Вопрос: Если сотрудник уехал в командировку и остался отдыхать, как учитывать расходы? ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 4, январь 2008 г.)

Если сотрудник уехал в командировку и остался отдыхать, как учитывать расходы?

Рассмотрим ситуации, когда работник использует место служебной командировки, куда его направляет организация, не только для выполнения служебных обязанностей, но и для личных интересов, например, когда после окончания командировки сотрудник решает задержаться в месте пребывания и отдохнуть. В этом случае работодателю во избежание негативных действий со стороны налогового органа необходимо обратить особое внимание на оформление документов, связанных с командировкой, и правильное отражение соответствующих расходов в учете.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Если сотрудник решил уйти в отпуск сразу же после окончания командировки и заранее уведомил руководство организации об этом, ему необходимо выплатить отпускные до отъезда в командировку.

Согласно ст. 133 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Таким образом, если отпуск начинается сразу после окончания командировки работника, он должен получить отпускные перед служебной поездкой вместе с подотчетными командировочными суммами.

Необходимо также помнить об основных формах первичной учетной документации, которые следует оформлять, отправляя работника в командировку.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 3.11.06 г.) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты.

Постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены следующие формы документов, которые необходимо оформить при направлении работника в командировку: служебное задание (форма N Т-10а); приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а); командировочное удостоверение (форма N Т-10). В командировочном удостоверении в каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Согласно п. 6 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7.04.88 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

Кроме того, п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 г. N 40, установлено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, в частности авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд).

В случае, когда работник остается отдыхать в месте командировки после ее окончания, отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении будет не совпадать с датой возвращения из командировки в авиабилете (либо железнодорожном билете), причем, возможно, эта разница составит несколько дней или даже несколько недель.

Допустим, сотрудник направлялся организацией в служебную командировку в г. Сочи с 1 августа по 5 августа 2007 г. В командировочном удостоверении отметка о выбытии была указана 5 августа 2007 г. Однако сотрудник решил провести свой двухнедельный отпуск в г. Сочи и соответственно вернулся на постоянное место работы из командировки только 19 августа 2007 г.

Таким образом, в авиабилете, приложенном к авансовому отчету по возвращении сотрудника из командировки, была указана дата 19.08.07 г., тогда как фактически служебная командировка закончилась намного раньше, а именно 5.08.07 г.

Р. Кондрашова,

аудитор

24 января 2008 г.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 4, январь 2008 г.