Вход
Положение о системе внутреннего нормативного регулирования ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2007 г.)
Компания "XXX"
Утверждаю
Генеральный директор "XXX"
_____________________
(Расшифровка подписи)
"__"__________ 20__г.
Номер документа П-02 Версия 0.1
Положение
о системе внутреннего нормативного регулирования
Разработал: _________________________ ____________________
подпись дата
Согласовано: _________________________ ____________________
подпись дата
Согласовано: _________________________ ____________________
подпись дата
Согласовано: _________________________ ____________________
подпись дата
Согласовано: _________________________ ____________________
подпись дата
Утверждаю: _________________________ ____________________
подпись дата
1. Общие положения
1.1. Назначение Концепции
Данная Концепция предназначена для определения основных направлений оптимизации Системы внутреннего нормативного регулирования (СВНР) компании "ХХХХХХХХХ" (далее Компании). Концепция основана на стратегических ориентирах развития Компании, зафиксированных в Стратегическом Плане на 200_ - 200_ годы.
Целями Концепции являются описание требований к оптимизированной СВНР, а также последовательности мероприятий по ее оптимизации, в следующем составе:
Требования к структуре СВНР.
Требования к распределению областей ответственности между различными категориями сотрудников.
Требования к составу функций по управлению СВНР.
Последовательность и содержание мероприятий по оптимизации.
Действие Концепции распространяется на период перехода к оптимизированной системе внутреннего нормативного регулирования. После завершения оптимизации Концепция будет заменена Положением о СВНР.
Общие требования к СВНР и ее место в системе регламентации Компании приводится в данном разделе. Требования к нормативным документам приводятся в разделе 0. Состав СВНР и распределение обязанностей между различными участниками (элементами) системы приводится в разделе 3. Требования к функциям/бизнес-процессам нижнего уровня - в разделе 4. Последовательность мероприятий по реорганизации СНВР - в разделе 5.
1.2. Место СВНР в системе регламентации деятельности Компании
Общая структура документов компании приводится в Приложении N 1. Регламентирующие документы являются той частью, которая фиксируют правила управления тремя группами объектов в компании:
организационные единицы (подразделения, должности);
ресурсы (материальные, финансовые, кадровые и т.п.);
бизнес-процессы (процессы верхнего уровня, уровня структурных подразделений и должностного лица).
Деятельность с каждой из групп объектов регламентируется в соответствующей категории регламентирующих документов, а именно в нормативных, организационных и планово-учетных. Кроме того, выделяется категория распорядительных документов, которая может относиться к любому объекту и используется в ситуациях, когда необходимо оперативно зафиксировать управленческое воздействие (см. рис. 1).
/----------------\
|Нормативные до-|
|кументы |
\----------------/
/----------------\
| Процессы |
\----------------/
Распорядительные
/---\ документы
/-----------| |-----------\
\---/
/----------------\ /----------------\
| Ресурсы | | Субъекты |
\----------------/ \----------------/
/----------------\ /----------------\
|Планово-учетные | |Организационные |
|документы | |документы |
\----------------/ \----------------/
Рис. 1. Категории регламентирующих документов
К распорядительным документам относятся решения Совета директоров, приказы генерального директора по основной деятельности, распоряжения высших должностных лиц, а также служебные записки с резолюцией должностного лица. Как правило, в распорядительных документах фиксируется конкретное управленческое решение комплексного или оперативного характера. При комплексном характере управленческие решения касаются сразу нескольких групп объектов, в таком случае в распорядительном документе указываются в том числе необходимость разработки или изменения соответствующих плановых, организационных или нормативных документов. При оперативном характере, когда решение необходимо срочно довести до исполнителей и нет времени на тщательную проработку организационного, планового или нормативного документа.
К планово-учетным документам относятся планы деятельности компании и подразделений, Планы проектов, а также отчеты о выполненных работах. В планово-учетных документах фиксируются комплексные и долгосрочные решения о составе работ, целях, результатах, сроках и ресурсах, а также результаты их выполнения.
К организационным документам относятся: Положения о высших должностных лицах компании, Положения о подразделениях, должностные инструкции сотрудников, а также структура и штатная численность. В организационных документах фиксируются административная подчиненность подразделений и сотрудников, обязанности, права и основные функциональные взаимодействия.
К нормативным документам относятся положения о направлениях деятельности, порядки выполнения работ, инструкции и методические рекомендации. В нормативных документах фиксируются правила выполнения работ сотрудниками в стандартных ситуациях.
В связи с тем, что распорядительные и плановые документы фиксируют конкретные и разовые управленческие воздействия, исполнение которых требует детального контроля - регистрация и контроль исполнения за ними осуществляется соответствующими аппаратами (правления, генерального директора, директоров). Организационные и нормативные документы фиксируют постоянные управленческие воздействия (правила), которые выполняются сотрудниками с различной периодичностью, поэтому регистрация и выборочный контроль их соблюдения производится административным отделом для нормативных документов и службой персонала - для организационных.
Таким образом, СВНР осуществляет регламентацию через нормативные документы и является той частью системы регламентации деятельности компании, которая фиксирует постоянные управленческие воздействия в повторяющихся бизнес-процессах компании. Координация работы СВНР осуществляется через административный отдел, в работах по созданию нормативных документов принимают участие менеджеры всех уровней, а также специалисты отдела технологического развития (конкретное распределение ответственности излагается в разделе 3).
1.3 Цели, задачи и требования к СВНР
Целью нормативных документов является минимизация затрат времени руководителей на управление стандартными ситуациями в повторяющихся бизнес-процессах, а также своевременное выявление ситуаций нестандартных, требующих оперативного вмешательства руководителя.
Для достижения основной цели СВНР должна обеспечивать решение следующих задач:
выявить повторяющиеся бизнес-процессы (анализ);
зафиксировать правила выполнения работ (проектирование);
описать правила в удобной и понятной форме (разработка);
донести правила до сотрудников (внедрение);
обеспечить четкое и гибкое выполнение правил (оценка).
Таким образом, в управлении процессами компании реализуется стандартный цикл системного подхода: анализ, проектирование, разработка, внедрение, оценивание (см. рис. 2). Краткая характеристика требований к СВНР, обеспечивающая эффективное решение соответствующей задачи, приводится ниже.
Выявление повторяющихся процессов требует систематического анализа деятельности компании с учетом стратегических ориентиров развития и планов, изменений условий деятельности и особенностей выполнения работ. Систематический анализ обеспечивается использованием четких критериев оценки необходимости регламентации процесса, а также процедуры постоянного мониторинга деятельности компании. Систематический анализ предполагает также плановый характер регламентации бизнес-процессов.
Фиксация правил требует алгоритмического представления и четкости фиксации как самих правил, так и возможных отклонений от них. Алгоритмическое представление и четкость фиксации обеспечивается использованием моделей бизнес-процессов для предварительного анализа и графического представления правил.
Удобство и понятность описания правил требует иерархического описания работ (документов различного уровня детальности описания), единообразия для документов одного уровня, последовательного описания правил по единым параметрам на каждом уровне. Удобство и понятность описания обеспечивается процедурами разработки документов, привлечением к разработке квалифицированных специалистов и наличием стандартов на структуру, содержание и стиль документов каждого уровня, использованием графических и табличных форм предоставления информации.
/----------------\
|Анализ потреб-|
/----------------|ностей в регла-|-------------\
| |ментации | |
| \----------------/
/----------------\ /----------------\
|Оценка результа-|----------\ | /--------|Проектирование |
|тов выполнения | |бизнес-процессов|
\----------------/ /----------------\ \----------------/
| Обратная | |
| | связь | |
| \----------------/ |
| |
| /----------------/ \------------\ |
| |
| /----------------\ /----------------\ |
| |Внедрение правил| |Разработка нор-| |
\----|выполнения работ|--------------|мативных доку-|----/
| | |ментов |
\----------------/ \----------------/
Рис. 2. Основные задачи СВНР и их взаимосвязи
Донесение правил до сотрудников требует наличия у сотрудников мотивации к их выполнению, знания содержания обеспечивается процедурами внедрения нормативных документов, которые включают обучение сотрудников методам работы с нормативными документами вообще, проведение инструктажей по новым документам, формирование мотивации по добросовестному выполнению требований документов.
Оценка и контроль требует возможности объективной оценки соблюдения правил. Оценка обеспечивается процедурами фиксации и оценки результатов выполнения правил, а также учетом оценок в стимулирующих воздействиях (оплате, должностном росте и т.п.).
1.4. Основные принципы организации работ (критерии и правила регламентации в нормативных документах)
Учитывая сложность деятельности компании и ограниченность ресурсов, которые могут быть использованы для разработки нормативных документов, а также основную цель нормативных документов, принимается вариант "планового" подхода к регламентации бизнес-процессов компании.
Описание процедур выбора, разработки, согласования, утверждения, использования и т.п. приводится в разделе 4. В данном разделе приводятся базовые принципы организации работ.
1.4.1. Основные правила "планового" подхода к регламентации
Суть "планового" подхода заключается в том, что объем и очередность регламентации процессов устанавливается на основе следующих правил:
выбор процессов для регламентации проводится только на основе предварительного анализа (оценки важности регламентации) процессов по набору критериев;
после выбора производится моделирование процесса;
регламентация процесса в нормативном документе осуществляется в полном соответствии с моделью и с использованием стандартов описания, учитывающих специфику уровня процесса.
1.4.2. Критерии выбора процессов для регламентации
Выбор процессов для регламентации посредством нормативных документов осуществляется на основании следующих критериев:
сложность процесса (оценивается по количеству этапов/операций, количеству участников, временной продолжительности, количеству входов и выходов, количеству данных, используемых в процессе, частота повторения процесса);
вероятность возникновения нестандартной ситуации (оценивается по числу возможных разветвлений в алгоритме процесса);
"цена ошибки" или стоимость неправильного выполнения процесса (оценивается по возможному материальному и моральному ущербу);
вероятность совершения ошибки персоналом (оценивается как производная от квалификации исполнителей и их "текучести", а также с учетом реальных инцидентов, если процесс уже выполняется);
требования к процессу со стороны внешних органов и организаций;
требования/пожелания к процессу со стороны клиентов;
значимость процесса для менеджеров, как оценка допустимости возникновения ошибки.
1.4.3. Механизм выбора процессов для регламентации в нормативных документах
Выбор процессов для регламентации осуществляют высшие должностные лица компании по курируемым ими направлениям деятельности (включая директоров филиалов) на основании предоставляемых им результатов предварительной оценки процессов от специалистов.
В результате выбора процессов для регламентации составляется план работ по текущей регламентации. При возникновении необходимости внеочередной регламентации какого-либо процесса план регламентации должен быть обязательно откорректирован. Необходимость внеочередной регламентации может возникнуть по причине изменения внешних или внутренних условий деятельности или быть вызван недостаточно корректной оценкой важности. Например, изменение внешнего законодательства, ситуации на рынке, внедрения автоматизированной системы управления, недооценка значимости процесса и т.п.
Если потребность в регламентации какого-либо процесса является очень срочной и соответствующий нормативный документ необходимо разработать с нарушением стандартных сроков и процедур, то данный процесс может быть регламентирован в сокращенном виде через распорядительный документ (приказ или распоряжение). Однако в данном случае в тексте распорядительного документа обязательно указание времени разработки аналогичного нормативного документа и конкретного ответственного за разработку.
Если бизнес-процесс является неустойчивым и не предполагается его частое повторение в будущем, то его регламентация с помощью нормативного документа является нецелесообразной. В таком случае процесс регламентируется с помощью плановых документов, если он является продолжительным по времени и комплексным по содержанию или же в распорядительном документе (краткий и компактный). Например, работа временной рабочей группы по формулированию основ кадровой политики на следующий период стратегического развития не требует создания специального порядка, регламентирующего процесс деятельности рабочей группы. В данном случае, достаточно ограничиться приказом о создании группы с приложением плана работ и назначением ответственных.
1.4.4. Специфика подхода к регламентации деятельности филиалов
Регламентация бизнес-процессов филиалов основывается на следующих принципах: Унификация требований к нормативным документам филиалов и процедурам работы с ними.
Предоставление руководителям филиалов прав принятия решений по выбору процессов для регламентации в нормативных документах, но на основе единых критериев и с соблюдением стандартной процедуры.
Всесторонний учет специфики деятельности филиала при описании процессов. Оказание помощи со стороны специализированных подразделений по анализу и описанию процессов, разработке и внедрению нормативных документов.
Контроль качества и соблюдения нормативных документов.
Унификация требований предполагает, что для филиалов действуют единые для всех подразделений компании требования к классификации, структуре, содержанию, оформлению и стилю нормативных документов, а также к процедурам их разработки, внедрения и использования.
Самостоятельность в принятии решений о необходимости разработки нормативного документа, но по единым критериям обеспечивает минимизацию затрат на разработку ненужных документов и в то же время позволяет значительно учитывать региональную специфику при наличии принципиально отличающихся бизнес-процессов.
Учет специфики в основном обеспечивается адаптацией к местным условиям типовых моделей бизнес-процессов, которые разрабатываются специалистами головного предприятия. Однако при необходимости могут быть разработаны и новые модели.
Оказание помощи со стороны специалистов включает в себя следующие формы:
предоставление типовых моделей, форм, текстов и т.п.;
оказание консультаций разъяснительного характера;
дистанционное участие в адаптации типовых материалов;
непосредственное включение в рабочие группы филиала при необходимости для решения сложных задач.
Контроль качества и соблюдения нормативных документов осуществляется тремя способами. Во-первых, проверкой проектов документов специалистами головного предприятия на соответствие нормативам (нормоконтроль), перед их утверждением. Во-вторых, предоставлением в головное предприятие результатов внутренних проверок филиалов соблюдения нормативных документов и расследования инцидентов.
В-третьих, участием специалистов по нормативным документам и бизнес-процессам в комплексных проверках филиалов со стороны ОВК.
2. Требования к нормативным документам
2.1. Классификация документов
Учитывая необходимость привязки нормативных документов к моделям бизнес-процессов и наличие трех уровней в описании бизнес-процессов целесообразно определить трехуровневую иерархическую структуру нормативных документов, выделив в них основные и вспомогательные документы. Схематическое изображение нормативных документов приводится на рис. 3.
В состав основных нормативных документов входят:
Положение (о процессе верхнего уровня/направлении деятельности) - документ обзорного характера разрабатывается для ориентации сотрудников в составе документов нижних уровней (Регламент, Инструкция). Положение включает общие принципы организации работ в регламентируемой области; распределение ответственности между основными категориями исполнителей; общую характеристику функций в составе бизнес-процесса.
/----------------------------------------\
| Документы компании |
\----------------------------------------/
|
/---------------------------\ | /---------------------------\
| Регламентирующие |--------+--| Коммерческие |
\---------------------------/ | \-------------------------------\
| | |Коммерческое предложение |
|/---------------------------\ | |---------------------------|
|| Распорядительные | | |Контракт/договор |
|\-------------------------------\ | |---------------------------|
| |Решение | | |Дополнительное соглашение |
| |---------------------------| | |---------------------------|
| |Приказ (по основной дея-| | |Гарантийное письмо |
| |тельности) | | |---------------------------|
| |---------------------------| | |Претензия |
| |Распоряжение | | |---------------------------|
| |---------------------------| | |Ответ на претензию |
| |Служебная записка с резолю-| | |---------------------------|
| |цией | | |Исковое заявление |
| \---------------------------/ | |---------------------------|
| | |Доверенность |
|/---------------------------\ | |---------------------------|
|| Организационные | | |Расписка |
|\-------------------------------\ | \---------------------------/
| |Положения о должностных ли-| |
| |цах | | /---------------------------\
| |---------------------------| |--| Финансовые (бухгалтерские)|
| |Положения о подразделениях | | \-------------------------------\
| |---------------------------| | |Первичные учетные документы|
| |Должностные инструкции | | |---------------------------|
| |---------------------------| | |Сводные учетные документы|
| |Структура и штатная числен-| | |(учетные регистры) |
| |ность | | |---------------------------|
| \---------------------------/ | |Бухгалтерские отчеты |
| | \---------------------------/
|/---------------------------\ |
|| Нормативные | | /---------------------------\
|\----------------------------- -\ |--| Кадровые |
| |Положения | Концепции | \---------------------------/
| |----------| | - - - - - -| |
| |Порядки | Спецификации | /---------------------------\
| |----------| | - - - - - | |--| Производственные |
| |Инструкции| Методики | \-------------------------------\
| \----------/ \- - - - - - / | |Проектно-конструкторская |
| | |документация (Технологичес-|
|/---------------------------\ | |кие карты, чертежи и т.п.) |
\| Планово-учетные | | \---------------------------/
\-------------------------------\ |
|Планы | | /---------------------------\
|---------------------------| |--| Имущественные |
| | | \-------------------------------\
|---------------------------| | |На право владения недвижи-|
| | | |мостью |
\---------------------------/ | |---------------------------|
| |Лицензии,патенты |
/---------------------------\ | |---------------------------|
| Информационно-справочные |------/ |Сертификаты |
\-------------------------------\ \---------------------------/
|Записка |
|---------------------------|
|Сообщение |
|---------------------------|
|Справка |
|---------------------------|
|Протокол |
|---------------------------|
|Акт |
\---------------------------/
Рис. 3. Структура нормативных документов и взаимосвязь с уровнями бизнес-процессов
Регламент - документ, регламентирующий взаимодействие сотрудников (или подразделений, если ответственность не может быть определена до конкретной должности) при выполнении бизнес-процесса базового уровня. Разрабатывается для каждого процесса, который должен выполняться с гарантированным качеством и является стандартизированным или типовым.
Инструкция - документ, детально регламентирующий действия одного исполнителя при выполнении принципиально важных работ. Разрабатывается, если есть или необходима модель детального бизнес-процесса (до уровня операций). Может разрабатываться только для тех случаев, когда действия являются сложными и принципиальны для качества всего процесса.
Кроме того, возможно применение еще трех видов документов, не являющихся нормативными в буквальном смысле (т.е. выполняющих вспомогательную, а не регламентирующую роль) и содержащих поясняющую информацию для сотрудников:
Концепция - документ, имеющий временное действие, в котором объясняются принципы, направления и механизмы организации работ в конкретной области деятельности (процессе верхнего уровня). Дает описание конечного состояния по регламентации процесса верхнего уровня, к которому должны прийти после разработки комплекта соответствующих нормативных документов. Действие Концепции прекращается после разработки базового комплекта нормативных документов и она заменяется Положением о процессе верхнего уровня/направлении деятельности.
Спецификация - документ, включающий характеристику требований к результатам выполнения работ, входным материалам/данным или сложные показатели для принятия решений. Спецификация разрабатываются для наиболее критичных результатов и включают конкретные показатели. Например: нормативы оплаты командировочных расходов для различных категорий сотрудников и при посещении различных регионов, городов; нормативы предоставления средств мобильной и офисной связи; нормативы на размещение и условия хранения лекарственных средств и т.п.
Методика - документ, в котором приводится типовой (оптимальный) алгоритм действий сотрудника при выполнении работ, но не являющийся обязательным для выполнения опытным сотрудником. То есть, если сотрудник может гарантировать качество и обладает собственным "ноу-хау", то он может выполнять действия по своему усмотрению. Кроме того, в методике могут быть приведены справочные данные и дополнительная информация, которая может быть полезна сотруднику при выполнении работы или для ее понимания.
2.2. Индексация нормативных документов
Для облегчения поиска и работы с нормативными документами каждому документу присваивается уникальный индекс, включающий информацию о виде документа и регламентируемом процессе. Индекс документа должен отображать следующие характеристики:
вид нормативного документа;
место регламентируемого бизнес-процесса в деятельности компании, включая уровень процесса;
версию документа.
2.3. Уровень согласования и утверждения нормативных документов
Согласование и утверждение нормативных документов базируется на следующем принципе: процесс качественно регламентирован, если каждый его участник однозначно понимает требования, предъявляемые к нему и его смежникам.
Соответственно данному принципу, в число согласующих лиц должны быть включены все руководители структурных подразделений, которые задействованы в процессе в качестве исполнителей, а также получают результат или предоставляют входные материалы (ресурсы). Причем замечания рассматриваются в обязательном порядке только по тем частям документа, которые касаются данного руководителя. По остальным частям замечания могут носить только рекомендательный характер.
Утверждение нормативного документа должен производить тот руководитель, которому административно подчинены все участники процесса. Это правило нужно для того, чтобы утверждающий руководитель мог самостоятельно принять решение в случае возникновения конфликта интересов у согласующих.
Таким образом, положения и концепции практически всегда утверждаются генеральным директором, но в отдельных случаях могут утверждаться директором по направлению. Регламенты и спецификации могут утверждаться как генеральным директором, так и директорами по направлениям (если процесс среднего уровня построен оптимально). Инструкции и методики могут утверждаться директорами или даже начальниками отделов.
2.4. Детальность и содержание нормативных документов
Детальность и содержание нормативного документа зависит от уровня регламентируемого в нем бизнес-процесса и соответствующего ему вида документа (см. п. 2.1).
Нормативные документы должны включать характеристику основных атрибутов регламентируемых процессов в следующем составе:
Условия начала процесса, требования к входным материалам (ресурсам) и источники их поступления (поставщики).
Условия окончания, требования к конечному результату и его получатели (клиенты). Состав этапов и характеристику каждого этапа процесса, выделяемого на данном уровне, включая: ответственность, требования к срокам и качеству выполнения, используемые средства.
Естественно, что детальность и качество характеристики основных атрибутов процесса зависят от уровня регламентируемого процесса.
2.5. Внутренняя структура нормативных документов
Структурирование содержания документов призвано облегчить работу с ними на всех этапах их создания и использования. Соответственно все документы одного вида должны иметь единую внутреннюю структуру для обеспечения следующих преимуществ:
удобства работы с документом конечного пользователя - исполнителя процесса (всегда знает, где искать ответ на вопрос и может осваивать новый документ в привычном алгоритме);
удобства разработчика - знает, где, о чем и как должен написать;
удобства согласующих и утверждающих руководителей - может проверять по оптимальному алгоритму.
Некоторые различия между внутренней структурой документов разного вида позволяет сделать их легко идентифицируемыми. Чтобы читая документ верхнего уровня (положение или концепцию), пользователь не искал ответов на конкретные вопросы, которые могут быть приведены только на уровне документов, регламентирующих средние или нижние бизнес-процессы (регламенты, спецификации, инструкции, методики).
Предварительные требования к структуре положений, регламентов и инструкций приводятся в приложении N 2. Детальные требования будут проработаны позднее и зафиксированы в соответствующих спецификациях.
Структура нормативных документов вспомогательного характера (концепция, спецификация и методика) соответствует структуре документа аналогичного уровня, но допускаются различные отклонения.
2.6. Требования к оформлению нормативных документов
Оформление документа призвано повысить его информативность и, таким образом, удобство применения.
Основными элементами оформления нормативных документов являются:
Титульный лист.
Колонтитулы.
В отношении оформления должно достигаться максимальное единообразие нормативных документов вне зависимости от особенностей каждого конкретного документа (принадлежности к предметной области, иерархическому уровню и т.д.).
При оформлении документа обязательно использование текстового редактора Word и шаблонов документов.
2.7. Требования к способам подачи информации и стилю изложения
Обязательным является описание процесса в текстовом и графическом виде (приложение схемы процесса). При необходимости возможно предоставление информации в табличной форме, в основном для приведения конкретных данных.
При написании текста необходимо соблюдать следующие правила:
использовать только прямой порядок слов в предложениях;
не использовать сложносочиненные и по возможности сложноподчиненные предложения;
использовать перечни для характеристик действий, объектов, данных и т.п.;
использовать однозначно понимаемые понятия и термины (по терминам и понятиям, которые предполагают многозначное понимание давать определения четко фиксирующие одно из возможных значений).
Более детальные требования к стилю изложения будут приведены в соответствующей методике.
3. Распределение областей ответственности
за регламентацию деятельности
В работе с нормативными документами участвуют следующие категории сотрудников компании:
Высшее руководство.
Менеджеры среднего звена.
Сотрудник компании.
Специалисты структурных подразделений, ответственные за нормативные документы.
Отдел технологического развития.
Группа регламентации административного отдела.
В данном разделе приводятся области ответственности каждой категории. Характеристика работ, выполняемых каждой категорией пользователей на отдельных этапах, приводится ниже в разделе 4.
3.1. Роль высшего руководства
Высшее руководство в составе генерального директора и директоров по направлениям несут следующие виды ответственности:
Принятие принципиальных решений по принципам регламентации и утверждение документов верхнего уровня и общего характера (генеральный директор).
Контроль и обеспечение регламентации бизнес-процессов в целом по компании (административный директор, директор по технологическому развитию).
Контроль и обеспечение регламентации бизнес-процессов в своих областях ответственности (директора по направлениям деятельности), в том числе - за выбор приоритетных областей регламентации и утверждение документов среднего и частично нижнего уровня.
3.2. Роль и место менеджеров среднего звена
Менеджеры среднего звена несут ответственность по следующим вопросам:
"полнота" регламентации деятельности руководимых ими подразделений;
качество создаваемых нормативных документов;
своевременное прохождение процедур согласования и утверждения нормативных документов;
соблюдение подчиненными положений нормативных документов.
3.3. Обязанности сотрудников компании
Сотрудники компании обязаны выполнять следующие требования:
знать нормативные документы, регламентирующие выполняемые сотрудниками процессы;
выполнять требования нормативных документов.
3.4. Функции и задачи специалистов, ответственных за работу с нормативными документами в подразделениях
Специалисты, ответственные за работу с нормативными документами в подразделениях, несут ответственность по следующим вопросам:
качество разработки моделей бизнес-процессов и регламентирующих документов;
контроль за соблюдением сотрудниками подразделения правил хранения и использования нормативных документов;
контроль за соблюдением самих нормативных документов;
проверку и анализ причин нарушения документов;
проведение инструктажей сотрудников.
3.5. Группа регламентации
Группа регламентации административного отдела несет ответственность по следующим вопросам:
организация процедур согласования, утверждения, контроля соблюдения и коррекции;
проведение контроля соответствия нормативам разрабатываемых документов;
регистрацию, хранение и предоставление действующих документов пользователям.
3.6. Отдел технологического развития
Отдел технологического развития несет ответственность по следующим вопросам:
подготовка предложений по выбору приоритетных направлений и составлению плана-графика разработки нормативных документов;
создание, актуализацию и хранение моделей бизнес-процессов;
консультирование специалистов по регламентации и любых сотрудников компании по содержанию нормативных документов, моделей;
участие в процедурах разработки моделей процессов и основной части нормативного документа;
контроль соответствия проектов нормативных документов моделям регламентируемых бизнес-процессов.
4. Характеристика процедур работы с нормативными документами
4.1. Состав процедур
Как указано в разделах 1 и 2 работа с нормативными документами проводится на плановой основе с четко определенными требованиями к структуре, содержанию и качеству разработки документов. Работа с нормативными документами включает последовательное выполнение следующих процедур:
оценка и выбор процессов для регламентации в нормативных документах;
разработка модели процесса;
разработка текста документа;
согласование и утверждение документа;
внедрение документа в опытную эксплуатацию;
контроль соблюдения требований;
прекращение действия документа.
Краткая характеристика каждой процедуры приводится в разделах 4.2-4.8. Детальные требования будут регламентированы в соответствующих Регламентах. Общая схема процедур приводится в Приложении N 1.
4.2. Оценка и выбор процессов для регламентации в нормативных документах
Оценка и выбор процессов для регламентации производится на основании данных о деятельности компании в следующем составе:
планы развития компании или отдельных направлений;
отчеты о расследовании инцидентов и статистические данные по результатам контроля за деятельностью;
рекламации или пожелания со стороны клиентов или партнеров-требования со стороны государственных надзорных органов;
результаты контроля использования действующих документов;
предложения, жалобы и т.п. от сотрудников компании по поводу улучшения деятельности компании, в том числе за счет разработки или изменения нормативных документов.
Данные анализируются по мере поступления, относятся к различным бизнес-процессам компании и классифицируются по критериям оценки важности процессов для регламентации (см. п. 1.4.2). Анализом данных занимаются специалисты ОТР, привлекая к анализу при необходимости, сотрудников ОВК, группы регламентации административного отдела и специалистов по регламентации из структурных подразделений. В результате анализа составляется ежеквартальный отчет о потребностях в регламентации по стандартной форме.
Один раз в квартал руководители высшего уровня оценивают приоритеты в регламентации бизнес-процессов с помощью специального опросника, к которому прилагается отчет с результатами анализа. Опросом и обработкой данных занимается ОТР.
По результатам оценки приоритетов составляется проект план-графика разработки нормативных документов, включая при необходимости моделирование бизнес-процессов. Проект разрабатывается ОТР.
Затем план предоставляется на совещание директоров для того, чтобы они могли еще раз оценить приоритеты в регламентации. При необходимости в план вносятся незначительные изменения. План утверждается генеральным директором и передается в специализированные подразделения для выполнения.
Если в ходе совещания по принятию плана выясняется, что необходимы значительные изменения, план может быть направлен на переработку.
Если потребность в регламентации какого-либо процесса является очень срочной и соответствующий нормативный документ необходимо разработать с нарушением стандартных сроков и процедур, то данный процесс регламентируется в сокращенном виде через распорядительный документ (приказ или распоряжение). Однако в данном случае в тексте распорядительного документа обязательно указание времени разработки аналогичного нормативного документа и конкретного ответственного за разработку.
4.3. Разработка модели процесса
Текст пункта.
4.4. Разработка текста документа
Текст пункта.
4.5. Согласование и утверждение документа
Текст пункта.
4.6. Внедрение документа в опытную эксплуатацию
Текст пункта.
4.7. Контроль соблюдения требований и внесение изменений
Текст пункта.
4.8. Выведение документа
Текст пункта.
5. Последовательность мероприятий по внедрению концепции СВНР
| N | Мероприятие | Результат |
| 1 | Оргтехмероприятия | |
| 1.1 | Создание нормативных документов, регламентирую- щих эксплуатацию СВНР |
Концепция СВНР. Регламент оценки процессов. Регламент разработки модели БП. Регламент разработки текста НД. Регламент согласования проекта НД. Регламент согласования и утверждения НД. Регламент внедрения НД. Регламент контроля использования НД. Ключевые инструкции. |
| 1.2 | Реорганизация подразделений (перераспределение функций и ответственности) |
Изменения в организационные документы |
| 1.3 | Обучение специалистов ("писатели", "нормативщи- ки") |
Чек-лист оценки знаний и навыков |
| 1.4 | Изменение электронного архива нормативных доку- ментов |
База данных (таблица) |
| 2 | Оценка приоритетов бизнес-процессов | |
| 2.1 | Разработка формы для объективной и анкеты для экспертной оценки очередности процессов |
Модель, приведенная в идентифицированное состояние с НД |
| 2.2 | Сбор объективных данных ознакомления экспертов | Формы с объективными данными |
| 2.3 | Экспертная оценка процессов | Анкеты экспертной оценки |
| 2.4 | Анализ и обработка данных, определение рейтинга процессов, планирование состава работ |
Проект общего плана работ, состав рабочих групп |
| 2.5 | Согласование и утверждение приоритетов/плана | Общий план работ по реорганизации |
| 3 | Типовой цикл реорганизации по бизнес-процессу верхнего уровня (направления деятельности) | |
| 3.1 | Анализ модели/доп. моделирование и сравнение с НД верхнего уровня и идентификация со всеми НД |
Модель, приведенная в идентифицированное состояние с НД |
| 3.2 | Оценка оптимальности и определение принципов управления процессом |
Проект д-та "Концепция для направления деятельности" |
| 3.3 | Согласование (совещание) и утверждение Концеп- ции БПВУ |
Концепция направления деятельности |
| 3.4 | Создание рабочей группы. Планирование работ | Детальный план работ, включающий список НД со сроками, исполнителями и т.п. |
| 3.5 | Типовой цикл по модели бизнес-процесса базового уровня (Регламент) | |
| 3.5.1 | Оптимизация модели бизнес-процесса базового уровня в соответствии с Концепцией |
Оптимизированная модель БПБУ |
| 3.5.2 | Разработка основного текста Регламента, оптимизация форм (если необходимо) |
Проект текста основных разделов (2 и 3) |
| 3.5.3 | Проверка соответствия модели | Виза ОТР на проекте |
| 3.5.4 | Итоговая компоновка и оформление текста | Проект Регламента |
| 3.5.5 | Контроль на соответствие нормативам | Лист согласования, проект Регламента |
| 3.5.6 | Согласование порядка | Согласованный Регламент |
| 3.6 | Типовой цикл по модели уровня должностного лица (Инструкция) | |
| 3.6.1 | Оптимизация модели нижнего уровня в соответс- твии с Концепцией |
Оптимизированная модель БПНУ |
| 3.6.2 | Разработка текста Инструкции, таблиц | Проект текста Инструкции |
| 3.6.3 | Проверка соответствия модели и нормативам | Виза ОТР на проекте |
| 3.6.4 | Согласование Инструкции | Согласованная Инструкция |
| 3.7 | Типовой цикл подетальным требованиям (Спецификация) | |
| 3.7.1 | Фиксация детальных требований к результатам и/ или входу |
Перечень требований с показателями |
| 3.7.2 | Оформление содержания и реквизитов | Проект Спецификации |
| 3.7.3 | Проверка соответствия нормативам | Виза ГР АД |
| 3.7.4 | Согласование Спецификации | Согласованная Спецификация |
| 3.8 | Комплексная итоговая оценка пакета документов (Концепция, Порядки, Инструкции, Спецификации) и разработка программы внедрения |
Программа внедрения |
| 3.9 | Утверждение пакета документов и издание приказа об опытной эксплуатации и отмене действующих НД |
Приказ, утвержденный пакет НД |
| 4 | Типовой цикл внедрения комплекта документов | |
| 4.1 | Регистрация, замена документов, размещение, извещение |
Копии, электронная версия, Реестр |
| 4.2 | Проведение инструктажа сотрудников | Лист инструктажа |
| 4.3 | Выполнение работ в соответствии с НД под детальным контролем |
Формы учета недостатков |
| 4.4 | Анализ недостатков и принятие решений | Отчет с рекомендациями по коррекции |
| 4.5 | Коррекция выявленных недостатков | Исправленные документы |
| 4.6 | Сокращение Концепции до Положения о направлении деятельности |
Проект Положения |
| 4.7 | Утверждение Положения и издание приказа об окончании опытной эксплуатации |
Приказ, Положение |
Приложение N 2
Предварительные предложения по внутренней структуре
нормативных документов
А. Рекомендации по структуре Положения
Положение должно выполнять обзорные функции для нового работника, поэтому текст Положения не должен быть перегружен излишними деталями. В Положение целесообразно включить следующие разделы: Раздел 1. Общие положения, включая подразделы:
1.1. Назначение - полное наименование бизнес-процесса верхнего уровня и ссылки на документы
1.2. Область применения - кто обязан знать и применять, какие функции регламентирует
1.3. Основные принципы организации работ в данном бизнес-процессе верхнего уровня
1.4. Термины и сокращения (если необходимо)
Раздел 2. Распределение областей ответственности между группами сотрудников
2.1. Роль/участие высшего руководства
2.2. Роль и задачи менеджера, ответственного за бизнес-процесс в целом
2.3. Роль и место менеджеров, участвующих в процессе и отвечающих за функции
2.4. Роль и место исполнителей
2.5. Роль и место специалистов обеспечивающих подразделений
2.6. Роль и включенность других участников процесса (внешние организации, временные работники и т.п. Раздел 3. Характеристика функций. Число подразделов зависит от числа функций в бизнес-процессе.
Каждая функция описывается на верхнем уровне и включает ответы на следующие вопросы:
3.1. Для чего выполняется функция и в каком порядке регламентируется
3.2. Какие события, данные и т.п. инициируют начало выполнения функции
3.3. Что является результатом и каким общим требованиям должен соответствовать
3.4. Кто отвечает за качественное выполнение функции
Положение должно иметь строгую трехуровневую структуру текста: заголовок, подзаголовок, нумерованный текст пункта/параграфа.
Б. Рекомендации по структуре Регламента
В связи с тем, что Регламент является основным элементом нормативных документов, целесообразно следующим образом определить его структуру:
Раздел 1. Общие положения, включая подразделы:
1.1. Назначение документа - приводится полное имя регламентируемой функции и даются ссылки на документы верхнего уровня как внутренние, так и внешние
1.2. Область применения - приводится список этапов выполнения функции, а также список должностей (подразделений), которые обязаны выполнять данный Регламент (отвечают за выполнение отдельных этапов, включая отдельное указание менеджера, контролирующего весь процесс (ответственного подразделения)
1.3. Термины и сокращения - приводится список терминов с определениями, по которым необходимо однозначное понимание в рамках данного документа, а также используемые сокращения, приводится перечень форм документов, которые используются при выполнении работ с указанием сокращенного и полного имени и краткого определения
Раздел 2. Условия начала и ограничения, включая подразделы:
2.1. Условия начала работ по выполнению функции и требования к входным данным
2.2. Условия окончания работ и требования к конечному результату
2.3. Условия, при которых действие Регламента отменяется решением менеджера, ответственного за реализацию функции или высшим руководством
Раздел 3. Порядок выполнения работ, включая отдельный подраздел для каждого этапа выполнения работ. Число подразделов зависит от числа этапов. Каждый подраздел должен давать четкий и однозначный ответ на следующие вопросы:
3.1. Кто (должность или подразделение, если ответственность не детализирована) выполняет данный этап и после какой входной информации
3.2. Что делает исполнитель на данном этапе
3.3. Что является положительным и стандартным результатом выполнения работы и какие специальные требования к результату предъявляются (если применимо)
3.4. Кому, как и для чего передается результат
3.5. Действия при возможных разветвлениях от стандартного алгоритма
Раздел 4. Контроль за соблюдением Регламента
4.1. Кто осуществляет оперативный контроль за соблюдением требований Регламента
4.2. Какие меры воздействия на нарушителей Регламента он может предпринять
Формы документов, а также нормативы целесообразно приводить в приложении к Регламенту с обязательным перечислением их в подразделе 1.3.
Регламент должен иметь строгую трехуровневую структуру текста: заголовок, подзаголовок, нумерованный текст пункта/параграфа.
В. Рекомендации по структуре Инструкции
Инструкция документа для конкретного сотрудника, выполняющего последовательность операций в рамках одного этапа Порядка. В связи с этим Инструкция должна быть максимально компактной и включать только необходимую информацию и иметь двухуровневую структуру текста (заголовок и сразу за ним нумерованный текст).
Раздел 1. Общие положения.
Раздел 2. Условия начала работ и требования к входным данным и/или материалам.
Раздел 3. Последовательность действий.
Раздел 4. Требования к результату выполнения работ.
Раздел 5. Возможные исключения и действия при них.
Раздел 6. Ответственность исполнителя за неправильное выполнение.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2007 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Кадровик"
Журнал из 5 тетрадей: "Кадровик. Кадровое делопроизводство", "Кадровик. Кадровый менеджмент", "Кадровик. Официальные документы и нормативные акты для кадровика", "Кадровик. Рекрутинг для кадровика", "Кадровик. Трудовое право для кадровика".
Зарегистрирован Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. Свидетельство о регистрации ПИ N 77 14211 от 22 декабря 2002 г.
Входит в перечень изданий ВАК.
Адрес: 125040, Москва, а/я 1 ИД "Панорама"
Тел.: (495) 250 76 87, (495) 250 75 24
www.kadrovik.panor.ru
Индексы на подписку:
- по каталогу агентства "Роспечать" - 80757;
- по каталогу "Почта России" - 99656.
ISSN 2074-0107