Система автоматизации бюджетного процесса: внутрифирменное планирование (Н. Герасименко, "Финансовая газета", N 3, январь 2008 г.)

Система автоматизации бюджетного процесса:
внутрифирменное планирование

Сегодня одним из важнейших инструментов современного руководителя является бюджетное управление, или бюджетирование, позволяющее повысить финансово-экономическую эффективность и финансовую устойчивость предприятия. Бюджетирование можно рассматривать, с одной стороны, как процесс составления финансовых планов и смет, а с другой - как управленческую технологию, ориентированную на формирование и повышение финансовой обоснованности принимаемых руководством решений.

Постановка бюджетного управления как процесса напрямую зависит от объекта бюджетирования, в качестве которого могут выступать*(1):

компания или предприятие в целом;

отдельное структурное подразделение (бюджет отдела, цеха, участка и т.п.);

программа работ или функция управления (бюджет коммерческих расходов, бюджет продаж и т.п.);

отдельный контракт или проект;

специально выделенные центры учета (центры прибыли, центры затрат, венчур-центры и др.).

Говоря о бюджетировании как об управленческой технологии, особое внимание следует уделить определению уровней составления и консолидации бюджетов, соответствующих уровням управленческой иерархии (бюджеты дочерних компаний или центров финансовой ответственности).

Бюджетирование лежит в основе всех технологий внутрифирменного планирования, поэтому для его эффективной реализации необходимо применять соответствующий инструментарий, примером которого может служить система "Бюджетирование", являющаяся подсистемой АБС "БАНК ХХI ВЕК", разработанной компанией "Инверсия".

Основное назначение данной системы - автоматизированное формирование бюджетных планов и получение на их основе различных обобщенных финансовых показателей деятельности предприятия и его подразделений.

Бюджетные планы должны составляться исходя из привязки к определенному структурному подразделению или предприятию в целом. Максимально эффективными и понятными являются бюджеты, разработанные для структуры предприятия, базирующейся на финансовых признаках. Перед составлением бюджетных планов, для того чтобы их можно было привязать к каким-либо финансовым структурным единицам, необходимо построить финансовую структуру предприятия (в рамках одного предприятия или холдинга их может быть несколько).

Рассмотрим более подробно процесс формирования финансовых структур в системе "Бюджетирование", а также описание информационных объектов, задействованных в этом процессе.

Как правило, выделяют три основные группы структурных подразделений - объектов бюджетирования:

центры финансовой ответственности (ЦФО), которые несут ответственность за все финансовые результаты, прибыли (доходы) и убытки (расходы);

центры финансового учета (ЦФУ), отвечающие только за некоторые финансовые показатели, например за доходы и часть затрат;

места возникновения затрат (МВЗ), отвечающие только за расходы.

Причем каждое из подразделений, входящее в любую из групп, несет ответственность за определенную совокупность финансовых показателей. Применительно к ЦФО вводится понятие совокупности финансовых показателей (финансовых ответственностей), за которые он отвечает. Ограничивая эту совокупность, можно все группы привести к первой. Кроме того, в данной совокупности выделяется главный показатель, за который несет ответственность центр. Подобный подход позволяет сократить количество информационных объектов системы и использовать ЦФО как единый элемент финансовой структуры предприятия. Исходя из этого создание финансовой структуры сводится к определению параметров ЦФО и их иерархической подчиненности, а предприятие в целом может выступать как ЦФО. Следует обратить внимание на то, что "дочерний" центр может отвечать только за те показатели, которые имеются у его "родителя".

В некоторых случаях для анализа эффективности той или иной финансовой структуры предприятия рассматриваются их различные варианты (или версии).

Таким образом, для формирования финансовой структуры в системе должны быть следующие объекты: ЦФО; показатель финансовой ответственности; версия финансовой структуры (ВФС).

Создание финансовой структуры предполагает выполнение такой последовательности действий:

формирование показателей финансовой ответственности;

разработка ВФС;

выбор ВФС;

создание "корня" или новой "ветки дерева" финансовой структуры;

формирование ЦФО для этого "корня" или "ветки" с применением сформированных показателей финансовой ответственности.

Несколько слов об использовании объектов системы. Для определения главной, а также массива финансовых ответственностей в ЦФО применяются показатели финансовой ответственности. Что же касается ВФС, то от нее зависит, к какой структуре относится ЦФО. В качестве названий "узлов дерева" финансовой структуры используются названия ЦФО.

Рассмотрим объекты системы "Бюджетирование" с точки зрения их параметров (табл. 1).

Таблица 1

Параметры объектов системы "Бюджетирование"

N п/п	Наименование объекта	Параметры объекта
1	Показатель финансовой ответственности	название финансовой ответственности описание показателя финансовой ответственности описание алгоритма расчета показателя
2	Версия финансовой структуры (ВФС)	название ВФС предприятия ее сокращенное название описание особенностей ВФС предприятия статус ВФС
3	Центр финансовой ответственности (ЦФО)	название ЦФО его сокращенное название описание особенностей ЦФО индикатор ВФС список доступных показателей список показателей ЦФО индикатор главного показателя

Как известно, бюджеты могут строиться на базе финансовых и натуральных показателей, имеющих различные параметры, характерные для каждого предприятия. В системе "Бюджетирование" параметры бюджетного плана формируются в справочниках. При этом, если не хватает каких-либо параметров, предусмотрена возможность их ввода параллельно с созданием бюджетов.

Остановимся на более детальном рассмотрении процесса формирования справочников для бюджетных планов.

При проведении финансового анализа пользователь может быть заинтересован в просмотре различных вариантов (версий) бюджетов, таких, например, как оптимистичный или пессимистичный.

При работе с мультивалютными планами их можно оценивать с точки зрения использования различных типов курсов для одних и тех же валют.

В системе имеют место следующие объекты нормативно-справочной информации:

справочники общего назначения, от которых не зависят бюджетные планы, - Валюта, Страны, Единица измерения;

справочники бюджетирования - Ценность, Показатель выполнения бюджетного плана, Версия бюджетного плана, Тип курса валюты.

Порядок формирования справочников таков:

- перед формированием справочника ценностей заполняются справочники валют и единиц измерения, так как эти параметры используются в ценностях;

- справочник показателей выполнения бюджетного плана формируется перед созданием шаблона бюджета;

- справочники версий бюджетного плана и типов курса валюты формируются перед привязкой бюджетов к ЦФО.

Необходимо сказать и о том, в каких случаях применяются те или иные справочники:

Валюта - при определении стоимости ценности, стоимости статьи бюджетного плана, валюты бюджета;

Единица измерения - для установления количества ценностей;

Ценность - в качестве параметра статьи бюджетного плана. Бюджеты составляются в стоимостных и натуральных показателях, поэтому ценность может быть представлена в натуральном и валютном выражениях;

Показатель выполнения бюджетного плана - в качестве параметра колонки бюджетного плана;

Версия бюджетного плана и Тип курса валюты - в качестве параметров конкретного бюджетного плана ЦФО.

Справочник Страны не пополняется и не редактируется, так как в нем уже имеется всеобъемлющая информация, которая носит сугубо информативный характер.

Параметры справочников системы указаны в табл. 2.

Таблица 2

Параметры справочников системы "Бюджетирование"

N п/п	Наименование справочника	Параметры справочника
1	Валюта	символьный код ISO наименование международное наименование количество единиц для расчета курса валют числовой код фракция символ статус валюты: используется или нет другими объектами системы страна-эмитент
2	Страны	название на русском языке латинское название двухбуквенный код трехбуквенный код
3	Единица измерения	наименование единицы измерения обозначение название типа данных базовая единица измерения размерность идентификатор статуса единицы измерения: используется или нет другими объектами
4	Ценность натуральная	наименование ценности единица измерения ценности обозначение единицы измерения точность измерения (количество знаков после запятой) валюта стоимости покупки ценности валюта стоимости продажи ценности описание
5	Ценность валютная	наименование ценности валюта единица измерения точность ценности (количество знаков после запятой) обозначение единицы измерения описание
6	Показатель выполнения бюджетно- го плана	название показателя его сокращенное название описание алгоритм расчета показателя
7	Версия бюджетного плана	название версии бюджетного плана предприятия описание особенностей версии структуры предприятия идентификатор сокращенное название
8	Тип курса валюты	название типа курса валюты сокращенное название описание алгоритм

"Бюджетирование" представляет собой АБС-независимую систему и может поставляться отдельно от нее. Механизм экспорта/импорта осуществляет взаимосвязь системы с АБС "БАНК ХХI ВЕК".

Система реализована в трехуровневой архитектуре; ее компоненты могут быть установлены в любой конфигурации, в том числе и на одном компьютере.

Н. Герасименко,

к.э.н., доцент кафедры "Информационные технологии"

Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации

"Финансовая газета", N 3, январь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) По материалам компании "Инверсия".