная программа разработана фирмой "Импульс-ивц".

Эта разработанная программа служит для автоматизации деятельности предприятий, выполняющих функции подрядчиков строительства. Она позволяет автоматизировать основные участки управления заказчика строительства. А именно: осуществлять планирование и учет капитальных вложений, учет источников финансирования и взаиморасчетов Она позволяет производить комплектацию материалов и оборудования.

При этом программа осуществляет не только бухгалтерский учет предприятия, но и ведет учет выполнения строительно-монтажных работ в разрезе объектов строительства, статей затрат на строительство, технологической структуры затрат подрядчиков. Программа позволяет формировать справки о стоимости выполненных работ по форме N КС-3. При всем этом сокращение затрат времени на обмен с документами и информацией достигается за счет обмена данными со сметными программами "1С: Смета".

Если рассматривать функциональность данной программы, то с помощью нее можно вести:

1) пообъектный учет расчетов с заказчиками, поставщиками, проектными организациями;

2) учет материальных ценностей в разрезе материально-ответственных лиц, учитывать отклонения по приобретению;

3) учет работы автотранспорта. При этом учет начинается с выписки первичных документов и заканчивается аналитическими отчетами по работе техники;

4) учет основных средств в разрезе мест хранения, забалансовый учет малоценных основных средств;

5) учет внутрихозяйственных расчетов предприятия со своими структурными подразделениями;

6) учет операций по передаче заказчикам законченных объектов с оформлением соответствующих актов N КС-11 и КС-14;

7) учет поступления и использования денежных средств, а также учет средств целевого финансирования;

8) пообъектный учет оборудования, требующего монтажа, и строительных материалов;

9) учет заготовительно-складских расходов по материалам и т.д.;

10) учет денежных документов и вексельных операций.

Используя программу "1С: Смета", можно существенно сократить сроки подготовки сметной и учетной документации. Рациональней и качественней произвести расчет объемов работ и ввода данных о выполненных работах. При этом затраты времени на формирование актов выполненных работ и экспертизу сметной документации сокращаются, а вы получаете оперативно полную информацию об объемах и стоимости выполненных работ. Причем это все в разрезе строек, договоров, контрагентов, исполнителей. Период здесь не имеет значения, какой надо, такой и выберете.

На платформе "1С: Предприятие 8.0" была разработана еще одна конфигурация "1С: Подрядчик строительства 3.0 Управление строительным производством". Данная программа предназначена для автоматизации производственного планирования. Она помогает составлению календарных планов, ведению производственного учета. И при всем при этом позволяет делать анализ хода выполнения всех строительно-монтажных работ.

Но практически все они предлагают бухгалтерский учет и ограниченные возможности формирования налогового. Конечно же, они формируют декларации по налогам в электронном виде. При этом алгоритмы для контроля ее правильности очень скудные. Все настоящие программы знают только правила арифметики. При этом программы умеют формировать файлы. Правда, файлы выходят в нужных для налоговых форматах, но все же этого недостаточно.

В настоящее время налоговый учет очень актуален, а в рамках перехода на МСФО и вовсе. Ведь здесь главная задача - сблизить максимально возможно бухгалтерский учет с налоговым.

На рынке существуют отдельные программы для налогового учета. Так, ГНИВЦ разработал программу "Налогоплательщик ЮЛ". Воспользоваться ей вы можете совершенно бесплатно. Просто зайдите на нужный интернет-сайт и скачайте (ФНС www.nalog.ru (раздел "Программные средства для юридических и физических лиц"). Но данные в эту программу вносятся вручную, и позволяет лишь сверить отдельные строки между декларации.

И если у вас на предприятии только чисто бухгалтерская программа, декларации заполняются вручную, воспользуйтесь также бесплатной программой заполнения деклараций "Баланс-2". Ее разработала компания "Овионт-Информ". Эта программа даст вам возможность передать в инспекцию декларации в электронном виде. А ведь сейчас так хотят получать декларации налоговики.

Для бюджетников тоже есть разработанные программы. Так, компания " Кейсистемс" разработала программу "Свод-WEB". Данная программа позволяет ускорить сбор данных об исполнении бюджетной отчетности, при этом повысить качество формирования. Причем программа позволяет создавать консолидированный бюджет, к чему мы и идем. Эта программа позволяет на основе центрального сервера и общей базы данных делать консолидацию всех видов отчетности бюджетного уровня. Есть возможность выгрузить необходимые данные из программ для бухгалтерского учета, например "1С", "Смета-КС", "Парус".

Но ведь автоматизация нужна не только работникам бухгалтерии, а в целом всему предприятию. И на смену бухгалтерским, складским, программам планирования производства пришли новые, современные, а главное, полноценные. Это системы типа ERP.

Вот эти программы позволяют полностью автоматизировать документооборот и бизнес-процесс производства всего предприятия. Но не надо путать понятия "автоматизация учета" и процесс. Все программы автоматизации построены от "факта". В систему, как и в других более простых программах, вводят первичные документы. А потом сравнить, что было, а что стало. Проанализировать, почему именно так все происходит, а тем более что-то изменить нет возможности.

А вот программы автоматизации процессов позволяют сделать гораздо больше. Такие программы не только отслеживать смену состояний бизнеса, но и ускорить и сделать более эффективной деятельность предприятия. При этом в систему попадают и результаты работы его подразделений, и весь процесс документооборота вплоть до согласования и принятия решений. Такая система позволяет выявить причины, послужившие факту и посмотреть вперед: а "как будет"? Правда, применяется такая программа почти только у бюджетников.

В современных условиях с учетом перехода на МСФО все же нужна единая автоматизированная программа бухгалтерского учета, при этом неважно кто ее произведет. Лишь бы при этом она отвечала современным требованиям. В которой ввод первичных документов будет служить одновременно и для бухгалтерской, и для налоговой отчетности.

В наше время, используя стандартную компьютерную программу, нельзя быть полностью уверенным в том, что все сделано правильно.

Ну, допустим, с помощью программы вы ввели первичные документы, сформировали проводки, регистры. Сформировали декларацию, распечатали информацию и спите спокойно. Все у вас есть, программа современная, при этом позволяет сформировать налоговые регистры, все замечательно. Это заблуждение. Большинство бухгалтерских программ в отношении налогового учета позволяет просто перепечатать все хозяйственные операции в табличном виде. При этом название будет другое "Налоговый регистр". С помощью вышеперечисленных бухгалтерских программ можно даже при желании распечатать "Регистр по расчету незавершенного производства" и "Регистр-расчет транспортных расходов".

Но при этом они наверняка будут пустыми или совсем непонятными цифрами. А потому на предприятиях ведутся вручную налоговые регистры, так как с налоговой шутить вовсе нельзя.

А сдавая налог на прибыль, налоговики требуют почти к каждой строке регистра прикладывать расчетные регистры. Они должны отражать источники информации: например первичный документ, бухгалтерский счет. Вручную это сделать трудно, вот и мучаются программисты на предприятиях, то здесь подделают, то там. Но в результате не все получается так, как хотелось бы.

Ну что же, компьютеризация еще не привела к созданию истинной методологии компьютерного учета. При этом даже попыток подобного рода практически еще не было. Учет как велся, так и по-прежнему ведется в локальных базах данных. Ведется он по разным правилам, узаконенным понятием учетной политики. А все нормативные акты по-прежнему составляются в текстовой, а не алгоритмической форме. Это в свою очередь приводит к многочисленным разночтениям, делая локальные учетные базы данных просто несовместимыми. И вместо внедрения единой технологии и методологии имеет место обратный, противоречащий диалектике компьютеризации, процесс.

Остается надеяться, что он не вечен. Когда-нибудь все же компьютерные сетевые технологии разовьются настолько, что все заметят нелепость составления бумажных первичных и отчетных документов. Бухгалтерия в ее нынешнем виде навсегда исчезнет, а на освободившемся месте образуется глобальная информационная система.

А пока надо довольствоваться тем, что есть на рынке.

Однако сейчас уже многие предприятия переходят на внедрение ERP-системы. А это означает, что работу бухгалтерии в ближайшее время ждут перемены. ERP-система означает комплексную систему управления предприятий. Ее задачей является интеграция всех отделов и функций предприятия в единую компьютерную систему. Она должна охватить все нужные отделы подразделения.

Если вы уже работаете с какой-нибудь программой, то вам придется перенести всю свою информацию в новую систему. Воспользуйтесь этим моментом и внесите все исправления. Время для этого подходящее.

Именно ввод данных по начальным остаткам непосредственно предшествует внедрению ERP. Поскольку учетные данные в разных программах могут не стыковаться, то на этапе переноса данных в новую систему возможны задержки. Кроме того, информация в старой программе может вообще не соответствовать требованиям новой системы аналитики. Поэтому-то и есть хорошая возможность ликвидировать допущенные ранее ошибки и не переносить их в новую базу.

Прежде всего, придется согласовать методологию учета. Определить, как было и как будет в ERP системе. В новой системе наверняка изменится порядок отражения проводок, будет совсем другой набор проводки.

Примером может служить отгрузка материалов со складов предприятия. В новой системе это делается так. Изначально выписывается заказ на отгрузку. Его заполняет менеджер по продажам. И вот на основании этого заказа делаются проводки по реализации товара. Есть и другой способ отражения документов в новой системе. При нем, отгружая товар покупателю с одного склада, можно дозагрузить еще и с другого. В обычных программах это не прослеживается, а вот в системе ERP такое движение товара можно отследить.

При вводе информации в новую систему будьте внимательны к элементам учетной политики. Ведь вам придется вносить и способы оценки МПЗ, товаров в рознице, способы учета готовой продукции и т.д. И если информация по ним будет внесена неверно, то все это отразится в ошибках ведения бухгалтерского и налогового учета предприятия.

Самое главное качество этой новой системы заключается в налаживании контакта с другими подразделениями. Ведь раньше все они работали сами по себе. С переходом на новую систему все они объединятся в единый комплекс. И что ценное, от этого работа бухгалтеров облегчится. Ведь часть своих функций теперь можно будет переложить на плечи кладовщиков, менеджеров, инженеров технических отделов и т.д. Результат работы будет выше, если у вас со всеми подразделениями налажен деловой контакт.

Т.С. Фролова

"Горячая линия бухгалтера", N 23-24, декабрь 2007 г.