"Ускорение" для финансовой отчетности" (интервью с М. Кузовковым, заместителем директора Административного департамента Минпромэнерго России) (О. Сизова, "Консультант", N 23, декабрь 2007 г.)

"Ускорение" для финансовой отчетности" (интервью с М. Кузовковым,
заместителем директора Административного
департамента Минпромэнерго России)

Не так давно "Консультант" провел маленькое расследование и выяснил, что в государственных структурах есть немало профессионалов, за плечами у которых богатое финансовое прошлое. Экспертам из министерств и ведомств до сих пор не безразличны проблемы, с которыми на практике сталкивается большинство российских компаний. Так, Максим Кузовков, заместитель директора Административного департамента Минпромэнерго России, согласился обсудить одну из тем, интересующих отечественных финансистов: как эффективно бороться с задержками при подготовке финансовой отчетности.

- Максим Олегович, расскажите, пожалуйста, о своих профессиональных достижениях. В каких интересных проектах Вы принимали участие?

- В свое время занимался разработками и внедрением систем высокоточного оружия. После увольнения из армии трудился в банковском секторе. В стенах ОАО "Инкомбанк" я прошел путь от специалиста отдела банковских технологий до начальника отдела внутреннего финансирования филиальной сети. И должен сказать, что на момент отзыва банковской лицензии филиалы, в отличие от центрального офиса, оставались ликвидными. На следующем этапе профессиональной деятельности я осваивал области финансового и IT-консалтинга, работал начальником инвестиционного отдела химико-энергетического холдинга. Несколько лет назад принял участие в ряде интересных, масштабных проектов в компании "ВымпелКом", после чего меня пригласили в Минпромэнерго России.

- А в чем состоит Ваша сегодняшняя работа?

- В настоящий момент мы внедряем проектно-процессный подход внутри министерства, перестраиваем все, что касается хозяйственной деятельности и информационного обеспечения основной деятельности. Многое уже удалось сделать для того, чтобы центральный аппарат министерства работал четко и стабильно. Например, разработана и внедрена в промышленную эксплуатацию новая система электронного документооборота. Это был достаточно объемный и сложный проект. При разработке и внедрении системы приходилось учитывать такие разные вещи, как необходимость разработки концепции электронного документооборота с подведомственными агентствами и учреждениями, гарантии работы без сбоев, разовое обучение всего персонала и курсы e-lerning для вновь принимаемых на работу и много других аспектов. Одним из достижений считаю то, что удалось успешно перевести обслуживание хозяйственных и IT-процессов министерства на аутсорсинговую модель развития.

- Можно сделать вывод, что в государственных структурах стали с интересом относиться к современным подходам обеспечения эффективной работы?

- Да, безусловно.

- Компании тоже стремятся устранять недостатки в своей работе. Так, одна из основных проблем многих предприятий - слишком долгие сроки подготовки финансовой отчетности. Как Вы считаете, есть ли смысл полностью оптимизировать процедуру подготовки отчетности фирмы или целесообразно сокращать сроки закрытия периодов только по отдельным видам учета?

- Давайте для начала рассмотрим, какие именно виды учета используют российские компании.

Существуют регламентированные сроками бухгалтерский, налоговый и статистический учеты. Отчетность, составляемая по РСБУ, подается в строго установленные сроки. Будет ли компания закрывать период раньше срока или нет, государство совершенно не интересует. Главное, чтобы отчетность была сдана своевременно и соответствовала РСБУ. Таким образом, сокращать сроки ее подготовки не имеет смысла.

Операционный учет ведется в соответствии с теми бизнес-процессами, которые существуют в компании. Он позволяет предприятию отражать данные о том, какие операции сделаны в течение конкретного периода. Отчетность при этом, как правило, составляется сразу по завершении определенных операций и ее подготовку никто специально не затягивает. Таким образом, в данном случае более быстрое представление смысловой нагрузки также не несет.

Помимо этого современные компании ведут управленческий учет и учет по международным стандартам. Пользователями такой отчетности обычно являются менеджеры всех уровней, а для публичных компаний - инвесторы, акционеры и контрагенты.

В управленческом учете компании отражают сведения об операциях по принципу "как есть", не ориентируясь на нормы РСБУ или международных стандартов финансовой отчетности. Управленческая отчетность позволяет менеджменту предприятия видеть полную картину бизнеса. Чем быстрее ее подготовят, тем актуальнее будут данные. А это значит, что на основании такой отчетности менеджмент сможет принимать эффективные управленческие решения.

- Вы говорите о тех видах учета, которые ведутся в интересах государства и внутренних пользователей компании. А как обстоят дела с внешней отчетностью, предназначенной, например, для инвесторов?

- Отчетность, подготовленная в соответствии с МСФО или ГААП, обычно требуется акционерам, которые вложили деньги в развитие бизнеса. Составлять подобную отчетность необходимо и тогда, когда у компании появляются инвесторы. Они могут быть непосредственно связаны с бизнесом эмитента, либо не принимать участия в работе компании. В любом случае акционеры и инвесторы должны понимать, какой доход приносят их деньги, не является ли рисковым предприятие, в которое они вложили средства, и когда имеет смысл вернуть свои деньги обратно.

Готовить отчетность по МСФО в обязательном порядке нужно российским компаниям, размещающим акции на биржах. Основная цель таких предприятий - путем продажи бумаг привлечь финансирование на достаточно удобных условиях. Почему для них целесообразнее закрывать отчетный период как можно быстрее? Таким образом предприятия сообщают участникам рынка о том, что у них все в порядке с учетом и общей деятельностью. Это может положительно сказаться на стоимости акций компаний.

Сведения о финансовом состоянии предприятия за конкретный период интересны как лицам, вложившим в него деньги, так и конкурентам. Аналитики компаний постоянно делают сравнительные отчеты о состоянии рынка, оценивают эффективность операционной и финансовой деятельности по отношению к "соседям". При этом любому предприятию выгодно представить отчетность быстрее, чем его "соперники". Если в определенный период на рынке есть свободные инвестиции, то отрапортовавшая об успехах компания, вероятно, успеет привлечь их раньше конкурентов.

Может возникнуть и другая ситуация - отток денег с рынка. В этом случае организация, у которой система управления лучше, имеет больше шансов сохранить инвестиции. В кризисных условиях чем раньше информация, содержащаяся в финансовой отчетности, дойдет до инвесторов, тем спокойнее они будут за свои вложения.

Зачастую компании, не имея специалистов по подготовке управленческой отчетности, используют в качестве управленческой отчетность по МСФО, поскольку при ее составлении применяются понятные методики. Кроме того, такая отчетность позволяет учитывать риски. На ее основании менеджмент принимает управленческие решения Соответственно чем быстрее руководитель получит информацию о происходящих в компании процессах, тем оперативнее он сможет скорректировать бизнес и получить прибыль

- Расскажите о наиболее распространенных схемах подготовки финансовой отчетности по МСФО.

- Существует две основные схемы закрытия отчетности: трансформация российской финансовой отчетности в МСФО и параллельное ведение двух учетов - по РСБУ и МСФО.

Сначала поговорим о первой схеме. Рассмотрим ее на примере закрытия квартального периода. После его окончания в течение трех недель готовится российская бухгалтерская отчетность, затем происходит трансформация данных в соответствии с международными стандартами. Полученная отчетность передается аудиторам. Они оценивают, насколько достоверны сведения, содержащиеся в ней, и можно ли ее использовать в качестве официального отчета. Применение рассмотренного метода трансформации сопряжено с некоторыми сложностями. Дело в том, что российский бухгалтерский учет предполагает отражение операции только на основании фактических документов. По сути, его главная задача - показать, сколько денег компания должна заплатить в бюджет. А международные стандарты финансовой отчетности предполагают отражение в учете фактически совершенных операций, даже если расчеты по ним еще не сделаны. Кроме того, МСФО позволяют учитывать влияние рисков, которые возникают в хозяйственной деятельности предприятия. Различия между методологией и нормативами двух стандартов финансовой отчетности на практике выливаются в ошибки при трансформации данных из одного учета в другой и в увеличение сроков подготовки итогового варианта отчетности.

- Насколько сильно при таком подходе могут увеличиваться сроки подготовки отчетности?

- Как показывает практика, компании достаточно много времени тратят на подготовку российской бухгалтерской отчетности. Кроме того, точность трансформации в МСФО зачастую оставляет желать лучшего. Нередко этому способствует нестабильность курсов иностранной валюты. Для того чтобы отразить операции в отчетности, составленной по международным стандартам, компаниям приходится пересчитывать суммы не по курсу, который был на дату совершения операции, а по средним значениям за период.

Использовать трансформированную отчетность в качестве управленческой компании не могут, поскольку она показывает положение дел с отставанием на месяц-другой. Кроме того, различия в методологии российского бухгалтерского учета и МСФО приводят к тому, что некоторые базы, например по основным средствам, нужно вести одно временно в двух местах. Приходится либо обучать российских бухгалтеров параллельному учету, либо заставлять специалистов по МФСО после каждой операции в российской базе повторять ее в своем учете. В связи с таким двойным вводом существует большая вероятность того, что человек может ошибиться или продублировать данные. С другой стороны, отчетность по РСБУ тоже можно готовить быстрее и начинать трансформацию, не дожидаясь сроков ее официального представления.

После того как все сложности, связанные с подготовкой итоговой отчетности, компания преодолеет, за дело примутся аудиторы. При анализе отчетности они тоже, в свою очередь, могут найти какие-то несоответствия и недочеты. Тогда аудиторы вернут компании отчетность и заставят дорабатывать или переделывать ее. Таким образом, срок аудита отчетного периода может растянуться на месяцы, вместо обычных недели-двух. В итоге пользователи отчетности по международным стандартам получают ее слишком поздно. Несмотря на то что для иностранных участников, котирующихся на биржах, не установлены четкие даты по представлению отчетов, в интересах компании готовить их как можно раньше.

Как я уже говорил, существует и другой метод подготовки финансовой отчетности. Он заключается в том, что компания одновременно ведет учет по международным и по российским стандартам. Выполнять параллельный учет может одна и та же группа сотрудников. Однако это возможно только в том случае, если на предприятии есть достойная информационная система.

При указанном подходе предъявляются более высокие требования к квалификации специалистов. Поскольку нужно вести параллельный учет на всех участках, каждый сотрудник финансового отдела должен хорошо знать и российское законодательство, и нормы международного учета.

- Какие препятствия стоят на пути своевременного формирования отчетности, и как компаниям следует их преодолевать?

- Первая проблема, которая тормозит подготовку трансформированной отчетности, - наличие различной аналитики счетов по российскому бухгалтерскому учету и международным стандартам. В данном случае компании поможет разработка четкой методологии ведения учета, которая позволит предприятию не сомневаться в достоверности итоговой отчетности. Если ее подробно и заблаговременно предоставить аудиторам, то они смогут проверить отчетность гораздо быстрее. Да и вопросов к компании в таком случае возникает на порядок меньше. У стандартизованного учета много преимуществ. Так, менеджмент предприятия, имеющего четкую методологию составления финансовой отчетности, может использовать эту отчетность в качестве управленческой по всем филиалам и дочерним компаниям, своевременно выявляя проблемы, возникающие в организации.

Формализация учета, внедрение единого корпоративного плана счетов, политик учета, справочника и альбомов проводок позволяет компании определить своего рода "координатную сетку" всех операций, которые проводятся, и не бояться того, что одно из подразделений, занимаясь уникальным бизнесом, ведет учет по совершенно иным принципам.

Еще одна проблема - потеря или искажение документов. Возникает она при излишней концентрации функций либо при неправильном их распределении между подразделениями компании. Исправляет эту ситуацию внедрение процедуры внутреннего контроля.

Частое упущение, которое допускают российские компании, - слабый контроль за сроками предоставления данных, необходимых для закрытия периода. Так, компания может декларировать, что отчеты бизнес-подразделений передаются в бухгалтерию в течение десяти дней после закрытия периода. Однако некоторые отделы вовремя не предоставляют сведения, которые требуются для дальнейшей обработки при подготовке бухгалтерской отчетности. В итоге все последующие действия отстают на тот же период, а иногда и на больший, поскольку из-за дефицита ресурсов могут возникать "бутылочные горлышки", не позволяющие быстро обработать просроченные отчеты.

Исправить ситуацию можно. Для этого следует разработать четкий график закрытия периода и подготовки отчетов, а также систему мотивации и назначить ответственных лиц.

Есть еще одна проблема. Предположим, в организации несколько подразделений учитывают одни и те же операции, только в рамках разных учетов (операционного, управленческого, финансового). Если при этом единой методики учета в компании нет, то в итоге в отчетности появляются противоречивые цифры. Определить, почему так получилось и кто виноват, очень сложно. А в процессе закрытия периода подобные затруднения только тормозят процесс подготовки финансовой отчетности. Чтобы решить проблему, нужно, пусть даже силой авторитета, а не знания, определить первичные источники данных и исключить двойной ввод полученной информации. После этого можно будет продолжить подготовку финансовой отчетности. Затем, в спокойной обстановке, следует попытаться разобраться, в каком подразделении и из-за чего произошло искажение сведений. И постараться максимально сблизить методики учета данных, исключая конфликтные ситуации в будущем.

- Итак, компания приняла решение сокращать сроки подготовки финансовой отчетности. На чем ей следует акцентировать свое внимание, чтобы проект не провалился?

- Как всякий процесс оптимизации сокращение сроков подготовки финансовой отчетности требует обозначения определенных критериев. Поскольку компании занимаются коммерческой деятельностью, главный их критерий - получение прибыли. И каждый проект должен рассматриваться с этой точки зрения. Сокращая сроки подготовки отчетности до крайнего предела, в первую очередь нужно оценивать, как это скажется на результатах работы компании. При этом можно использовать традиционные подходы на основе оценки рисков. Кроме того, следует смотреть, какие именно ресурсы потребуется затратить, чтобы перейти на новую систему работы. В связи с этим важно понять, что будет выгоднее: обучать или набирать персонал, совершенствовать КИС, привлекать аутсорсинг или аустаффинг, вкладываться в модернизацию процессов один раз или делать это регулярно. Универсального решения в данном случае не существует. Однако анализ рисков позволяет понять, насколько можно сократить действующий период подготовки отчетности без потерь для компании.

- Как правило, в любой бочке меда есть ложка дегтя. Расскажите, какие риски подстерегают компании на пути сокращения сроков составления финансовой отчетности.

- Действительно, о рисках забывать нельзя. В случае, когда предприятие задерживает выдачу отчетности, очень трудно убедить рынок в том, что это случайность. Как правило, если подобная заминка произошла один раз, инвесторы могут простить эмитенту оплошность. Если же компания постоянно представляет отчетность не вовремя, то у вкладчиков возникают различные подозрения. Например, они могут предположить, что в организации не все гладко или что ее владельцы не умеют отчитываться о тех операциях, которые совершают.

При сокращении сроков подготовки финансовой отчетности безопаснее будет немного перестраховаться. Нужно иметь один-два дня в запасе на случай возникновения проблем, чтобы успеть их решить и не нарушить нормальную периодичность представления отчетности. Когда компания работает хоть и не слишком оперативно, но стабильно, это благоприятно действует на инвесторов. В том же случае, когда отчетность представляется в рваном ритме (то быстрее, то медленнее) инвесторы думают, что в компании не все хорошо и с методологией, и с порядком, и с внутренним контролем.

Следует понимать, что, сокращая срок подготовки финансовой отчетности, предприятие повышает свои риски. Это выражается в получении неправильной информации, высоких затратах на ее сбор, повышенных требованиях к мощности и надежности информационных систем и т. д. В то же время период между представлением отчетов не сокращается, он остается прежним.

Таким образом, топ-менеджменту следует хорошенько подумать, целесообразно ли дальше сокращать сроки подготовки отчетности. И стоят ли выгоды, которые предприятие может получить в результате, тех рисков, которые оно понесет.

Беседовала эксперт "Консультанта"

О. Сизова

Ускорение закрытия периода. Пример 1

Ситуация. Расчеты с поставщиками.

Заключение, расторжение договоров с поставщиками в бизнес-подразделениях.

В течение 7-20 дней после заключения договоры передаются в бухгалтерию для учета и ввода в корпоративную информационную систему (КИС).

До окончания ввода договоров закрытие периода невозможно.

Недостаток системы

Лишние действия, двойной ввод данных, повторное использование первичных документов, слишком много обязанностей возложено на бухгалтериию.

Последствия

Ведение договоров в двух базах - КИС и локальной. Ввод договоров половиной бухгалтеров (три-пять рабочих дней). Задержка с выдачей отчетности на 10-20 дней.

Решение

Быстрое. Пересылка договоров по факсу сразу после заключения/расторжения. Запрет на платежи по отсутствующим в бухгалтерии договорам.

Постоянное. Разработка инструкций, шаблонов и справочника по учету договоров. Закупка дополнительных лицензий КИС. Передача обязанности по ведению договоров в КИС бизнес-подразделениям. У бухгалтерии - функции контроля, "второй руки". Изменения структуры и правил системы внутреннего контроля.

Результат

Готовность к закрытию журналов расчетов с поставщиками на следующий день после окончания периода. Снижение объемов неквалифицированного труда бухгалтеров. Затраты разовые - шесть лицензий по 1200 долларов, ежегодно по 160 долларов за каждую.

Стандартная схема быстрой подготовки квартальной
отчетности по МСФО (параллельный учет)

 /-------------\

 | Подготовка  |

 | российской  |                Проблемы:

 |бухгалтерской|-------------- 1. Риски метода начислений

 | отчетности  |                2. Технологические риски

 | (20 дней)   |                3. Высокие требования к квалификации

 |-------------+------------\      персонала

 |  Закрытие   |Подготовка  |   4. Дополнительные затраты

 |  МСФО книг  |аудиторского|- 5. В случае сокращения сроков подготовки

 | (4-10 дней) |заключения  |      период между отчетами тот же, точность

 |             |(5-45 дней) |      отчетов может быть ниже

 \--------------------------/

Ускорение закрытия периода. Пример 2

Ситуация. Расходы по заработной плате.

Заработная плата выплачивается на 10 день после окончания периода, квартальные премии - на 40 день.

Отпускные - в течение периода.

В дочерних организациях используются различные формы расчета заработной платы, сочетания переменной и постоянной частей.

Периодические вариации расходов на зарплату материальны. Зарплата сотрудников и менеджмента различается в разы.

Недостаток системы

Различная методология учета РСБУ и МСФО. Результаты оценки производственной деятельности в периоде влияют на результаты финансовой деятельности того же периода по МСФО. "Лоскутная" автоматизация расчетов по заработной плате.

Последствия

Задержка с выдачей отчетности на 30-40 дней.

Решение

В программу расчета з/п добавлена аналитика по категориям занятых (МСФО 19).

Принятие корпоративной политики расчета размера ФОТ. Расчет переменной части по категориям занятых и бизнес-единицам (не персональное распределение, а общие суммы) производится в зависимости от операционных показателей. Внедрение единой для всех организаций программы расчетов з/п. Ввод табелей на следующий день после окончания периода.

Результат

Готовность данных по заработной плате на четвертый-пятый день по окончании периода. Затраты разовые - 10 лицензий по 400 долларов, ежегодно по 80 долларов за каждую. Затраты на услуги консультантов - около 50 000 долларов.

"Консультант", N 23, декабрь 2007 г.