Вопрос: Имеет ли право организация производить со своего расчетного счета оплату товаров (работ, услуг) за сотрудника по его письму с последующим внесением сотрудником в кассу организации суммы задолженности и комиссии банка за перечисление денежных средств? ("Новая бухгалтерия", выпуск 1, январь 2008 г.)

Имеет ли право организация производить со своего расчетного счета оплату товаров (работ, услуг) за сотрудника по его письму с последующим внесением сотрудником в кассу организации суммы задолженности и комиссии банка за перечисление денежных средств?

Коммерческая организация имеет право проводить любые операции, которые прямо не запрещены законом и другими нормативными актами.

В частности, наличные расчеты между организацией и физическим лицом (ее сотрудником) не ограничены в размерах в отличие от наличных расчетов между юридическими лицами.

Из вопроса можно понять, что между оплатой за сотрудника с расчетного счета организации и погашением им этой задолженности в кассу имеется определенный временной разрыв.

Получается, что организация оказала своему сотруднику временную финансовую помощь. По нашему мнению, такая помощь может рассматриваться как краткосрочный заем.

Аналогичного мнения придерживается и Минфин России (см., например, письмо от 26.07.2007 N 03-11-04/2/190).

Согласно ст. 807 ГК РФ по договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей (предмета займа).

В соответствии со ст. 808 ГК РФ, если займодавцем является юридическое лицо, договор займа должен быть заключен в письменной форме независимо от суммы займа.

Несоблюдение простой письменной формы договора займа не приводит к его недействительности, а лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

В подтверждение заключения договора займа может быть представлена расписка или иной документ, удостоверяющий передачу заемщику займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей (п. 2 ст. 808 ГК РФ).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Наличие письма от сотрудника и платежного поручения не позволяет сделать вывод, что простая форма договора займа была соблюдена. Поэтому стороны договора не могут в случае спора ссылаться на свидетельские показания (если, например, сотрудник откажется возвращать долг). В то же время и говорить о том, что займа не было, проблематично.

Какие же налоговые последствия влечет трактовка рассматриваемых в вопросе операций в качестве договора займа?

Материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными средствами, признается доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).

В отношении такого дохода налоговая база определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными (кредитными) средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из трех четвертых действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком РФ на дату получения таких средств, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Определение налоговой базы осуществляется в сроки, определяемые подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ, но не реже чем один раз в налоговый период, установленный ст. 216 НК РФ.

Ваш договор фактически является беспроцентным, поэтому определение налоговой базы осуществляется один раз в году. Например, если заем выдан в июле 2007 г. сроком до 30 июня 2008 г., то налоговая база может определяться дважды (не реже): в декабре 2007 г. и в июле 2008 г.

В силу пунктов 1, 2 ст. 226 НК РФ Ваша организация в данной ситуации выступает в качестве налогового агента, поэтому она должна не реже одного раза в календарном году удерживать с сотрудника соответствующую сумму НДФЛ.

Если же это по каким-либо причинам (например, сотрудник уволился до погашения займа) невозможно, то не позже одного месяца с того момента, когда стало известно о невозможности удержать налог в течение ближайших 12 месяцев, необходимо сообщить в налоговый орган по месту учета организации о сложившихся обстоятельствах и сумме задолженности сотрудника (п. 5 ст. 226 НК РФ).

И. Макалкин,

ведущий эксперт АКДИ "Экономика и жизнь"

1 января 2008 г.

"Новая бухгалтерия", выпуск 1, январь 2008 г.