Нюансы сдачи отчетности в электронном виде (И.Е. Зубарева, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 24, декабрь 2007 г.)

Нюансы сдачи отчетности в электронном виде

Что следует знать, прежде чем заключить договор
со специализированным оператором связи

Уже буквально через полмесяца, с 1 января 2008 г., компаниям со среднесписочной численностью сотрудников более 100 человек нужно будет сдавать налоговую отчетность в электронном виде. Эту обязанность законодатель закрепил в п. 3 ст. 80 НК РФ. Надежды некоторых налогоплательщиков на то, что все ограничится представлением документов на дискетах, флеш-картах и других магнитных носителях непосредственно в инспекцию, сразу же развеял Минфин России*(1). Представители финансового ведомства считают, что под формулировку "сдача отчетности в электронном виде" подпадает только передача деклараций и расчетов по телекоммуникационным каналам связи.

В подтверждение своей позиции Минфин России ссылается на п. 4 ст. 80 Налогового кодекса РФ. Напомним, что налоговые декларации в электронном виде представляются в определенном порядке*(2). Сдача отчетности по телекоммуникационным каналам связи происходит с помощью специализированного оператора связи. Как правильно его выбрать, что делать, чтобы при передаче "электронной" отчетности не возникло проблем, а также с чего начать, если в компании еще не налажена электронная связь с родной инспекцией, мы и расскажем.

Бухгалтеров, которые с 1 января следующего года будут обязаны отчитываться через Интернет, наверняка волнует вопрос: реально ли подключиться, если до наступления нового года осталось совсем немного времени? По словам Леонида Михайловича Волкова, заместителя генерального директора "СКБ Контур"*(3), в Российской Федерации не так много организаций, имеющих в штате более 100 сотрудников. Таких налогоплательщиков около 4-5%. Многие из них уже сдают декларации по телекоммуникационным каналам связи. Сверхъестественного наплыва клиентов в конце года не ожидается, но пик подключений все-таки приходится на последний и первый месяцы года. Дело в то том, что декабрь и январь - время, когда многие предприятия распределяют бюджеты или решают, как потратить оставшиеся нераспределенные средства. Поэтому подключиться нужно как можно раньше.

Итак, вопрос о подключении решен. С чего начать? Леонид Михайлович советует обратиться к одному из работающих в регионе специализированных операторов связи или в его авторизованный сервисный центр. Естественно, предварительно нужно изучить сайты операторов, найти отзывы о них на бухгалтерских форумах. Если главный бухгалтер не склонен доверять чужому мнению и во многом полагается на собственный опыт, самый простой способ протестировать потенциального посредника - позвонить в службу технической поддержки выбранного оператора. Тест считается пройденным, если с консультантами удалось связаться без усилий. Причем служба поддержки должна быть доступна круглосуточно.

Есть еще несколько требований, которым должны отвечать специализированный оператор связи и предлагаемое им программное обеспечение. Подключаться можно, если выполнены следующие условия.

1. Программа для сдачи отчетности удобна и оперативна. Во-первых, бухгалтер должен иметь возможность работать с отчетностью 7 дней в неделю, 24 часа в сутки.

Во-вторых, программа должна быть проста в использовании. Например, качественный продукт позволяет отправлять отчетность за 3 "клика" "мышкой", а не за 33. Это легко проверить за демо-компьютером, кроме того, некоторые системы можно протестировать на интернет-сайтах разработчиков.

В-третьих, перед отправкой отчетности система в обязательном порядке должна ее проверить. Причем проверка должна быть не только арифметической, но и логической. Проще говоря, хорошая программа и арифметические ошибки в расчетах выявит и укажет бухгалтеру на недочеты при их составлении (в частности, на отсутствие ИНН сотрудника в форме N 2-НДФЛ). Такую же проверку качественный программный продукт проводит по кодам - операции, инспекции, доходов, а также по ОКАТО. Например, при тестировании программы можно указать в декларации ложный адрес инспекции и проверить, выявит ли программа ошибку.

В-четвертых, качественное программное обеспечение для сдачи отчетности совместимо со многими бухгалтерскими программами.

И наконец, в-пятых, хороший показатель уровня специализированного оператора связи - время, за которое пользователю приходит подтверждение о поступлении отчетности на сервер оператора. От добросовестных операторов подтверждение обычно приходит через несколько секунд после отправки пользователем отчетности. Этот момент особенно важен, ведь обязанность налогоплательщика сдать декларацию считается выполненной в момент получения подтверждения от оператора связи (п. 6.10 Методических рекомендаций об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи*(4)). На практике же зачастую декларации направляются в инспекцию вечером последнего дня сдачи отчетности.

2. Формы отчетности актуальны и обновляются автоматически. По словам Л.М. Волкова, автоматическое обновление форм отчетности не требует от бухгалтера вообще никаких действий. Обратившись к оператору, бухгалтер может услышать, что формы обновляются автоматически, но нужно нажать несколько кнопок и т.д. По большому счету, это не является автоматическим обновлением, потому что в дальнейшем бухгалтеру самому придется скачивать и устанавливать новые формы. А значит, могут возникнуть проблемы, которые пользователю будет сложно устранить самостоятельно.

3. Гарантия доставки отчетности - 100%. За этим компании, собственно, и обращаются к специализированным операторам связи. Один из способов проверить потенциального посредника - пообщаться с инспекторами. Они отлично знают, какой оператор может задержать отчетность.

4. Информация налогоплательщика надежно защищена. Доступа к информации не должен иметь никто, кроме представителей налогоплательщика и инспекции. Здесь нужно обратить внимание на процесс генерации ключей. По закону это должен делать сам клиент. Если же он хочет передоверить данное право оператору, то от клиента требуется письменное заявление. Если оператор, ничего не объясняя, генерирует ключи сам, значит, он не очень-то трепетно относится к защите данных.

Главный бухгалтер столичной компании ООО "Флекслайн-Н" И.М. Шапорова уже достаточно долго пользуется услугами специализированного оператора связи: "Я считаю, что нужно сказать большое спасибо законодателю и операторам за то, что мы имеем возможность таким образом общаться с инспекцией". Но она не скрывает, что при передаче отчетности не всегда бывает все гладко и нужно быть готовыми к неожиданным проблемам. Например, иногда подтверждения о получении декларации от налоговой инспекции можно и не дождаться.

В этом случае И.М. Шапорова рекомендует позвонить в инспекцию и уточнить, прошел ли отчет. Если этого не произошло, придется ехать к специализированному оператору связи за письмом с подтверждением о своевременности сдачи отчета, которое затем нужно будет представить в инспекцию. "Инспекторы должны поставить "живую" отметку на этом документе", - советует И.М. Шапорова.

Сами операторы не отрицают, что при пользовании их системой могут возникать внештатные ситуации. Мы попросили Л.М. Волкова сформулировать несколько универсальных правил, соблюдение которых позволит бухгалтеру избежать нестандартных обстоятельств. Вот что предлагает специалист:

не стоит откладывать сдачу отчета на последний день;

если с программой возникли проблемы и что-то не ясно, не надо пытаться разобраться самостоятельно, нужно сразу звонить в службу поддержки. Также необходимо обратиться к консультантам, если из инспекции поступил непонятный протокол;

желательно иметь резервный канал доступа в Интернет (например, через мобильный телефон). Скорее всего это не пригодится, да и сдача отчетности через такое телефонное соединение - не самое приятное занятие. Но зато у бухгалтера будет страховка на случай проблем со связью;

всегда нужно помнить, когда заканчивается срок действия договора и связанный с ним срок действия сертификата ключа электронной цифровой подписи (ЭЦП). Не секрет, что зачастую клиенты подключаются к системе "электронной" отчетности именно в отчетный период, соответственно срок действия сертификата истекает также в разгар отчетной кампании. В итоге предприятие не может подписывать и шифровать декларации. Ко всему прочему, техническая поддержка специализированного оператора связи наиболее загружена в периоды массовой сдачи отчетности.

Леонид Михайлович считает, что налоговые инспекции технически готовы к приему большего потока "электронной" отчетности: "Главное, чтобы им не мешали работать так, как они привыкли. Периодически появляется информация о возможной замене всего программного обеспечения в налоговых органах, что вызывает опасения. Правда, достоверность такой информации под вопросом".

Главный бухгалтер И.М. Шапорова также слышала, что отдельные налоговые инспекции пытаются работать напрямую с налогоплательщиками, без участия специализированных операторов связи: "Я бы не рискнула переходить на такой способ сдачи отчетности, зная оснащенность налоговых органов".

Действительно, в этом году в некоторых СМИ появилась информация, что ФНС России проводит эксперимент по сдаче "электронной" отчетности без посредничества специализированных операторов связи. Предполагалось, что компании самостоятельно установят программу для передачи данных в инспекцию, приобретут ключ ЭЦП у выбранного инспекторами удостоверяющего центра. После этого организация сможет отправлять отчетность на сервер инспекции. По замыслу налоговых органов это удешевило бы сдачу отчетности для налогоплательщиков.

Однако, как нам сообщили в Главном научно-исследовательском вычислительном центре (ГНИВЦ) ФНС России, налогоплательщик не может самостоятельно отправлять отчетность на сервер инспекции. Ему как минимум нужны: программный продукт, который сформирует эту отчетность, и поддержка этого продукта; возможность получать подтверждения о доставке. Кроме того, необходимо получить ключ ЭЦП. ГНИВЦ ФНС России не планирует выходить на рынок в качестве посредника между налогоплательщиками и инспекциями. Напомним, что уже с 2005 г. этот орган работает только с крупнейшими налогоплательщиками.

Мы обратились к главным бухгалтерам предприятий, уже давно пользующимся услугами специализированных операторов связи, с просьбой назвать плюсы и минусы такого способа сдачи отчетности.

И.Е. Зубарева,

корреспондент журнала "Новое в бухгалтерском

учете и отчетности в РФ"

Комментарий специалиста

Д.В. Январева, главный бухгалтер РЦ МЗН "Миэль недвижимость", Москва

Явных минусов не вижу. Но письма от инспекторов, процедуры сверки все равно никуда не денутся. Иногда банки при оформлении кредитов требуют отчетность с "живой" отметкой инспекции.

В остальном - одни плюсы. Я просто и быстро отправляю отчетность, но стараюсь не оставлять это на последние часы на случай, если будут проблемы с компьютером или Интернетом. Я забыла, что такое очередь, легко и безо всяких сопроводительных писем сдаю уточненные декларации. Уже не проверяю запас дискет для сдачи отчетности - они больше не нужны. Но самый большой плюс - я в оперативном режиме вижу свою личную карточку в инспекции, а значит, мне не нужно месяцами ждать актов сверки.

Я оплачиваю услуги оператора раз в год и забываю об этом. Ежемесячно получаю по электронной почте акт и счет-фактуру, а затем в течение 10-15 дней приходят бумажные экземпляры по почте. По условиям договора со специализированным оператором связи мне не нужно отправлять назад подписанный акт, он составляется в одном экземпляре и остается у меня.?

Комментарий специалиста

И.М. Шапорова, главный бухгалтер ООО "Флекслайн-Н", Москва

Начну с плюсов. Прежде всего - это возможность сдавать отчетность круглосуточно, без перерывов и выходных, а также отсутствие необходимости лично ездить в налоговую инспекцию. Кроме того, в любое время можно позвонить оператору по возникшим вопросам.

Еще можно удаленно провести сверку платежей на уровне распечатки с лицевого счета и уже с вопросами направляться к инспектору. Существенный плюс - автоматическая проверка отчета перед отправкой в инспекцию. Приятно, что имеются постоянно обновляемые бланки отчетности. Для моей организации это не очень большое преимущество, но для малых предприятий, на мой взгляд, это важно. К плюсам отнесу и простоту программы, что, кстати, имеет значение для бухгалтеров без особых навыков работы с компьютером.

Есть и минусы. Так, необходимо постоянно следить за подтверждениями от оператора и инспекции. Иногда в инспекции случаются технические проблемы, и тогда подтверждения от них можно вовсе не дождаться. Сложно бывает дозвониться до технической службы оператора, особенно в период сдачи отчетности. Есть вероятность, что консультант может оказаться человеком без опыта работы, хотя такое бывает крайне редко. Также для сдачи отчетов по телекоммуникационным каналам связи обязательно нужен выход в Интернет, впрочем, сейчас для большинства предприятий это не проблема.

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 24, декабрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См. интернет-интервью заместителя начальника департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России С.В. Разгулина от 12 апреля 2007 г. "Новая редакция части первой Налогового кодекса РФ"/КонсультантПлюс.

*(2) Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169.

*(3) Один из специализированных операторов связи, оказывающих услуги в России.

*(4) Утверждены приказом МНС России от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705.