Отдельные рабочие моменты. Процедура приема-передачи дел и документов от увольняющегося главного бухгалтера. Проблемные ситуации и способы их разрешения (Т.С. Фролова, "Горячая линия бухгалтера", N 23-24, декабрь 2007 г.)

Отдельные рабочие моменты. Процедура приема-передачи дел
и документов от увольняющегося главного бухгалтера.
Проблемные ситуации и способы их разрешения

Принимая дела, вам как новому главному бухгалтеру предприятия необходимо знать общее состояние бухгалтерского учета.

А потому начните с учетной политики предприятия.

Тщательно изучив ее, затем начинайте проверять все по порядку.

Сначала проверьте наличие первичных документов. Это регистры синтетического и аналитического учета счетов, регистры налогового учета. При этом все подряд вы проверить просто не сможете, смотрите только сводные и необходимые, по вашему мнению, данные и сверьте их с первичными документами.

Проверять кассу и расчетный счет надо так.

Снимается остаток денежных средств, проверяются последние акты ревизий кассы, проверяется чековая книжка, ценности, находящиеся в кассе.

Сопоставьте данные остатков на счетах с данными бухгалтерской отчетности. Проверьте все неиспользованные и испорченные чеки.

Обязательно проверьте 70-е счета. С этим счетом могут быть большие неприятности. Пусть вам бухгалтер-расчетчик предоставит справку - расчет по 70-м счетам.

Сверьте остаток по счету 70 с ведомостями по выплате заработной платы.

Бывают случаи, поверьте, когда разрыв 70-го счета идет на суммы выплат уже давно уволившихся сотрудников. Им по-прежнему бухгалтера-расчетчики, продолжают выплачивать заработную плату. Если вы обнаружите какие-либо расхождения, нужно это в передаточном акте обязательно отразить. Тем самым вы оградите себя от возмещения ущерба, нанесенного предприятию.

После этого можете приступать к проверке расчетных операций с кредиторами и дебиторами.

Вас должна заинтересовать задолженность перед бюджетом, наличие актов сверок с дебиторами и кредиторами, расчеты с подотчетниками.

Не забудьте проверить расчеты по возмещению материального ущерба и, конечно же, расчеты по взносам в уставный капитал.

Впереди основные средства. Чтобы избежать в дальнейшем неприятностей с ними, проверьте инвентаризационные акты, решения по выявленным расхождениям, инвентаризационные описи, приказы об ответственных лицах.

Проверяя, как налажен материальный учет на предприятии, вы можете потребовать акты сверки с материально-ответственными лицами, результаты инвентаризации, решения по выявленным расхождениям. И, конечно же, посмотрите ведение аналитического учета материалов.

Ну и наконец проверьте отчетность. Из чего она состоит, сроки ее предоставления, и сверьте их с фактическими сроками сдачи. Это надо сделать как с бухгалтерской, так и налоговой отчетностью.

Придя на новую работу, главный бухгалтер обычно принимает дела от прежнего главного бухгалтера. Но эта процедура вовсе не обязательна. На предприятии процедура передачи и приема дел при увольнении и приеме на работу может определяться локальными нормативными актами работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

В этом случае необходимо составить акт приема дел. В нем должен быть отражен на момент принятия дел бухгалтерский учет предприятия.

Для более полной картины лучше, если в акте будет отражено, кроме общего состояния бухгалтерского учета, состояние кассы и учета денежных средств, состояние учета расчетов с контрагентами (дебиторами и кредиторами). Акт должен отражать состояние учета основных средств, состояние расчетов по налогам и сборам, состояние материального учета (инвентаризация материальных ценностей, сверка данных бухгалтерского учета с данными материально-ответственных лиц). То есть акт должен содержать всю ту же информацию, как и при приеме дел от прежнего главного бухгалтера.

Однако если локальные нормативные акты не предусматривают обязанность главного бухгалтера сдавать или принимать дела, то он вправе это не делать.

И даже если локальный акт предусматривал передачу дел, главный бухгалтер может по истечении установленного Трудовым кодексом РФ срока по собственному желанию уволиться и не передавать при этом дела.

Непременно каждому главному бухгалтеру, устраиваясь на работу, хотелось бы, чтобы ему передали дела. Ведь впоследствии грехи прежнего бухгалтера могут свалиться на плечи нового. Но не передали вам дела, что же делать? В этом случае новый главный бухгалтер может в одностороннем порядке самостоятельно зафиксировать общее состояние бухгалтерского учета на предприятии. Такая служебная записка составляется на момент принятия дел.

Главным для вас будет являться то, что надо при составлении такой записки попытаться разграничить ответственности по принципу "своя" и "чужая". А потому составьте двусторонний акт или опись, которая будет характеризовать состояние бухгалтерского учета на момент вашего принятия на работу. Привлеките к этому руководителя предприятия, ведь за организацию бухгалтерского учета отвечает именно он. Этот документ будет для вас служить неким гарантом, если в дальнейшим возникнут трения как с проверяющими, так и с самим руководителем.

При этом определитесь, если ваше новое предприятие достаточно невелико, то составьте акт по предложенной выше схеме.

А если у вас большое предприятие и штат бухгалтерии велик, то вам совершенно не имеет смысла составлять акт на полный перечень документов. Поскольку налоговики проверяют три года, возьмите это за основу. Но при этом не пытайтесь проверить каждый первичный документ, вы сможете затянуть свой прием дел на очень длительный срок. Однако проверьте обязательно остатки денежных средств на счетах. Проверьте, нет ли на данный момент неоприходованной выручки, сверьте остатки кассы и кассовой книги. Проверьте наличие всех договоров и учредительные документы предприятия.

Проверяя учет, сделайте себе памятку, что для вас важно и что при этом надо обязательно проверить, с чем сверить.

Конечно, если вы пришли на работу в середине года и при этом вам не передали дела, это еще не беда. Впереди есть время, акт составлен, ошибки, даже если они и возникнут, будет время исправить. Но ведь бывают ситуации, когда дела надо принимать в конце года. А следовательно, вам при этом сдавать отчет по чужим сведениям, оставшимся от прежнего главного бухгалтера. И в момент отчета вам совсем не ясно, насколько данные достоверны.

В этом случае тоже не лишним бы было обезопасить себя. Составьте служебную записку в двух экземплярах на имя руководителя. В ней поставьте его в известность, что отчет составлен на основании бухгалтерских сведений прежнего главного бухгалтера. При этом подчеркните, что за достоверность вы не ручаетесь.

Но есть моменты в отчетности, за которые вы все же ответите. Это касается налогов.

Ведь начисляя налоги, налоговая база считается нарастающим итогом. И ошибки текущего периода все же лучше исправить вам до сдачи годового отчета. Ведь потом при проверке обнаружится, что отчет-то сдавали вы, с вас и ответственность. За прошлые периоды с вас никто не спросит, за это уже ответит руководитель предприятия, их вы в принципе можете и не исправлять.

Но может получиться и такое, вы сдали отчет, а уж только потом при тщательной разборке дел обнаружили искажение налоговой отчетности. Это может привести к определенным неприятностям. Об этом тоже необходимо доложить в той же форме руководителю. В такой записке распишите все подробно: все найденные нарушения и что за это будет. Руководитель должен сам решить, что дальше в этом случае делать.

Конечно же, если у вас имеется время, то перед сдачей отчета произведите инвентаризацию расчетов с бюджетом. Она делается на основании акта сверки с налоговой инспекцией. Запросите его у них на дату вашего приема дел. Это уж вам точно пригодится, ведь вам еще долго работать, увольняться вы не собираетесь, а потому это облегчит ваше душевное состояние.

Говоря о налоговой, не забудьте, она должны быть поставлены в известность о вашем назначении на должность. Этого закон не требует, но ведь при сдаче отчетности вам придется каждому объяснять, почему подпись в документах другая. Потому лучше в произвольной форме напишите заявление и отправьте его в инспекцию.

Налоговую извещать вовсе не обязательно, а вот уведомить банк и переоформить банковскую карточку вы просто обязаны. Ведь если вы этого не сделаете, банк не примет ни одно ваше платежное поручение к исполнению.

А для того чтобы быть полностью уверенным в правильности учета имущества и материальных ценностей, лучше провести инвентаризацию. Результаты ее вы сможете сверить с отчетностью, и это тоже оградит вас от вероятности расплачиваться за чужие грехи. Конечно, инвентаризация крайне необходима в случае, когда главному бухгалтеру в договоре прописывают полную материальную ответственность.

Куда бы вы ни пришли, вначале всегда будет трудно, это уже неоспоримый факт. При этом немного проще тем, кто пришел работать в предприятие со знакомой ему деятельностью.

А уж если вам довелось прийти в новое крупное предприятие, да еще с новым видом деятельности, действительно придется попотеть и много провести бессонных ночей. Но вы все решили и ко всему готовы.

Но вы можете немного облегчить свою участь. Попробуйте заранее, еще до приема на работу, изучить все то, с чем вы раньше не сталкивались. Конечно, редко, да почти невозможно найти главного бухгалтера, который бы знал все ответы на поставленные вопросы. Но прийти в новую организацию и зарекомендовать себя компетентным, знающим свое дело специалистом очень важно. Ведь только так можно сразу завоевать лидерство.

Давайте рассмотрим ситуацию, которая может возникнуть при приеме дел.

Пример.

Вы принимаете дела от прежнего главного бухгалтера. Просматриваете первичные документы и обнаруживаете, что на одном акте выполненных работ капитального ремонта объекта подписи не заверены печатью. Могут ли у вас за счет этого в дальнейшем возникнуть проблемы?

Если коротко отвечать на поставленный нами вопрос, то можно начать с того, что печать предприятия не относится к обязательным реквизитам первичных учетных документов.

Но первичные учетные документы отображают хозяйственные операции, и зачастую по заключенным договорам. И если рассматривать ст. 163 и 234 Гражданского кодекса РФ, то ни в одной из них мы не найдем обязательного требования заверения подписей печатью. Тем не менее скрепление договоров и других документов печатями предприятий имеет широкое распространение на практике. Тем более есть ряд документов, которые по закону обязательно должны быть заверены печатью.

И, конечно же, во избежание дальнейших последствий с налоговиками да и со всеми проверяющими лучше на всех первичных учетных документах подписи первых руководителю закреплять печатью.

В нашем случае это тоже надо сделать.

В принципе, главный бухгалтер не имеет права уволиться, не передав дела. При этом определенного порядка передачи дел от одного главного бухгалтера другому до сих пор нет. Он не определен ни одним нормативным актом. Но, как правило, передают все документы, которые относятся к сфере деятельности главбуха в соответствии с ФЗ от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Период, за который передают документы, составляет как минимум пять лет. Ведь именно такой срок установлен для хранения бухгалтерских документов на предприятии. Новый бухгалтер может потребовать вписать в акт передачи дел информацию об отсутствующих в бухгалтерии документах. Он также может потребовать внести в акт сведения о выявленных расхождениях и несоответствиях учетных данных. Акт подписывают обе стороны, а утверждает его руководитель предприятия.

Как правило, перед увольнением главного бухгалтера проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, расчетов. Результаты инвентаризации прикладывают к акту приема-передачи дел. А если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю предприятия.

В заключение этого вопроса необходимо напомнить главному бухгалтеру правила исправления ошибок в бухгалтерском учете. Ситуаций может быть три:

1) ошибка выявлена до окончания текущего отчетного года. В таком случае исправления вносятся в проводки того месяца, к которому ошибка относится;

2) ошибка обнаружена после окончания отчетного года, но до утверждения годовой отчетности. В этом случае исправительные записи вносятся декабрем уходящего года;

3) ошибка обнаружена после сдачи отчетности. Тогда исправления нужно внести в проводки текущего года. При этом уточненная бухгалтерская отчетность в налоговые органы не сдается.

Пример.

Главный бухгалтер Иванова К.И. работает в компании с мая 2007 г. Дела ей прежний главный бухгалтер не передавал. В ходе проверки Иванова К.И. в июне 2007 г. обнаружила ошибку в бухгалтерском учете. Ошибка касалась учета 1 квартала 2007 г.

Так, в первом квартале 2007 г. бывший бухгалтер списала рекламные расходы сверх установленных норм и уменьшила при этом на них налоговую базу по налогу на прибыль.

В I квартале выручка от реализации в предприятии составила 250 000 руб. Рекламные расходы могут признаваться в расходах, учитываемых при налогообложении в сумме не более 1% от произведенной выручки (п. 4 ст. 264). Следовательно, прежний бухгалтер мог учесть в расходах только 2500 руб. Сумма же рекламных расходов в марте 2007 г. составила 10 750 руб. Таким образом, расходы ею были завышены на 8 250 руб. А следовательно, налог на прибыль недоплачен в сумме 1 980 руб. (8250 х 24%). Кроме того, на сумму недоимки будет начислена пеня.

Поскольку это повлечет за собой ошибку при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, ошибку необходимо исправить в июне 2007 г.

А за первый квартал 2007 г. срочно надо подать уточненную декларацию по налогу на прибыль, увеличив в ней налоговую базу на 8250 руб. И, конечно, произвести доплату налога на прибыль за I квартал 2007 г. в сумме 1 980 руб. и уплатить пени.

Что касается бухгалтерского учета, то в нем нужно сделать исправления в июне 2007 г., так как 2007 год еще не закончен. Исправления вносятся в проводки I квартала 2007 г., в периоде допущенной ошибки.

При этом в бухгалтерском учете делается запись:

Отражается постоянное налоговое обязательство на сумму 1 980 руб.

Дебет счета 99 субсчет "Постоянное налоговое обязательство",

Кредит счета 68 "Расчеты по налогу на прибыль".

По итогам II квартала необходимо заново пересчитать норматив на рекламные услуги, и если он окажется выше нашего налогового обязательства, то он полностью будет списан.

Предположим, что выручка за II квартал составила 200 000 руб., это означает, что можно признать в расходах только 2 000 руб. Значит, уменьшить налоговое обязательство по итогам первого полугодия можно только в сумме 480 руб. (2 000 х 24%).

При этом делается запись.

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам",

Кредит счета 99 "Прибыли и убытки" - 480 руб.

Т.С. Фролова

"Горячая линия бухгалтера", N 23-24, декабрь 2007 г.