Интеграция управленческого и бухгалтерского учета (Н. Панова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 3, январь 2008 г.)

Интеграция управленческого и бухгалтерского учета

Приступая к проекту по созданию системы управленческого учета, любая компания рано или поздно столкнется с необходимостью решить задачу интеграции бухгалтерского и управленческого учета. Чтобы эта задача не стала камнем преткновения на этапе реализации проекта, важно спланировать ее выполнение еще на этапе разработки его концепции. Чем более эффективным окажется решение этой задачи, тем быстрее и дешевле будет осуществлена как реализация самого проекта по постановке управленческого учета, так и функционирование системы.

В основе эффективного выполнения задачи лежит триединство методологических, технических и организационных подсистем интеграционного процесса. При этом алгоритм решения задачи будет выглядеть таким образом:

разработка методологии управленческого учета - на ее основе выбор программных и технических средств автоматизации - исходя из требований созданной методологии и выбранных средств разработка организационных регламентов и процедур по сбору, обработке и интеграции данных в обеих системах учета (см. рисунок).

Алгоритм решения задачи интеграции управленческого
и бухгалтерского учета

/---------\  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Определение пользователей информации управленческого учета|

|         |  \----------------------------------------------------------/

|         |                               

|         |  /----------------------------------------------------------\

|         |  |Определение целей создания системы управленческого учета  |

|         |  \----------------------------------------------------------/

|         |                               

|Методоло-|  /----------------------------------------------------------\

|   гия   |  |Определение управленческой учетной политики               |

|интегра- |  \----------------------------------------------------------/

|   ции   |                               

|         |  /----------------------------------------------------------\

|         |  |Нахождение общей базы для интеграции двух систем учета    |

|         |  \----------------------------------------------------------/

|         |                               

|         |  /----------------------------------------------------------\

|         |  |Разработка регламента трансформации данных                |

|         |  \----------------------------------------------------------/

|         |                               

|         |  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Выявление встречных потоков информации                    |

\---------/  \----------------------------------------------------------/

/---------\  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Соответствие  програмного продукта критериям, определенным|

|         |  |в методологии управленческого учета                       |

|         |  \----------------------------------------------------------/

|         |

|         |  /----------------------------------------------------------\

|Выбор ПТО|-|Возможность проведения автоматизации в заданные сроки     |

|для авто-|  \----------------------------------------------------------/

|матизации|

|         |  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Бюджет автоматизации (в том числе и стоимость внедрения)  |

|         |  \----------------------------------------------------------/

|         |

|         |  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Последствия (стоимость обслуживания, сбора и обработки ин-|

|         |  |формации)                                                 |

\---------/  \----------------------------------------------------------/

/---------\  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Ответственность за организацию управленческого учета      |

|         |  \----------------------------------------------------------/

|         |

|         |  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Ответственность (функциональные обязанности) по внесению  |

|Организа-|  |информации в управленческий учет                          |

|ция  про-|  \----------------------------------------------------------/

|цесса ин-|

|теграции |  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Обучение сотрудников их новым функциональным обязанностям |

|         |  \----------------------------------------------------------/

|         |

|         |  /----------------------------------------------------------\

|         |-|Мотивация и стимулирование, оценка эффективности труда    |

|         |  |учетных работников                                        |

\---------/  \----------------------------------------------------------/

Рассмотрим более подробно этапы и варианты действий при решении задачи интеграции.

На первом этапе - "Разработка методологии интеграции управленческого и бухгалтерского учета" - требуется выполнить ряд подзадач. Вначале необходимо определиться с пользователями информации из управленческой системы учета. В отличие от бухгалтерского учета, который направлен в основном на удовлетворение интересов внешних пользователей (налоговые органы, банки, акционеры), пользователями управленческого учета в первую очередь выступают внутренние субъекты, но в некоторых случаях информация из управленческого контура может предоставляться и внешним субъектам, например банкам, коммерческим контрагентам. Даже если будет принято решение о том, что управленческий учет нужно использовать только для внутренних потребностей, следует учесть, что и здесь существуют разные группы пользователей, которые с помощью управленческого учета будут решать разные задачи. Поэтому требования к информативности и оперативности представления данных у руководителя подразделения и генерального директора будут различны.

Определение состава пользователей информации позволит нам сформировать набор требований каждой группы к составу, степени аналитичности, оперативности и способу представления информации в управленческом учете, установить цели создания и функционирования системы управленческого учета.

Затем можно переходить к формированию управленческой учетной политики, в которой определяется принимаемая на предприятии совокупность способов ведения управленческого учета - первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности. Внешне управленческая учетная политика ничем не отличается от бухгалтерской учетной политики, однако именно здесь кроятся основные отличительные моменты двух систем учета, тот самый результат, ради достижения которого и создается альтернативный способ учета. Управленческая учетная политика дает возможность применять различные варианты оценки хозяйственных событий в зависимости от времени, подразделения, направления бизнеса и даже экономического смысла отдельной хозяйственной операции, в то время как бухгалтерская - жестко привязана к юридическому лицу и едина для всех операций данного предприятия.

Значительные различия в учетных политиках могут вызвать желание упростить задачу и организовать управленческий учет как параллельный, не взаимодействующий с системой бухгалтерского учета. Однако это лишь кажущийся способ упрощения, при этом далеко не самый эффективный, поскольку у бухгалтерского, управленческого и любого другого учета на предприятии есть один общий базис - они все отражают одни и те же факты финансово-хозяйственной деятельности. Принятие решения о параллельном ведении двух систем учета не только позволит увеличить стоимость проекта на этапе функционирования (создание и содержание еще одной учетной службы), но и обусловит организационные проблемы (борьба двух подразделений за очередность поступления документов и информации) и, возможно, кардинальные различия в отчетах о результатах финансово-хозяйственной деятельности, которые никто не в состоянии будет аргументировано объяснить. Придется создавать третью службу, которая будет оценивать степень достоверности данных из двух систем учета. Чтобы этого не произошло, после разработки управленческой учетной политики следует тщательно проанализировать хозяйственную систему предприятия, принципы отражения операций в бухгалтерском учете и найти точки единства (интеграции) двух систем учета.

На данном этапе необходимо разработать регламент трансформации данных бухгалтерского учета в управленческий контур и, наоборот, из управленческого - в бухгалтерский. Процедура трансформации свяжет счета управленческого и бухгалтерского планов счетов (в случае применения в управленческом учете способа "двойной записи") или бухгалтерский план счетов с показателями (в случае применения в управленческом контуре "кассового" метода учета). При этом в данной процедуре обязательно должны быть учтены различия, закрепленные в учетных политиках обеих систем учета, что достигается путем применения различных аналитик. Полезно создать специальное положение о порядке трансформации, которое наглядно зафиксирует моменты расхождения между двумя системами учета. При его разработке станет ясно, какой информации не хватает в бухгалтерском контуре учета, что выведет разработчиков проекта на необходимость продумать и принять решение о способах сбора и фиксации недостающей информации. Кроме того, у них могут появиться и новые способы получения информации для отражения ее в бухгалтерском контуре. Можно, например, решить вопрос о порядке внесения информации в информационную среду (бухгалтерский контур - трансформация в управленческий) или в управленческий контур, а затем трансформация в бухгалтерский. Однозначно ответить на этот вопрос можно будет после выбора программного средства для автоматизации управленческого учета, но первоначальное решение нужно принять уже на этом этапе.

После этого можно приступать ко второму этапу решения задачи интеграции - выбору программно-технических средств для автоматизации управленческого учета.

На данном этапе необходимо принять принципиальное решение о том, каким образом осуществлять автоматизацию:

написать собственную программу для автоматизации управленческого учета;

приобрести стандартную отраслевую программу (так называемый коробочный продукт);

установить стандартную программу с возможностью гибкой индивидуальной настройки.

Первый вариант позволит максимально полно реализовать те задачи, для решения которых создается система управленческого учета, при этом будут учтены все особенности бизнеса компании. Однако данный вариант, скорее всего, окажется наиболее затратным на этапе создания системы и, уж точно, самым длительным по времени реализации и самым затратным на этапе ее функционирования. Следует отметить, что в этом случае руководство предприятия попадает в зависимость от конкретного разработчика и у него исчезает возможность привлекать подготовленных специалистов для работы в программе, каждого вновь принятого сотрудника придется обучать самостоятельно.

При втором варианте можно практически мгновенно произвести процесс автоматизации, он недорог, и на рынке труда всегда можно найти специалистов, знающих данный программный продукт. Но руководство предприятия, скорее всего, вынуждено будет сократить список методологических требований к управленческому учету. В случае если оно решит изменить направление деятельности, придется приобретать новый программный продукт.

Третий вариант, как и всякая "золотая середина", находится между первыми двумя вариантами по стоимости и срокам внедрения. Но он сочетает в себе гибкость первого варианта и простоту внедрения второго, что часто становится основополагающим фактором при выборе способа автоматизации. Еще большую привлекательность он получает, если программный продукт имеет возможность "визуальных" настроек (в этом случае не потребуется помощь программистов при настройке и функционировании системы, каждый пользователь после небольшого обучения сможет самостоятельно формировать для себя любые отчеты, справочники и показатели), а также решение на той же платформе, на которой на предприятии ведется бухгалтерский учет, что позволит упростить и ускорить интеграцию двух систем.

Независимо от выбранного способа автоматизации этап технического аспекта решения задачи интеграции бухгалтерского и управленческого учета предполагает выполнение такой последовательности действий:

определить, насколько выбранный программный продукт соответствует тем методологическим требованиям, которые были выстроены для управленческого учета в целом и для системы интеграции в частности;

установить возможные сроки проведения автоматизации и настройки трансформации бухгалтерских и управленческих данных;

утвердить бюджет автоматизации, который будет включать стоимость создания или приобретения программного продукта, стоимость модернизации технического парка (компьютеры, сервера), стоимость обучения сотрудников работе в новом программном продукте, стоимость консалтингового сопровождения при его настройке и функционировании, стоимость устранения возможных сбоев в процессе функционирования программы и т.д.;

определить последствия проведения автоматизации на данном программном продукте (стоимость и временные затраты на сбор, обработку и анализ информации в управленческом и бухгалтерском контуре, степень взаимодействия и взаимопроникновения двух систем учета). Идеальным будет являться тот вариант, когда информация, вводимая в одном из контуров, мгновенно отображается в другом, причем в нужной интерпретации.

Имея информацию по каждому рассматриваемому варианту, можно расставить свои приоритеты в критериях и выбрать наиболее приемлемый вариант. При этом, во-первых, руководство предприятия будет иметь четкое представление, насколько выбранный программный продукт соответствует разработанной методологии учета, и при необходимости сможет внести в нее изменения, во-вторых, разработанная методология и возможности данной программы обеспечат необходимым материалом для разработки третьей составляющей нашей задачи - организационно-функциональной системы интеграции.

Управленческий учет является частью системы управления на предприятии, а в момент его создания - новым элементом этой системы. Появление нового элемента не может не вызвать изменений в других элементах системы. Оно породит новые и (или) внесет изменения в существующие процессы сбора, систематизации и анализа финансовой информации. Для осуществления этих процессов потребуется привлечение новых специалистов и (или) изменение должностных функций старых. Таким образом, при решении третьей составляющей нашей задачи необходимо будет спланировать инновационные изменения в процессной, функциональной и организационной структурах предприятия. Если было принято принципиальное решение о том, что бухгалтерский и управленческий контуры используют единую базу оперативной информации, то в целях сокращения трудозатрат первичную информацию (документ) в нее могут вносить сотрудники операционных подразделений (отдел продаж, производство, склады и т.д.). Информация будет попадать в учетную систему в месте и в момент осуществления хозяйственной операции, а затем с помощью специальных настроек транслироваться в бухгалтерскую и управленческую подсистемы учета.

Другой вариант изменения организационной структуры в рамках решения задач интеграции - изменение организационной структуры бухгалтерской службы, выделение в ней группы оперативного учета и перевод ее работников в операционные подразделения предприятия. Данный вариант наиболее приемлем в случае, если информация вначале попадает в бухгалтерский контур, а затем транслируется в управленческий. В целом на этом задачу создания взаимоинтегрированной системы бухгалтерского и управленческого учета можно считать решенной. Однако необходимо помнить, что успех любого инновационного проекта (а создание системы управленческого учета, несомненно, относится к таковым) достигается при соблюдении следующих условий:

наличие у руководства четкого понимания, каких целей должен достичь проект, и последовательность в их достижении;

наличие слаженной команды разработчиков проекта, включающей представителей всех структурных единиц, которых затрагивает проект;

обучение всех сотрудников новым методам работы;

материальное и моральное стимулирование разработчиков проекта при эффективном старте проекта и всех сотрудников, у которых изменились функциональные обязанности за качественное исполнение новых рабочих процедур.

Н. Панова,

ведущий консультант по бюджетированию и процессам

ГК "ИНТАЛЕВ"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 3, январь 2008 г.